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轻松订盒饭——免费模块简介与教学

作者:Lillian Huang

民以食为天,订盒饭是很多上班族中午的大事,而如果公司内部没有对应的系统,订盒饭还是负责员工心头的超级烦心事,先不说大家对店家、菜色可能各有各的意见,光是统计菜色、算钱、发盒饭,就够麻烦了。

很多公司订盒饭的流程是:寄一份附有菜单信息的word檔到员工邮箱,请要订盒饭的人在某个时间点之前回信。收到大家回信之后,负责的人再一封一封信统整出:

珍珍盒饭店要几个排骨饭?几个鸡腿饭?要付珍珍盒饭店多少钱?巷口咖哩要几个咖哩饭?几个牛肉丼?要付巷口咖哩多少钱?总共要收多少钱?光是打出来就觉得繁琐,如果是一次要帮50个人订多家店的午餐,麻烦程度会以等比级数上升,出错了又要算老半天。

怎么让订盒饭容易一点?

有些人会用在线的Google表单来减少一些统计的麻烦,设计一张简单的问券给大家填写:

Google表单的图

利用Google表单内置的的功能,将问券响应直接引出成电子表格,像这样:

Google电子表格的图

比自己一笔一笔统计方便了一点,至少可以一目瞭然,但,还是解决不了麻烦的算钱问题。

有鉴于此,先前,我们写过一篇教大家做订盒饭系统的教学文章,带着大家,一步一步利用 Ragic 的工具,打造一个简便好用的订盒饭系统。文章出来后反应热烈,让我们再次感觉~好用的工具,真的可以让上班族的生活获得大解放!

于是,我们干脆大放送——把这个订盒饭系统直接搬到 Ragic ,让它成为我们免费模块的一员!现在开始,你可以免费到我们的站点,下载“轻松订盒饭”模块,免设计,不需付费,直接使用!

我们认为,一个简单但方便的订盒饭系统应该要有以下元素:首先要能纪录所有店家的信息和菜色、价格,有人要订餐时只要点选就可以。

第二,要让订餐的个人可以在一个页面登记好数据上载,但负责统整的行政人员只要在统整页面就可以看到当天订购总额、要分别付给各店家多少钱,以及发盒饭饮料时的发放清单。

这个订盒饭模块可以满足这些条件,同时,它和其他系统不同,天生适合做各种弹性化调整,想要算钱算得更细、想要礼拜一固定订 A 家盒饭,礼拜天固定开放订 B 家饭盒,都没问题,你可以依据自己公司的需求把它调整得更好用。

订盒饭模块要去哪里下载?

如果你已经有一个 Ragic 帐号,直接到应用商店 > 生活应用,下载“轻松订盒饭”就可以了。

还没有 Ragic 帐号的,你可以来这个页面查看简介、下载。单纯登记帐号、使用模块是完全免费的,只有“修改模块设计”时,系统会要求你升级付费版本才能修改。请放心,我们不会在未经您同意的状况下向您收取任何费用。(因为有些人来询问,这边补充一下:不管你之后把多少员工加入数据库成为内部用户,免费版就是免费版,多加几个都不需要费用喔!使用免费版时,不需要输入信用卡号,所以如果你没有自己去升级付费版的话,系统也不可能收到你的钱呀。)

使用教学:三步骤轻松订盒饭

下载好订盒饭模块之后,你的 Ragic 数据库会有一个叫做“轻松订盒饭”的页签,内含五张表单:个人订购单、(个人订购细项)、盒饭饮料店家列表、(盒饭饮料菜色清单)、统整订购单。

其中,前面以括号括起来的(个人订购细项)和(盒饭饮料菜色清单)在系统中有其功能,但数据已经和其他表单连动,平常不太需要直接在里面填数据,所以其实我们需要研究的,只有盒饭饮料店家列表、个人订购单、统整订购单三张表单,这三张表单正好代表三个步骤,以下就分别说明。

步骤一:首先要创建“数码盒饭本”

在所有流程开始前,要先有店家和菜色的数据,之后订盒饭方便,因此要先进入“盒饭饮料店家列表”这张表单,创建“数码盒饭本”。

在此表单中,输入“店家名称”,选填“类型”(可新增),填写电话地址、菜色单价等信息。只要做一次就好,之后订购时都可以直接从这个表单点选店家/菜色。

步骤二:负责人每天开一张“统整表单”

数据都建好之后,负责订盒饭的人每次要开放订餐前,要先在“统整订购单”新增一笔数据,精确来说,只需要先在“订购时间”这个字段填上信息就可以了,负责人点选一个订餐日期、时间,之后通知其他员工选择这个订餐时段即可。

由于每家公司的工作流程不同,很多公司一天只订中午午餐盒饭,但也有些公司一天要订午、晚两餐,甚至轮班制的公司每天订餐的时段不同,不一定都是标准的午晚餐时段,因此在订餐时段的部分,系统直接设计成让负责人自己选一个时段,让大家填,只要和订购员工说好,不会搞错时段,并注意要在开放订餐前,就开立好订购时间的数据就可以了。

