Ragic, le couteau suisse numérique d’IGM Resins pour repenser la collaboration et l’innovation interne

IGM Resins, un leader mondial des matériaux de durcissement par énergie

Créée en 1999 comme entreprise de négoce de produits chimiques, IGM Resins est devenu depuis une multinationale comprenant jusqu’à 1000 employés répartis dans des sites présents en Amérique du Nord et du Sud, en Europe et en Asie. Aujourd’hui un des leaders mondiaux dans l’industrie UV/EB, en particulier les matières premières à durcissement énergétique, l’entreprise regroupe à la fois des sites de R&D, de manufacture et de distribution.

La gamme de produit dans laquelle l’entreprise excelle le plus, au point où elle s’est imposée comme étant le premier producteur à l’échelle mondiale, sont les photo-initiateurs. Ces produits, constituants des vernis, permettent de faire sécher l’encre au contact de la lumière. Comme le souligne notre interlocuteur, Morgan Garinet, "il y a des vernis à peu près partout où on met de la couleur, on imprime, on met un vernis au-dessus pour protéger l'encre". Il cite non seulement les exemples les plus connus, comme les vernis à ongles durcis sous lampe UV ou les matériaux utilisés en dentisterie, mais aussi d’autres applications industrielles courantes, par exemple l’association de ces résines avec les encres d’imprimerie pour la fabrication de billets de banque. En effet, l’ajout de photo-initiateurs permet de faire sécher l’encre en une fraction de seconde, et permet ainsi d’accélérer significativement leur production puisqu’il n’est plus nécessaire d’avoir recours à des coups de séchage par chaleur traditionnelle ou simplement à devoir attendre que l’encre sèche avant de commencer à plier, couper, empiler et emballer les futurs billets. Un dernier exemple d’application courante sont les emballages, auxquelles sont souvent appliqués des vernis de protection pour éviter que l’encre en-dessous de celui-ci soit altérer lorsqu’on touche l’emballage ou au contact de l’eau.

Dans un environnement aussi avancé techniquement et axé sur le produit, IGM Resins s'appuie sur une expertise spécialisée à tous les niveaux. S’il occupe maintenant la position de spécialiste senior marketing et communication, Morgan s’était à l’origine orienté vers un domaine différent étant donné qu’il a reçu une formation de chimiste. Il a ensuite commencé sa carrière en tant que technicien spécialisé dans le séchage des encres sous lumière UV, jusqu’au rachat du laboratoire dans lequel il travaillait par IGM Resins il y a une dizaine d’années. C’est à ce moment-là qu’il a rejoint le département marketing et communication, où son expérience en laboratoire s’est révélée précieuse face à la technicité des produits et à l’expertise en chimie des clients d’IGM Resins. Cette double compétence, à la fois scientifique et marketing, lui permet aujourd’hui de faire le lien entre des produits complexes et leurs applications concrètes.

De l’enfer des fichiers partagés à une base de données collaborative efficace

Si IGM Resins dispose aujourd’hui, en plus de Ragic, de systèmes ERP et CRM développés en interne avec SAP, lorsque Morgan a pris ses fonctions, il était alors encore courant d’utiliser Excel pour le partage de données produit entre collaborateurs. La forte croissance de l’entreprise a très vite révélé les limites de ces outils. Notre interviewé se souvient ainsi "qu’avant, on avait un fichier Excel avec la liste des produits, le statut et quelques informations. Et ce fichier était partagé en pièce jointe dans les e-mails, modifié, renvoyé sans arrêt, et chacun avec une version un peu différente". L’utilisation de la version cloud d’Excel ne représentait pas une alternative efficace, puisque "lorsque nous sommes nombreux sur la version en ligne d’Excel, cela génère beaucoup d’erreurs. Quand il y avait trois ou quatre personnes qui étaient au même moment en train de rajouter des lignes, cela causait des pertes de données énormes".

À ce problème de synchronisation s’est rapidement ajouté celui des droits d’administration. Le nombre d’employés grandissant, il devenait indispensable d’assurer un haut degré de confidentialité des données sensibles. Cela compliquait le partage des données car quand bien même il était nécessaire que chacun ajoute des informations aux colonnes lui étant assigné, le fichier était "bloqué pour certaines personnes, ouvert pour d’autres" ce qui n’était évidemment pas pratique. La gestion des vues et filtre dans Excel n’a également pas offert de solution satisfaisante, celle-ci n’étant pas assez flexible. Enfin, IGM Resins se réorganisant au fur et à mesure de sa croissance, il a pu être nécessaire que différents employés soient, tour à tour, propriétaire du fichier produits, ce qui là encore posait des problèmes de gestion. De l’aveux même de notre interlocuteur, ce fichier était devenu "impossible à partager, impossible à sécuriser" et il était devenu indispensable de trouver une solution de base de données pour la gestion des produits.

