谷慕慕如何用 Ragic 打造信息中枢 化解电商营运痛点？

“以前曾经有发生库存没更新、早就没库存但还在卖的状况。”谷慕慕的业务总监竺佳庆提到当时的窘况还历历在目。“采购觉得库存还很多不用订，有天才突然发现单进来了却没办法出货，这时要订货也来不及了，以前常发生这样的问题。”

电商产业 2 挑战：多通路库存集成、精准分众

谷慕慕（嘉曜医材有限公司）由陈苑伊及史文妃在 2017 年成立。两人因台湾首款月亮杯的专案相识，专案结束后，他们观察到台湾女性对于置入体内的生理用品的接受度不高，例如月亮杯或棉条，然而相较之下普遍能够接受月经内裤这类产品，于是两人携手成立“谷慕慕”这个品牌，改良国外月经内裤设计，并于 2018 年推入出台湾第一款的吸血内裤品牌——月亮裤。目前的年销量已达 60 万件，团队也由草创初期的两人，成长到 15 人的规模。

在电商产业中，商品往往会在多个通路贩售，例如自家官网、各大电商平台，以及实体通路。如何统整这些不同来源的订单和库存，是电商经营的挑战之一。同时，电商市场竞争激烈、消费者偏好变化快速，新品开发几乎是维持品牌生命力的必要条件。即便月亮裤是属于重复使用的产品，他们还是需要随着消费者的喜好不断开发新品，才能留住消费者。

此外，疫情后电商市场走过早期成长红利阶段，品牌的市场分析与行销手法需要更精细。过去针对顾客的行销信息，不论是 LINE 或数字报纸，往往“无脑全发”即可。但现在流量越来越贵、转换率降低，需要更细致地记录与分析顾客数据，并集中管理，才能有效分众与精准投放，也因此需要一个地方来存放这些数据并且可以让数据生成关联性。

而对谷慕慕来说，由于产品相较于其他电商产业来说比较特殊，因此除了上述这些特性，他还特别点出有两个特点：

1. 生产期长环节多 更需精准掌控库存

“其实有很多成衣、快时尚是很快速的，今天打样，明天就可以小量出货。可是内衣内裤必须要大批次的生产，所以就会变成控管库存和采购的时程很重要。”

竺佳庆指出，因为从原料、制作到点货，中间会有许多不同厂商配合，从下单到拿到货可能要三个月。中间如何预估库存、何时下采购、供应链间如何搭配，就变得很重要。

2. 产品特殊 有管理客制化流程需求

竺佳庆说，月亮裤这个产品比较特殊，不像卫生棉、棉条或内裤内衣。顾客会有较多售后服务的需求，导致后端客服成本偏高。客服团队必须跟踪每个案件、退换货状况等等，这是多数电商较少遇到的负担。

同时，像是业务接了 B2B 订单，会需在出货时开立电子发票；与 KOL 合作时，还要管理从潜在 KOL → 正式合作 → 劳报单 → 请款单 → 内部请款的整个流程。这些需求虽然较为琐碎，却都需要有方法来管理。

然而，尽管有这么多重要的数据与流程需要管理，谷慕慕过去有大量的数据，都只靠 Google Sheets 来管理。

Google Sheets 时期：不同部门各自为政

过去谷慕慕主要用 Google Sheets 管理产品和库存数据，但用了一段时间后，他们发现各部门都是各用各的表单，而更新纪录的人跟需要查看的人通常是不同部门的。当数据分散在多张表单中、缺乏统一来源，或是负责更新纪录的人没有及时更新时，常导致其他部门误判信息，进而影响日常的营运。

1. 不同部门各用不同 Sheets 形成信息孤岛

由于每个部门都有自己维护的 Google Sheets，有时甚至同一件事情，会有好几个版本管理表单。当别的部门需要查看数据时，根本不晓得哪个版本的表单才是最新信息。这种信息孤岛的情况，在产品数据管理上尤其明显。

竺佳庆说，“（产品表）以前是东一个 Google Sheets，西一个 Google Sheets。因为产品会迭代更新，产品表可能是研发在维护，可是业务根本不知道那张表，所以这个产品的信息可能已经更新了，业务却一直在用旧的信息在销售。”

