Una solicitud de compra es un documento interno que utilizan los empleados para solicitar autorización para comprar bienes o servicios en nombre de la organización. Generalmente se presenta mediante un formulario estandarizado y es revisada por los supervisores, el equipo de finanzas o el personal de compras antes de realizar cualquier compra. A diferencia de una orden de compra, no se envía a los proveedores. Su uso es exclusivamente para fines de autorización interna.
En un ciclo de compras estándar, la solicitud de compra suele ser el primer paso formal, donde el empleado o departamento identifica la necesidad. Una vez enviada, la solicitud es revisada por los gerentes y el departamento de finanzas. Posteriormente, se remite al departamento de compras para su revisión y selección de proveedor. Una vez seleccionado el proveedor, se emite la orden de compra, se entregan los bienes o servicios, se emite la factura y se realiza el pago correspondiente.
El paso de solicitud de compra garantiza principalmente que las compras estén planificadas, justificadas y alineadas con los presupuestos de la empresa antes de comprometer los fondos.
Las organizaciones implementan las solicitudes de compra para controlar el gasto, hacer cumplir los presupuestos, prevenir compras no autorizadas, mantener registros financieros para auditorías, estandarizar los procesos de adquisición y mejorar la previsión y la elaboración de informes. Son especialmente valiosas en organizaciones grandes, donde la supervisión financiera puede resultar más compleja sin los procesos adecuados.
Algunas pequeñas empresas pueden prescindir de las solicitudes de compra formales cuando los equipos son reducidos y la comunicación es directa, el volumen de compras es bajo o los niveles de aprobación ralentizarían las operaciones. En su lugar, pueden recurrir a aprobaciones informales o al simple seguimiento de gastos. Sin embargo, a medida que las empresas crecen, la incorporación de las solicitudes de compra al flujo de trabajo de compras se vuelve necesaria.
Las solicitudes de compra son peticiones de aprobación interna. A diferencia de las órdenes de compra, que se emiten a proveedores externos, las solicitudes de compra son documentos puramente internos. Mientras que una orden de compra es legalmente vinculante y se emite tras la aprobación de la compra, las solicitudes de compra no son vinculantes y se emiten para iniciar las compras antes de la aprobación.
Una solicitud de compra típica incluye la información del solicitante (nombre, departamento y supervisor inmediato), la descripción del artículo o servicio, la cantidad, el precio o presupuesto estimado, el proveedor preferido (opcional), la fecha de entrega requerida, la justificación comercial y las firmas/estados de aprobación.
Esta información ayuda a quienes toman las decisiones a evaluar la necesidad, el costo y el cumplimiento de las políticas.
En los sistemas ERP, de compras o de gestión de flujos de trabajo, las solicitudes de compra se digitalizan y automatizan. Las características comunes del sistema incluyen un flujo de trabajo de aprobación integrado (como la asignación de aprobaciones según reglas o límites de importe), validación del presupuesto antes de la aprobación, integración con la base de datos de proveedores, registros de auditoría y de cambios, notificaciones y recordatorios.
Las solicitudes de compra digitales reducen el papeleo manual, minimizan los errores humanos y mejoran la visibilidad entre departamentos.
