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员工教育训练管理

在开始之前:登记专属的Ragic数据库

对于还没有Ragic帐号的朋友们,可以立即登记并下载模块(Ragic在获取你的同意前不会要求付任何使用费用,请不用担心)。如果已经拥有帐号的朋友,可以在应用商店中,选择“人资”归类的员工教育训练管理模块来下载使用。

基本数据创建

课程列表

在“课程列表”表单中,请为每一次的课程内容创建一笔数据,并于“运行方式”字段中选择适当的课程频率。若该课程为周期课程,请于“周期天数”字段中输入指定的周期周期,例如每年上课一次则输入 “365”,“下一次预计日期”字段会自动计算。

员工教育训练进度

此表单为“人事数据表”、“员工通信录”的多版本表单,若先前有安装其他模块且输入过数据,数据会自动同步。若先前没有安装过其他模块的话,请针对所有需要参与课程的员工创建一笔数据。

下方“教育训练纪录”子表格则会列出该员工进行中或是已完成的课程。该子表格设有条件式格式

1. 已通过之课程不显示底色

2. 未通过但未逾期之课程显示绿色

3. 未通过但已逾期之课程显示红色

若希望子表格默认只显示尚未完成的课程,可以设置子表格默认筛选

创建教育训练纪录

如需针对指定员工增加单笔教育训练纪录,可以至对应的“员工教育训练进度”数据中,点选“课程编号”子表格字段,系统会退出可选择的课程。该弹出窗口设有动态筛选,仅会列出属于该员工部门的课程,判断依据为“课程列表”的“适用部门”字段是否包含该员工所在部门:

备注:如果在“员工教育训练进度”表单中的“部门”字段增加了新的选项,也请记得回到“课程列表”表单中的“适用部门”加上该选项喔

单一员工多笔教育训练

举例来说,如果希望针对新进员工“邱弘”创建所有基础教育训练课程的数据,那么操作步骤如下:

步骤ㄧ:在“课程列表”表单中,透过左侧搜索列筛选出所有基础课程,并保存为共通筛选

步骤二:在“教育训练纪录”表单中,使用大量生成来创建多笔数据,例如:

多员工单笔教育训练

举例来说,如希望针对所有在职员工新增一笔“消防安全演习”的教育训练纪录数据,可以参阅步骤如下:

步骤一:在“教育训练纪录”表单中,使用大量生成来创建多笔数据,例如:

上课记录

在“教育训练纪录”表单的下方,有独立出“上课记录”的区块,用于让用户或是主管纪录上课状况、回馈或是上载打印件测验等相关文档:

在员工不是数据库用户的情况下,若希望由上课员工自行填写“其他纪录”字段或是上载文件,可以透过发送大量 E-mail来寄发包含可编辑的暂时访问链接邀请信,员工即可在时限内进入表单填写信息:

如何签到

每一笔“教育训练纪录”数据中都会有专属的“签到 QR Code”。工作人员可以在课程开始前使用发送大量 E-mail的方式寄出签到 QR Code:

课程开始时,工作人员扫描该 QR Code 后网页面会显示课程名称以及“现场签到”的选项:

工作人员点击红框处后,系统会自动在“现场签到单”中创建一笔数据并填入“签到时间”的字段值,同时回填至对应的“教育训练纪录”数据中。

除了上述扫描 QR Code 的方式以外,也可以直接点选每笔数据 QR Code 右侧的“现场签到”动作单击钮来运行签到。如需针对多笔数据运行“现场签到”,可以在列表页面筛选数据,批次运行“现场签到”动作单击钮。

如何完成教育训练课程

当员工完成课程后,可以在该笔“教育训练纪录”数据中直接勾选“是否通过”字段,或是运行表单右下角的“通过课程”动作单击钮。如需针对多笔数据一次更新“是否通过”字段,可以在列表页面筛选数据,批次运行“通过课程”动作单击钮:

不论使用上述哪一种方式,“是否通过”字段被勾选后系统即会自动填入“完成日期”字段。

进阶使用技巧

这个章节会提到一些常见流程的处理方式,由于流程不一定适合每一间公司,因此独立列出。需特别留意的是,进行表单设计修改后,模块表单会被计算为客制化表单,若非专业版订户因有客制化表单数量上的限制,还请参酌使用。

将纪录分享给员工

若员工皆为内部用户,那么可以在“员工教育训练”表单中,为每一笔数据填入正确的“系统用户帐号”字段值,并表单权限中给予员工所在群组在该张表单上“问卷式用户”的权限,员工登录后即可浏览自己的数据。

若实务上没有将所有员工添加为用户但仍有此需求,可以分别在“员工教育训练进度”和“教育训练纪录”表单中针对“Email”字段设置访客用户的功能,对方即可获取该笔数据的权限。须特别留意的是,该功能只适用于员工不为内部用户的情形。

周期课程的提醒

如希望尽早安排下一次的课程,可以在“课程列表”表单中,针对“下一次预计日期”字段设置提醒

即在指定时间收到信件通知。

对员工教育训练管理模块有任何建议吗?欢迎来信至 support@ragic.com 与我们讨论!

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