Lorsque vous travaillez avec des systèmes ERP ou que vous référencez des produits sur des plateformes e-commerce, vous devez souvent attribuer un identifiant unique à chaque article, qui peut, entre autres, prendre la forme d'un "numéro d'article", d'un "code matière" ou d'un "identifiant produit". Ce processus est connu sous le nom de codification des produits ou des articles.
Prenons l'exemple des recharges de stylos à bille. Les recharges de différentes marques peuvent varier en termes de modèles de stylos compatibles, de couleurs et de tailles de pointe. Si nous les étiquetions toutes simplement comme "recharges de stylos à bille", nous ne pourrions pas les distinguer. C'est pourquoi chacune a besoin de sa propre « carte d'identité » ou numéro d'article pour les différencier clairement. En attribuant un code unique à chaque article, les systèmes et les employés peuvent identifier et différencier clairement des produits similaires.
Pour garantir une identification claire des articles, il est important de disposer d'une norme de codification à l'échelle de l'entreprise. Évitez d'utiliser directement des codes externes, tels que les numéros d'articles fournisseurs, car différents fournisseurs peuvent utiliser par coïncidence les mêmes codes, entraînant des doublons dans votre système.
Un autre problème courant est l'absence d'un système de codification unique appliqué universellement. Dans les entreprises comptant plusieurs départements, chaque équipe peut développer son propre système de codification interne pour optimiser son efficacité, mais cela peut conduire à l'utilisation du même code pour des articles différents d'un département à l'autre — ce qui peut être source de confusion.
Pour garantir l'unicité, il est préférable de recodifier en interne tous les matériaux et produits externes. Les règles de codification doivent être standardisées dans tous les départements, définies de manière collaborative et strictement appliquées. Pour éviter davantage les conflits, vous pouvez utiliser le paramètre "non-doublon" ou "unique" de votre système d'information, ou la fonctionnalité de validation des données d'Excel pour empêcher la saisie de codes en double.
Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez vous référer à nos exemples de structures de codification pour la fabrication, la distribution et les projets d'ingénierie.
La fabrication impliquant souvent de grands volumes de données, il est préférable de commencer par catégoriser les articles par type. Partez d'une catégorie de premier niveau comme "matériaux", puis affinez par propriétés physiques ou usage. Cette approche facilite le filtrage et la localisation des articles recherchés.
Dans la distribution, il est utile de pouvoir filtrer les codes produits par catégorie. Par exemple, commencez par la marque, puis affinez par type et attributs tels que la matière ou la couleur pour trouver rapidement les produits dont vous avez besoin.
En ingénierie, la codification peut rester simple en classant les articles directement par date d'achèvement. Cela offre un moyen rapide et efficace de filtrer et de retrouver les informations nécessaires.
