Imaginons que vous stockiez des marchandises dans des entrepôts en indiquant uniquement l’emplacement global de chaque article. Par exemple, des piles alcalines 1,5V, des piles bouton 3V et des piles rectangulaires 9V sont toutes stockées dans l’entrepôt A, tandis que des vis de 20 mm et de 30 mm sont stockées dans l’entrepôt B. À mesure que l’activité se développe et que le nombre d’articles augmente, il devient difficile de retrouver des produits spécifiques au sein d’un entrepôt.
C’est là qu’intervient la gestion des emplacements de stockage. En termes simples, elle consiste à diviser l’espace de l’entrepôt en zones de stockage désignées, appelées "emplacements", et à attribuer un nom à chacune d’elles — idéalement à l’aide d’un système de numérotation ou de codification. Par exemple, si l’entrepôt A comporte des dizaines de rangées d’étagères, chacune avec 6 niveaux comprenant 10 emplacements, vous pouvez attribuer des codes basés sur : entrepôt-rangée-niveau-emplacement. Un article situé dans l’entrepôt A, rangée 3, niveau 2, emplacement 5 peut ainsi être identifié par le code A-03-02-05.
Une fois tous les emplacements codifiés, l’entrepôt dispose en réalité d’un système d’adresses structuré. Lors du stockage des articles, on enregistre non seulement dans quel entrepôt se trouve le produit, mais aussi son emplacement précis. Par exemple, des piles 1,5V peuvent être stockées en A-03-02-05, et des piles 3V en A-03-02-06. Lors de la préparation des commandes, il est alors possible d’aller directement à l’emplacement correspondant, ce qui rend le picking et les inventaires beaucoup plus efficaces.
De nombreuses entreprises s’appuient sur la mémoire pour gérer leur inventaire lorsque leur entrepôt est encore petit — les employés savent simplement où les articles sont stockés. Cependant, cette approche devient inefficace à mesure que l’activité et le nombre d’articles augmentent. Les signes courants indiquant la nécessité d’une gestion des emplacements incluent :
1. Lorsque le nombre de références (SKU) augmente ou que l’entrepôt s’agrandit, les articles deviennent difficiles à retrouver, même s’ils sont en stock, ou peuvent être mal préparés.
2. Les opérations deviennent dépendantes de certaines personnes : seuls quelques employés expérimentés connaissent l’emplacement des produits, ce qui rend l’intégration des nouveaux employés difficile. Si ces personnes clés sont absentes, les processus de traitement des commandes peuvent être ralentis.
3. Baisse de l’efficacité opérationnelle et de la précision des stocks : les commandes nécessitent plusieurs tentatives de préparation, des articles apparaissent en stock mais sont introuvables physiquement, ou les inventaires nécessitent des interruptions longues et coûteuses.
À ce stade, la gestion des emplacements de stockage doit être mise en place.
Les articles peuvent être regroupés en grandes catégories et stockés dans différentes zones de l’entrepôt selon les besoins opérationnels. Les méthodes de classification courantes incluent :
1. Par attributs produits : facilite l’identification visuelle et la localisation des articles, et simplifie la préparation et le comptage des produits similaires.
2. Par taux de rotation : les articles fréquemment expédiés et à forte demande sont placés dans des emplacements facilement accessibles, tandis que les articles à faible rotation sont stockés dans des zones moins accessibles.
Commencez par planifier vos emplacements de stockage. Divisez l’entrepôt en différentes zones selon vos besoins et attribuez-leur des noms. Le niveau de détail dépend de votre taille et de vos exigences. Si davantage de granularité est nécessaire, vous pouvez adopter un système de codification type adresse (zone, rangée, niveau, emplacement) et appliquer un étiquetage visuel sur les étagères (par exemple "Rangée 5" sur le côté du rack). Assurez-vous que tous les emplacements sont codifiés et correctement documentés dans un tableau de suivi. Si les emplacements sont très détaillés et qu’il existe un risque d’erreur ou d’oubli, vous pouvez créer des étiquettes avec codes-barres et les apposer sur site.
Ensuite, enregistrez l’emplacement attribué à chaque article. Si vous disposez déjà d’un tableau de gestion des stocks (suivi des quantités et des entrepôts), ajoutez simplement un champ "emplacement" en complément du champ "entrepôt". Ajoutez également ces champs dans les enregistrements d’entrée et de sortie. Puis effectuez un inventaire complet pour associer chaque article à son emplacement. À partir de là, veillez à enregistrer systématiquement l’emplacement correspondant pour chaque mouvement entrant et sortant.
Si vous devez retrouver un article mais ne parvenez pas à le localiser, il suffit de le rechercher dans le système de gestion d'inventaire afin d’identifier son emplacement attribué.
