BPM, Sistema de Gestión de Procesos de Negocio

¿Qué es un sistema de gestión de procesos de negocio (BPM)?

Un sistema de gestión de procesos de negocio (BPM) es un software que se utiliza para diseñar, automatizar y gestionar flujos de trabajo en toda una organización. Permite a las empresas definir procesos, enrutar tareas automáticamente según reglas (roles, departamentos, umbrales, etc.) y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real, lo que ayuda a mantener la coherencia y la responsabilidad.

Entre los casos de uso comunes se incluyen las solicitudes de vacaciones, los reembolsos de gastos, las solicitudes de compra, la incorporación de empleados y la aprobación de documentos. En lugar de depender de la coordinación manual o ad hoc, los sistemas BPM aportan estructura y visibilidad sobre cómo se realiza el trabajo.

BPM frente a procesos de flujo de trabajo tradicionales

Tradicionalmente, los flujos de trabajo suelen manejarse manualmente o se basan en correo electrónico. Debido a esto, el enfoque tradicional proporciona visibilidad limitada y datos dispersos. La coherencia puede variar según las personas, lo que dificulta que las empresas crezcan. Por otro lado, los BPM admiten flujos de trabajo automatizados, procesos estandarizados y seguimiento en tiempo real, lo que los hace fácilmente escalables. Además, la integración entre sistemas garantiza que los datos fluyan sin problemas, lo que reduce los silos, mejora la precisión y permite una gestión de procesos más eficiente de un extremo a otro.

Beneficios de un sistema BPM

Además de mantener la coherencia y garantizar la rendición de cuentas, los sistemas BPM también aumentan la eficiencia operativa al facilitar ciclos de aprobación más rápidos, reducir los errores humanos y disminuir la carga de trabajo manual. Una mayor transparencia y rendición de cuentas también conducen a una toma de decisiones clara y oportuna.

Características clave de los sistemas BPM

Los sistemas de gestión de procesos de negocio (BPM) suelen incluir las siguientes características:

Automatización del flujo de trabajo, como el enrutamiento de tareas y las aprobaciones

Toma de decisiones basada en reglas, que aplica condiciones como roles y límites de aprobación para determinar las rutas del flujo de trabajo

Seguimiento en tiempo real e información sobre el estado del proceso, los cuellos de botella y el rendimiento

Registros de auditoría y cumplimiento normativo, ya que registra cada acción para garantizar la rendición de cuentas y el cumplimiento de las normativas

Ejemplos de sistemas BPM

Los sistemas BPM son una parte fundamental de la arquitectura de sistemas de información o pila tecnológica de una organización, ya que conectan personas, procesos y datos. A menudo se integran con sistemas ERP, sistemas HRM y sistemas CRM, activando flujos de trabajo, apoyando los procesos de los empleados y gestionando las aprobaciones, respectivamente.

Algunos ejemplos conocidos de sistemas BPM son Oracle BPM Suite e IBM Business Automation Workflow. Los sistemas sin código, como Ragic, también pueden funcionar como un sistema integral que gestiona datos, procesos de negocio, información de clientes, datos de empleados y operaciones clave como compras, ventas e inventario.