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免写程序,你也可以依照自家流程“量身打造”订单系统

作者:Lillian Huang

你是中小企业的老板或员工,原本以打印件或 Excel 处理所有订单、商品与客户信息,现在想更系统化管理,让大家可以更方便协同合作,解决“老是得拷贝贴上一堆数据”、“负责人漏更新,数据与现况不同步”,或是“没计算机就没办法看订单”这类的问题,但找来找去,市面上的解决方案不是太贵、太复杂太难懂太多步骤,就是无法满足自己公司某个重要的流程需求?

如果你有同感,那你来对地方了, Ragic 云数据库很可能就是你要找的系统。 Ragic 是一个让人不用写程序,就可以在类似 Excel 的接口上,组合各种功能、自助打造数据库应用的工具,做好的系统可以直接使用。(如果你不认识 Ragic,想看更多我们的自我介绍,请点这里。)

企业营运必备的“订单系统”,就是许多中小企业利用 Ragic 做出的第一个应用!每家公司可能因为规模大小、惯用流程、产业别等等的不同,对订单系统的想像与需求也不同。

流程要多要少?大家都不一样

有人刚开始做生意,只希望先有个类似“Excel 在线版”的功能,让大家可以在同一个平台,用一样的范本格式 KEY 订单数据、然后打印输出来或寄送出去给客户,不想要其他的多余功能;有人希望在在线版订单的基础下,KEY 订单时可以自动带入客户、商品数据,不用重复登打,但也不想要有其他流程设置,以免把自己搞得头昏脑胀。

也有人想要“稍微多一点”:例如在订单完成时,就自动把这个订单里载明订购的商品数量,从商品的库存数字里扣掉,以免每次都得提醒自己要去对数字、改数字,这时他可以在简单的订单系统里,多加一点点设计来达到这个功能,但并不需要硬是加上他还不需要的出货、入库、出库流程)。

而等到组织/订单量大了需要更严谨一点,可以再另外补上报价、出货、出库、入库等流程,甚至把订单和商品信息也管理得更细致一些,例如加上单价管理。不同流程、体系结构的订单,都可以用 Ragic 做,想特别简化哪一部分、或把哪部分流程做得更细更多检核关卡,都没问题!

如果看到这里你心动了,但疑惑“真的有那么弹性吗”或担心“可以做到那么多事,对非工程师/非 IT 专业人士来说应该非常难吧”,那么,你可以拨一点时间,让我们用几组既有的订单范本 / 教学视频为基础,变化一下设计,实际演示上面讲的几种情境,展示 Ragic 的“好入手”和“弹性”给你看。

同时,我们也希望你可以透过演示几种“由简到奢”的情境,找到自家需求/流程对应的合适“定位点”。从这个定位点着手,思考自己需要几张表单、怎么修改、可能的体系结构会是怎样时,可以省去一些摸索的时间。

(一)用“快速范本”一键做好单张订单

适合:新创起步,简单信息

可用资源:订单快速范本

进阶变化:APP 可以另外排版

复杂度:★

第一个要讲的方式很简单,只要登记一个 Ragic 帐号、新增一张表单时,表单右上方都会退出“快速范本”的选项,此时只要点一下“订单”的图符:

画面就会加载一个已经设计好的“订单”表单,包含了一般范本会有的:订单编号/日期/出货时间,客户编号/姓名/电话/地址,以及订购细项信息如商品编号/名称/单价/数量/小计/总金额等字段。

此时只要点选保存,你的订单范本表单就做好了!你就可以马上使用这张表单来登打订单信息,同时表单上“小计”“总金额”这几个字段套了类似 Excel 的公式,可以依据订购商品的数量和价格自动结算出总和,因此你也不用敲打计算机来算总金额了,非常方便。

当然,如果要是根据你的需求“量身打造”的订单,你想要放的字段、信息,不一定这么巧正好 100% 跟范本的一模一样,因此你可以稍微修改一下,新增或减少字段来客制化你的订单体系结构,只要点表单右上角的“修改设计”单击钮进入设计模式,就可以自由新增与设置字段,当然也可以删除、可以调整字段宽高、改变颜色等等,和一般文字编辑软件的操作方式很类似,修改完单击保存就可以得到完全客制化的订单范本了。(如果你是 Ragic 新手不确定之后怎么新增订单数据的话,可以看这里

这边提供一些小诀窍:如果你是要将手边的打印件订单格式转换成电子化表单,格式转换上有点卡住的话,你可以参阅这篇教学

用 Ragic 快速做出来的这个在线订单有什么好处呢?基本上,它和 Excel 、Google Sheet 做出来的表单比较类似,但有几个差别:

① 提供 Excel 和 Google 没有的“列表页/表单页”切换功能,以及 APP 的检视模式:在 Ragic 只要创建一次数据,就既可以用“表单”格式查看单笔数据,又可以切换到“列表”页面纵览所有订单信息。但如果在 Excel 或 Google 的话,通常你的订单数据可能就是长长的一行,要把单笔订单信息寄给客户确认或当证书的话,就需要另外处理,例如重新拷贝并排版数据。(这有时候会很麻烦!)