产品表中会包含原料、抑菌功能、审查报告、吸收量与范围等细节，每一代产品都不一样。当消费者有问题时，业务常需要查询产品表，再提供数据给客服。但一打开 Google Sheets，却看到多个表单文件，没办法确定哪个是最新信息，只好再向产品部门确认。结果产品部门不同的同事看的表单也不一样，给的信息也不同，来来回回常让业务和客服焦头烂额。

2. 手动更新流程多 跨部门信息难及时掌握

除了不同部门用不同的 Google Sheets 外，由于当时更新纪录全靠人工手动 key in，步骤很麻烦，因此负责维护的同事很容易一忙就忘记更新，造成其他部门无法及时掌握最新纪录，影响日常营运。

举例来说，为了更新多个平台的库存数字，会需要一个人打开电商或仓库的平台念数字，另一人则在 Google Sheets 上输入。有时当负责更新的同事忙碌时，库存数字没能及时更新，导致有些商品已经缺货，采购却误以为库存充足，业务也还在推入活动，结果订单一进来就无法出货。

采用 Ragic 的契机

除了用 Google Sheets 管理商品和库存遭遇到的问题外，谷慕慕其实还有一项需求：他们需要一套能下采购单，并自动计算布料用量与工厂现有原料库存的系统。这是因为他们的产品都是由不同厂商制作，每次下采购单时都必须将原料寄到工厂，因此希望系统除了能下采购单外，还能自动计算工厂目前剩余的原料，方便掌握下次补货时需要再寄多少原料——在 Google Sheets 的管理上会非常复杂，这也是他们开始查找合适系统的契机。

以前他们曾导入套装 ERP ，但因无法客制化，始终无法满足计算布料用量的需求。他们也评估过几套可以客制化的 ERP 系统，但这类方案通常成本较高，后续系统扩大上也容易受限。一旦需求变更，又得重新客制化，就会生成额外的费用，因此迟迟找不到真正符合需求的软件。

找到 Ragic 当“信息中枢”：库存、产品数据都集中管理

后来有人介绍他们使用 Ragic，情况才有所改善。他们先是用 Ragic 作为采购系统，试用后觉得效果不错，便逐步扩大用途，并指定 Ragic 为各部门统一存放各项数据的信息中枢，集中管理库存、产品、订单、客户数据。过去那些在 Google Sheets 上遇到的问题，也因此获得解决。

对谷慕慕来说，Ragic 比 Google Sheets 更适合当信息中枢的原因可能有以下两点：

1. 方便汇整多平台数据

竺佳庆举例，以前同一件商品可能同时存放在五、六个仓库，例如 MOMO、宝雅、康是美及第三方仓库。当有人需要查“这个商品到底在哪些仓库、还剩多少数量”时，就得逐一登录各个平台，再手动整理数据，不仅耗时，也容易出错。

导入 Ragic 后，他们创建一张“商品库存”表，把各电商平台与仓库的库存数据全数汇入。现在要依照商品查各地库存还是依照仓库查询同类商品库存，只要打开相关表单就能立即找到，让他们节省了非常多整理和查找的时间。

2. 子表格让数据更容易查看

竺佳庆提到， Ragic 的子表格对于订单管理很有帮助。以往这些电商平台订单在 Google Sheets 上，若是同一张订单有五个商品，同一个订单编号就会有五列数据。如果客人的订单有问题，客服需要用订单编号查询购买的商品时，整个页面就会变得很长一条，很不容易看。

导入 Ragic 后，购买的商品数据可以用子表格管理，同一个订单编号的购买商品都会显示在该笔订单之下，比较容易查看。要找某笔订单里客户买过的商品，也只需要搜索订单编号就可以，和之前相比方便很多。

额外优点：Ragic 的开放性 方便串接各种工具

更重要的是，Ragic 的开放性对谷慕慕来说也是一大优势。由于日常工作需要同时使用电商平台、仓库、客服软件、行销系统与 BI 工具等多种工具，Ragic 开放 API 串接的特性，让它可以在这些工具中扮演一个信息中枢的角色。

“这就是为什么你会发现我选择的系统，像 Ragic，其实都是比较开放式的系统，它可以让你自己写一些程序去串 API，好处可以将不同平台的信息做比对、分析”

