企业电子化的专家 Ragic 教你如何利用各种软件、
云服务让公司快速升级!
加入 Ragic 企业电子化的行列!
云工作术
各类应用演示
案例故事
逃离恶梦
关于 Ragic
云数据库
博客
关于Ragic
云工作术
各类应用演示
案例故事
逃离恶梦
关于 Ragic
云工作提案
表格技巧
数码新鲜事
3C小学堂
免费范本
产业应用
理财
健康
职场 / 生活
制造业
服务业
农林渔牧
工程地产
政府 NGO
Ragic 职涯故事
逃离 Excel 灾难
告别 ERP 恶梦
电子化迷思破解
我们的故事
Ragic教学
社群与客服
公告

Ragic 职涯故事:李沛勋 Bill,因为 Ragic 找到自己喜欢的工作

作者:Jaykee Chou

你有遇过那种大家公认的计算机高手、软件达人、或 Excel 小天才吗(或者你自己就是)?

可能从没读过信息、资管相关科系,大学念的可能就是文组,但新软件都学得好快,或许对 IFTTT、Notion、Trello、ClickUp 这类工具如数家珍,也或许是任何事情都能做成超精美 Google Sheets、Excel 公式超强、总是可以把数据统整得井井有条……

这类“信息小天才”,在职场上很吃香,我们会想像这份能力,能为他既有的工作加分。不过,如果只是软件产品爱好者、Excel 重度用户,感觉上比较像能帮我解决表格问题的“强者我同事”,要直接大变身,变成某家公司的专职 IT、MIS、工程师……好像还是有点落差。

不过,我们最近就听到了这样的故事:一个不会写程序、对计算机工具很有兴趣、刚毕业几年的年轻人,遇上 Ragic 这样的 No Code 开发工具,进而变成公司专职 IT ,一肩扛起公司系统升级任务的故事。来看看吧!

大学时期:毕筹会财务签核需求让他认识 Ragic

虽然读传播科系,但 Bill 很早就发现自己对于信息管理很感兴趣,在大学时期修过几堂课,有自己的一套信息处理概念、逻辑,要在 Google 电子表格、Excel 上设计出各种复杂的公式也难不倒他。

Bill 在毕业前负责系上毕筹会的财务计算,利用他擅长的 Google 电子表格设计公式、串接表单,让对帐的过程能够更顺利。不过有个 Google 没法解决的问题,有点困扰:很多时候毕筹会讨论好预算,确定要支出款项的时候,会有原先默不出声的同学们退出来说“我不同意支出这笔钱”。

这也是他认识 Ragic 的契机——Ragic 是市面上少数免费版就具备签核功能、轻量使用也很轻松的表单工具。用了 Ragic 每一笔支出在表单上都必须经由同学们主动单击下同意或拒绝签核,系统上也会有明文记录,自然就能大大减少后续可能发生的争议。

第一份工作:Ragic 变成个人职场省时利器

Bill 在毕业之后找到了一份与学历专业相关的工作——为公家机关编写文案与图卡设计的社群企划网编。

机关内部会有一套帖子审查的 SOP 必须遵循,举例来说:为了确保政策宣导信息传递的正确性,完成的图文都须经打印件方式上呈。在运行的过程中,上呈的流程跟关卡可能会异动,有时一篇帖子最多需要经过七个人的审核。

为了配合单元的打印件格式,Bill 会从自己习惯使用的 Google 电子表格把帖子内容拷贝、再贴到指定的标准 Word 审查表格式,稍加排版再打印出来上呈。但凡内容需要修改,也就必须重复一次“在 Google 电子表格修改帖子 → 贴到 Word 排版”的过程,再重新打印输出来上呈。

随着修改的可能性增加,一则帖子花费往返查找数据、拷贝贴上的时间也越来越多,他想到了 Ragic 的归并打印可以解决他的烦恼:“假如今天帖子要修改,就到 Ragic 上面编辑,改完之后就直接引出归并打印,就不需要再做多余的步骤。”省去了慢慢在 Google 电子表格上找数据,再反覆手动贴到 Word 的过程。

某次,专案中加入两位外聘的专业社群顾问,也需要参与审查的签核流程。但是,外聘顾问并不是公司内部的人,该如何将他们的意见、签名放在打印件文档上?实际上有很多困难需要解决:“要邮寄?或亲自送过去?用 PDF 签名对一般用户而言又太过麻烦,而且又有两位顾问,签名该怎么集成在同一份打印件上?”

