Una orden de compra (OC) es un documento que un comprador emite o envía a un vendedor para solicitar la compra de bienes o servicios. Generalmente se basa en una solicitud de compra aprobada e incluye detalles como descripciones de productos, cantidades, precios, fechas de entrega, condiciones de pago e instrucciones de envío.
Una solicitud de compra es un documento interno creado por empleados o departamentos que solicitan una compra. Generalmente requiere la aprobación del gerente del empleado y del departamento de compras.
Una orden de compra es un documento externo que el comprador envía al vendedor para realizar un pedido. Este documento se basa en la solicitud de compra aprobada.
Un proceso de compra generalmente comienza cuando un empleado o departamento presenta una solicitud de compra. Una vez que los gerentes directos la aprueban, el departamento de compras (o aprovisionamiento) suele revisarla y aprobarla. Tras su aprobación, el departamento de compras crea una orden de compra y la envía al proveedor o proveedores seleccionados. En esta etapa, pueden tener lugar negociaciones y varias cotizaciones. Una vez que ambas partes han acordado los términos y precios, el proveedor entrega los bienes y servicios y emite una factura, haciendo referencia al número de la orden de compra. El departamento de contabilidad coincide la orden de compra con los bienes recibidos y la factura, y luego realiza el pago al proveedor.
Los procesos de solicitud y aprobación de compras se pueden integrar en el sistema, reduciendo eficazmente el papeleo manual y los errores humanos. Una vez aprobadas las solicitudes de compra, los sistemas de información pueden generar automáticamente órdenes de compra a partir de las solicitudes aprobadas, mantener los catálogos y precios de los proveedores e integrarse con el inventario y la contabilidad. Esto permite realizar el seguimiento de las entregas, conciliar las facturas y reducir los retrasos en la aprobación. Además, proporciona una visión en tiempo real de los gastos empresariales y mantiene el control y la visibilidad sobre las compras.
