不只适合小公司，来看大规模组织怎么用 Ragic
Ragic 是一个对中小企业来说很好用的工具：零程序门槛，让中小企业不用配备 IT 或专属的系统管理人员，就能用专业数据库系统管理进销存行政管理等工作流程；弹性客制化、合理的价格，让中小企业不用再忍痛花大钱买一套庞大不合身的软件，可以有简单、实用的选择。
但很多人可能因此而有误解，把 Ragic 定位成“只适合小规模公司使用”的工具，反推入认为Ragic “不适合大公司用”。其实不是的！只要仔细看我们主页下方的知名客户列表，就知道有很多大企业、大规模组织包括政府机构都采用 Ragic。
大规模组织通常都怎么用 Ragic 呢？首先，和可能根本没有系统的中小企业相比，大规模组织一般来说都已经有既有的信息系统了，很多是价格非常高檔、功能数也数不完的知名系统，可以符合基本所需，我们通常也不建议特别导入 Ragic 来完全“替换”一个已经运作的系统。
大规模组织特别适合使用 Ragic 的方式，通常是像“外挂”一样，用来补充既有系统没有照顾到的地方。因为以套装软件来说，通常不管再贵的系统，还是会有没照顾到、不合用的地方，要另外请公司 IT 或外包做客制化，又不一定能排得上公司排程，或是太大费周章不划算，这些地方，经常就是可以导入 Ragic 来优化、免除员工 Excel 拷贝贴上之苦的部分。
如果你就是大规模组织的员工，对 Ragic 有兴趣的话，以下就特别介绍几个针对大规模组织来说，特别实用的几个 Ragic 采用情境。
1. 无限用户版
对于拥有数百甚至数千名员工的大规模企业而言，像是专业版这样单击用户人数计费的方案可能会让人觉得蛮贵的。如果想买 2000 个授权？这笔费用很快就会变得很可观。
不过，对于很多人需要访问数据库，但并不需要同时登录的大规模企业来说，Ragic 提供了更适合的方案：无限用户方案（Concurrent Users Plan）。这个方案并非单击员工人数计费，而是根据同时登录的用户人数来计算费用。也就是说，用户总数不受限制，只有同时登录的用户人数会受到限制。
举例来说，如果你的公司用 Ragic 来处理零用金申请或内部签核流程，可能公司的 2000 名员工都需要访问系统，但他们不会同时登录——同时使用系统的用户顶多只有 10 人。在无限用户方案下，10 位同时登录用户的授权费用为每月 499 美元。
对于需要 20 人以上同时登录用户的大规模组织，Ragic 也提供额外折扣。你可以来信 support@ragic.com 询问折扣细节。
2. AD（Active Directory）集成
对于有完善的系统体系结构，已经导入 Active Directory，并拥有专业 IT 团队管理员工入职等流程的大公司来说，要集成 Ragic 非常容易。
Ragic 支持 AD 集成，因此 IT 团队在新员工入职或员工离职时，不用额外在 Ragic 里更新。此外，员工也可以直接使用公司帐密登录 Ragic，不需要再记住另一组登录信息。
3. 群组管理员与群组页签
对于系统管理员（SYSAdmin）来说，要管理一家大公司的系统（例如拥有2000 名员工和 40 个部门的公司），如果所有的工作流程和数据库变更工作都由你负责，工作量很快就会超载。不仅缓慢且效率低落，而且各部门主管通常比你更了解自己团队的特定需求。你能想像不断来回沟通，试图理解他们的需求吗？光是这个过程就可能让人感到极度挫折。
然而，直接将完整的系统管理员权限开放给部门主管，可能会带来问题，例如未经授权访问其他部门的数据，或不小心搞坏系统的整体设计。
为了解决这些问题，Ragic 提供了群组管理员及页签功能。群组管理员可以在被指派的群组页签内拥有和系统管理员相同的最高权限，并运行系统管理员的工作，让过程更有效率且安全。
例如，系统管理员可以将业务部主管 Amy 指定为业务部的群组管理员，并给予她访问业务部页签的权限。有了这项权限，Amy 可以管理业务部群组内的用户（可能她在真实生活中已经这么做），新增表单，或对页签内的表单设计进行调整，而不会影响到其他部门或整体系统。
4. 批次修改通知
想像一下，每当有新的潜在客户数据时，全体业务团队的 30 名成员需要立即收到推送通知和电邮，以便迅速跟进并掌控全局。而行销团队则不需要频繁接收这些通知，他们只需在月底检视 KPI 时再查看潜在客户的数据即可。
