La gestion des stocks couvre un large périmètre reliant souvent les réceptions d’achats (entrées en stock) aux expéditions de commandes (sorties de stock). Elle englobe tout le cycle, depuis l’entrée des articles dans l’entrepôt jusqu’à leur livraison finale au client, en passant par leur quantité, leur emplacement et leurs déplacements au sein de l’entrepôt.
Vous pouvez considérer la gestion des stocks comme un système d’enregistrement dans lequel tous les articles de l’entrepôt doivent être correctement enregistrés à chaque étape de leur cycle de vie dans l’entrepôt. Cela permet de garder un contrôle complet sur le statut et l’emplacement de chaque article. C’est pourquoi, afin de gérer les stocks, il est nécessaire d’enregistrer les informations de chaque article, telles que ses attributs de base et son nom, tout en utilisant les numéros de produit comme « identifiants » dans l’entrepôt.
Chaque fois qu’une quantité doit être modifiée, par exemple lors d’une entrée en stock (réception), d’une sortie de stock (expédition) ou d’un transfert, un enregistrement doit être créé. Cela permet de consulter à tout moment le statut des articles.
La gestion de base des stocks permet de savoir quand, où et comment un article entre ou sort de l’entrepôt, ainsi que la quantité actuellement stockée. Comment un système de gestion des stocks peut-il transformer votre flux de travail et améliorer l’efficacité de votre entreprise ?
Sans système, le fichier principal des stocks, les bons d’entrée et les bons de sortie sont souvent trois fichiers totalement séparés qui ne peuvent pas être reliés en temps réel. Dans ce cas, les responsables doivent d’abord consulter le rapport principal des stocks ou même aller vérifier physiquement l’entrepôt chaque fois qu’un article doit entrer ou sortir. Après avoir rempli les bons d’entrée et de sortie, ils doivent ensuite mettre à jour le fichier principal des stocks, ce qui peut être fastidieux, répétitif et sujet aux erreurs humaines.
La plus grande valeur d’un système de gestion des stocks réside dans sa capacité à connecter différents documents et processus. Lors des opérations d’entrée et de sortie, les niveaux de stock peuvent être augmentés ou diminués en synchronisation avec les opérations réelles. Ainsi, le fichier principal des stocks reflète toujours les niveaux de stock réels, ce qui évite de devoir se rendre à l’entrepôt chaque fois qu’un bon est rempli.
Lorsqu’on utilise des documents papier ou des fichiers Excel séparés, l’une des tâches les plus fastidieuses est souvent la saisie répétitive des données. Si plusieurs articles doivent être expédiés chaque jour, il faut saisir les mêmes informations à répétition. Après chaque expédition, il faut également mettre à jour les quantités de stock dans Excel. Ce processus est chronophage.
Un système de gestion des stocks peut simplifier ces processus administratifs de différentes manières. Par exemple, il peut mettre automatiquement à jour la quantité de stock disponible lorsqu’une commande client est créée.
Il est également possible d’appuyer simplement sur un bouton pour mettre automatiquement à jour les quantités de stock après avoir complété un bon de sortie.
Ces processus ne nécessitent plus de vérifier et modifier continuellement le fichier principal des stocks. Il suffit de remplir naturellement les formulaires pendant les opérations d’entrée et de sortie, et le système gère automatiquement les niveaux de stock.
De plus, si vous choisissez un système de gestion des stocks basé sur le cloud, il n’est plus nécessaire d’attendre pour remplir les formulaires, puisque tout le monde peut saisir simultanément les formulaires d’entrée et de sortie sans faire la queue.
Sans système, les listes de stock ne peuvent pas être reliées aux historiques. Lorsque vous avez un doute sur un chiffre dans la liste principale des stocks, vous devez rechercher manuellement dans tous les historiques de stock de l’entreprise pour trouver l’enregistrement concerné.
Avec un système de gestion des stocks, ce processus est beaucoup plus simple : vous pouvez consulter directement les historiques de stock de chaque article, ce qui permet de retracer le calcul de chaque quantité de stock, de garantir que chaque modification est "appuyée par des preuves concrètes" et d’avoir l’esprit tranquille concernant les chiffres de stock.
Au-delà de la précision des chiffres, un bon système effectue de manière proactive des « contrôles de santé ».
Par exemple, si le stock d’un article est trop faible, cela peut nécessiter un réapprovisionnement d’urgence ou provoquer des retards d’expédition. À l’inverse, un stock trop important ou immobilisé depuis trop longtemps peut entraîner des coûts de stockage supplémentaires et du gaspillage. Dans Excel, il est uniquement possible d’utiliser une mise en forme conditionnelle pour colorer une colonne en rouge lorsqu’un certain seuil est atteint, en espérant que les employés le remarquent et en tiennent compte dans leurs décisions d’achat ou de promotion.
Les systèmes de gestion des stocks adoptent souvent une approche plus proactive. Par exemple, vous pouvez demander au système d’envoyer automatiquement un e-mail au responsable lorsque le niveau de stock atteint un certain seuil.
