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信息设备管理系统不求人,用 Ragic 免费模块盘点资产、管理 IT 需求

作者:Lillian Huang

常常量不清公司有几台计算机吗?想知道软件授权买到什么时候,总得翻箱倒柜找数据?或者,新进员工要装计算机、软件有问题,总是得面对面、电话、信件确认个老半天,又没有历史纪录可以跟踪?你可以试试看 Ragic 的免费模块“IT帮助台”。

“IT帮助台”是 Ragic 一系列免费模块之一,可以免费安装使用,主要管理公司与计算机/软件/IT应用相关的两个基本需求:(1)财产管理,知道目前有多少台计算机、都发给哪些人用,以及买了哪些软件授权,授权什么时候到期需要再买。(2)IT需求回报:代替传统的面对面/电话/信件沟通,请有需求的人直接填写在线表单,在线处理与提供进度给用户查看,不仅较有效率,也不会漏掉、易于跟踪。

Ragic “IT帮助台”模块安装方法、功能简介

安装方法:可以点此链接直接安装,系统会帮您登记一个免费帐号,在数据笔数超过一千笔之前,您都可以完全免费使用模块,也不需要输入信用卡信息,不用担心意外被扣款。

或者您可以到 Ragic 主页往下拉,点选“范本安装”,找到信息 - IT帮助台 下载即可。

如果没有登记过 Ragic 帐号,系统会引导您登记一个免费帐号、创建数据库并将模块安装在此数据库中,这部分是完全免费的,未经您的同意,我们不会向您收取费用,请放心。

表单介绍、使用说明

IT帮助台共有 6 张表单,包括用户、软硬件管理共 4 张以信息管理为主的表单,以及 2 张流程管理表单:IT需求(报修)单、IT需求派工单,主要希望公司内部信息设备的分配有个纪录与跟踪的机制,同时员工若有相关需求、遇到使用问题,可以很快送出需求,让IT人员有效解决。流程如下图:

表单数据的新增顺序应为:

IT用户管理 硬件设备管理/软件授权管理软件配发列表 IT 需求申请单IT需求派工单



一、IT用户管理

一般来说,公司或组织内部的员工都是IT设备的用户,为了之后设备派发、派修需求管理上的方便,第一步要将这些用户数据建檔做成一个表单,之后只要看看用户表单,就知道每个人在线手上有哪些设备,一目瞭然。

下图是IT用户表单的页面面,可以看到大致分为三部分:基本数据、已安装硬件、已配发软件。

其中大多数字段值都有淡灰色的背景,代表这些都是只读字段,数据之后会从别处自动带入而不需要建檔人自行填写。因此,第一次为用户建檔的方式非常简单:只要在唯一不是只读的“用户名称”字段上点一下,选择要建檔的用户填入就可以了。要注意的是,如果没有被加入 Ragic 数据库的用户名单的话,也无法被加入在 IT用户里。

“基本信息”区块设置自动带入用户表单页面面的一些用户信息,包括员工编号、员工部门、员工职称、办公电话、分机、手机、E-Mail等,如果有字段没有内容,可以直接到用户页面面新增信息即可。

后面两区块:“已安装硬件”和“已配发软件”是分别从“硬件设备管理”和“软件配发列表”这两张表单带入的参照子表格,后面两张表单设置该用户被发配特定软/硬件后,用户表单就会自动出现相关信息。

二、硬件设备管理

接着,如果公司有配发计算机给员工,就可以来“硬件设备管理”这张表单登录配发信息,一台设备登录一笔数据,如下图。

在系统基本信息部分,模块已默认了一些“设备类型”,例如笔记本电脑、台式计算机,设备型号的部分建议以该产品发售型号填入,有些设备有序号,也建议填入。在这张表单,每新增一笔数据系统都会在“设备编号”字段自动生成一个编号,是属于该设备数据的独特值。