另外,Ragic 有手机 APP,在移动设备上查看订单时也不需要辛苦的将数据放大收小,你还可以另外调整 APP 上的字段排序

② 可以很方便地和其他人在在线共享这份订单信息,这点 Excel 就做得不太方便;还可以针对不同人设置不同的分享权限,可做的设置也比 Google 细致。

③ 订单要引出成文档或寄出也很简单:可以一键将数据汇出成 PDF 檔、也可以一键寄出订单数据

(二)把订单和商品、客户表单链接成一组

适合:自动带入客户/商品数据

可用资源:快速范本创建表单后,参阅演示视频来链接

进阶变化:跟踪纪录、让客人自己输入订单信息

复杂度:★★

虽然一张 Ragic 的订单表单就可以让你处理数据方便很多,但很多人选择用 Ragic 来做订单的最大原因,其实是“ Ragic 可以创建不同表单间的链接关系”,可以让你在 KEY 订单的时候,不需要每次都重复输入客户数据、商品数据,而是用点选的方式,把其他表单(例如客户、商品表单)的信息自动带进来,除了省时也可以减少错误,未来要跟踪商品销售、客户购买记录也容易。

这在 Ragic 也不难设置,只要一样用快速范本先创建商品、客户、订单三张表单,再用“链接与加载”这项功能把表单连在一起就可以了,我们有非常多教学视频、演示画面,都是以这个订单系统为例子的,所以虽然功能升级,但难度并没有增加很多。

想快速看一下怎么利用链接与加载把三张表单链接在一起,你可以看这个不到三分钟的短视频(英文发音中字幕,记得将字幕打开);想看完整的教学,你可以看我们的基础表单设计教学,教学的案例就是订单、客户、商品三张表单。

设计好之后,你不只可以轻松将订单、客户、商品信息归檔,打订单时只要点选一下就可以选出客户、商品信息。而如果你想要做得更进阶,例如希望客户表单里显示出他曾经下过哪些订单,那你还可以用显示从其他表单的链接功能来做到。

这组订单系统默认是给内部登打信息用的,不过如果你是网络卖家,客人已经在网络上下订单了,也就是订单信息已经有了,只是希望将信息从官网系统或电商后台汇出,用比较有体系结构的方式整理的话,只要可以从后台系统将信息汇出成 Excel 檔,也是完全可以直接汇进 Ragic 的!只要先在商品表单中创建所有商品信息,然后定期汇入信息:只要记得汇入的顺序是先汇入客户数据、再汇入订单数据,数据就可以用比较有体系结构的方式保存了。

(三)加更多链接关系与公式,自动更新库存量

适合:想自动更新库存信息,又不想因此增加太多流程

可用资源:参阅简易进销存教学视频

复杂度:★★★

如果你希望表单更聪明一点,例如 Ragic 客户很常见的需求:希望在订单完成时,自动扣除商品库存数量,但你不希望因此要新增一大堆出库单、入库单等等的流程,该怎么设计呢?我们最近新上架的“简易进销存”教学视频,就是一个很好的范例,你可以依照这个教学视频,看看自家需求能不能用这个体系结构设置看看。

“简易进销存”总共有四组表单:(1)客户/厂商 (2)商品库存 (3) 销售订单/订单细项 (4)采购单/采购细项(因为商品库存增减最大宗的原因就是卖出时减少库存、采购进来时增加库存,所以这个演示视频也会创建采购相关表单)。

主要的设计逻辑是在“商品库存”表单中,除了一般商品表单的信息,也加入“初始库存数量”、“库存数量”的字段,并且要记得如果一种商品“分仓存放”的话,创建数据时就要把它分成两笔数据(例如小熊软糖 A 仓、小熊软糖 B 仓)。然后利用显示从其他表单的链接以及从子表格生成新表单的功能,把这项商品的采购纪录、订购纪录(“已完成”订单的订购细项)都拉进“商品库存”表单中,这样采购/订购完成时,“商品库存”表单的子表格会有连动的纪录,进而影响套有条件公式的“库存数量”字段,达到“订单完成时,自动扣除相关库存”的效果。

(四)完整流程的进销存系统

适合:包括出货、集成库存模块完整流程的进销存

可用资源:参阅 进销存模块说明文章

进阶变化:多币别设置、集成财会模块

复杂度:★★★★

如果你的商品常常需要分在不同仓库管理,仓库本身的信息也需要管理的话,那么简易进销存模式“不管理仓库”的方法,对你来说可能就不那么足够。又或者,你的同一个产品会依照状况有不同单价(需要做单价管理),那么你会需要的是相对完整的库存、订单管理模块,此时就推入荐直接安装我们的进销存来试试看,有需要的话也可以根据这个基础来修改范本模块,这部分我们已经写了一系列的详细说明/教学文章,直接点这里查看教学文章即可。

如果你的进销存需求是要集成财会模块的,安装模块时只要选择“组合餐”>“ERP系统”,或是安装两次:安装“进销存”再安装“财会模块集成版”就可以了。

这部分如果希望做更多功能,都可以继续修改,我们之后也会陆续附上常见的设计建议,例如多币别的设置方法(参见 Ragic 社群的相关讨论,需要登录 Ragic 帐号)。

标签: 订单

归类: 各类应用演示, 产业应用

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