Si vous recherchez des systèmes de gestion des stocks en ligne, vous constaterez qu’il existe de nombreux types de "systèmes", généralement classés dans les catégories suivantes :
Pour les entreprises disposant d’un budget plus limité, de peu de temps pour la migration des données, ou possédant des compétences en développement VBA, Excel et VBA peuvent constituer la solution la plus adaptée pour développer des fonctions personnalisées et automatisées à un coût relativement faible.
Par exemple, il est possible d’écrire du code VBA afin de créer un bouton permettant de déduire automatiquement les stocks, ou de détecter les niveaux de stock et envoyer des notifications via Microsoft Outlook lorsqu’ils descendent sous un certain seuil.
Cependant, il est important de noter que VBA nécessite certaines compétences en programmation et que le code peut varier selon les développeurs. Lorsque la personne initialement responsable du code VBA quitte l’entreprise, cela peut entraîner de nombreux problèmes de maintenance par la suite. De plus, puisque Excel reste le programme de base, certains problèmes propres à Excel — comme les difficultés de collaboration, les temps de chargement ou les plantages — peuvent continuer à apparaître à mesure que le volume d’activité et les données augmentent. Il est important de prendre ces éléments en compte lors du choix d’un système adapté et professionnel.
Faire appel à quelqu’un pour développer un système personnalisé est une option courante pour les entreprises ayant besoin d’une grande flexibilité. Certaines entreprises choisissent d’embaucher des ingénieurs supplémentaires en interne ou des prestataires externes afin de développer leurs propres systèmes internes par programmation.
L’avantage de cette approche est que vous pouvez transmettre librement vos besoins aux ingénieurs, leur permettant ainsi de développer entièrement le système idéal pour votre entreprise. Vous pouvez également leur demander d’évaluer les capacités d’intégration avec d’autres systèmes. Toutefois, ce processus peut être extrêmement long. Les entreprises doivent confirmer de nombreuses spécifications et détails de fonctionnement du système, puis vérifier elles-mêmes si le fonctionnement correspond réellement aux attentes. En raison de ces nombreux allers-retours, certaines entreprises peuvent estimer que le développement d’un système interne personnalisé n’est ni très rentable ni très efficace.
Il s’agit également généralement de l’option la plus coûteuse. À mesure que l’entreprise évolue et se développe, le système terminé peut ne plus répondre aux besoins, obligeant à renouveler le contrat de maintenance et à investir davantage de ressources dans le système.
En dehors du développement d’un système entièrement sur mesure, une autre option consiste à acquérir des logiciels déjà conçus. Ceux-ci intègrent généralement des processus complets codés directement dans le système et proposent souvent deux modèles commerciaux :
Les logiciels autonomes fonctionnent selon le principe de "l’achat d’une licence unique liée à un seul appareil". Cela permet d’obtenir un système de gestion des stocks standardisé et fonctionnel à un coût relativement faible ou via un achat définitif.
Après plusieurs années de mises à jour et d’améliorations, ce type de logiciel est généralement très stable et présente peu de bugs, mais offre souvent des possibilités d’évolution limitées.
En règle générale, une licence de logiciel autonome ne peut être installée que sur un seul appareil. Toutefois, si votre entreprise nécessite une collaboration sur plusieurs appareils, certains logiciels proposent une « version réseau local » avec une licence unique pour l’entreprise pouvant être installée sur plusieurs ordinateurs au sein de l’entreprise. Cela permet d’accéder à la même base de données depuis plusieurs appareils via l’intranet de l’entreprise.
Il arrive également que des logiciels autonomes soient fournis avec du matériel acheté en magasin, comme des terminaux POS physiques (caisses enregistreuses), pouvant inclure des fonctions de base de gestion des stocks et des commandes.
En plus des licences, les systèmes ERP incluent souvent des frais de conseil, de maintenance et d’autres options supplémentaires. Le coût de mise en œuvre d’un ERP est généralement beaucoup plus élevé que celui des logiciels autonomes. Après l’achat initial des licences et des prestations de conseil, des frais de maintenance optionnels permettent d’assurer l’évolution du système avec l’entreprise et sa stabilité à long terme. Parmi les exemples connus figurent SAP, Oracle et SmartERP.
Lors de la mise en œuvre, l’éditeur du système affecte généralement un consultant pour accompagner l’entreprise. Comparée aux logiciels autonomes, cette approche met davantage l’accent sur le service et l’assistance immédiate.
Contrairement aux logiciels autonomes, les ERP permettent aux entreprises d’échanger avec les consultants concernant l’ajout de modules supplémentaires ou la réalisation de modifications mineures du système, offrant ainsi une grande flexibilité.
Cependant, les logiciels autonomes comme les ERP présentent généralement les mêmes inconvénients : les relations entre les données et les paramètres des champs sont souvent difficiles à modifier, et les transferts de données sont généralement limités à un seul système, avec peu de possibilités d’extension ou d’intégration avec d’autres systèmes. Si les opérations de votre entreprise ne sont pas « standardisées » ou nécessitent une synchronisation avec plusieurs systèmes différents, il faudra adapter vos processus métier et vos méthodes d’enregistrement des données afin de correspondre à ce type de logiciels.
