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關於 Ragic
你是補習班、才藝班老闆或員工，所屬的補習班提供彈性的「一對一預約教學」課程，學生可以即時查看空堂並預約（購買）單堂課程，但沒有有效的資訊管理系統，或是原本的系統太僵化不好使用，希望做個針對自家繳費方式、開課、排課模式客製的系統，但不希望太貴太耗時？你可以從這篇文章提供的方法入手，試試用 Ragic 來打造自己的系統。
如果你還不知道 Ragic 是什麼，Ragic 是個自助設計資訊系統的工具，我們提供類似 Excel 的簡易編輯介面，但能做到資料庫的功能，讓不會寫程式的人也能為自己量身打造企業應用，只要在首頁或本篇文章最下方註冊帳號就能使用（有提供免費版可試用）。
由於 Ragic 的高彈性模式，和補教機構、新興的各種課程機構的資料管理需求相合，近年來常有補習班、家教班、才藝班、游泳班、健身房等客戶來信詢問如何設計系統，以管理自家資料、排課、訂購繳費、點名扣堂數等。在累積許多針對不同課程機構的不同設計建議後，我們將相關的教學集結成系列文章，希望協助有興趣的新用戶，更快針對自己適合的模式快速上手。
如果你也是正在尋找客製化資訊系統的課程機構，你可以先從本系列的總論開始，總論中將課程機構分成四個類別，可以在辨認自家屬於哪一種類型後，直接點到對應文章來閱讀。
本文主要解說總論中課程管理模組之外的第 ③ 種模式： 一對一預約課，典型的例子像是一對一預約制的英語課，學生有空時可隨時到現場或透過網路查詢可預約的時段、老師、課程，即時將時段預約起來。
這種模式比預先說定每週上課時間，或已經預訂好要上某一系列課程的一對一教學還要再有彈性一些，跟預約餐廳、旅館、約做臉、做指甲、預約按摩等一對一服務更像，製作課表、「管理上課時段（預約時段）」的重要性更高，因此我們特別開一篇文章來說明。如果你不是課程機構，但也有管理預約時段需求的話，也可以參考本文的表單設計邏輯，利用 Ragic 的現成工具來打造自己的預約系統。
以下會完全針對這樣的模式，根據最常見的「資料管理」、「訂購繳費」、「點名（扣堂數）」三大流程，提供設計建議。
註：本系列文介紹的四種開課模式，其中兩種為「一對一教學」的模式，兩者差別只在於，定期一對一的模式是已經談定上課時段，或至少是已經規劃好的一系列課程，而本文的「一對一預約」模式可以容許更靈活彈性的課程訂購方式。
實際上，本文要介紹的「一對一預約模式」表單設計架構，可以看成「一對一定期上課」模式的「彈性版」，兩者的邏輯大致類似，只是「一對一定期上課」把不同次的上課資料「綁」在同一張表單中，讓固定週期的預約與排課比較方便；「一對一預約模式」則比較分開看待每一次預約，每次預約都更有彈性，但就不特別適合批次處理。
因此，假如你的一對一預約制教學模式不販售「單堂課程」，也就是都要以一組十堂課的買堂數方式購買，那麼你其實不只可以參考本文，也可以參考「定期一對一」的模式（相關建議請參考教學文章特別是這個部分）。以這個情況來說，條條大路通羅馬，兩種設計方式都可行。
你可以點選以下連結查看示範表單（後面的教學都可以對照示範表單查看，也可以在示範表單上新增資料測試效果）：
我們建議你除了示範表單之外，最好也先直接註冊一個 Ragic 帳號來實際搭配教學玩玩看，你會發現很多表單建置或流程操作實際做起來並不難。接下來會將此模式的資料 / 流程管理需求，拆成前面所說的「資料管理」、「訂購繳費」、「點名（扣堂數）」三個階段來解說，概要製表如下：
| （一）管資料 | （二）訂購繳費 | （三）排課、紀錄 | ||||
| 基本資料 | 課表 | 訂購 | 繳費 | 排課 / 預約課程 | 產生點名單 / 上課紀錄 | 扣堂數 |
| 老師、學生、上課地點、上課預約單各開一張表單紀錄，說明見此 | 直接利用「上課預約單」同步行事曆報表，該報表即為課表。 |
若是買一組堂數的模式，則建立「訂購單」。
若是買單堂課程的模式，則在上課預約單上新增訂購資訊的欄位即可。 |
視繳費與訂購的關係而定，說明見此 | 根據「上課預約單」建立「預約系統」報表 | 上課預約單 = 點名單 = 上課紀錄表，直接在預約單上新增出缺勤紀錄欄位即可。 |
若是買一組堂數的模式，可建立扣堂數按鈕更新「訂購單」資訊。
若是單堂課程的模式，則不需要處理扣堂數問題。 |
