"Just Ragic it!" est la méthode de Livolt pour la gestion des données

La possibilité de personnaliser leurs propres bases de données est un atout majeur pour de nombreuses entreprises à la recherche d’une solution logicielle pour gérer leurs données. Et Livolt, une entreprise spécialisée dans le conseil, le traitement et la production dans le domaine de l’énergie, ne fait pas exception. Grâce à la grande flexibilité et la capacité de personnalisation de Ragic, Livolt a pu améliorer considérablement la gestion de ses données, tant en termes d’efficacité que de précision.

Echapper au cauchemar des tableurs

Nathan Winkler, le PDG de Livolt, cherchait une solution de base de données capable de traiter les données et générer des rapports de manière plus efficace.

Auparavant, l’équipe vivait un véritable cauchemar avec les feuilles de calcul Excel : les données n’étaient absolument pas organisées, dispersées entre différentes feuilles qui n'avaient aucune connexion entre elles, et pour produire un rapport, il fallait multiplier les copier-coller. Le processus était extrêmement pénible, avec très peu d’automatisation, et il était presque impossible d’avoir la certitude que les données étaient correctes. Il s’est donc mis en quête d’un logiciel de base de données qui lui permettrait d’échapper à tous les problèmes rencontrés avec Excel. Après mûre réflexion, son choix s’est porté sur Ragic, une solution qui lui permet de créer des relations entre les feuilles tout en lui offrant une flexibilité totale pour construire et personnaliser sa propre structure, afin de traiter les données selon le flux de travail souhaité.

Créer sa propre base de données personnalisée

Au départ, Nathan a consulté la documentation et les tutoriels vidéo pour se familiariser avec ce logiciel de base de données. Ayant déjà une certaine expérience avec d'autres programmes similaires, il ne lui a fallu qu’une journée pour comprendre les bases de la création et de l’utilisation d’une base de données sur Ragic. En concevant la base de données pour son entreprise, il s’est vite rendu compte qu’il pouvait créer autant de relations entre les feuilles qu’il le souhaitait. Plutôt que de sans arrêt devoir copier-coller des données d’un tableur à l’autre, il lui suffit désormais de sélectionner des enregistrements dans d’autres feuilles et de charger les informations souhaitées grâce à la fonction lier & charger. Un autre aspect qui lui a été très utile est le fait qu'il a pu "créer des relations aussi profondes qu’il le souhaite" en créant de nouvelles feuilles à partir d'une sous-table ou en ajoutant des sous-tables de référence. Il peut facilement créer une chaîne illimitée de feuilles interconnectées, et afficher un même champ dans autant de feuilles que nécessaire. Cela lui permet de garder des données cohérentes, quel que soit l’endroit où elles apparaissent.

Avec des feuilles désormais synchronisées et fonctionnelles, Nathan a ensuite entrepris de concevoir un flux de travail pour générer les rapports dont il avait besoin. Au lieu de copier et coller des données depuis différents tableurs, le tout dans un format peu adapté, la fonction de publipostage de Ragic lui a permis de réaliser ce processus sans difficulté. L'idée directrice de cette fonctionnalité dans Ragic est de permettre d’exporter automatiquement les données vers un tableur externe en utilisant un modèle préconçu. Comme cette action est automatisée en ne nécessitant qu'un simple clic sur un bouton, Nathan a non seulement gagné un temps précieux, mais a aussi réduit considérablement le risque d’erreurs liées à la saisie manuelle. Dès lors que les enregistrements sont correctement traités dans Ragic, l’exportation pour la création de rapports se fait sans erreur. A l'inverse, le traitement manuel de fichiers multiples augmente le risque d’erreurs humaines, certaines pouvant passer inaperçues et nuire gravement à la qualité du travail final.

Collaboration et succès d'équipe

Ces outils ont convaincu Nathan d’utiliser Ragic comme solution centrale pour gérer les données de Livolt. Il a ensuite souscris un plus grand nombre d'utilisateurs internes afin que ses collègues puissent collaborer sur la base de données qu'il avait personnalisée. Bien évidemment, quelques obstacles se sont présentés lors de la migration vers ce nouveau logiciel. Les membres de l’équipe ont dû se familiariser non seulement avec l’utilisation de Ragic, mais aussi avec la structure spécifique de la base conçue par Nathan. Toutefois, comme cette base avait été développée en interne par le PDG lui-même, et non par un prestataire externe, la transition s’est avérée bien plus simple. Un membre interne à l’entreprise dispose toujours d’une meilleure compréhension des données et du fonctionnement quotidien, ce qui lui permet de concevoir une base plus adaptée et plus intuitive que ne pourrait le faire un professionnel extérieur — à condition, bien sûr, d’en avoir les compétences. Et c’est d’autant plus vrai lorsque cette personne est aussi le dirigeant de l’entreprise.

