El recuento de inventario es el proceso de verificar la cantidad real de existencias en un almacén y compararla con las cifras registradas por el sistema. Es necesario porque, con el tiempo, las cantidades registradas en el sistema de inventario de una empresa (los registros informáticos) suelen diferir de las existencias físicas. El recuento de inventario implica la revisión manual de los artículos, la identificación de discrepancias y el ajuste del sistema para reflejar las cantidades reales.
Tras el recuento de inventario, se produce un excedente cuando el stock físico supera la cantidad registrada en el sistema. Por otro lado, se produce un faltante cuando el stock físico es menor que el registrado en el sistema.
Los excedentes suelen ocurrir cuando un proveedor entrega artículos adicionales o cuando se envían menos artículos a los clientes registrados. Si bien los activos son mayores de lo esperado, esto puede indicar deficiencias en los procesos y podría causar problemas de reputación, por lo que es importante que las empresas presten atención a los excedentes.
Los faltantes suelen ocurrir cuando los artículos no se registran correctamente durante la disposición física, son robados o se envían en exceso a los clientes. En contabilidad, los faltantes se registran como pérdidas de la empresa.
Según el tamaño de la empresa y los recursos disponibles, las empresas generalmente utilizan dos métodos de recuento de inventario: el recuento periódico y el recuento cíclico. En el recuento periódico, la empresa selecciona una fecha específica (normalmente el final de cada mes o año) en la que se suspenden momentáneamente todos los movimientos de existencias durante el día, para que los empleados puedan realizar un recuento completo del inventario. Este método garantiza una imagen completa y precisa de las existencias para la elaboración de informes y la contabilidad. Sin embargo, requiere mucha mano de obra, puede interrumpir las operaciones diarias y puede dar lugar a errores si los empleados se cansan o si el personal es insuficiente.
Por otro lado, en el recuento cíclico, el inventario se divide en lotes más pequeños según ciertos criterios, como la popularidad o el valor. Por ejemplo, los artículos de mayor valor se pueden contar semanalmente, mientras que los de menor valor se pueden contar trimestralmente. El recuento cíclico tiene un menor impacto operativo y mantiene una mayor precisión del inventario durante todo el año, lo que permite detectar problemas con prontitud. Sin embargo, requiere un esfuerzo constante y disciplina tanto por parte del sistema como del personal.
Algunas empresas temen que los empleados simplemente copien las cantidades registradas por el sistema en la hoja de recuento sin verificar físicamente el inventario. Para evitarlo, los recuentos de inventario previos suelen ocultar las cantidades registradas por el sistema. Este método se denomina recuento a ciegas y requiere que los empleados cuenten físicamente todos los artículos y registren los resultados, que luego son comparados por los supervisores con los registros del sistema.