À l’écoute des demandes des responsables produit, Morgan a essayé différents logiciels pour trouver celui le plus apte à répondre à leurs besoins. S’il a testé les plus connus, comme AirTable et Coda, il n’a pas été convaincu soit par l’interface, soit par les difficultés rencontrées pour assurer une sécurisation des données sensibles à la fois efficace et suffisamment souple pour permettre le partage entre un grand nombre de collaborateurs. Morgan a évalué différentes plateformes en les testant directement, en privilégiant les outils intuitifs et simples d’utilisation. Ragic s’est révélé clair dès le départ, lui permettant de configurer les champs, les liens et les flux de travail sans difficulté : "quand il faut sélectionner un outil, je les teste tous et j’essaye de créer quelque chose avec pour voir si c’est intuitif, si l’apprentissage n’est pas trop exigeant pour arriver à un résultat. Et c’est vrai que si c’est trop complexe, si je ne comprends pas dès le départ, j’abandonne assez vite parce que je sais que cela va être compliqué dans le futur. Là, je suis parti de la page formulaire pour créer les champs en glisser-déposer et c’était assez facile (…) C’est vrai que cela peut paraître très technique quand on rentre dans la création de pages avec beaucoup de modules à gauche dans la présentation, et beaucoup d'informations, mais tout est présent en très peu de clics. C'est soit dans le panneau de gauche, soit dans le menu déroulé en haut avec les options. Et il n'y a pas à fouiller dans les profondeurs des paramétrages pour trouver les informations. Donc je pense que tout est très vite et très facilement accessible, ce qui est un gros avantage". En effet, n’ayant créé que deux tickets de support en cinq années d’utilisation, Morgan est un utilisateur autonome pour qui la prise en main de Ragic n’a pas posé de problème. Pour cela, il s’est aidé des tutoriels et des ressources d’apprentissage disponibles en ligne, qu’il qualifie "d’assez intuitif". Ils lui ont permis de comprendre facilement comment "créer des champs, définir le format, créer des liens entre les bases de données, ce qui est déjà 80% de ce qu’on attend d’une base de données. Après, pour les processus de validation, c’était aussi assez intuitif".

La gestion des droits d’accès et le filtrage par vue ont permis d’offrir la souplesse nécessaire pour partager facilement le fichier produit entre les différentes équipes, tout en garantissant un haut niveau de confidentialité pour les données sensibles. Tout aussi important, le partage entre équipes situées sur plusieurs continents est resté fluide, démontrant la stabilité de Ragic. Comme le souligne Morgan, "ce qui est un gros avantage, c’est qu’on n’a jamais eu de problème d’accès (…) c’est un très gros avantage d’avoir les données disponibles et stables, très, très, stables même. Je n’ai jamais eu à faire de récupération de backup avec Ragic (…) [La perte de données] c’est vraiment la grosse angoisse quand on a une base de données". Ragic s’est ainsi montré fiable au fil des années : le système n’a jamais été hors ligne et n’a jamais causé de perte de données. Une autre fonction particulièrement appréciée lors de leurs tests a été la facilité d’accès à l’historique des champs. Morgan se souvient : "lors la mise en place de Ragic, je vous ai déjà parlé des droits d’accès, mais le suivi des modifications, savoir qui change quoi et à quel moment, est très important pour nous d’un point de vue qualité. Dans un tableau Excel, c’est assez compliqué à sortir. Dans Ragic, pour chaque entrée, pour chaque flux, on sait qui a modifié quoi à quel moment, qui est passé de quoi à quoi".

Panneau des droits d’accès d’une base de données Ragic. Il comporte cinq niveaux, chacun offrant des permissions distinctes de visualisation et de modification pour chaque feuille.

Enfin, la tarification progressive en fonction du nombre d’utilisateurs la fini par convaincre Morgan et ses collègues. Le forfait qu’ils ont choisi est le plan Utilisateurs simultané. Celui-ci comprend un nombre illimité d’utilisateurs internes, 10 d’entre eux pouvant accéder en même temps au compte de base de données de l’organisation. Ce mode de tarification s’est révélé avantageux car IGM Resins a un grand nombre d’utilisateurs qui n’ont toutefois besoin que d’une utilisation occasionnelle de la base de données, donc il y a rarement plus de 10 personnes qui ont besoin d’accéder à Ragic au même moment. En effet, au quotidien, son utilisation relève essentiellement "de la consultation, un peu d’écriture, mais il n’y a pas beaucoup d’utilisateurs qui saisissent des informations". Étant donné que la base de données d’IGM Resins comprend aujourd’hui 48 utilisateurs internes, le forfait Utilisateurs simultanés est bien plus avantageux qu’une facturation établie sur le nombre d’utilisateurs (autrement dit, au prorata du nombre d’adresses électroniques inscrites dans la base de données).

