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盘点时间少一半:比可兰园如何自助打造高效信息系统?

作者:Lillian Huang

客户好评:

“很多中小兰园导入ERP遇到的困难之一,就是因为(兰苗)移床频率高、操作复杂,一般ERP的设计不合用。……Ragic可以自由调整设计,对我们很适合。”

“以前点苗的库存,要先在现场纪录一次,回到办公室输入一次,接着因应不同客户需要不同格式的数据,要再整理一次文件,一份数据要弄三次。……现在用Ragic,一次就可以到位,不会有错误、漏登补登问题。”

“以前数据散落在不同表单,查数据时要去好多地方翻找比对,一笔数据要查五分钟。现在用Ragic,我可以手机拿起来直接查,十几秒就完成。”

 组织名称  比可兰园
 组织类型  精致农业
 面临挑战  库存盘点超麻烦、版本处理耗时耗力; 品项管理复杂、移床频繁,程序包难适用
 导入效益  用了Ragic,点库存时间减少一半,跟踪、品管、回覆客户效率大增
 选用方案  专业版
 采用规模  管理总计超过4000坪兰园、80万株兰花花苗
 应用类型  基本进销存,特别是库存管理

 爱用功能  APP、多版本表单、搜索
 使用频率  每天
 最满意Ragic:  跨设备支持、能弹性设计,大幅节省工作流程与加快应变

进入比可兰园栽种蝴蝶兰花苗的温室,扑面而来的空气温热,像是要把访客从室外的寒冬,带到另一个季节。这种调控温湿度以掌握作物生长进度的方法,已是现代兰花养殖的标准手法。

比可兰园所在、台南后壁占地200公顷的“兰花科技园区”,一栋栋温室连绵不绝,这个全球最大的兰花温室聚落,反映台湾“兰花王国”的地位——尽管近年外销市场与荷兰竞争,台湾兰花仍然名扬全球,在日本、美国市占第一,全球不同角落都有人用它送礼。

比可兰园的第一代业主方福松,原本单纯是个爱兰人,只在自家种几盆兰花自己赏玩,但之后兴趣越做越大,开始自己设计、建造温室,也和许多兰友一样,逐渐将种兰从兴趣转变为商业经营的事业,转变轨迹如同台湾兰业的缩影。

到了第二代、学植物病理的方柏元接手经营,兰园进入新一阶段的转变,从较小规模的生产者,扩展出更大规模。一年多前比可兰园在兰花科技园区的这座新厂开始营运,3200多坪的温室空间,是原本温室的三倍,委托比可兰园种苗的客户也从过去的一两家业者,一下变成多家,业务变得复杂,效率管理需求显得迫切。

核心专业是“生产管理”的兰园

蝴蝶兰产业“全球分工、接力生产”的模式已形成多年。要种一株兰花,育种后首先会由有植物组织培养技术的“瓶苗厂”,将苗放在无菌瓶中培育数月,接着移出瓶子、放入花盆种植,随着兰苗尺寸增长换盆,种成2.5吋中苗或3.5 吋大苗后,催花、销售,这流程中瓶苗、开花前培育、催花、外销等流程都可能由不同厂商负责。

以比可兰园来说,就是接受商业委托,从委托商指定的瓶苗厂进苗,负责兰苗养大到开花前的“中段代工”生产,代为栽种到委托规格说明后,再交给委托商出货,核心专业是“生产管理”,要有能力在拿到一批不同条件的苗后,经过培育,将之出厂成质量均一的中苗或大苗,提高良率并减少中间的病虫害耗损。

由于兰园温室中都是客户委托栽种的苗,栽种时程常长达数个月,客户经常需要确认种苗状况。此时对客户的服务是否迅速——问题能否快速回覆、能不能准确掌握现况,缩短客户反应时间,成为另一层重要竞争力。

图:比可兰园的温室一角。左为瓶苗(组培苗),右为盆苗。随着专业生产兰园规模成长,库存盘点与苗况跟踪等管理的难度也跟着提高。

难题1:Excel库存盘点超麻烦、版本处理耗时耗力

要精准掌握现况,最重要的是有效管理库存。比可兰园的兰科温室占地3200坪,同时容纳约80万株苗,分别放在一百多个苗床,每个月都会从不同厂商进苗、出货,每隔三到五个月要移床(将苗从一个苗床移到另一个),种苗本身也会因病害耗损,因此温室苗床各区域都放有条形码,需要精准盘点库存,依照条形码纪录每床各区域有多少苗、更新苗况。

比可兰园过去和其他多数中小规模兰园一样,用Excel管理库存数据。由于温室和计算机所在的办公室相距约100公尺,盘库存时,现场人员都待在温室点苗,无法来回跑到计算机旁登录数据,因此过去先用打印件一一登记更新,回办公室将数据重新输入Excel表格。另外,这些库存数据除了自己看,也要提供给客户,而每个客户想看的数据重点不同,比可兰园还得根据源的Excel工作表,分别制作多个不同格式的文件给客户,一份数据要处理三次。

方柏元也曾让尝试由现场人员拿着iPad,打开内置的的Numbers软件登记,或者将Excel存在Google云硬盘中。但这些仍然免不了重复转抄,而且不管是Excel、Google Sheet或Numbers,处理数据时不小心就会拉动表格内容或格式。拷贝贴上数据时,几百笔数据中只要鼠标少选到一笔,第二批拷贝贴上的数据就会全部乱掉,类似的重复、漏登、错误状况百出。

而不管是发现出错得揪出源头,或是单纯找数据,都一样面临层层关卡:要先打开云硬盘叫出文件,开文件时会先从云硬盘跳到表单应用App,才退出表单,而每个苗床的数据都放在个别工作表中,因此得再找出单独的工作表。这样一套流程非常耗时,每次有厂商问库存数据,就得查个五至十分钟。

