La plus grande plateforme de transport routier d’Asie du Sud-Est propulsée par la gestion des données Ragic

Une réalité fondamentale pour toute organisation, même celles à but non lucratif, est qu’elles sont composées de personnes, de processus, et d’outils permettant à ces individus de mettre en œuvre ces processus. Que vous soyez propriétaire d’une petite entreprise, superviseur d’une équipe réduite dans une grande société, ou encore gestionnaire dans une organisation à but non lucratif, les processus qui font tourner votre structure génèrent d’innombrables transactions qui, lorsqu'elles sont correctement collectées et gérées, permettent à l’organisation de croître de manière efficace et structurée.

J’ai interviewé Paulo Bengson, directeur national pour les Philippines du groupe Deliveree, la plus grande plateforme de logistique et de transport routier d'Asie du Sud-Est. Comme Deliveree est une entreprise, Paulo partage ici son expérience en matière d’opérations, et explique comment Ragic a accompagné la société durant sa période de forte croissance.

Qui est Deliveree ?

Deliveree est la plus grande et la plus dynamique plateforme de logistique et de transport routier en Asie du Sud-Est. Nous sommes présents dans trois marchés : l'Indonésie, les Philippines, et la Thaïlande. Nous nous considérons avant tout comme une entreprise orientée “technologie”, sans pour autant négliger la qualité d’exécution sur le terrain. C’est précisément cet équilibre qui nous a conduits à adopter Ragic comme outil de gestion de données dès les débuts de notre activité.

Tout le monde commence avec des tableurs, puis évolue

Soyons honnêtes : toutes les entreprises débutent avec des tableurs pour gérer leurs données. Ils sont très pratiques pour héberger des listes de tout type et automatiser quelques calculs de base. Le logiciel le plus utilisé reste Microsoft Excel, et ses nombreux utilisateurs tendent aussi à adopter Google Sheets. Comme la plupart des entreprises, Deliveree a utilisé ces deux outils au début de ses activités. Nous employons Excel pour l'analyse des données et Google Sheets pour stocker des informations devant être fréquemment consultées et mises à jour par plusieurs collaborateurs. Cependant, les limites des tableurs deviennent rapidement évidentes pour les entreprises connaissant une forte croissance comme la nôtre.

Dès les premiers signes d’expansion, j’ai commencé à remarquer plusieurs problèmes liés à la gestion de l’information. Voici les premiers symptômes observés :

Manque de coordination élémentaire

Des tensions ont commencé à apparaître entre les membres de l'équipe sur des points de coordinations pourtant simples. Chacun essayait de stocker ses données de manière organisée, mais ces informations étaient également nécessaires à d’autres équipes pour que les processus internes fonctionnent correctement. Des frictions et conflits internes ont alors débuté, et il était claire que certains avaient des difficultés à accéder à des informations dont ils avaient besoin pour exécuter des tâches pourtant simples.

Des tableurs de différentes versions

Les personnes les plus impliquées dans un processus avaient souvent les "meilleurs" tableurs pour un type spécifique de transactions internes tandis que les autres gardaient leurs propres fichiers séparés dans une logique de "couverture" en cas de désaccord. Très régulièrement, les managers de ces collaborateurs perdaient toute visibilité opérationnelle car ils devaient consacrer cinq à dix minutes pour demander les données à la personne concernée.

Difficulté d’accès aux données

Lorsque chaque membre de l’équipe conserve ses propres tableurs et données, cela limite la visibilité organisationnelle des autres qui doivent faire de nombreux détours pour accéder aux informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches quotidiennes. Un tel environnement finit par paralyser l'entreprise, et les managers finissent par constater qu’ils commencent à consacrer une quantité disproportionnée de ressources à redécouvrir des vérités pourtant simples sur l'activité de l'entreprise. Une question aussi élémentaire que “ combien de transactions supérieures à 100 USD avons-nous eues hier ?” peut demander un effort considérable pour obtenir une réponse.

J’ai compris que ces problèmes, qui semblaient relever d’un manque de coordination ou de travail d’équipe, n’étaient en fait que les symptômes d’un problème plus général, mais latent, de gestion des données et des processus. C’est ainsi qu’a commencé notre effort pour professionnaliser nos opérations et mieux gérer nos données.

Premiers pas avec Ragic

Nos besoins immédiats étaient évidents. Ils nous fallait une plateforme pour stocker les tableurs qui étaient liés entre eux et rendre ces relations visibles pour les personnes ayant besoin d’accéder aux données qu’ils contiennent. Nous avons étudié les logiciels disponibles sur le marché capables de répondre à ce besoin, et nous avons choisi Ragic pour les raisons suivantes :

Fonctionnalités

Ragic offrait les fonctionnalités essentielles dont notre équipe avait besoin pour une gestion efficace des données : la capacité de définir des relations entre les tableaux à l'aide de la fonction Lier & Charger, de capturer des transactions sans travail supplémentaire, de créer des flux de travail, et de personnaliser des droits d'accès, pour ne citer que les plus marquantes.

Facilité d’utilisation

Avec une interface similaire à celle d'un tableur, toute personne maîtrisant bien Microsoft Excel ou un autre programme similaire pouvait commencer à utiliser Ragic avec une courbe d’apprentissage très réduite. Cela s’est confirmé dès les cinq premières minutes de test.

Structure tarifaire

Ragic propose une grille tarifaire qui permet d’essayer la plateforme, avec un coût réduit pour les équipes ou groupes en phase de démarrage.

Après avoir découvert Ragic, j'ai créé notre premier ensemble de données (nommé une “feuille” dans Ragic) et nous étions prêts à démarrer. Nous avons commencé par une base de données pour la gestion RH, puis nous avons progressivement élargi l’usage à notre CRM, à notre gestion de stock et à d’autres processus comportant de nombreux micro-transactions.

Adoption élargie au sein de l’entreprise / Intégration avec d’autres outils

Ragic est un outil extrêmement flexible et peut être par n'importe quel département d'une entreprise sans avoir à écrire une seule ligne de code. Il nous a été utile dans de nombreux domaines de notre activité. Comme pour la plupart des outils technologiques, qu’ils soient logiciels ou matériels, l’adoption de Ragic par l’ensemble de l’organisation repose sur l’implication de "super-utilisateurs" ou de référents capables d’en promouvoir l’usage auprès des autres équipes. En outre, faire une démonstration de Ragic à des collègues ou à des décideurs est relativement simple, car son interface est intuitive pour toute personne familière avec un tableur. Chez Deliveree, nous avons constitué notre propre groupe de super-utilisateurs, qui accompagnent les autres équipes dans l’adoption et l’optimisation de Ragic.

Et pour celles et ceux qui apprécient les nombreux outils logiciels modernes disponibles aujourd’hui, Ragic peut s’intégrer facilement à plusieurs d’entre eux via l'intégration Zapier.

L’utilisation continue de Ragic chez Deliveree

Nous avons déjà évoqué en détail les raisons pour lesquelles nous, à Deliveree, avons adopté Ragic : principalement en réponse à un besoin métier, auquel les fonctionnalités clés de Ragic et son interface conviviale ont parfaitement répondu. Cependant, nous continuons aujourd'hui à utiliser Ragic aujourd’hui, c’est aussi grâce aux améliorations constantes apportées par l’équipe Ragic, qu’il s’agisse de nouvelles fonctionnalités ou d’évolutions basées sur les retours de leurs utilisateurs.