接下來，我們就直接拆解需求，讓你一步步 100% 根據自家需求，做出最符合心中理想的系統！
管好整個「流程」之前，最基本的，就是要先能把名單、清單、列表這類比較固定的「資料」整理好、分門別類放好，方便查找和調用。在這裡，我們要管理的基本資料主要包括老師名單、學生名單、上課地點，這些部分表單的建置邏輯和其他開課模式類似，可以直接參考團班開課模式這個區塊（直到「另外建立「付費方案」表單」之前）的說明。
「課程」相關的部分，以開課清單來說，有需要的話，我們也可以跟前面類似的設計方式，建立一張「開課清單」表單，只是這張表單裡的「課程」資訊會偏抽象，不會包含大多數「時間」相關的資訊（課程開始、結束日期；上課、下課時間等等），頂多標明此課程的有效期間，因為課程都採預約制，沒有人預約的話就不會上課。
這裡有個需要說明的地方：因為「一對一預約」模式是「確認哪些老師在哪些時段有哪些類型的課程可以預約」，很多時候重點在於「特定時段可用、可預約的資源」，而不是「開了哪些課程」。
舉例來說，假設Ragic 補習班有 Phil、Amy 兩位老師， Phil 老師每個禮拜一下午兩點到三點可以預約專業諮詢課程， Amy 老師每個禮拜二早上十點到十一點可以預約專業諮詢課程，課程內容以預約者的需求為主，那麼我們要管理的資料重點，多半會是「Phil 這禮拜還有空上課嗎」「Amy 固定上課的小會議室那個時段還有沒有空」，重點在於管理可預約的資源，而不會是建立一張只有一筆「專業諮詢課程」資料的開課清單。
另外，即使可預約的課程有幾個固定的主題如「基礎表單設計」「簽核設計」「進銷存管理」或「生產管理模組運用」課程，如果沒有特別需要根據統計上課數量、從課程角度檢視資料的話，也不一定要特別建立開課清單，可以將這些資訊直接紀錄在接下來會說明的「上課預約單」中即可。
一對一預約模式不會像週期上課的模式一樣有一個很固定的課表，但可以有一個「註記已預約時間」的日曆，方便查看。
直覺來說，我們可以像管私人行程這樣，每天接到預約課程的資訊，就直接把它註記在線上日曆上，但組織機構要處理的預約行程太多，這樣手動註記非常累，預約資料也無法轉化成非日曆的資訊留底。因此，可以多一個流程，先建立一張『預約上課單」，用來記錄預約資訊（實際讓人預約的流程設計部分，會在後面這個部分說明），再利用報表功能，將該張表單的資料輸出成行事曆報表。
「預約上課單」可以像下圖這樣：
「預約編號」可設為自動產生欄位，自動產生流水號；「報名學員資料」的部分，可以利用連結與載入的功能，連結與載入學生表單的資訊。另外，有需要的話還可以進一步連結授課老師、上課地點等資訊。
這邊比較重要需要特別講解的是紅圈圈起來的「預約資訊」區塊和「預約摘要」欄位。「預約資訊」區塊有兩個欄位：「開始日期時間」和「結束日期時間」。這兩個欄位屬於 Ragic 的日期欄位，要注意的是格式需要包含「日期」與「時間」，之後才能將整個時段顯示在行事曆報表上。填寫完開始與結束時間後，預約資訊就建立好了。
而「預約摘要」欄位是透過字串公式把預約學生、老師姓名等資訊依需求自動串起來帶入，建立行事曆時會需要用到。
接著，在預約上課單右上角的「報表」按鈕上點一下，點選「行事曆報表」，就可以將預約資訊變成行事曆了（一筆預約資料 = 一個行事曆事件）：
在左上角選擇開始時間、結束時間和事件標題來自哪一個欄位，此時就可以選擇我剛剛以字串公式串成的「預約摘要」欄位當標題，比較一目瞭然；畫面上顯示的行事曆事件，點一下右上角會出現對應資料的預覽畫面（預覽畫面指的是這個），也能直接點到資料源頭去觀看和修改。
即使同樣是一對一預約制的課程，不同的開課機構可能會設計出不同的訂購方式，最簡單的，像是每次都是單堂訂購，每次預約就要付一次課程的錢，銀貨兩訖；其他常見方式例如買堂數，例如一次買 10 堂課，每次預約或上課時扣減；吃到飽，例如付一次錢當月就可以無限次數預約。
如果你不是單堂單堂的販售課程，而是販售例如買堂數、或是定期吃到飽的方案，那麼你的基本資料表單裡可能還要包含「付費方案」這樣的表單，比較方便管理流程，此部分請直接參考下一個區塊的說明。
如果課程都是單堂販售的，那麼「購買一堂課」跟「預約一堂課」是一樣的行為，可以在「上課預約單」中（相關說明跳轉這裡）增加訂購資訊的欄位（例如單堂售價、付費日期等）即可。
