Une demande d'achat est un document interne utilisé par les employés pour demander l'autorisation d'acheter des marchandises ou des services au nom d'une organisation. Elle est généralement soumise via un formulaire standardisé et examinée par les responsables, l'équipe financière ou le personnel des achats avant tout achat. Contrairement à un bon de commande, elle n'est pas envoyée aux fournisseurs. Elle est strictement destinée à des fins d'autorisation interne.
Dans un cycle d'approvisionnement standard, la demande d'achat est généralement la première étape formelle où le besoin est identifié par l'employé ou le département. Une fois la demande d'achat soumise, elle est examinée par les responsables et le département financier, puis transmise au département des achats pour examen et sélection des fournisseurs. Une fois le fournisseur sélectionné, le bon de commande est émis, les marchandises ou services sont livrés, la facture est émise et le paiement est effectué en conséquence.
L'étape de la demande d'achat vise principalement à garantir que les achats sont planifiés, justifiés et alignés sur les budgets de l'entreprise avant tout engagement de fonds.
Les organisations mettent en place des demandes d'achat pour contrôler les dépenses, respecter les budgets, prévenir les achats non autorisés, maintenir des enregistrements financiers pour les audits, standardiser les processus d'approvisionnement et améliorer les prévisions et le reporting. Elles sont particulièrement précieuses dans les grandes organisations où la supervision financière peut devenir plus difficile sans processus appropriés.
Certaines petites entreprises peuvent parfois contourner les demandes d'achat formelles lorsque les équipes sont très réduites et la communication directe, que les volumes d'achat sont faibles, ou que les niveaux d'approbation ralentiraient les opérations. Elles peuvent alors s'appuyer sur des approbations informelles ou un suivi simple des dépenses. Cependant, à mesure que les entreprises se développent, l'adoption des demandes d'achat dans le flux de travail des achats devient nécessaire.
Les demandes d'achat sont des demandes d'approbation internes. Contrairement aux bons de commande qui sont émis à des fournisseurs externes, les demandes d'achat sont de purs documents internes. Tandis qu'un bon de commande est juridiquement contraignant et émis après approbation de l'achat, les demandes d'achat ne sont pas contraignantes et sont soumises pour initier les achats avant approbation.
Une demande d'achat type inclut les informations du demandeur (notamment son nom, son département et son responsable direct), la description de l'article ou du service, la quantité, le prix estimé ou le budget, le fournisseur préféré (facultatif), la date de livraison souhaitée, la justification commerciale et les signatures ou statuts d'approbation.
Ces informations aident les décideurs à évaluer la nécessité, le coût et la conformité aux politiques de l'entreprise.
Dans les systèmes ERP, d'approvisionnement ou de flux de travail, les demandes d'achat sont numérisées et automatisées. Les fonctionnalités système courantes incluent un flux de travail d'approbation intégré (tel que le routage des approbations basé sur des règles ou des seuils de montant), la validation budgétaire avant approbation, l'intégration avec la base de données fournisseurs, les pistes d'audit et journaux des modifications, ainsi que les notifications et rappels.
Les demandes d'achat numériques réduisent la paperasse manuelle, limitent les erreurs humaines et améliorent la visibilité entre les départements.
