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远端工作应急用:五张 Ragic 范本表单减少工作慌乱

很多人这两周可能又累积了一次无预警“实战走查”远端工作、分组分流异地工作的经验。跟去年相比,相信我们都更熟悉一些在线会议、云共享工具了,但,如果之前大量倚赖口头回报讨论工作、主管口头布达事项、信件串公告事项...这些一旦转为远距沟通,一对一信息或通信群组信息量一大,就可能信息混成一团,工作起来特别辛苦。

如果你遇到这种信息量混乱的困扰,你的团队没有现成工具可以协助你梳理这些混乱,目前也还没心力详细比较与选择工具的话,Ragic 最近推入出了新的免费范本模块:“远端工作”表单组合,包括“员工通信录、在线打卡单、远端工作回报、在线会议纪录”,可以拿来应应急,透过表单式的接口,先把原本一来一往的信息洪流,改换成有层次、便于查看(异步)的信息沟通。

用这种在线工具管理工作信息的好处是,你可以将信息分享给所有需要知道的人,但不需要一直被信息、电话打乱工作步调。不管是主管想掌握下属目前的工作状况、或是员工想知道公司目前更新了什么政策、其他团队成员的大概进度,爬文即可,不用反覆询问、重复一对一描述或转达,也不需要打乱任何人的工作节奏。

另外,如果你们原本就用 Ragic 管理订单、库存、客户数据或行政庶务数据的话,直接在同一个数据管理平台上弹性新增表单,也比较方便且符合原本习惯。

由于 Ragic 是一个让你弹性设计云数据库/表单的工具,有需要的话,你也可以根据自己团队的文化、公司的特殊需求,直接修改设计,把这组范本调整成更符合你们需要的远距工作表单。

如何安装“远距工作”范本

如果你还不是 Ragic 登记订户,你可以透过以下这个链接来登记并免费安装这个工具(目前建议在计算机浏览器上操作,后面的流程会更顺畅):

点此安装“远距工作术”组合包

而如果你已经是 Ragic 登记订户了,可以到应用商店 > 防疫专区这个归类底下,找到“远距工作”单击“获取”来安装。

安装之后,你会看到五张表单:员工通信录、打卡单、远端工作回报、在线会议纪录、公布栏。以下一一说明:

一、员工通信录

一般来说,公司内部都会有一个员工通信录,方便员工之间彼此联系,有紧急事件时,也可以快速找到不同的联络方式。这样的通信录在员工四散、远端工作时,显得更重要。

这份通信录除了纪录每位员工的姓名、工号、部门、手机、Email 等信息,还有一个“负责工作项目”的字段,纪录每个人的工作内容,避免有员工找不到窗口的问题。以下图为例,填上员工负责的工作项目,大家不确定工作窗口时,就不用私讯、群组东问西问,可以一开始就掌握到大致的方向。

二、打卡单

刚开始远距办公,最难克服的可能是“掌握不到对方状况”的不安全感。不管原本是有严明规定上下班时间的公司,还是作风自由、弹性上下班的团队,以前在办公室看得到人,多少知道谁来公司了、谁还没到或是外出拜访了。但远距办公时,大家都变成通信软件上的一个符号,连对方上班了没都无法确知。

这时,有些团队会要求“远端打卡”让主管或同事知道你的上班情况。你可以直接使用这份 Ragic 现成的“打卡单”范本,员工只需要选择自己的工号(自动带入姓名、部门等信息),在选择完上下班后,点击“打卡”,系统会带出当下时间,就可完成上下班时间注记。

这个“打卡”字段只许可员工将打卡当下的时间带入,且员工点击保存之后就不能再更改字段内容,因此可以防止员工事后改时间。(关于 Ragic 打卡字段的功能与设置方式,有需要可以参阅这篇文章

未来员工只要在这张表单上,就能知道同事间的出缺勤状况,还可以透过筛选快速找出今天的数据。

三、远端工作回报

因为看不到彼此,远端工作时掌握下属、团队成员的工作状况,变成更重要的需求。过去在同一个办公室时,有什么需要确认的,走过去讲一声就好,现在每次沟通都必须打字思考措辞、或是询问是否有时间打个电话过去,沟通成本较高的情况下,你其实也可以考虑让团队成员直接填写简单的“远端工作回报”表单,以“日”为单元,团队成员不需要反覆被询问打扰,主管或同事也更能掌握你手边在做些什么。

和 Ragic 另一份专案管理用的“工作进度报告”范本相比,这个“远端工作回报”表单主要是以“人”为单元,让每个人回报自己当天主要的工作项目,类似简单版的“工作日报表”。

你可以视团队的需求来使用这张表单,看是只要简单纪录“本日工作摘要”,还是要请成员比较详细说明当日的工作规划。以上图的例子来说,团队成员可以只是简单纪录本日工作概要,并注记开会时间等其他团队成员不适合打扰的时间即可。

四、会议纪录

其实不管是实体开会、还是远端会议,会议纪录最适合的方式都不是存成 Word 檔,放在 Email 里夹檔发送,因为这种寄来寄去的纪录,很容易隐没在信件大海中,需要时想破头都找不到。而远端工作开在线会议时,有时大家常犯的错是:把会议结论写在聊天室里,会议结束聊天室一关就通通都没有了!

趁着远端工作,你可以考虑把会议纪录也直接用在线表单的形式纪录,纪录完成即归檔,之后要依照主题、开会日期等去筛选都很方便,也可以用全文检索搜索功能找到特定关键字纪录。

Ragic 有一个现成的“会议纪录”范本,我们也把这张表单放在“远端工作”区块让你方便一起安装使用。

可以轻松纪录会议的时间、参与者、会议目的等信息,也能用文件上载字段存放附件数据。有需要的话,系统管理员也可以点击右上角的“修改设计”进入设计模式新增字段,例如新增能更详细纪录的“会议内容”等字段。

五、公告系统

所有最新消息都可以透过“公告系统”公告周知,避免信息淹没在群组洪流里。远端工作时你可能也比平常更觉得需要一个团队共享的“在线知识库”,这个公告系统范本也可以做到,相关说明可以另外参阅这篇文章

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