Supongamos que almacenas mercancías en almacenes y solo etiquetas la ubicación de cada artículo. Por ejemplo, las pilas alcalinas de 1,5 V, las pilas de botón de 3 V y las pilas rectangulares de 9 V se almacenan en el Almacén A, mientras que los tornillos de 20 mm y los de 30 mm se almacenan en el Almacén B. A medida que el negocio crece y aumenta el número de artículos, puede resultar difícil localizar artículos específicos dentro de un almacén.
Aquí es donde entra en juego la gestión de ubicaciones de almacenamiento. En pocas palabras, consiste en dividir el espacio del almacén en áreas de almacenamiento designadas, conocidas como "contenedores", y asignarles un nombre, idealmente con un sistema de numeración o codificación. Por ejemplo, si el Almacén A tiene docenas de filas de estanterías, cada una con 6 niveles y 10 espacios de almacenamiento, se pueden asignar códigos según el formato: almacén-fila-nivel-espacio. Un artículo en el Almacén A, Fila 3, Nivel 2, Espacio 5 podría etiquetarse como A-03-02-05.
Una vez codificadas todas las ubicaciones, el almacén cuenta con un sistema de direcciones estructurado. Al almacenar artículos, se registra no solo en qué almacén se encuentran, sino también su ubicación específica. Por ejemplo, las pilas alcalinas de 1,5 V se pueden almacenar en A-03-02-05 y las pilas de botón de 3 V en A-03-02-06. Cuando se necesitan los artículos, se puede ir directamente a la ubicación correspondiente, lo que agiliza considerablemente el embalaje y el control de inventario.
Muchas empresas confían en la memoria para gestionar el inventario cuando su almacén es pequeño: los empleados simplemente recuerdan dónde se almacenan los artículos. Sin embargo, este enfoque deja de ser efectivo a medida que el negocio crece y aumenta el número de artículos. Algunas señales comunes de que se necesita la gestión de la ubicación de los artículos incluyen:
1. A medida que aumenta el número de SKU o se expande el almacén, los artículos pueden ser difíciles de encontrar, incluso si están en stock, o pueden estar mal embalados.
2. Las operaciones dependen de personas específicas: solo unos pocos empleados experimentados saben dónde están los artículos, lo que dificulta que el personal nuevo se familiarice con el sistema. Si estas personas clave no están disponibles, los procesos de cumplimiento pueden retrasarse.
3. Disminución de la eficiencia operativa y la precisión del inventario: los pedidos requieren múltiples intentos para completarse, los artículos aparecen en los registros pero no se pueden encontrar físicamente, o los recuentos de inventario requieren largos tiempos de inactividad operativa.
En esta etapa, se debe implementar la gestión de la ubicación de los contenedores.
Los artículos se pueden agrupar en categorías principales y almacenar en diferentes zonas según las necesidades operativas. Los métodos de clasificación más comunes incluyen:
1. Por atributos del producto: Facilita la identificación y localización visual de los artículos, y simplifica el embalaje y el recuento de inventario de productos similares.
2. Por tasa de rotación: Los artículos de alta demanda y envío frecuente se colocan en ubicaciones de fácil acceso, mientras que los de menor rotación se almacenan en áreas menos accesibles.
Comienza planificando las ubicaciones de almacenamiento. Divide el almacén en diferentes zonas según tus necesidades y asígnales nombres. El nivel de detalle dependerá de su escala y requisitos. Si necesitas mayor precisión, puedes adoptar un sistema de codificación similar a una dirección (p. ej., zona, fila, nivel, espacio) y aplicar etiquetas visuales en los estantes (p. ej., marcar "Fila 5" en el lateral del estante). Asegúrate de que todas las áreas de almacenamiento tengan códigos de ubicación asignados y estén debidamente documentadas en una tabla de seguimiento. Si las ubicaciones son muy detalladas y te preocupa perderlas u olvidarlas, puedes crear etiquetas con códigos de barras y colocarlas en el almacén.
A continuación, registra la ubicación asignada a cada artículo. Si ya dispones de una hoja de gestión de inventario (para el seguimiento de cantidades y ubicaciones de almacén), simplemente agrega un campo de «ubicación» junto al campo de «almacén» existente. Incluye también campos de ubicación en los registros de entrada y salida. Luego, realiza un recuento de inventario completo para asignar cada artículo a su ubicación. En adelante, asegúrate de registrar la ubicación correspondiente a cada transacción de entrada y salida.
Si necesitas encontrar un artículo específico, puedes buscar en el sistema de inventario para identificar su ubicación asignada.