那么，目前谷慕慕用 Ragic 管理哪些工作流程呢？以下就来介绍他们的几个主要应用：

1. 统合多通路库存数字 判断更精准

竺佳庆回忆，过去他们用 Google Sheets 管理库存，流程几乎全靠人工：“一个人打开第三方仓库的库存页面，另一个人打开 Google Sheets，就开始这边念这边 Key。”这样的人工处理常有个问题，就是一忙起来就可能忘记更新库存。

由于更新库存跟需要掌握库存的人不同，若信息未能及时同步，便容易发生超卖或无法出货的情况。过去就发生过遇到 1111 这种大檔期，全公司忙着客服和出货，负责更新库存数字的同仁可能一两个礼拜都没更新，前端业务还在推入活动却不知道早已缺货，导致订单进来后完全无法出货。

另外，因为备货期长，采购也必须掌握库存数字，来决定下单时机。过去也曾发生过库存数据没更新，采购误以为库存充足，后来才发现快没有货了，这时要订货就来不及了。

导入 Ragic 后，他们一开始是以手动汇入的方式，将自家官网、各大电商平台和实体通路的库存数据汇入到 Ragic。由于要统整多个通路和仓库的库存数字，包含自家的 WACA 官网、MOMO、宝雅、康是美、第三方仓库等，每个平台的数据格式都不一样，Ragic 弹性的汇入格式大幅减少了数据集成上的困难。

他说，Ragic 可以保存汇入范本，指定每个字段对应的格式，只要设置好范本，负责的人员只要照着上载即可。以他们需要汇入的 5 个平台为例，各平台负责人每天花个 20 分钟就能完成，比起以前手动 key in，真的省时又方便。

进阶：自动化同步部分数据 省下手动汇入时间

虽然用范本汇入已经比以往省时许多，但毕竟还是人工操作，难免还是会遇到员工请假或汇入时间不固定，导致想查库存时查不到最新数字。为了解决这个问题，他自行编写 API，设置每天早上七点自动抓取库存数字并同步至 Ragic，确保无论何时要查前一天的库存数字，都能获取最新纪录。

由于谷慕慕需要同步多个通路的库存数字，但并非所有通路都开放 API 串接，Ragic 的弹性让他们能以多种方式集成各通路数据：有 API 的能直接串接，没有的则可透过自动化平台 Power Automate 和 Apps Script 将数据写回 Ragic。其他无法自动化的，则仍能够以手动汇入处理。

“很多原本很手工的东西，可以慢慢变成自动化。”竺佳庆说，“例如更新库存，在有系统的情况下，就可以运用一些方式自动化处理，而不用人工去处理这些行政操作。”他补充，以前人工处理的最大问题就是“容易忘记”，尤其工作一忙的时候，库存数字就会像迷雾一样，没有人知道现在还有多少库存。现在虽然库存不是实时更新，而是一天一次，但至少不会像过去一样，有时一个礼拜都没更新；即使早上看到的是昨天下午的库存，落差也不会太大。

2. 统合商品信息 再也不怕过时错误

过去他们用 Google Sheets 管理产品信息，表格常常东一张西一张，别的部门都不知道哪份是最新信息。导入 Ragic 后，他们把所有的产品数据都集中用 Ragic 管理，因此不同部门的员工看到的都是同一份数据，如果有更新也能实时同步，不用再担心版本混乱的问题。

竺佳庆分享，由于还是有部分员工习惯在 Google Sheets 看数据，因此他利用 Ragic 的 SQL 数据库同步功能，把数据同步到 MySQL，再透过 Apps Script 抓回 Google Sheets，让习惯 Google Sheets 的同仁可以浏览。但若要创建或编辑数据，则会要求大家统一在 Ragic 上操作，才能真正确保数据同步。

3. 统合订单库存信息 CRM 归纳更容易

对谷慕慕来说，Ragic 在 CRM 的面向上，扮演着汇整信息的信息中枢，并且提供信息来源给进阶应用来串接，而这些主要体现在以下的应用上：

(1) 集成客户订单信息 跟踪是否是初次购买

谷慕慕过去曾使用套装 CRM 系统，但因无法做一些进阶的查询方式，例如查询曾经购买过某类产品的会员或者某个会员曾经跨订单买过哪些东西，因此后来他们改用能弹性汇入、支持 WACA 表单格式的 Ragic。竺佳庆说：“除了汇入之外，我还想要比对出这个客人曾经买过什么、是回购还是初次购买。这些东西就是有些平台有做、有些平台没做，较难有完美的系统，且电商活动日新月异一般平台不一定更新那么快可以跟上。”