Ragic, l’outil couteau-suisse de l’entreprise

Maintenant administrateur système de la base de données Ragic de l’entreprise, Morgan avait également la charge de son déploiement.

Plutôt que de construire d’emblée un système complexe, Morgan a choisi de répondre d’abord à un besoin concret, lié à la gestion des produits. L’ajout de nouveaux modules s’est ensuite fait progressivement, au fil des demandes des différents départements. Cette approche correspond parfaitement à l’ADN de Ragic. Sa flexibilité et sa nature personnalisable permettent de commencer simplement, sans devoir concevoir dès le départ une base complète et sophistiquée. Au contraire, bâtir son système pas à pas à partir de cas concrets présente deux avantages : cela permet de se lancer sans expertise préalable tout en améliorant immédiatement un processus métier existant, et cela favorise un apprentissage par la pratique menant peu à peu à des designs de base plus élaborés. La première base de données développée sur Ragic était dédiée à la gestion des produits, en particulier leur développement. Différents flux ont été ajoutés au fur et à mesure, le dernier module portant sur une étape de post-production : "nous avons récemment ajouté - et c’est un module un peu plus poussé – les certificats d’analyse. Après la production, nous mesurons certaines valeurs pour s’assurer de la qualité du produit et nous faisons un rapport qui s’appelle un certificat d’analyse. Et donc maintenant, on a ce système-là où en Asie, il y a une personne qui a l'autorité pour saisir les valeurs, une autre personne qui valide et après, on a des personnes qui impriment ou qui sortent en PDF les certificats d'analyse. Auparavant, cela était fait sous Word et ça a été inséré dans Ragic comme formulaire". La gestion de ces certificats repose sur deux fonctionnalités de Ragic, l’importation et l’exportation de données(entre Ragic et des formats comme Excel, Word ou PDF), ainsi que les flux d’approbation.

Panneau du flux d’approbation d’une feuille Ragic. Les approbateurs peuvent valider une demande directement depuis la base de données ou à partir de la notification par e-mail reçue lors de sa soumission.

Un environnement d’expérimentation pour les développements internes

Si aujourd’hui l’utilisation de Ragic par IGM Resins est très variée, couvrant des processus de production, de gestion, de vente et de service client, l’entreprise ne s’appuie pas uniquement sur ce logiciel. Elle a également développé, avec SAP, ses propres outils ERP et CRM. Ce développement ne s’est pas fait contre Ragic ni dans une optique de remplacement, mais bien en complémentarité. En effet :

Entreprise de grande taille aux flux métiers complexes, IGM Resins dispose aujourd’hui de ses propres CRM et ERP, notamment pour les applications accessibles à ses clients. Ragic joue ici un rôle clé : il fait office d’environnement de test avant le développement des solutions internes, permettant un gain de temps et de coût considérable. L’entreprise évite ainsi d’investir dans des modules SAP longs à développer et finalement peu utilisés, tout en réduisant les échanges nécessaires avec son prestataire externe. Aujourd’hui, bien qu’il en soit le responsable, Morgan utilise de moins en moins la base Ragic d’IGM Resins. Il n’est plus impliqué dans la saisie de données : ses principales missions concernent désormais l’ajout d’utilisateurs, la gestion des droits d’accès et la résolution ponctuelle de problèmes de design. Le système Ragic de l’entreprise "tourne tout seul", explique-t-il, stable et demandant très peu d’interventions. Pour lui, Ragic "c’est un peu notre boîte à outils, elle nous permet d’essayer des choses et de voir ensuite si elles méritent d’être intégrées dans des solutions dédiées. C’est vraiment pour tester des process et les améliorer. Parce que, forcément, quand on utilise un logiciel, les process s’améliorent automatiquement. Ragic nous aide donc à installer ces process, à les ajuster et à mettre à plat nos modes de fonctionnement (…) Avant, nous étions sur des tableaux Excel, avec des idées un peu floues, en nous demandant comment améliorer nos lancements de produits. Utiliser Ragic nous oblige à poser des champs en face de chaque idée et à créer ainsi des process beaucoup plus clairs et fluides".

En conclusion, la versatilité de Ragic fait qu’il remplit plusieurs fonctions dans la gestion des processus métier d’IGM Resins. Il est aujourd’hui à la fois un une plateforme de partage de données, un environnement de test pour le développement de solutions dédiées ainsi qu’un outil permettant de reconfigurer les flux de travail de l’entreprise. Cette souplesse explique pourquoi Ragic reste un outil central malgré l’évolution constante des besoins internes et le développement de logiciels dédiés. Sa capacité à s’adapter sans recourir à un développement complexe en fait une solution pérenne. Avec Ragic, IGM Resins dispose d’un espace d’expérimentation permanent, capable d’évoluer au même rythme que ses idées et ses ambitions