注:如果你想要搭配条形码来管理这些实体资产的话,可以考虑另外创建一个“以条形码显示”类型的字段,套公式让这个条形码字段的值=“设备编号”字段,然后用标签生成器打印输出这些条形码并将条形码分别贴在对应编号的资材上。这样之后要清点或辨认计算机设备时,用条形码机接计算机、浏览器开 Ragic 并将光标放在全文检索框,扫一下上面贴的条形码,就可以查到设备的详细信息了。用 iOS 手机 APP 扫条形码搜索也可以。(详细用法请看这篇文档的说明)

“使用信息”的部分则记载该设备发配给谁使用、目前位置等信息,其中用户 E-Mail 是从“IT用户”表单的 E-Mail 字段链接而来;如果设备曾在不同时期发配给不同人使用,可以写在“设备移植纪录”中,灰底的“报修纪录”也是由其他表单(IT需求申请单)自动带入过往纪录的,不用填写。

三、软件管理:软件授权管理、软件配发列表

软件管理的部分,由于同一个产品(例如 Office、Ragic 云数据库)可能会买好几组授权配发给不同用户,因此我们将“采购授权”和“配发给用户”分成两张不同的表单管理,这两张表单彼此间有不同层次的链接关系(“软件配发列表”为“软件授权管理”的配发纪录子表格生成新表单)。

每次采购软件时,可以在“软件授权管理”先新增一笔数据,该表单一笔数据 = 一次软件采购。数据范例如下:

新增一笔“软件授权管理”数据后,“软件配发列表”这张表单会随着“软件授权管理”新增的“配发纪录”子表格内容,生成相应的数据。例如,“软件授权管理”某笔数据新增了 3 笔“配发纪录”子表格数据,那么“软件配发列表”也会新增 3 笔配发数据;若共有 3 笔 “软件授权管理”数据,每个都对应 3 笔配发纪录的话,“软件配发列表”就会有 9 笔数据。

“软件配发列表”范例数据如下。

可以看到除了“安装/登记日期”和“备注”这两个字段之外,其他都是淡灰底色的只读字段。这些只读字段都是来自母表单“软件配发列表”的信息,数据会连动,为了避免不小心在子表格上改到数据,设为只读,需要填写或修改的话要到母表单去做。

而“软件配发列表”两个非只读的字段,则是可以填写更多细节内容。

四、IT需求申请单

公司员工如果要装计算机、装软件、买软件、计算机出问题请IT人员检视,电话或信件来往通常比不上填表单来得有效率,可以请员工填“IT需求申请单”,让流程更有效率也能跟踪:

新增一笔数据(填单)时,系统会自动生成单号和填单日期,只要点选需求申请人 E-mail(自动带入相关信息),若有人代为填单,可以注明代理填单信息。

在需求描述的部分,默认的类型至少有“申请安装”和“问题回报”两类。若选择“申请安装”,系统会自动隐藏相关软硬件型号/编号的字段(条件式格式),只要填写问题说明即可。如果是“问题回报”,需要从既有的相关硬件、软件型号菜单里选出相关的填入在表单中,让IT人员可以得到更多线索;而“进度与说明”的部分用户不用填写,可在此查看IT人员更新的进度信息,免去写信、打电话查探进度的时间。

五、IT需求派工单

“IT需求派工单”是“IT需求申请单”的多版本表单,两者数据相通,但权限设置不同,仅有列入系统默认“IT”群组的用户拥有管理员权限,其他人看不到也不能修改此张表单的数据,是给IT或需要处理相关需求的人内部派工用的。可以在“进度与说明”区块指派处理者、填写进度等。另外“优先度”这个字段给处理者排序重要性,提出需求的员工看不到这个字段。

进阶设置

你也可以针对这组表单做一些客制化的调整,不过若要修改免费模块的设计,你必须升级为付费的专业版方案,一位用户每个月19美金。(价格方案请参阅这里

以下是一些进阶设置、修改设计的方法:

如果想要让信息设备有自己设计的编码...

如果只是想要调整编码的状态,可以参阅这篇文档。如果希望用自己想要的编码方式,可以把编号字段的字段种类改为自由输入或数字,手动输入,有需要的话套用字符串公式

看完还有问题?可以寄信给 support@ragic.com 询问!

标签: 免费, 资产设备管理

归类: 各类应用演示, 免费范本

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