Un bon de commande (PO) est un document qu'un acheteur émet ou envoie à un vendeur pour demander l'achat de marchandises ou de services. Il est souvent basé sur une demande d'achat approuvée et inclut des informations telles que les descriptions des produits, les quantités, les prix, les dates de livraison, les conditions de paiement et les instructions d'expédition.
Une demande d'achat est un document interne créé par des employés ou des départements pour demander un achat. Elle nécessite généralement l'approbation du responsable de l'employé et du département des achats.
Un bon de commande est un document externe que l'acheteur envoie au vendeur pour passer une commande. Ce document est basé sur la demande d'achat approuvée.
Un processus d'achat commence généralement lorsqu'un employé ou un département soumet une demande d'achat. Après approbation par les responsables directs, elle est généralement examinée et approuvée par le département des achats (ou approvisionnement). Une fois approuvée, un bon de commande est créé et envoyé par le département des achats aux fournisseurs sélectionnés. Des négociations et plusieurs demandes de devis peuvent avoir lieu à ce stade. Une fois que les deux parties se sont accordées sur les conditions et les prix, le fournisseur livre les marchandises et services et émet une facture en référençant le numéro de PO. Le département comptable rapproche le bon de commande avec les marchandises reçues et la facture, puis procède au paiement du fournisseur.
Les demandes d'achat et les processus d'approbation peuvent être intégrés dans le système, réduisant ainsi efficacement la paperasse manuelle et les erreurs humaines. Lorsque les demandes d'achat sont approuvées, les systèmes d'information peuvent générer automatiquement des bons de commande à partir des demandes approuvées, gérer les catalogues et les prix fournisseurs, et s'intégrer avec les stocks et la comptabilité. Ils permettent de suivre les livraisons, de rapprocher les factures et de réduire les délais d'approbation. De plus, ils offrent une vue en temps réel des dépenses de l'entreprise et maintiennent le contrôle et la visibilité sur les achats.