而如果不是單堂模式，會需要另外處理訂購流程的話，代表一筆訂單不等於一次預約上課，那就要另外建立「付費方案」表單，以及另外建立管理訂購流程的課程訂購表，此部分設計原則一樣可以直接參考 ① 團體班、任選時段上課模式的付費方案表單，以及建立課程訂購表的說明。
而繳費流程的部分，這裡的示範表單也是採取「一筆訂購 = 一筆繳費資料」的邏輯來設計的，如果一筆訂購不等於一筆繳費資料（集結多張訂單一次繳費，或一次訂購分期繳費），有需要的話，可以參考總論文章中的說明來做。
在「一對一預約上課模式」中，「預約」是此流程中相當重要的一環。前面提到，可以建立「上課預約單」來管理此流程。
最簡單的模式，是每次學生需要預約課程時，直接到「上課預約單」這張表單上建立一筆資料，自己填寫預約的老師、時段等資訊，必要時對照行事曆與機構規定，確認預約的時段是否可行（學生自行檢查、或教育機構自行複查）。
但這樣的模式多數時候並不方便：反覆查看耗時又容易看錯，要比對確認也不容易。因此，我們建議你利用 Ragic 新的報表：「預約系統」報表功能，直接產生一個方便點選、不讓人預約「已預訂時段」、依據來源表單欄位做客製化的系統。
只要在類似這張上課預約單的示範表單上，點「產生報表」並選擇「預約系統」，就可以根據「上課預約單」這張表單的欄位來設定預約系統。
進入預約系統時，上半部會是只有系統管理員（SYSAdmin）才看得到的設定畫面：
你會看到設定畫面上有五個地方都有紅色星星的必填標示，這是預約系統一定要做的基本設定：要決定之後大家填寫這個預約系統時，「預約物」（被預約的標的/資源）、「預約人」、「預約開始時間」、「預約結束時間」、「備註」這幾個區塊的資訊，會回填到來源表單的哪些欄位上。
以我們的範例來說，「預約物」應該是授課老師（就像借器材一樣，同一個時段同一個老師不能重複被預約）、「預約人」應該是學生，開始時間/結束時間/備註都選擇表單上的對應欄位即可。其他設定區塊欄位可依照課程長度、可預約時段自行設定，上方畫面中的例子是「每堂課 30 分鐘、週一到五每天特定時間段可預約」的情況。
設定完成後將報表存檔後就可以使用，可參考這張範例報表，使用者會看到的畫面如下：
「T-00001 - Amy」「T-00002 - Angie」等選項是我們之前設定的「預約物」選項（授課教師編號姓名），預約者只要選日曆、點選特定授課教師開放的特定時段就可以完成預約。
完成預約後，預約系統報表的來源表單 -- 上課預約單上，會建立一筆相應的資料，和直接手動在上課預約單建立資料一樣，但透過預約系統不但畫面比較人性化，也可以達到「預約特定時段後鎖定該時段、防止他人重複預約」的效果。
註：過去 Ragic 沒有「預約系統」報表功能時，常見的建議做法是先在「上課預約單」上建立大量的空堂（可預約）資料，讓預約者找到對應的空堂資料來填寫，達到防止他人重複預約的效果。
如果你有特殊原因，希望用這種方式來做預約系統的設計，可參考這兩種方式：
1. 利用 Ragic 大量產生、大量複製這兩項功能來大量為空堂建檔。
2. 以 Excel 大量建檔後，定期匯入 Ragic
不過，如果沒有特別考量，仍然建議用最簡單也方便的方式 -- 直接使用預約報表。
由於每筆預約單只會對應一次、一個學生的上課紀錄，「出缺勤紀錄」的部分可以在「上課預約單」上放一個欄位來紀錄，以範例表單來說，就是「實際出席狀態」這個區塊。
如果不是購買單堂課程的話，你可能需要隨時確認某個學生剩餘堂數的資訊，這部分跟其他模式類似，可以在「方案訂購單」上放一個「目前剩餘堂數」的欄位，透過在上課紀錄的表單（上課預約單）上執行更新別張表單欄位值動作來更新「目前剩餘堂數」的資訊。這部分如果需要比較詳細的教學，可以直接參考這裡。（記得要在上課預約單上放一個「訂購編號」的欄位，好讓扣堂數時能對應到正確的訂購單上。）
從管理基本資料、課程訂購管理、排課預約管理、上課紀錄管理到扣堂數，基本的課程管理需求大致就解說到這裡。如果你需要複習一下每個流程可以用怎樣的設計方法達成需求，可以點此跳轉到最前面的表格。
如果你的機構混合了不只一種的模式，希望比較不同模式怎麼管理流程、或希望知道怎麼在一個資料庫管理不同模式的流程，可以看總論的比較表以及混合模式的建議；如果你有進階的設計需求需要我們提供建議，也可以先參考總論這個部分，或直接來信 support@ragic.com 詢問我們。祝你建置資料庫順利！
