这系统几乎支撑了整间公司：Apex 自建 No Code 系统 每月省下超过 100 小时
| 公司名称 | Apex Unlimited Services |
| 产业 | 植被管理（负责大面积工业场域的草木清除服务） |
| 业务规模 | 管理横跨美国 3 个州、数千个操作站点 |
| 导入效益 | |
| 客户回馈 | “只要你愿意花时间思考自己的工作流程，就能打造出原本只有昂贵企业级软件才能做到的系统。” |
| 应用类型 | 资产管理、库存管理、人力资源管理、销售订单管理等 |
| 选用方案 | 专业版 |
| 使用平台 | 网页版、移动 App |
| 使用频率 | 每天使用，并利用淡季持续优化工作流程，不影响日常营运 |
从最初作为库存跟踪工具，到逐步发展成支撑全公司运作的系统，来看看共同创办人 Jonathan 与 Robert（Rob）如何决定将公司 95% 的业务流程改由 Ragic 管理 ，并了解他们是做什么的、面临的挑战，以及如何透过自行打造的解决方案推入动数码转型。
Apex Unlimited Services 是家什么样的公司？
当你造访天然气或石油生产设施时，可能会发现周围的植物已经被清除，并铺上碎石，以降低火灾风险。虽然这听起来简单，但实际上的维护工作远比想像中困难。
许多操作必须在陡坡、偏远的产区等难以到达的环境中进行，无法像日常园艺维护那样处理。正如 Rob 所说：“我们有些案场一次就要处理 80 英亩的土地，几乎和一座小镇差不多大。我们做的不是一般的草皮养护，不是修剪一小块草皮收个 50 美元那种工作。”
这类工作通常需要大规模操作，例如大规模灌木清理、商业割草、定点除草剂喷洒等，保持广大的场域的安全且使其能持续运作。
Apex Unlimited Services 是一家植被管理公司，服务范围涵盖美国宾夕法尼亚州、俄亥俄州与西弗吉尼亚州。他们的客户包括大规模天然气与石油公司，以及地方政府机关，主要在地形崎岖、难以到达的区域，透过除草剂喷洒、商业割草、路权范围（Right-of-Way）除草操作、滞洪池维护等服务，协助客户维持环境安全。
相较于其他同业，Apex 最大的特色在于积极运用科技，提供更有效率、更准确、更符合规范且更具成本效益的服务，进一步提高客户满意度。
透过实时跟踪与验证工作进度，不仅提升了客户的信任感，也让分散在不同站点的团队能更有效率地协作，同时减少后续的人工跟踪与确认工作。
他们面临什么挑战
和许多企业一样，Apex 一开始也是使用 Microsoft Excel、Google Sheets 等电子表格工具管理数据，但他们发现，电子表格缺乏数据关联、子表格（明细数据）以及历史数据查询等功能。除此之外，他们也曾导入一套现成的外勤服务管理系统 —— Jobber。身为服务业的一员，Apex 原本期待 Jobber 能够满足他们的需求，但实际使用后，却发现它的功能与客制化建置能力都相当有限。
由于这些限制，Apex 团队每天都得花费大量时间处理人工操作，以及在不同系统之间反覆整理与传递数据。举例来说，他们会先在 QuickBooks 处理报价，再把这些数据录入到 Jobber 来记录案件及安排工作排程，最后还得回到 QuickBooks 开立发票。数据分散在不同系统，数据在系统间的传递不仅增加了错误的风险，也让整体操作流程变得相当没有效率。因此，Apex 团队知道，他们必须找到新的解决方案。
解决方案
因为 Jonathan 决心找到更好的方式来管理数据与工作流程，他开始透过 Google 搜索数据管理解决方案，并因此认识了 Ragic。在众多选择中，他最初之所以选择试用 Ragic，因为 Ragic 采用 No Code 设计、接口直觉，且具备数据关联功能。Jonathan 本身有程序开发经验，而 Rob 则擅长从工作流程逻辑与营运效率的角度思考，规划出最适合的系统。透过选择像 Ragic 这样的 No Code 平台，两位创办人都能共同参与系统的建置与优化，从表单、问卷，到 workflow 与自动化流程，都能依照他们的需求持续调整。
一开始，Jonathan 只有使用 Ragic 内置的的库存管理模块；但当 Rob 接触到 Ragic，发现他可以直觉地用逻辑来客制化和创建系统后，便开始将部分原本在 QuickBooks 中管理的流程搬到 Ragic 上。如今，除了会计操作仍保留在 QuickBooks 外，Apex 几乎所有业务流程都已经集成到 Ragic 中。
他们打造了什么？
1. 信息分散到串行：链接与加载如何串起所有数据
