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不写程序,自动化流程工具简单介绍/比较:IFTTT、Zapier、Shortcuts 捷径

作者:Lillian Huang

万事起头难,如果你决定开始认识几个帮你把特定工作流程“自动化”的工具,从哪里开始好呢?简单、知名度高(=学习资源多)的工具或许是好的开始,所以我们今天先简单介绍 3 个知名度最高、也好入门的工具:IFTTT、Zapier 和 Shortcuts(捷径),比较一下各自的适用情境。

跨软件串接:IFTTT & Zapier

“自动化”常见的一种类型是“透过网络做跨软件串接”,例如自动帮你运行把原本要手动从 A 软件拷贝到 B 软件的过程,IFTTT 和 Zapier 都主打帮你做这样的串接。

很多时候一个软件不见得可以 100% 满足你工作上所有的需求,你会需要先用 A 做前半段工作,再接着用 B 达到后续其他功能,这时如果要手动衔接 A 和 B,就会有点麻烦(量大时会耗损很多任务作时间)

举例来说,很多时候行销市调时,从在线表单搜集数据之后,会想把数据汇入更进阶的数据分析工具、数据库系统做深层运用,这时就有自动串接在线表单 => 数据库的需求;

很多业务透过特定工具(如 Facebook 名单型广告)获取到有价值的客户名单时,希望实时在通信软件收到通知以把握时机,这时就有自动串接 Facebook 名单型广告 => 通信软件的需求。

不同工作职务、习惯偏好、使用不同工具的人,可能也各有不同的串接需求,例如团队专案管理工具 的特定进度想串接到个人待办事项软件;特定公司共用行事历 事件想传通知给自己 ...... 等,这时只要重头想一下自己的流程,看看有没有哪里适合找自动串接的方法,或许就是进一步应用的切入点。

IFTTT 和 Zapier 设置此类串接的方式都很简单,只要决定哪个软件是“触发端”,哪个软件是“移动端”,设置好就可以自动运转了。比较需要注意的是:

① 你想设置串接的软件是否有支持 IFTTT 或 Zapier?可以先到各自站点上查询一下。不过原则上,外商 Saas 软件比较有机会支持这类串接,本土公司或 ERP 相关支持较少。

两者特色上,IFTTT 设置上比较偏“生活化”,Zapier 更主打企业应用,像 Hubspot 或 Facebook 名单型广告这类正规企业应用,IFTTT 就没有,得找 Zapier。不过这不一定代表 IFTTT 不适合用在工作上,以通信软件来说,像 LINE 这种台湾公司常用在业务联系的工具,只有 IFTTT 能串;而很多个人专案管理、任务管理工具也都有支持 IFTTT。( Ragic 有直接支持 Zapier

另外 IFTTT 比较偏向是从“手机端”一键触发,支持很多物联网应用的方向,生活上有智能家居需求适合找而 IFTTT;Zapier 更偏向“网页面端”背景运作(没有 app),且免费版支持的多重触发功能较多,更常适合比较复杂的设置。

② 两个工具都有提供各种“范本”给你参阅,有特定需求时可以先搜索范本看大家怎么使用,参阅范本也能协助你更快确认哪些触发方式是可行的(官方认可或已有前人做过)。

设备本身设置自动化脚本

另一种需求则不一定跨软件,而是可以针对设备(手机/计算机)本身设置一组自动化脚本,有需要时可能单击一个键,就自动启动流程、替换点好几次 / 找文件找数据的麻烦。

举一个生活上最常见的例子,就是现在大家每天常要扫很多次短信实联制 QR Code,虽然扫码、点送出即可,但一天如果做个五六次也会觉得麻烦耗时,这时我们特别要介绍的工具就是 iOS、MacOS 适用的 Shortcuts(捷径),可以设置启动某组捷径时,就是会打开相机、扫码、把条形码内容输入到短信 app 并自动送出,节省点单击步骤。

除了减少多层点单击的麻烦,把特定流程做成“捷径”另一个好处是可以避免各种岔路上的选择让人分心,很多“工作”或“职场进修”时的特定需求都很适合做成捷径提升专注度(例如一键打开专注模式停止所有推送通知;一键打开并播放指定的英语学习 podcast 最新单集)。

“捷径”常见应用情境跟 IFTTT 比较类似,目前最大宗情境都是生活类应用,差别是对苹果原生应用的支持比较多。但就像 IFTTT一样,很多时候我们在工作/职场中提高效率、自动化的需求并不一定是透过非常专门企业用的软件达成的,因此你仍然可以从 “捷径”中找到适合个人职务需求使用的方式。

不过,由于“捷径”支持的动作组合其实比较复杂,自己设计一个捷径的难度,很多时候比前述 IFTTT 和 Zapier 困难,这边建议新手可以参阅两种方式,一是在网络上搜索其他人制作好的捷径范本或找寻官方范本,直接套用。

另一种则是从比较简单、动作少、不需动用太多“符合特定情境才运行”之类条件设置的捷径应用开始,例如“一键打开某张图片”就是设置简单但很好活用的应用,可把工作提醒事项、SOP、特定大众运输班次做成图片,有需要时就可以快速反应,快人一步。

标签: No Code

归类: 云工作术, 云工作提案

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