步骤三:公司员工填写个人订购单

负责人开好统整单,通知公司员工可以订餐后,大家就可以到“个人订购单”去填写了。

只要点选负责人先前设好的“订购时段”,并在“今天吃什么!”区块中,从先前创建的盒饭本数据中,选出要订购的店家、菜色、数量即可,系统会自动计算小计金额、记录填单时间。

收单后:负责人回到统整表单

大家都填完单后,负责人再到统整订购单,就可以查看所有信息,包括总金额、谁订了什么餐)。发盒饭时这张表单也可以是很好的依据,可以在首部的倒三角形单击一下,筛选“填表人”或“店家”的信息即可。

进阶调整

有需要的话,你还可以新增一些设计,让这个模块更符合你们的需求。但这部分必须注意的是,调整模块设计的功能仅限于付费版订户使用。如果你选用的方案是 Ragic 免费版(从未登记过 Ragic帐号,第一次下载订盒饭模块的订户就属于此类),就需要自行升级为付费的“专业版”才能使用,每位用户每个月19美金,属于订阅制的服务,详细信息请参阅价目表

请放心,系统不会在任何不告知你的情形下,将你改成付费订户,需要自己到帐号付款的页面选择订购方案、输入信用卡卡号、确定付费才会开始收钱。

进阶调整(1):自制报表看得更清楚

如果有某些细项计算的需求,负责订盒饭的人可以透过 Ragic 内置的的报表工具,看系统计算出来的各种金额。

只要到数据库的“报表”页签新增数据仪表板报表,数据来源选择“个人订购单”,就会跑出一些统计数据,例如下图。

订盒饭最主要要看的应该是要付每个店家多少钱、以及确认收到的总额是多少钱,可以在报表上把不需要的字段右上角单击“x”消掉,留下以店家名称来归类的字段就可以。这张报表可以直接保存起来,以“订购时段”为筛选条件,例如下图。

每次大家传送订购信息后,负责统整的人到这张报表,输入订购时段(例如2018/05/11 18:00:00),就可以看到“个人当日总计”字段有所有应该收到的费用($340元),以及要付给每个店家多少钱(珍珍盒饭130元,巷口咖哩100元,50饮料店130元)。

进阶调整(2):想规定订盒饭截止时间,超时不候?

你本来就可以在个人订购单的右下角“i”图符点一下,会显示新增数据的时间,这样可以知道这个人何时填表的。

你也可以改变表单设计让这件事更方便:你可以另外新增一个“填表时间”字段,字段默认值套用“创建时间”,将它设为只读,再将填表时段之外的时间,设为筛选条件保存这组筛选条件,之后就可以很容易将这些不合规定的订购单找出来删除,或者以这个逻辑设置输入检查让超过时间的人不能填数据。

进阶调整(3):如果一个人每天(每个时段)只准填一张单子

可以先新增一个用来检查重复状态的字段,套字符串公式令其等于“订购时段 + 填表人”,再设置此字段值不可重复,这样同时段重复填表时就会被系统阻塞。

注:如果在填表人的字段设置字段值不可重复的话,即使到了隔天或新的订餐时段了,该填表人还是会被阻塞填表,所以要设“订购时段 + 填表人”不可重复才是正确的。

进阶调整(4):如果订盒饭的人不是系统内的“用户

如果要订盒饭的人不是组织内的员工,或你不想将他们加入数据库中当作用户(Ragic 的订阅方案以用户计费),你可以把原本“填表人”的字段删掉,另外新创建一个字段种类为自由输入的填表人字段,并将整张表单的访问权限开放给未登录的用户群组(EVERYONE),让大家自己来填写自己的名字或任何足以识别的代号。

有需要的话也可以加一个填写E-Mail的字段,将这些人设为访客用户

注意:如果你先下载了免费版模块,加了 10 位内部用户,使用免费模块一阵子之后想要调整,但觉得没有办法订购那么多用户数量的话,可以以上述的方法升级成专业版(一位用户),在升级前先把其他 9 位用户停权,停权的用户就不会收取订阅费用。或者,既然已经付了费用,你也可以考虑将更多企业或组织管理数据的需求放在 Ragic 上,(专业版)不会因为新增表单而加收任何费用。

进阶调整(5):如果你的组织每天开放订盒饭的店家数是固定的

可以考虑使用COUNTIF公式来让统整表单直接秀出每个店家应付的金额。

进阶调整(6):如果固定轮流订某些店家

这是读者回馈让我们得到的灵感。如果固定礼拜一订A店家,礼拜二订B店家,礼拜三订C店家的话,可以在“个人订购单”新增一个“今天星期几”的选项字段,同时在“店家列表”新增一个“星期几订购”的选项字段,选项值要相同(例如星期一、星期二、星期三...)。

然后在“个人订购单”链接加载“店家列表”“店家名称”字段的动态筛选设置中,设置规则:只显示“个人订购单”“今天星期几”字段等于“店家列表”“星期几订购”字段的数据,就可以只显示限定的店家了。

关于此系统

这个系统怎么做出来的?请参阅教大家做订盒饭系统的教学文章

归类: 各类应用演示, 职场 / 生活

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