Une demande de devis (RFQ) est un document formel émis par une entreprise à un ou plusieurs fournisseurs, sollicitant des informations détaillées sur les prix, les conditions et les modalités applicables à des marchandises ou services spécifiques. Contrairement à un bon de commande, une RFQ n'est pas juridiquement contraignante, mais elle constitue un outil clé dans le processus d'approvisionnement pour comparer les offres de prix et les capacités des fournisseurs. Les RFQ sont particulièrement répandues dans des secteurs comme l'industrie manufacturière, où les flux de travail de fabrication à la commande ou de production personnalisée nécessitent une estimation précise des coûts.
Une RFQ identifie les marchandises ou services nécessaires et définit les spécifications telles que les exigences de livraison et autres conditions. Elle est ensuite envoyée aux fournisseurs sélectionnés susceptibles de répondre à la demande. Les fournisseurs soumettent des devis incluant les prix, les délais d'approvisionnement et les conditions de service. L'équipe achats compare ensuite les devis en tenant compte du prix, de la qualité et de la conformité aux spécifications. Sur la base de cette évaluation, l'entreprise peut procéder à l'émission d'un bon de commande ou négocier davantage avec les fournisseurs retenus.
Les RFQ aident les entreprises à comprendre les prix du marché et à comparer plusieurs fournisseurs. Elles garantissent également que les fournisseurs répondent avec des informations comparables, encouragent une définition précise des produits et réduisent le temps et les erreurs dans la sélection des fournisseurs. De plus, elles constituent une base pour la négociation des prix et des conditions.
Tandis que les RFQ (demandes de devis) se concentrent sur les prix et les conditions pour des marchandises et services spécifiques, les RFP (Request for Proposal, appels à propositions) recherchent des solutions et des propositions pour des projets, sans se limiter au prix — différents fournisseurs peuvent proposer des produits ou services différents. Les RFI (Request for Information, demandes d'information), quant à elles, collectent des informations sur les fournisseurs ou les produits sans solliciter de tarification.
De nombreux systèmes d'approvisionnement et ERP modernes, dont l'outil de base de données sans code Ragic, prennent en charge les RFQ. Les fonctionnalités peuvent inclure :
Ces systèmes rationalisent le processus de RFQ, réduisent la charge administrative et améliorent la traçabilité.
