Réhabiliter l’habitat ancien grâce au numérique : l’agence qui a adopté Ragic

Architectes de la réhabilitation : là où la compétence technique rencontre la responsabilité sociale

Depuis près de 15 ans, Thomas Kochanski et son équipe, aujourd’hui réunis au sein de l’agence d’architecture Rémi Thollet & Thomas Kochanski, consacrent leur savoir-faire à la rénovation et à la réhabilitation d’immeubles anciens, une activité qu’il qualifie lui-même de niche et hautement spécialisée.

Deux grands axes structurent leur pratique. Le premier, l’amélioration thermique, s’est naturellement développé dans le sillage des politiques publiques de ces dernières années. Le second, et sans doute le plus représentatif de leur identité, est la réhabilitation d’habitats dégradés. Ce domaine bénéficie lui aussi de soutiens de l’État, soucieux d’accompagner les propriétaires dans la sauvegarde d’un patrimoine encore habité.

C’est là que réside la singularité de l’agence. Là où une structure d’architecture classique gère chaque année quelques projets, de la conception à la construction, Thomas et ses associés interviennent souvent à plusieurs reprises sur un même immeuble : un dégât des eaux, un plancher à refaire, une façade à restaurer… autant d’opérations qui jalonnent la vie d’un bâtiment ancien.

Chaque intervention comporte également une dimension humaine : reloger temporairement les habitants, suivre l’avancement du chantier, s’assurer que chacun retrouve son logement rapidement. L’agence a ainsi développé une double expertise, technique et sociale, qui dépasse la construction au sens classique pour devenir un véritable travail de sauvegarde. Il ne s’agit pas d’ériger des édifices neufs, mais de préserver des immeubles anciens (majoritairement haussmanniens ou du début du XXe siècle) encore habités, en respectant la vie de ceux qui y vivent.

Leur activité se concentre à Paris et dans la petite couronne. Si l’agence intervient parfois sur des structures en béton, elle ne vise pas les grandes barres emblématiques du Grand Paris, qui nécessitent une expertise technique et sociale différente. Ce mode d’intervention, multipliant les opérations successives sur un même immeuble, entraîne mécaniquement une prolifération de documents. La gestion de ce flux croissant de données est rapidement devenue un défi à part entière.

Quand les fichiers partagés ne suffisent plus

À ses débuts, l’agence faisait avec les moyens du bord. Comme s’en souvient notre interviewé, "on faisait comme on pouvait. On avait un hébergeur sur lequel on avait quelques fichiers et quelques bases de données, c’était du FTP. Donc, c’étaient des fichiers Excel, quand l’un faisait une mise à jour, il fallait que l’autre synchronise [ses données]." Plus tard, l’arrivée de Dropbox a représenté un progrès dans la coordination entre les différents collaborateurs, sans toutefois être parfaite. Il arrivait encore qu’une mise à jour manuelle ne soit pas signalée et qu’un collègue écrase par mégarde les nouvelles données, source de confusion, de pertes de temps et d’efficacité.

Ce mode d’organisation convenait encore tant que l’équipe ne comptait que deux ou trois personnes et que la base référençait moins de 300 immeubles. Mais fin 2019, la croissance des activités a rendu la situation intenable. Retrouver une information devenait laborieux, au point de ralentir le travail quotidien. Même une tâche simple, comme éditer un en-tête de document officiel, pouvait tourner au casse-tête en raison du volume d’interventions et de la diversité des acteurs impliqués. Les copier-coller manuels se multipliaient, parfois à partir de documents anciens, créant des divergences de version et augmentant le risque d’erreurs. La nécessité d’une véritable base de données s’est alors imposée.

Capture d'écran de la feuille Immeuble de la base de données de l'agence, avec des données fictives.

Ragic, l’équilibre parfait entre coût, outils et flexibilité

La pandémie de Covid-19 en 2020 a provoqué un arrêt momentané des activités, donnant à Thomas le temps de repenser l’organisation des données. Son premier réflexe a été d’essayer Airtable. Mais l’absence d’intégration native avec Excel et Word s’est révélée rédhibitoire : l’agence avait absolument besoin de générer des documents Microsoft Office directement depuis sa base.

Il a ensuite consulté des prestataires indépendants, mais s’est vite heurté à deux obstacles. D’une part, le prix : il fallait débourser entre 10 et 15 000 euros rien que pour la création d’une base de données personnalisée et de son interface. D’autre part, la rigidité du système : "après j’ai tout de suite vu le manque de souplesse vis-à-vis de l'évolution. Alors, aujourd'hui on a quelque chose qui évolue peu parce qu'on a mis quelque chose en place qui fonctionne, mais à l'époque, je voyais bien qu'on allait mettre quelque chose en place avec toutes les semaines et il fallait faire des mises à jour. Et ça, c'était payant, forcément, c'est normal. Bref, ça ne nous allait pas dans le sens où on n'allait pas pouvoir gérer comme on le voulait."

C’est presque par hasard qu’il découvre Ragic, à une époque où l’outil n’était pas encore disponible en français. La révélation est immédiate : la plateforme répondait point par point à ses besoins, sans détour ni complication.

Aujourd’hui, fini de jongler entre plusieurs logiciels : Ragic intègre nativement l’import Excel, le publipostage Word, ainsi que l’export vers Excel, Word ou PDF. Pour une agence qui doit régulièrement produire des documents officiels aux formats standard, c’est un gain de temps décisif.

