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案例分享:林务局用 Ragic 解放琐事

作者:Lillian Huang

 组织名称  农委会林务局
 组织类型  政府组织
 使用方案  专业版
 应用类型  专案进度控管、数据清理
 常用功能  链接与加载、报表、Excel汇入
 使用频率  每天
 最满意 Ragic:  

表单链接方便、一键产出统计报表、省时间

“Ragic 跟Excel最大的差别是可以数据库的形式创建关联,能节省非常多登打时间、避免数据错误的状况,这部分真的满好用的!”——林务局信息科玉婷

不只是林业:你知道野生动物也是林务局业务吗?

想到“林务局”,你也许知道林业管理、行销台湾木材、漂流木,但你知道吗?随着环境保育观念抬头,现代的“林务”不只与产业相关,和森林有关的自然生态,甚至野生动物保育,都归属于林务局业务。

业务范畴大,林务局手上掌管的数据复杂又多样,林务局要管理野生保育动物,也要管理上百万公顷的林地,手上还管理大量与生态研究有关的委外计画。因为业务性质,林务局也有许多业务要和外部单元协同合作,因而需要各种不同的数据管理方案。

Ragic缘起:数据搜集应该要更便利

林务局信息科的玉婷说,局内同事经常彼此交流信息,某次其他组同事有系统建置需求,Ragic的业务来简报,玉婷也跟着去听。听到Ragic“让数据更好搜集、更简单整理”的方法,觉得是很好的理念。

“我们觉得这样的东西,很有弹性、适合长久保存一些比较零散的业务数据,所以登记了帐号,想看看能用来做什么。”

玉婷目前在个别工作流程中,采用Ragic的应用,没有大幅导入,但已经感受到这项工具的方便。

从半小时到一分钟,数据查找效率大增

玉婷过去许多业务在搜集、整理数据的主要工具是Excel与打印件,数据零碎又分散,难以系统化整理,因此尝试用Ragic管理手边的专案进度。

玉婷手上负责生态调查数据汇整工作,必须跟踪委托外部学者调查的计画进度,原本以不同的Excel管理所有相关数据。在原本的Excel文件中,计画基本数据是一个工作表、计画流程进度是另一个工作表,其他数据的归类统计也各自是不同的文件与工作表,其中许多地方都有重复信息,如计画内容、联络人等,就必须在不同的文件穿梭、查找,“疯狂的一个个贴”。

玉婷将数据转入Ragic后,只需要创建三张表单:基本数据、操作纪录、联络信息,接着将表单数据互相链接,之后重复信息使用链接与加载带入即可,节省了大把时间。

“Ragic 跟Excel最大的差别是可以数据库的形式创建关联,能节省非常多登打时间、避免数据错误的状况,这部分真的满好用的!”

除了免去重复登打的麻烦,数据以更有结构、相互关联的方式保存后,找数据不用再大海捞针,统计数据更快,让Ragic成为她几乎每天必用的工具。

“如果要统计案件办理情形,Excel也可以算,但有时候要先过滤一下数据、抓一下现在的数量,比较麻烦。Ragic的报表设置好之后可以直接保存,需要的时候切换到报表页面就看到信息,不用另外跑一次统计。”

“以前整理一个案子,我可能要找出以前的表单,要把它的前案调出来,或是得查之前输入的相关数据,统计它在什么阶段……一个案子可能就要弄个半小时、一小时。现在因为报表已经整理好,一点开来就知道什么情况,都不知道要不要一分钟?”玉婷笑着说。

玉婷说,当初在Ragic站点上学习概念,大约一个礼拜左右,就可以理解最基本的功能,串连数据、设计与调整数据体系结构较费时,来来回回大约花了一个月的时间微调,不过在线客服响应迅速,有问题都能很快获得解答。

由于Ragic能弹性调整设计,玉婷现在如果觉得还是有小地方不够顺手,就会马上调整一下。玉婷也计画未来将更多手上专案放在Ragic管理,例如林务局的政府开放数据专案。

一个小功能 处理大量数据就能立大功!

信息科的小恬也采用Ragic管理自己手上的业务——林务局辖下林地的地籍数据清理。小恬利用Ragic 汇入数据的一个简单功能:比对重复KEY值,为自己省下大笔数据清理的时间。

小恬说,相对于专案管理的数据,地籍数据比较单纯,但数据笔数非常庞大,有十几万笔。一般而言,林务局会向相关单元分批申请地籍数据,再汇整到同一个文件中,不同批次的多笔数据中,可能互相重复,也可能某些数据不完整、有错误,需要批次修正。

当重复情形较多时,如果用Excel逐步置换数据,文件会跑很久,并不方便,而当整体数据超过十万笔时,光是这样的数据处理就很恼人。因此小恬后来就将整理好的地籍清单设好KEY值,一批批汇入Ragic,有新一批包含重复数据的文件要更新,或有批次异动时,只要直接把新文件汇入,“汇入数据覆盖原则”选择“更新旧数据”,Ragic系统就会自动比对重复KEY值,用更新的内容替换旧内容。

“虽然只是一个小功能,但数据笔数多时,就节省好多时间!”小恬用创意让Ragic发挥了意想不到的功用。

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标签: 农林渔牧

归类: 案例故事, 政府 NGO

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