L'inventaire physique est le processus de vérification des quantités réelles de stock présentes dans un entrepôt, comparées aux chiffres enregistrés dans le système. Il est nécessaire car, avec le temps, les quantités enregistrées dans le système de gestion des stocks d'une entreprise (les "données informatiques") peuvent souvent différer du stock physique. L'inventaire physique consiste à vérifier manuellement les articles, à identifier les écarts et à ajuster le système pour refléter les quantités réelles.
À l'issue de l'inventaire physique, un surplus apparaît lorsque le stock physique dépasse le nombre enregistré dans le système. À l'inverse, un manquant apparaît lorsque le stock physique est inférieur à ce qui est enregistré dans le système.
Les surplus surviennent généralement lorsqu'un fournisseur livre des articles en excédent ou lorsque moins d'articles ont été expédiés aux clients que ce qui a été enregistré. Bien que les actifs soient supérieurs aux prévisions, cela peut indiquer des lacunes dans les processus et entraîner des problèmes de réputation, ce qui rend nécessaire pour les entreprises de prêter attention aux surplus.
Les manquants surviennent généralement lorsque des articles ne sont pas correctement enregistrés lors d'une mise au rebut physique, ont été volés ou ont été expédiés en excès aux clients. En comptabilité, les manquants sont enregistrés comme des pertes pour l'entreprise.
Selon la taille de l'entreprise et les ressources disponibles, les entreprises utilisent généralement deux méthodes d'inventaire physique : l'inventaire périodique et l'inventaire tournant. Dans le cadre de l'inventaire périodique, l'entreprise choisit une date précise (généralement la fin de chaque mois ou de chaque année), où tous les mouvements de stock sont momentanément suspendus pour la journée, afin que les employés puissent effectuer un inventaire complet. Cette méthode garantit un état complet et précis des stocks pour les besoins de reporting et de comptabilité. Cependant, elle est gourmande en main-d'œuvre, peut perturber les opérations quotidiennes et peut entraîner des erreurs si les employés sont fatigués ou si les effectifs sont insuffisants.
En revanche, dans le cadre de l'inventaire tournant, les stocks sont divisés en lots plus petits selon certains critères, tels que la popularité ou la valeur. Par exemple, les articles de valeur élevée peuvent être comptés chaque semaine, tandis que les articles de faible valeur peuvent être comptés chaque trimestre. L'inventaire tournant a moins d'impact sur les opérations et maintient une plus grande précision des stocks tout au long de l'année, permettant de détecter rapidement les problèmes. Cependant, il exige un effort constant et de la rigueur de la part du système comme des employés.
Certaines entreprises craignent que les employés ne se contentent de recopier les quantités enregistrées dans le système sur la feuille de comptage sans vérifier physiquement le stock. Pour éviter cela, les inventaires avancés masquent souvent les quantités enregistrées dans le système. Cette méthode est appelée comptage à l'aveugle et exige que les employés comptent physiquement tous les articles et consignent leurs résultats, qui sont ensuite comparés aux enregistrements du système par les superviseurs.
