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逃离恶梦
关于 Ragic
在制造业、厂房的工作流程里，一件产品的产出常会经过多个步骤、站点，例如一笔订单会经历接单、安排产线、实际生产到出货等流程。然而，每个步骤又有各自要记录的内容，例如在产在线要特别注记安排生产的日期与数量、负责物流的人员则需要记录出货的日期与编号等等。
这个时候，常被拿来作为信息系统的 Excel 反而会因为排版、运作模式的问题，导致信息只能散落在不同的表格，让跟踪订单变得很不容易，生成需要人力沟通来补足的“信息断点”。
我们的合作伙伴——屏科大工管系的何老师曾经为了辅助一间印花厂改善厂内运作，耗时整整 6 个月才藉由 Excel 结合 VBA 设计出一套堪用的信息系统，但决定改用 Ragic 从零开始后，只用了 2 个小时就完成了整套系统的设计，解决过往信息断点的问题，并得以提升整体效率。让我们看看这间印花厂到底遇到了什么样的问题，何老师又使用了 Ragic 的哪些功能帮助印花厂解决信息断点，改善运作效率吧！
印花厂主要的业务是将指定的图案以网版印刷的方式，印在衣服各部位的布料上。
流程上，印花厂需要在接收订单后马上制作此次图案需要的网版，并且确保来自上游的衣服切片入库以后，可以尽快安排印制日期、产线，最后在机器上完成生产与质量检查后，交由物流出货给下游的客户。
整套流程可以分成七个站点，分别是：
1. 业务创建订单
2. 研发制作印花网版、计算印刷需时
3. 上游裁片入库
4. 根据机器数量安排产线
5. 制造生产
6. 质量检查
7. 出货
图片来源：何老师教学视频
由于有来自上下游的时间压力，因此印花厂也希望在第三个步骤：裁片入库之后，可以在 7 天内完成后续的所有步骤并出货。
工厂原先使用 Excel 作为信息系统，如果把一笔订单的所有信息都集中在同一张表内，人员反而会不好取得自己需要的信息，因此印花厂选择让各站点都使用独立的工作表来记录信息。
但又因为这样的决定，导致站点之间没有办法同步更新订单的状况，需要仰赖人力的沟通：业务在接收订单之后需要主动告知研发准备制版；裁片入库之后，又仰赖生产管理的人员主动了解订单的进度，才能开始安排产线。
这种工作表各自为政的情况很容易在订单要过渡到下一个站点时发生漏看、漏输入最后订单“行踪成谜”的状况，是“信息断点”的主要成因。
再加上 Excel 本身以列表显示的排版也比较适合简短的信息，所以站点之间能够记录的信息有限，必须做出一定程度的取舍，生成出现信息落差的隐忧。
这些需要额外人力与时间成本来补足的“信息断点”与“信息落差”对于需要 7 天内出货、被时间追着跑的印花厂来说，又显得更加窘迫、棘手，更不用提 Excel 还有读时间随着数据量而越来越长、修改数据时必须排队以避免冲突等等问题。
针对印花厂的困境，Ragic 不仅必须解决主要的信息断点问题，还得针对可能额外消耗时间的流程进行改善，具体而言有哪些功能可以帮上忙、可以怎么进行设计呢？
在了解印花厂的流程与处境之后，何老师透过多版本工作表的设计，轻松就解决了“数据不连贯导致信息断点”这个最让印花厂头痛的问题：
藉由设计多版本工作表，数据就能在各个版本的表单中连动。只需要在其中一张表单创建数据，其他版本的表单也会显示这笔数据，但各个表单的设计又能针对需求个别修改、调整，让每个表单只显示该站点需要的信息。
例如“订单总表”与“裁片入库”两张表单都有共通且连动的订单编号、订单日期等字段，但订单价格与负责人只显示在“订单总表”，而裁片到库的日期与数量只会显示在“裁片入库”表单：
使用多版本工作表之后，业务只需要在 Ragic 上创建一次数据，就能让后续站点的人员们在自己的表单里看到这笔订单，而不需要像往常一样透过人力互相告知了。
又因为每个站点的表单都只会显示需要的信息，所以人员在数据共通的情况下，也不会被不相关的信息混淆，省去额外沟通、厘清的时间成本。
印花厂的研发制版流程往往需要附上比较多的图片与说明，这类的信息在 Excel 上不易排版，如果直接省略不记录的话，又会增加生成信息落差、断点的风险。
针对这个问题，Ragic 的另一大优势就是每一笔数据都分为列表页面与表单页面两种检视模式。在列表页面当中，数据的呈现方式就像 Excel，用户可以一次浏览多个订单的简要信息：
而一笔订单的印刷图案为何、有什么特殊要求、备注等等偏向描述性、在 Excel 上较难记录的内容，在 Ragic 中都可以藉由表单页面完整记录下来：
这种能够将数据有序地纳入系统内的优势，就能让原先不适合用 Excel 登记的步骤、内容也可以被记录在表单上，让信息显示得更完整的同时保留易读性，更有助于减少需要额外沟通的情况：
由于原先的表单无法有效地记录各个产线什么时候有工作、什么时候又有空檔能够安排，因此生产管理、安排产线的人员也常常需要花费时间不断地来回确认过去的订单，才能够接续排完剩余的生产进度。
如果没有仔细查看过去的订单的话，就很可能发生某条产线空转，又或者是同一天排了过量的订单，互相冲突而不知道该先做哪一笔的情况：
由于排程日期都是依附在数据底下的子表格，因此需要先从子表格生成新表单，把子表格里的每一列内容都变为独立的一笔数据：
最后再藉由报表功能生成数据透视表，就能让所有排程状况都显示在同一张报表上，不用再回头翻找其他数据，对于排程人员来说会方便许多，例如根据下图的报表，我们就能发现在 2022 年 3 月 13 日当天，其实只有产线 3 有安排生产，那么在安排工作量时，其实可以将订单优先分配到其他产在线：
除了表单设计带来的便利之外，Ragic 还有几个天生的优点：由于 Ragic 是云系统，因此用户只要保持联机，就能够随时随地登录数据库查看并修改数据，不需要再像过往使用 Excel 时，每一次打开文件都要经过长时间的读。
另外，数据库体系结构也能让用户不需要等待上一个人编辑完、关闭文件之后才能轮到自己编辑，而是每一位用户都能同时登录到数据库中修改各自的数据，加快数据交换的效率。
省去了传统文件需要读、排队编辑数据而耗时的问题，印花厂也能省下不少琐碎的时间。
藉由几个简单的功能进行表单设计之后，印花厂就从过去大量仰赖人力沟通的模式，变得只要业务建一次单，后续各流程人员就能直接经由信息系统马上跟上订单进度、迅速取得有效信息。
少掉人员之间互相确认的过程，厂内的时间管理也能有所改善，让订单从接收到出货之间的时间安排可以更有余裕，运作起来也就不那么手忙脚乱了。
何老师在信息系统创建完成之后，也特别录制了一段视频，演示自己设计的信息系统如何运作。如果你对于何老师设计系统、实际运作的细节感兴趣，可以再点击这里查看视频！
