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聊聊信息系统采购:“一次买断”真的比“每年/每月订阅”更能控制成本吗?

作者:Maurice Lee

每隔一阵子(或许几个礼拜、或许几个月),总会遇到客户来问我们:“Ragic 有没有买断的版本?”我们回答“没有”后,偶尔还会有不死心的客户挣扎着说:“能买断的话就更好了 …”

这样的心情好像可以理解:即使现在云、订阅制的企业用 SaaS 很普及,还是有很多公司在采购企业软件时,觉得“买断比较安心,一次付清比较能掌控成本”,觉得每年或每月付费的订阅制软件要不断租用下去,要付的费用没有尽头,很没安全感。

不过 … 买断制的企业软件真的是“一次付清、成本完全掌控”吗?

其实,只要是熟悉信息采购的人就会知道,信息系统导入后,除了付清导入费用,后续“签 MA”、每年另外付出一笔 MA 费用,往往也是不可免的关卡。

“MA”指的是信息系统的维护合约(Maintenance Agreement),通常订为授权费的 15%-20% 左右,每年付费,服务内容包括后续的客服支持、问题修复、疑难解答、版本升级等。签下去,其实也等于是要“每年订阅”厂商的后续软件维护服务,和“订阅制”其实相差无几。

以 500 万的信息系统导入来说,很多时候维护年约是 50 万起跳。我们也听过授权费 2,000 万的系统,维护年约要 300、400 万的。签了 MA,系统使用 10 年后,维护费用其实就等于当初导入的费用了,并不如想像中“一次付清”“容易掌控”。

你或许会想,如果不签维护合约,就没有后续费用了吧?确实有些企业会选择这种方式。

但是,信息系统其实是个需要随着时间更新的东西,也会需要因应新的使用模式、排查问题。不签 MA,可能约一年的保固期过了之后,平常有问题、遇到 bug ,都得另外一次付费,才能寻求厂商支持、维修;问题通常不容易一次解决,多次叫修,累积的费用也相当可观;软件也无法更新到最新版本。都花了钱买系统,难道希望用了几年就卡关动不了吗?衡量之下,业界人士通常都还是建议签维护合约,算是买个必要的保险。

相比之下,以订阅制付费的企业软件,虽然看似长期累积的成本不少,但你所支付的订阅费用不仅包含了软件使用权,也已经包括厂商的支持服务以及软件更新。

厘清了“买断制”未必等于“一次付清”,反而更像初始成本较高的“另类订阅制”之后,我们再来看看云订阅制额外的优点。

首先,订阅制比较有弹性。除了初始成本较低、负担较轻,有需要时,你更可以随时中断订阅、停止扣款,甚至调整使用人数。相较之下,如果买断软件后才发现不适用,最初支付的大额费用通常难以退款。因此,在这方面,订阅制提供了更灵活的选择。

第二,订阅制初始费用不高,厂商一开始就默认和客户是长期关系,产品长期发展得好、订户才会持续掏钱订阅。这样的模式其实是把客户跟厂商的利益绑在一起,大家才能在同一条船上共同努力。

有些人对订阅制的担心是:如果厂商提高订阅费用,是不是就得被绑住、得依照调涨的新价格付费?关于这点,我们建议你与其担心,不如在采购前跟业务 / 客服确认一下这部分的政策。

以 Ragic 来说,我们一直以来都是保证:万一未来价格调涨,现有的用户仍然可以依照旧价格续约,不受价格波动的影响。所以如果你是 Ragic 客户,完全可以省下这层担心!

当然,每家公司的需求和使用人数都不尽相同、通常有多方面考量,选择“买断制”还是“订阅制”,还是应该依据企业的具体状况来决定。我们这篇文章要做的,只是协助提供更完整的视角,让你有充足信息做决策。

如果你已经考虑使用 Ragic,但不确定该选择哪个方案,也可以参阅“一张图搞懂 Ragic 方案怎么选”这篇文章,找到最适合你的解决方案!

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