Contrairement aux logiciels autonomes traditionnels, les logiciels basés sur le cloud ne fournissent pas uniquement un système opérationnel : ils prennent également en charge l’exploitation et la maintenance des serveurs sous-jacents et des services de base. Les utilisateurs n’ont pas besoin d’installer le logiciel sur un ordinateur ou un serveur spécifique. Tant qu’ils disposent d’une connexion Internet, ils peuvent accéder au système à tout moment et depuis n’importe où.
Comparés aux logiciels autonomes, les logiciels cloud fonctionnent généralement sur abonnement. Certains proposent des fonctionnalités réparties dans différents services à valeur ajoutée. Avec les logiciels cloud, il n’y a généralement pas de frais supplémentaires de conseil ou de maintenance. Les frais mensuels couvrent l’ensemble des services nécessaires au bon fonctionnement du système ainsi qu’un support client complet.
Cependant, les logiciels cloud peuvent également présenter certaines limites. Si les utilisateurs constatent que les processus standards du système ne correspondent pas à leurs besoins, ils devront tout de même trouver des moyens d’adapter leurs flux de travail.
La caractéristique principale des outils no-code est que "tout le monde peut facilement concevoir un système". Ainsi, lorsque les utilisateurs rencontrent des processus incompatibles avec leurs besoins, ils peuvent eux-mêmes modifier et ajuster les flux de travail. Cela convient particulièrement aux utilisateurs disposant d’un budget limité ou souhaitant personnaliser le fonctionnement du système. Par exemple, Ragic permet de créer un système de gestion des stocks fonctionnel grâce à une interface familière semblable à Excel. Par simple clic et glisser-déposer, les utilisateurs peuvent exploiter les fonctions intégrées du système et effectuer rapidement des ajustements adaptés à leurs besoins métier.
Son principal avantage est qu’il permet de créer un système personnalisé basé sur votre compréhension des flux de travail métier, pour un coût similaire à celui des logiciels cloud. Le modèle tarifaire repose généralement sur des frais mensuels ou annuels, sans nécessiter l’embauche d’ingénieurs supplémentaires.
Les logiciels no-code demandent néanmoins un certain temps d’apprentissage, mais de nombreux outils proposent aujourd’hui des modèles prêts à l’emploi permettant de démarrer rapidement. En suivant simplement les tutoriels, les utilisateurs peuvent facilement apprendre à utiliser ces applications par eux-mêmes.
Vous hésitez peut-être encore sur laquelle de ces cinq options convient le mieux à votre entreprise.
Si votre flux de travail correspond étroitement au fonctionnement d’un logiciel prêt à l’emploi, vous pouvez commencer par déterminer si le système doit rester sur site ou être basé sur le cloud. Ensuite, vous pourrez choisir entre un petit logiciel standardisé ou une solution ERP plus importante accompagnée par un éditeur.
Si votre budget est suffisant mais que votre flux de travail semble partiellement incompatible avec les logiciels standards, vous pouvez lister vos besoins et faire appel à des ingénieurs pour développer un système interne personnalisé. Cela offre une flexibilité maximale pour concevoir exactement ce dont vous avez besoin, mais nécessite généralement davantage de temps de développement et de nombreux échanges.
Si vous disposez de programmeurs compétents dans votre équipe et souhaitez réduire les coûts, développer directement un système avec Excel et VBA constitue une option plus simple avec une période de migration plus courte. Toutefois, si vous avez déjà rencontré des problèmes de collaboration ou de performances avec Excel, VBA seul ne suffira généralement pas à résoudre ces difficultés.
Si vous souhaitez minimiser les coûts, créer votre application vous-même, mais ne disposez pas des ressources techniques nécessaires, une plateforme no-code peut être votre meilleur partenaire. Ces outils demandent peu de temps d’apprentissage et permettent, avec un minimum de compréhension, de créer rapidement des flux de travail adaptés à vos besoins — parfois en seulement une demi-heure.
Ragic fait partie de ces plateformes. Nous avons conçu à l’avance différents modèles prêts à l’emploi adaptés à de nombreux scénarios métier courants. Par exemple, nous proposons des modules de gestion des stocks ou des modules de gestion des stocks "packagés" couvrant l’ensemble du processus, des achats jusqu’à l’expédition.
Ne vous inquiétez pas trop si vous pensez ne pas pouvoir mettre en place les fonctionnalités dont vous avez besoin. Nous proposons de nombreux tutoriels ainsi que plusieurs scénarios courants de gestion des stocks. Par exemple, si vous souhaitez concevoir un système capable de scanner des codes-barres et de suivre les stocks, cette vidéo peut vous être utile :
Il vous suffit de suivre les étapes pour configurer votre propre système. Vous pouvez également contacter notre équipe de support client pour obtenir de l’aide ainsi que des conseils de conception.
Contrairement à de nombreux systèmes traditionnels, Ragic ne comporte aucun coût additionnel caché. Il vous suffit de choisir l’offre la plus adaptée à vos besoins.