Just Ragic It

L'ensemble de l'équipe de Livolt a grandement bénéficié du déploiement de la base de données Ragic. Tout comme Nathan auparavant, la possibilité de lier différentes feuilles et d’utiliser la fonction de publipostage pour générer des rapports leur a permis de gagner un temps considérable, tout en réduisant les erreurs humaines.Ces outils leur permettent de produire des rapports d’analyse croisée de meilleure qualité, avec une validation renforcée et une exécution plus rapide. Depuis, cette efficacité a donné naissance à une expression adoptée en interne : "Just Ragic it”. Cela signifie que dès qu’un besoin de traitement ou de structuration de données se présente, ou lorsqu’un nouveau type de rapport est requis, ils conçoivent simplement un nouvel ensemble de feuilles adapté à leur flux de travail. Par ailleurs, l’équipe a trouvé l’intégration avec d’autres serveurs ou applications particulièrement simple, que ce soit avec Zapier ou en créant leurs propres scripts personnalisés. Ils n'auraient pu le faire sans un outil offrant un haut niveau de flexibilité et de personnalisation.

Comme tous les administrateurs de bases de données Ragic, Nathan et son équipe ont reçu une assistance continue de l’équipe de support. A chaque fois qu’ils ont rencontré un bug, qu’ils se sont retrouvés bloqués lors de la conception d’une nouvelle feuille, ou qu’ils avaient besoin de conseils concernant leur base de données, il leur a suffit de cliquer sur le bouton “Besoin d'aide” situé en haut à droite de l’écran pourcontacter l'équipe de support Ragic. Une fois leur ticket envoyé, l’équipe support accède à la base concernée afin de mieux comprendre le problème et de proposer une solution adaptée. Parfois, lorsque le problème est plus complexe, un appel en visioconférence est organisé avec un membre de l’équipe de support, afin d’identifier précisément l’origine du blocage grâce au partage d’écran. D’après Nathan, l’accompagnement de Ragic a joué un rôle clé dans la mise en place et l’exploitation de sa base personnalisée, ce qui l’a encouragé à faire de Ragic le cœur de la gestion des données de son entreprise.

Une base de données en constante évolution

Bien que Nathan dispose déjà d’une base de données très complète pour Livolt, il ne compte pas arrêter son amélioration de sitôt. Etant donné que Ragic est devenu le socle de gestion des données de l’entreprise depuis plusieurs années, il a créé de nombreuses feuilles à différents moments selon des besoins et des logiques variés. Néanmoins, le principal défi aujourd’hui est que les feuilles ne sont pas organisées selon une structure permettant systématiquement à ses collaborateurs de comprendre l’ensemble de la logique. S’il en a l’occasion, Nathan souhaiterait donc consacrer du temps à restructurer sa base de données. Heureusement, il pourra faire cette mise à jour par lui-même puisqu'il n'est pas nécessaire d'avoir recours à un expert IT pour écrire du code afin de modifier le design des différentes pages. En plus de réorganiser et de reconstruire certains éléments de sa base, Nathan souhaite aussi intégrer celle-ci à d’autres applications logicielles. Comme mentionné précédemment, grâce à l'intégration native de Zapier dans Ragic, il peut déjà connecter sa base à de nombreux outils populaires. Et si, à l’avenir, il devait intégrer des applications non compatibles avec Zapier, il pourrait le faire via des appels API ou d’autres méthodes de programmation.

Pourquoi choisir Ragic?

Si vous êtes à la recherche d’une solution de base de données pour votre entreprise, Nathan recommande vivement d’essayer Ragic. Concevoir et personnaliser sa propre base de données peut représenter un nouveau défi, mais cela en vaut largement la peine une fois que l’on s'est familiarisé avec l’outill. Au départ, un peu de patience est nécessaire pour bien comprendre le fonctionnement de Ragic en s’appuyant sur les tutoriels, la documentation et les vidéos. Toutefois, grâce à son interface simple et intuitive, la courbe d’apprentissage est bien plus rapide qu’on ne pourrait le penser. Et comme Ragic est une base de données hautement personnalisable, elle peut s’adapter à presque tous les types d’entreprises, quel que soit le secteur d’activité. Accessoirement, Nathan souligne que la tarification de Ragic est très raisonnable. Non seulement le produit est accessible financièrement, mais le tarif dépend du nombre d’utilisateurs internes de la base. Ainsi, même si vous êtes le seul utilisateur, vous bénéficiez d’un prix particulièrement avantageux.

De nombreuses organisations comme Livolt ont trouvé en Ragic un outil précieux pour gérer et traiter leurs données. Grâce à Ragic, elles ont pu améliorer leur efficacité, la fiabilité de leurs données, ainsi que leur communication interne. Ces améliorations contribuent directement à la croissance de l’entreprise, tant en termes de performance que de rentabilité. Selon Nathan, lui et son entreprise ne pourraient plus fonctionner efficacement sans Ragic.