对 Apex 而言，真正的转变，发生在所有数据都集中到同一套系统之后。导入 Ragic 之前，他们的数据分散在不同的电子表格、电邮，以及各自的设备中，数据存放的位置会因负责处理的人员或现场操作人员不同而有所差异。虽然数据都在，但彼此缺乏关联，不仅难以跟踪，也容易重复创建，甚至遗失。
他们开始用 Ragic 的链接与加载功能来建置系统后，这项功能便成为整个数据体系结构的核心，例如将提案转成工作案件，或是将工作案件串行到资产数据与维护纪录，都能透过链接与加载创建关联。他们说：“没有任何功能比链接与加载更重要，少了它，就不是 Ragic 了！”
他们的系统因此从原本彼此独立的表单，集成成一套完整的营运平台。他们甚至还可以依照 QuickBooks 的数据格式创建对应的表单，让工作流程能与 QuickBooks 无缝集成，让数据可以直接转换，不必再人工重新输入或反覆核对。
2. 一键抛转：提案 → 销售订单 → 工作案件 → 发票
透过数据抛转动作单击钮，Apex 团队可以直接利用提案表单中已填写好的数据，自动创建销售订单，不必再重复输入相同信息。等到工作完成、准备请款时，Rob 只需要点击几下，就能生成并寄出发票。
3. 现场排程更有效率，一分钟内自动通知客户工作完成
为了解决偏远工作站点的网络联机问题，Apex 在每辆卡车上都配备了 Starlink 卫星网络设备，现场人员则使用 iPad 拍摄工作照片、记录现场数据，并直接从现场回报设备异常等状况。
当工作任务完成后，现场人员只要拍照，透过 Ragic App 上载至数据库，并发起签核流程即可。签核完成后，系统便会自动通知客户工作已完成，并附上现场照片作为完成证明。这不仅提升了透明度以及与客户的沟通，也加快了回报速度，减少后续人工跟踪与确认，同时创建一份清楚的数码工作纪录。
4. 自动跟踪天气与里程信息，每月省下超过 100 小时
由于除草剂喷洒操作需要符合相关法规，Apex 团队必须为每项工作详细记录所使用的除草剂种类与化学药剂配方。此外，他们也需要记录当时的天气状况，因为这些信息对于确保操作安全与符合法规要求都非常重要。
例如，在农地附近进行除草剂喷洒时，必须密切留意风速、降雨等天气条件，避免药剂飘散到邻近农作物，或因降雨而流入不该影响的区域。为了简化这些操作流程，Apex 团队透过 Make 在 Ragic 上创建自动化流程。根据在系统中输入的工作站点地址，系统便会自动获取该站点的座标，并将对应的天气信息直接填入 Ragic 表单中。
除了自动获取座标与天气数据之外，系统还会自动计算行驶距离与里程纪录，方便整理成提交给美国职业安全与健康管理局（OSHA） 的法规申报数据。过去，每位员工每天都必须花费约一小时手动整理这些信息，一个月累积下来约需 20 至 30 小时。现在透过 Ragic 的自动化流程，这项工作在每个月底只需约 5 分钟即可完成。
透过将这些流程自动化，Apex 不仅能维持准确的法规遵循纪录，也让责任归属更加明确，同时降低了服务现场的环境风险。
5. 设备维护回报不再延误
Apex 团队会管理各种营运资产纪录，包括各式设备、水域操作设备、拖车、卡车及其他工作车辆。为了管理设备维护事宜，他们在 Ragic 中创建了一套维护申请流程，让员工无论是进行预防性保养，或是设备在现场发生故障时的故障维修需求，都能直接提出维护申请。
当设备发生问题时，现场人员只需扫描设备上的条形码，选择这是故障维修（Reactive），选择需要通知的相关团队人员，并回答几项安全相关问题。系统便会根据这些响应，自动判断这个维修申请的优先度。如果不符合特定的安全或使用标准，系统还会自动将该设备从可用设备清单中移除，直到完成维修或检查为止。
Jonathan 表示，这套流程是结合 Ragic 内置的功能与 JavaScript 所打造：
透过这套流程，Apex 创建了更一致且更有效率的设备维护流程，不仅提升了安全性，也减少了人工协调的需求，同时降低了管理各个操作现场设备问题所需的人力成本 。
导入成果
过去，Apex 团队仰赖手动流程、操作流程耗时，数据也散落在不同系统与计算机中。如今，他们已能更有效率地简化营运流程、提升透明度、强化客户关系，同时符合政府法规要求。
这样的改变，不仅反映在内部营运上，也展现在法规稽核的过程中。有一次州政府前来稽核时，稽核人员表示，他们查核大部分公司时，因为数据不完整或没有妥善整理，通常都需要花上好几个小时。然而，当他们看到 Apex 对各项数据都有完整且详实的纪录后，整个查核流程不到五分钟便顺利完成。
这也再次证明，当企业创建起完善且数码化的营运系统后，所带来的效益会扩散到整个营运流程中的每一位参与者，进一步提升信任、法规遵循与整体效率。更重要的是，Apex 的案例也说明了，这样的转变，关键在于创建一套合适的系统设计，将日常营运操作转变为结构化、可追溯且可持续扩大的流程。
