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社区管理交给Ragic,地方的社区秘书不用哭

作者:Angie Wang

身为社区秘书/总干事,想要好好管理社区事务,公司/管委会却没有预算购买高上大的管理系统,每天只能跟各种文件夹和申请单奋斗吗?莫惊慌莫害怕,小资秘书/总干事的救星,Ragic 社区管理模块上线啰!只要拥有网络跟一台计算机,你也可以成为神级社区秘书。

在开始之前:登记你的Ragic数据库

对于还没有Ragic帐号的朋友们,可以直接点此链接下载社区管理模块,或者在我们的主页向下滑动,并在应用商店介绍区块中,选择组合餐中的社区管理来下载使用。下载后,Ragic会自动帮你创建一个包含该模块的帐号,Ragic在取得你的同意前不会要求付任何使用费用,请不用担心。

下载完成后,就跟着网编一步步创建社区管理数据库,轻松上手,管理的优雅又惬意。

第一步:输入社区基本信息

管理社区,最优先级就是知道社区里住了什么人、拥有什么公设。因此,第一步骤,就是将这些信息输入至系统中。

户号信息

在这个页面面中,你必须输入大楼门牌号码以及住户信息等等,输入简易信息后,归并地址字段会自动生成一个专属的户号名称。须特别留意的是,如果希望在住户大会时可以直接打印出所有权名册,就一定要在住户类别中填写所有人唷!

住户详细信息

当你在户号信息中输入住户信息后,这个页面面就会自动生成对应的信息啰!这张表单的作用,在于帮你记住该住户的眉眉角角信息,例如周末不在不能收包裹、挂号信转丢几号等信息。

公共设施清单

完成住户的信息后,接着就是要输入公共设施清单。因为这些输入的信息在后续报修以及场地租借都会使用,因此建议您越详细越好啰!

如果该公共设施是可以租借的公设,那么您必须要填写每小时租借费用以及目前是否开放等信息供后续场地租借单使用。另外,报修纪录的表格目前是不会显示数据的,后续会再另外做说明。

厂商信息

这一步,是需要输入社区的厂商名单。一般社区中,举凡电机维修、清洁维护等服务都会有经常合作的厂商,因此建议在这个页面面中登录统一管理。

第二步:轻松管理社区

公告系统

社区中经常会有大小事情需要公告,每次都要打开Word檔修修改改吗?这时候公告系统就派上用场啦!

只要打开公告系统页面面,选择公告类别(点选新增选项,就可以输入新的选项)并输入这次要公告的事项,再点选工具菜单中的友善打印,就可以轻松产出公告信息啰!如果社区追求精美的公告样式(例如加上管委会联络电话、社区图样等等),你也可以参阅归并打印的功能,轻松设计公告版面。

场地租借单

场地租借单帮你集中管理公设使用状况,再也不用一个场地一本文件夹的管理啦!打开场地租借单,点选红色的新增单击钮就会打开新增场地租借单的页面面。选择住户欲租借的场地(此为第一步骤中所输入的可租借公设唷!)就会自动带出场地费用啰。

接着输入租借日期以及租借时段,系统就会自动帮你计算应缴费用。下方的租借人字段,则是与第一步骤中所输入的住户信息链接,你可以直接选择租借的住户名称。如因社区规范需要有签名确认的流程,点选签名字段即可输入。如有客户申请租借后临时决定撤销,只要将类别从有效更改为撤销即可。

如住户来询问某段时间的场地是否可租借时,只要打开报表页面签下的场地租借报表,并输入想要租借的日期以及场地,所有可租借时段一目瞭然。

关于租借时段选项的提醒事项

租借时段建议是以场地费用为单元。例如网编的温水泳游池,场地费用是一小时$150。那么租借时段就应该以一小时为单元唷!因此,假设社区的租借费用是一个半小时计算,那么租借时段就应该以一个半小时为单元。

另外,如果社区需要产出每月个公设的收益,你可以参阅使用我们的报表功能

代收代付单

“不好意思我今天会有付费签收包裹,我先把钱放在这边”

“我这个水饺帮我交给B栋的黄阿姨”

除了一般行政服务外,社区秘书通常也兼任代收代付的全能服务,但是可能包裹今天没有寄到,或者黄阿姨今天没来柜台,交接的时候还要仔仔细细交代一遍。现在有了代收代付单,系统直接帮你记录尚未完成的代收代付事项。

如同前述几张订单的简单操作,只要选择单别并在委托人字段中选取委托的住户即可。

下方的处理信息,则是供秘书们纪录处理状况以及完成的时间。

公共设施报修单

外墙脱落、游泳池年度保养,社区公共设施总是有缺损或是需要维修的时候。你可以打开公共设施报修单,进入页面面后,只要选择欲报修的公共设施(此为第一步骤中所新增的数据唷!),并输入损坏说明,即可成立报修单。如果有指定厂商的话,也可以点选负责厂商,来从厂商名单中选择合适的厂商。

如厂商使用电邮联系,可以参阅使用用 E-mail 寄出这笔数据的功能。负责厂商完成修缮后,再将处理状态改为已修缮完毕即可。同样的,如果需要修复厂商签名确认修缮报告,也可以使用默认的签名字段。

挂号包裹收发

刷条形码堆包裹,网编知道这是每个秘书早上都要忙碌的例行公事,透过电子化的管理,就可以节省许多手动输入的时间唷。打开挂号包裹收发后,你必须要选择邮件类型,像是挂号、双挂号、包裹等等。选择双挂号时,因为必须通知住户,所以会新增一个是否通知字段。而选择包裹时,则会出现包裹存放位置,避免在网购旺季或是逢年过节的时候收了一堆子包裹,住户取件时东翻西找的困扰。

另外,下方灰色的部分,是当您选择收件人后会自动退出的信息,其中包含在住户详细信息中所填写的邮件相关备注,是不是很贴心呢~!在领取人的部分,系统自动抓取同户号的人,不管是爸爸妈妈兄弟姊妹代领都没问题,领取后可以在下方签收字段进行手写签收。

管理缴费单

除了收发邮件外,是否每到了月初,就要开始统计管理费付费状况呢?当收到住户的缴费时,只要新增一笔数据,填入实际缴费户号,就可以顺利登录啰。

若想要查看当历史缴费记录,可以使用报表页面签下的管理费缴费记录表,输入月份区间后,即可看到各户号历史缴费记录。

量身打造专属社区系统

表单优先度任你调整

你可以在表单名称上方单击右键,并选择重新排序,就可以将最常使用的表单移至上方啰!

输入我最快

想要提升管理包裹的效率以及各式签收效率,网编建议社区可以入手小规模手写板或是条形码机,立马事半功倍。

对社区管理模块有任何建议吗?欢迎来信至support@ragic.com讨论!

标签: 行政, 免费

归类: 各类应用演示, 免费范本

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