La tarification a également convaincu Thomas. Après l’essai gratuit, il est possible de rester sur une formule limitée gratuite ou de souscrire à un forfait payant, facturé en fonction du nombre d’utilisateurs internes. L’agence a depuis choisi le forfait Professionnel, qui donne accès à l’ensemble des outils Ragic. Avec 9 utilisateurs internes, leur facturation annuelle est d’environ 1 900 dollars américains, ce qui, pour notre interviewé, reste "très raisonnable au regard du service rendu".

Enfin, un autre avantage comparatif de Ragic vis-à-vis d’une solution développée avec un prestataire est la nature entièrement personnalisable du logiciel. Chaque modification, ajout ou suppression de champ est immédiatement fait par l’utilisateur, sans frais supplémentaire ou intervention externe. "L’avantage de Ragic, c’est que c’est immédiat. On teste des choses et si ça marche, ça marche, sinon, on fait autrement", résume Thomas.

Ragic au quotidien

Ragic est, au fil du temps, devenu une part intégrante de la vie de l’agence. Comme le rappelle notre interviewé, Ragic leur est "même plus qu’indispensable. C’est notre axe central de travail, tout est là-dessus. Moi, je dois l’utiliser cinquante fois par jour, parce qu’on me pose cinquante questions par jour. Donc avant de répondre, j’ouvre la fiche avec les bonnes informations, je regarde où on en est… donc c’est vraiment indispensable."

La base de données de l’agence s’articule autour de cinq onglets : deux sont dédiés aux opérations comptables un regroupe les différents rapports, et un autre, intitulé "Base de données", concentre toutes les informations nécessaires à son fonctionnement quotidien.Si jusqu’à 300 bâtiments avaient été répertoriés dans leur ancien système de partage de fichiers, avant que celui-ci ne devienne un frein à leur activité, la feuille "Immeubles" de l’onglet "Base de données" en recense désormais 1 942. De même, 280 syndicats de copropriété sont regroupés dans la feuille qui leur est consacrée, tandis que celles dédiées aux gestionnaires d’immeubles et aux entreprises partenaires comptent respectivement 439 et 412 entrées.

Ragic automatise ainsi des tâches routinières, renforçant l’autonomie des équipes et permettant de gagner un temps précieux au quotidien. Pour illustrer, le flux de travail lié à l’émission d’une proposition d’honoraires est le suivant :

- Saisie des informations dans différentes feuilles ("Entreprises", "Syndic", "Acte d’engagement"), elles-mêmes réparties dans plusieurs onglets.

- Liaison automatique des champs sur la feuille "Opérations" grâce aux outils de Ragic (Lier et Charger, Afficher les références de feuilles existantes et Lier des champs depuis des feuilles parentes).

- Import d’un modèle de publipostage Word, incluant les logos de l’agence et une mise en page entièrement personnalisée.

- Une fois le modèle importé et les données mises à jour, il suffit d’un clic pour générer un rapport Word avec la mise en page adaptée.

Modèle de publipostage Word utilisé pour l'édition de proposition d'honoraire.

Un mécanisme similaire a été mis en place pour la gestion de la comptabilité, permettant à Thomas et à ses collègues de vérifier instantanément si une erreur s’est glissée dans les calculs.

Enfin, toujours lié aux opérations comptables, l’agence exploite régulièrement la fonction de création de rapports de Ragic. Celle-ci sert non seulement à générer les bilans annuels, mais aussi à produire d’autres documents essentiels, comme les déclarations de TVA mensuelle. Le principe est simple : il suffit de sélectionner les feuilles sources (ici, les comptes bancaires de l’entreprise et ses opérations), de définir le type de rapport souhaité ainsi que les champs à afficher, et le tour est joué.

Grâce à Ragic, l’agence a non seulement fluidifié sa gestion interne, mais elle a surtout gagné en sérénité dans son activité, en pouvant consacrer plus de temps à l’essentiel : la réhabilitation des immeubles et l’accompagnement des habitants.

L’avenir de l’agence ? Des projets de rénovation globale, toujours avec Ragic !

L’activité de l’agence est en pleine croissance, et Thomas comme ses collègues abordent l’avenir avec confiance. Après avoir multiplié les interventions ponctuelles dans un même immeuble, ils s’orientent désormais vers des réhabilitations globales de bâtiments, une approche ambitieuse qui complète leur savoir-faire actuel.

Comme le souligne Thomas, ils sont « tributaires » du logiciel, devenu un outil central du quotidien, et il ajoute en souriant "qu’il serait plus qu’embêtant si Ragic avait à fermer". Pas d’inquiétude ! Ragic se développe lui aussi à grande vitesse, avec de nouvelles langues, de nouveaux modules (dont une IA maison pour vous guider dans la prise en main du logiciel) et des fonctionnalités toujours plus poussées pour accompagner la croissance des utilisateurs

Depuis 2010, les architectes Rémi Thollet et Thomas Kochanski se consacrent à l’audit et à la réhabilitation d’immeubles sur Paris. Alors qu’ils avaient, dans les premiers temps de leur activité, organisé leurs données sur des tableurs Excel et la suite Google Doc, ce système a vite montré ses limites avec la croissance de leurs activités. Aujourd’hui, leur agence a fait de Ragic son outil de référence. De l’organisation des visites aux propositions d’honoraires, tout passe désormais par la plateforme.