难题2:品项管理复杂、移床频繁,程序包难适用

于是,方柏元开始找寻各家ERP的库存管理系统,但试过大小厂商的程序包都不合用。

“兰花虽然是农业,但已经进入商业规模的生产流程,不能用传统的方法管理;但兰花毕竟是农作物,也无法直接套用一般制造业或买卖业的库存管理方式。”

兰业和一般产业主要有两点不同。首先,兰花的品项管理比一般产业复杂。一般买卖业仓库里同样料号的产品就视为完全相同,顶多衣服分尺寸、颜色。但兰业从不同厂商、不同月份进的苗,状况就不同,得“因材施教”给予不同条件,才能在出货时调整成同样的质量,且由于进货的瓶苗是由组织培养而来,过程需要时间,组织材料通常都分批而来,因此一张同品种的订单有多个来源厂商、多批进苗时间是常态,必须在管理上加以区分。

第二,种植兰花的温室通常会区隔出多个苗床,如比可兰园一百多个苗床。兰花花苗放进苗床后,每隔三到五个月就会因为成长、换盆等原因,要移动到别的苗床。

“在ERP系统里,这些苗床就像是仓库位置,移床就像‘移仓’的概念,我们就像三到五个月移一次仓库。但一般中小企业很少有一百多个仓库,一般商品进了仓库,在出货之前也鲜少移动仓位。我们之前接触的ERP系统,顶多只能做少次移仓,不合用。”方柏元说,在兰业导入ERP遇到的困难之一,就是移床频率高、操作复杂,一般ERP不合用,反而无法增进管理效率。

图:换盆操作。经常需要换盆、移动苗。

用了Ragic,点库存时间减少一半

方柏元说,有段时间只要在网上看到可能适合的ERP,就尝试使用,试过包括大厂的程序包,像神农尝百草一样,但都不合用,“用过太多不合适的产品了!”套装ERP如果要调整,就得打电话到ERP公司要求处理,但往往一个小调整就要等很久,而农业每天都有新问题、有进货、出货、病害数据要处理,等待本身就是耗损。

2017年8月左右,方柏元在网络上搜索到Ragic,测试各种功能后,发现Ragic支持APP、可以自由设计格式、也能以多版本表单设置归并打印的方式,的方式,让同一份数据有不同的格式,不用为厂商另外开文件拷贝数据做格式,都非常符合需求。他在10月左右下载Ragic的ERP模块,一边试用、一边修改成符合自己逻辑的方式,发现Ragic的设计工具并不难,没多久就正式采用,总计只花数个月就导入成功。

导入后,以Ragic搭配条形码机输入数据(注:比可兰园起初使用蓝牙条形码机与手机搭配,在 Ragic app 支持扫条形码后则以 app 直接扫条形码代替输入编号),以前点库存需要十四天,现在用Ragic总共只要七天,足足省了一半时间;以前查一笔库存数据至少要花五分钟,现在开表单十多秒就可以。

图:左为手机画面,右为计算机画面(感谢比可兰园提供)。直接用手机查库存!

Ragic让比可兰园赢在速度

方柏元说,兰园的日常就是“每天被厂商追着跑”。由于客户的苗都在兰园温室里,末端客户一丢问题:“你们这边某品种的花.数量目前有多少?”委托厂商就得丢产品代号给比可兰园,要求协助确认、拍照。“我们委托客户很多订单取决于速度。客户问完在等待过程中,若我们能快速反应并回报完成,有这个苗,就能完成订单。如果慢一点,末端客户会觉得大概没有苗吧,就找其他人,订单就会miss掉。”

过去只帮一、两个委托厂商种苗时,回报客户难度还不高,但现在多个委托厂商,每人一句话,就等于同时被多件事追赶,查库存速度变快之后,效率马上大增。

“反应速度就是竞争力,我们非常注重效率跟准确性。除了要提升效率,也很需要反应快的后勤支持,而Ragic就是动作很快的后勤,东西好用,客服反应也很快,我都是白天在现场,下午开始整理数据、回报疑问,通常隔天早上就会收到Ragic客服的说明。”

采用Ragic的系统之后,跟踪、品管也有效多了。方柏元会在系统中纪录这苗以前在哪里、现在在哪里、何时换盆,帮委托厂商把关质量,也会用Ragic的数据仪表板自动判断进苗量、出货量,看产能状况是否合理,以及进苗量有无符合预期。他说,Excel因为工作表太多,虽然可以设置宏做出报表,但设置费力,而且有时表单名字更改就会让宏少捞数据,容易出错,而Ragic报表自动捞取同一份数据来源,没有这些问题。

二代接手的升级战争,要让台湾兰花继续前进

身为兰业新一代,方柏元除了用自己的病虫害专业提升兰园良率,也积极研究促进管理效率的新知,常常借用其他产业的工具,优化自己的管理流程,例如物流业常用的栈板,比可兰园就拿来运送自家厚重的资材,免于费时费力的搬运。他说,导入信息系统最主要的目标,也是提高效率、减少不必要的人力耗损,“最好大家都做人做的(附加价值更高的)事情”。

方柏元觉得,和花卉大国荷兰相比,小农出身的台湾,农业自动化起步的确较慢,还有很大提升空间。但荷兰为了自动化效率,也有硬件成本上的牺牲,台湾不一定要全盘学习。许多台湾兰园现在都进入新一代接班的阶段,愿意改变、自我提升的兰园非常多,他相信大家可以在升级的路上,找到更适合自己的发展方式。

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标签: 农林渔牧

归类: 案例故事, 农林渔牧

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