这个时候,Ragic 的签核功能就派上用场了。只要将顾问们的 E-mail 设为签核关卡、发起签核,寄送写好的帖子数据给他们,并以邮箱打开签准,就能填写意见、签名。表单上只要加入签核公式字段,并套用归并打印,就能在打印件文档上呈现来自外部顾问的意见与签字了。

不改变单元既有的 SOP,Ragic 也可以完美适应流程变动!

Bill 说:“我无法改变单元既有的打印件需求、很难让签核流程全部电子化,但是我能让 Ragic 符合既有的 SOP 标准流程,让我自己工作上方便。”

在 Ragic 修改设计并不是什么麻烦的大工程,只要简单拖拉字段、单击下保存设计就能随心所欲调整表单,就算常常更改流程也不怕:“毕竟标案内容的异动性与弹性都很高、需要留意的事项也会越来越多,该如何达成单元的需求、又要确保不搞砸,就一定要有一个好的工具来协助自己。”

搭配 Ragic 改善工作流程后,只要写完帖子就可以一秒开始送审,不需要再把时间浪费在找数据、改帖子跟排版:“节省下来的时间就可以去处理更有意义的事了。”

第二份工作退出舒适圈,变身信息人员

结束社群网编的工作之后,Bill 来到了一间成立了 30 年、客制化生产团体服的公司——衣的艺术。

Bill 被编入公司的信息部,而他的职责就是一个人建置适合公司 130 人使用的系统。对于这个最终目标,他主动提供给公司的第一阶段目标是: 2 个月上线报价系统、2 年内完成所有系统。

找了 20 年的系统,靠 Ragic 成功迈出第一步

据 Bill 所述,公司成立已经 30 年了,其中却有 20 几年都在查找一份适合内部流程的系统,但找了众多厂商 Demo ,就发现各家 ERP 完全无法符合公司的需求,就算要请厂商客制化开发,也很难找到有人愿意接下他们的案子。

举例来说,Bill 处理的第一个需求——将报价单从 Excel 转换成系统,就有让人伤脑筋的复杂规格说明。

使用 Excel 报价单:价格更新不同步、人工比对常出错

在处理定价时,会先由总公司定期随着原物料的浮动调整各项制造项目的价格。调整完毕后,再将定价的 Excel 文件发给旗下的门市、再打印成打印件。

对于这种不同步的更新方式,Bill 提到曾经发生的实际情况:总公司更新定价之后,门市没有及时更新打印件,等到发现定价本缺了某些项目之后,才发现正在用的是好几个月前的版本。

而每个门市收到定价之后,会让设计师以人工比对的方式查询价格、输入数据,这也生成了“人工错误”的风险——只要时间一长、工作量一大,稍微闪神,就难免会发生错误的情形。

用 Ragic 设计报价系统:定价自动同步、点击自动带入价格超方便

将报价系统搬到 Ragic 之后,得益于云数据库的特性,总公司只要在数据库更新定价,旗下所有门市都能在表单上“无缝接轨”,用新的定价制作报价单。这样一来,总公司就省去发送 Excel 定价本的步骤,更不用担心门市没有及时更新、用到旧定价的状况。

另一方面,透过链接与加载,设计师也不再需要手动输入价格。透过动态筛选来选择制造方式,让设计师省去翻找 500 多项的定价的时间,也不用再人工计算,直接由系统算出正确的单价。这样一来,大大减少设计师计算疏忽的可能性,也进一步提升专业性。

不过,这样的转换过程也不是一帆风顺的,对于设计师来说,要从相对自由、随时可以调整报价,方便给客户一些弹性的 Excel,转换到相对标准、SOP 化的“系统”,当然也会有一些意见、疑虑。

会不会不够自由、操作会不会很复杂……这些转换到系统时常见的疑虑,也不免俗地让 Bill 在建置系统的初期遇到一些阻碍。

LINE 群组积极沟通,克服导入难关

实际上,因为 Ragic 并不是一个非常“硬性”的系统,要修改表单的设计十分容易,耗时也不用个几分钟,再加上 Bill 也考量到跟用户有所互动才能更快速创建一个值得信任、好用的系统。因此,他决定直接创建一个 LINE 群组,选择用更密集的步调,与用户一来一往交流意见。

为了促进使用率,首先应用他的专业制作了一系列图卡,说明 Ragic 的导入与基本操作,再将这些信息发到群组:

累积了一定的使用率,收到用户回馈之后,Bill 会根据这些意见调整表单的细部设置,并依据调整的内容,制作图卡、发布更新日志,来让同仁都能快速吸收信息。

举例来说,门市很常有“单价试算改数量”的需求:向客户提供不同数量的商品报价,让客户决定是否用更优惠的价格多做几件衣服。在过去,设计师可以直接拷贝 Excel 檔,直接更改里面的价格,但到了 Ragic,用户需要每一个数量都重新链接与加载,反而会觉得不顺手。

为了避免错误报价,Bill 最终加上了条件式格式输入检查的设计,在编辑数据时如果发现错误的件数,就会以红底的方式警示需要修改,也要排调试误之后,系统才会许可保存。

这种实时、敏捷的系统开发,也曾经招致一些疑问:“没有 IT、软件开发会创一个群组的,都是每个月开一次会、提出需求然后一次改……”

然而,对于 Bill 与 Ragic 来说,这些所谓的“需求”其实都是短时间之内就可以改完的小问题。像是后续有设计师反应,希望系统能再提供一些弹性,例如:希望某个商品价格能有一些浮动的空间,Bill 就透过条件判断解锁单价字段,加上一个数值字段做加减,来让用户直接在最终金额做调整。

这些大量、却简单的繁琐细节不需要累积在一个月、一度的例会中慢慢解决,而是随时提出并马上修改设计,让系统与公司内部的用户能在短短两个月内步上正轨。直到现在,Bill 还是会时刻关注公司内部用户的回馈,针对需求实时调整适当的设计。

随着这样的策略,Bill 能感觉到公司内部对于 Ragic 的态度变得更积极:“只要可以满足用户的需求,同仁也可以越来越理解为什么需要做某些的限制与要求,也会更乐于主动提出系统的建议。”

恶补网络上的课程是设计系统的独门秘诀!

看完 Bill 展示报价系统之后,我们很好奇的是:他并没有实际接触过各部门的工作,像是这种报价单,或是将在下一阶段上线的 CRM 的分配、样式,他是如何进行设计的呢?有问过相关部门的人员吗?

“其实一部分是照着公司既有的模式设计,先满足他们现有的需求,再去看其他现成的模板、系统有什么样的字段。”Bill 接着说:“可能问了相关同仁,他们也没办法直接讲出一个标准,因为过去并没有制定明确的 SOP。”

对于这种“大家心目中都没有什么最佳流程”的情况,Bill 的第一步往往都是先把公司目前设计好的 Excel 表、打印件单拿出来看,先把主要需求做好,后续再慢慢最优化。开始最优化时,独门秘诀就是上网恶补各种系统的视频、教学课程。“上 YouTube 看看不同产业跟需求的系统长得怎么样,大概会有什么样的功能。毕竟我也不是信息的人,没看过其他 ERP 或 CRM 长什么样子,也没有用过,但背后的逻辑都是一样的,就是表单、就是数据库,所以透过这种方式去了解。”

踏入专业领域,重点在于如何解决需求,而非背景经历

除了职涯历程之外,我们同样也非常好奇 Bill 成为 IT(信息技术人员)之后的一些个人经验与心得,因为我们通常也会把 IT 视为一种很会写程序、很高深莫测的职位、部门,但面对 Bill 这样“非典型”的 IT,我们也很好奇,突然跨入一个大家印象中需要一定门槛的领域,周遭的人们有没有感到惊喜或疑惑?

Bill 说,现在的职场上,大家其实不太在意你的“方法”,只要能够弄出一套系统,而且系统能够达成期望的效果跟目的,就不太会有人质疑你的能力,不会单独以“是否会写程序”这点来评断。

这段话不仅仅是 Bill 个人的经验,也与衣的艺术在查找系统时的经验相符:面对复杂的问题与需求,遍地找不到适合的系统商时,Bill 与他熟悉的 Ragic 确实就是一个适合的方法,只要能达成这个目的,Bill 当然也是一名合格的 IT。

看过 Bill 设计的报价系统,以及他描述公司同仁对 Ragic 的兴趣提升不少,我们也相信衣的艺术进一步转型、全面电子化的日子指日可待。

博客背后使用 Ragic! : 最强大的 No Code 企业电子化工具
    把数据放在Excel上不只是拖累团队的行政效率,他也很容易出错并且无法进行任何内控。
    当您的团队成长时,使用Excel管理数据就会越来越痛苦。
    创建你们的第一个云数据库!

    马上登记
    免费试用 Ragic!

    用 Google 帐号登记

    立即科技 Ragic, Inc.
    02-7728-8692
    info@ragic.com
    台北市中正区南昌路二段81号9楼
    用户条款 | 隐私权政策