如果要为这 30 位业务人员逐一设置通知，恐怕没有人有这样的时间。想像要为公司所有部门的 2000 位员工逐一调整通知设置：C-level 的高层可能完全不希望收到通知，因为重要事项会直接向他们汇报，而 IT 团队则需要实时收到技术问题的相关警报。
不同部门或职务对通知的需求各不相同，但要手动为每位用户设置？光想就觉得超耗时间。批次修改通知可以省下这些时间。系统管理员可以一次调整多位用户的通知偏好，省时又能减少错误。
5. 设置各个页签组的客制化数据库主页
在大公司里，运作模式和小公司那种五人团队包办所有业务的模式不同。五人团队通常需要全面掌握每个面向，但在大规模团队中，员工通常只需要（或仅被许可）访问自己部门的数据，专注于自身的工作。若所有数据混杂在一起，庞大的数据和数据将难以有效管理，反而容易导致混乱。
采用 Ragic，各部门都能拥有专属的客制化主页。员工登录后，即可快速访问与自身工作相关的表单和数据，不会被其他部门的无关表单干扰。
6. 用户名片
“我记得好像跟 David 合作过，但不确定他是业务部还是客服部的……希望没标错人！”
“我发现 Carlos 有被标号在这个专案更新里，但他不是 IT 部门的吗？他和我们的行销策略有什么关系？”
别担心，我们知道这不是你的问题。你很爱你的同事，你们是个团队，这些都毋庸置疑，但毕竟这是一个 2000 人的团队，每个人都会需要一些帮忙来唤醒记忆。Ragic 的用户名片功能能让你实时查看同事的重要信息，帮你解决这些疑惑。你可以轻松查看他们的职称、部门，甚至联络方式，让你了解他们参与某个对话或任务的原因，或帮你避免在别人的专案上分享过于强烈的意见，尤其是当你发现对方职位比你高的时候！
7. 访问权限
在大规模组织中，人们通常会专注在自己部门中各自的角色职责。大部分的信息是采取“有需要才知道”原则（need-to-know basis）。如果某件事超出你的职责或专业范围，通常你不会接触到这些信息。这意味着并非每个人都能接触到所有数据，而 Ragic 细致的访问权限正好能满足这类需求。
在每张表单中，你可以设置访问权限，确保各部门可以保障数据隐私。例如，在员工表单中，负责管理员工的 HR 团队可能会拥有管理员权限，可以新增、检视和编辑所有数据，而其他员工可能只有问卷式用户权限，只能查看自己的数据，而无法看到他人的数据。
Ragic 有五种访问权限层级，且不仅能针对用户群组设置，还可为个别用户调整权限。当你需要管理大量用户在多张表单上的访问权限时，表单权限页面可以让你在单一画面中一览所有表单和你所管理的用户群组的权限设置，让设置流程更加顺畅。
8. 外部用户
大规模团队之所以存在，是因为他们通常需要应对大规模专案、多位客户，或扩展营运规模，而这往往也伴随着与外部人员合作的需求。
例如，一家负责客户专案的行销公司和一位外部顾问合作，该顾问需要访问专案的详细数据，而客户则需要查看并跟踪专案进度。在这种情况下，你可以免费新增仅有限定权限的外部用户，没有任何数量上的限制。
这些外部用户的权限与内部团队成员不同。他们可以是问卷式用户（可以新增或编辑自己的数据，无法查看其他人数据），或是仅阅览（可以检视所有数据，但无法编辑）。这样的权限设置，非常适合与外部人员协作，同时维持对内部数据的掌控。
和通常没有现有系统的中小企业不同，大规模组织往往已经拥有功能强大丰富、满足核心需求的软件。我们通常不建议完全以 Ragic 替换这些既有系统。然而，即使是最先进的解决方案，也可能有盲点——那些不属于核心需求，但却足以干扰营运的小缺口，特别是在业务成长或工作流程变动后才浮现的问题。不管是透过内部 IT 团队或外部厂商客制化系统来补强这些缺口，往往耗时又昂贵。
这正是 Ragic 的优势所在：作为现有系统的补强工具，填补即便高阶软件也无法解决的缺口。如果你希望 Ragic 与既有系统集成，可以参阅这篇文章，了解 ERP 串接 Ragic 的各种方式。
如果你的组织不仅人数众多，还需要大量表单来确保工作流程顺畅，或是考量到长期使用后，系统会累积大量数据（甚至可能让 Excel 死机），可以参阅这篇文章，了解 Ragic 的功能如何支持这些需求。我们也持续推入出新功能，帮助有大量员工的大规模组织应对各种挑战，无论是随着业务成长需要处理数百张表单，还是管理大量数据。我们也会持续更新这篇文章 （和相关功能），若你有任何想法或回馈，欢迎随时来信 support@ragic.com 与我们联系！