现在，他们把 WACA 的订单与会员信息全部汇入 Ragic，在会员表单中就能透过参照子表格，显示过去购买纪录，并且能用公式计算首次购买日期、最近购买日期、平均购买间隔、消费总额等信息。

在 WACA 订单表单里，也能透过公式和链接到会员表单，直接比对消费者是否已经是会员，便能判断每张订单属于“首购”还是“回购”。

(2) 串接外部系统：报表分析、数字报纸发送、绑定 LINE 会员

除了汇总订单和会员数据之外，Ragic 也让谷慕慕能轻松与其他系统串接，进一步扩展 CRM 的应用深度。以报表分析为例，他们经常使用 Google Looker Studio 与 Power BI 做报表分析，但由于数据量庞大，若直接串接效率不佳，因此会先将数据同步到 MySQL，再由 BI 工具进行分析。Ragic 的同步到 MySQL 功能便大幅简化了这个过程，让数据在不同系统间流转更顺畅。

在会员行销上，他们同样运用 Ragic 串接 MySQL，将订单和会员数据同步到 MySQL 后，再进行精准分众。举例来说，若要加锁过去三个月曾购买 A、B、C 商品的会员，就能先在 MySQL 筛选出名单，再串接他们用的数字报纸平台“电子豹”发送数字报纸。竺佳庆甚至自行开发查询系统，直接从 MySQL 捞取符合条件的会员，再自动汇入数字报纸平台，大幅节省人工整理名单的时间。

更进一步，他们也能透过串接，将会员数据与 LINE 帐号进行绑定。竺佳庆说，他们使用的 LINE 行销工具可以透过 API 串接 Ragic。可以在数字报纸链接中带入会员编号，当会员点击后，可以把会员编号与 LINE UID 写入 Ragic，完成双向绑定。

“例如说我要比对到这个人的 LINE 的 ID 是什么，因为 LINE 是一个系统，会员是一个系统，然后会员的订单也是一个系统，如果你是用其他系统就很难做到这些事情。”

(3) 集成外部客服系统 管理退换货进度

另外，过去谷慕慕在退换货管理上缺乏跟踪机制，经常发生退货没寄出的问题。也因此他们现在用的客服平台 Zendesk 可以生成工单，来跟踪退换货流程，像是退货到底退了没、给了退货单了吗、客户有没有收到等等。

而具体的退换货内容，会由他们的客服团队将退换货需求记录在 Ragic 的 CRM 表单上，再由内部团队处理后端手续。这张表单不仅可以链接订单，看是哪张订单需要退换货之外，也能带入会员的相关信息，还能填写 Zendesk 工单的网址，以利退换货进度的跟踪。

其他应用：串接 n8n 打造自动化流程

竺佳庆认为， Ragic 和 n8n 的串接，大幅降低了很多要用程序将数据写入 Ragic 的门槛，让许多任务作流程可以快速自动化。像他们最近就停用了名片系统，改由 Ragic 搭配 n8n 打造专属的名片管理系统。此外，他们也设计了一个自动化流程，可以在邮箱收到 Facebook 和 Google 的广告帐单时，n8n 会自动将数据带入 Ragic，创建一张请款单，完全省去人工输入的时间。

AI 自学写程序 低成本打造自动化流程

竺佳庆提到，最近一两年 AI 兴起后，他才开始用 AI 来编写自动化流程和用 API 和其他系统串接。以前刚开始用 Ragic 时，没有 AI，写程序必须外包给工程师，随便写一下就可能花上好几万元。他认为现在利用 AI，成本低得多。

当被问到对于不会写程序的人，是否也能透过 AI 学会写 Code 来完成这些串接，他表示一些简单的串接现在都可以做到。他认为关键在于给 AI 的指令要够清楚，例如表单是什么网址、字段如何对应等，只要规格说明定义清楚，想要生成出什么结果说明清楚，AI 产出的程序代码基本上就可以初步达成需求。

他也补充说，即使完全不写程序，Ragic 的内置的功能也可以满足七、八成的需求。只是由于他们有许多需要比对的数据，为了达成特定功能，需要建很多字段互相比对、公式重新计算。但只要逻辑想得出来，几乎所有需求基本都能达成。