設計手冊
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Ragic雲端資料庫設計手冊

  • 1. 基本表單設計
    1. 1.1. 列表頁與表單頁
      1. 1.1.1. 設定 app 版列表頁及表單頁
    2. 1.2. 建立新的 Ragic 表單
      1. 1.3. 欄位種類
        1. 1.3.1. 自動產生欄位值
        2. 1.3.2. 連動選項
      2. 1.4. 欄位附加設定
        1. 1.4.1. 設定欄位的預設值
        2. 1.4.2. 欄位格式
        3. 1.4.3. 附加欄位設定
      3. 1.5. 建立欄位敘述
        1. 1.6. 建立子表格
          1. 1.7. 調整表單及頁籤版面設計
            1. 1.7.1. 管理頁籤及表單
            2. 1.7.2. 在頁籤下加入快捷動作
            3. 1.7.3. 在表單中插入圖片
          2. 1.8. 公式
            1. 1.8.1. 簽核公式
          3. 1.9. 設定簽核
            1. 1.10. 表單及欄位版本紀錄
            2. 2. 使用者管理
              1. 2.1. 管理內部使用者
                1. 2.1.1. 使用者名片
              2. 2.2. 存取權限
                1. 2.3. 管理使用者群組
                  1. 2.4. 將資料指派給特定使用者
                    1. 2.5. 傳閱資料
                      1. 2.6. 管理外部使用者
                        1. 2.7. 訪客使用者:E-mail 認證暫時性登入
                          1. 2.8. 功能權限設定
                          2. 3. 系統設定
                            1. 3.1. 製作專屬 Ragic 設定 (公司設定)
                              1. 3.2. 帳號付款
                                1. 3.3. 備份與還原
                                  1. 3.4. 資料庫修改紀錄
                                    1. 3.5. 排程管理
                                      1. 3.6. 資料庫維護
                                        1. 3.7. 檔案管理
                                          1. 3.8. 全域常數
                                            1. 3.9. 通知設定
                                              1. 3.10. 介面翻譯
                                                1. 3.11. 客製化資料庫首頁
                                                  1. 3.11.1. 工作項目
                                                  2. 3.11.2. 行事曆項目
                                                2. 3.12. 資源回收桶
                                                3. 4. 搜尋
                                                  1. 4.1. 儲存常用的篩選條件
                                                    1. 4.2. 自訂左側搜尋列欄位
                                                    2. 5. 進階表單設計
                                                      1. 5.1. 連結工作表
                                                        1. 5.1.1. 連結與載入
                                                        2. 5.1.2. 動態篩選
                                                        3. 5.1.3. 多版本工作表
                                                        4. 5.1.4. 從子表格產生新表單
                                                        5. 5.1.5. 顯示從其他表單的連結
                                                        6. 5.1.6. 新增原始表單欄位
                                                      2. 5.2. 自訂按鈕
                                                        1. 5.2.1. 資料拋轉
                                                        2. 5.2.2. 更新這張表單欄位值
                                                        3. 5.2.3. 更新別張表單欄位值
                                                        4. 5.2.4. 寄出自訂 E-mail
                                                        5. 5.2.5. 合併按鈕
                                                        6. 5.2.6. 將常用工具加為自訂按鈕
                                                        7. 5.2.7. 將動作按鈕加入欄位
                                                      3. 5.3. 其他表單設定
                                                        1. 5.3.1. 輸入檢查
                                                        2. 5.3.2. 條件式格式
                                                        3. 5.3.3. 提醒
                                                        4. 5.3.4. 付款功能
                                                        5. 5.3.5. 自動儲存
                                                        6. 5.3.6. 設定儲存資料後顯示的訊息
                                                        7. 5.3.7. 設定凍結
                                                        8. 5.3.8. 表單資料刪除原則
                                                        9. 5.3.9. 表單分段
                                                        10. 5.3.10. 小圖表
                                                        11. 5.3.11. 為表單設定標題欄位
                                                    3. 6. 匯入匯出與整合
                                                      1. 6.1. 匯出與匯入
                                                        1. 6.1.1. 合併列印 (以 Word/Excel 輸出)
                                                        2. 6.1.2. 發佈到網路
                                                        3. 6.1.3. 定期從網址匯入
                                                        4. 6.1.4. 定期寄出報表
                                                      2. 6.2. 網站內嵌
                                                        1. 6.3. 行事曆同步
                                                          1. 6.4. 整合 Ragic 及外部服務
                                                            1. 6.4.1. 透過 Zapier 整合
                                                            2. 6.4.2. 透過 Make(原 Integromat)整合
                                                        2. 7. 報表
                                                          1. 7.1. 視覺化類別
                                                            1. 7.1.1. 曲線圖
                                                            2. 7.1.2. 圓餅圖
                                                            3. 7.1.3. 甘特圖
                                                            4. 7.1.4. 行事曆
                                                            5. 7.1.5. 顯示地圖
                                                            6. 7.1.6. 資料儀表板
                                                          2. 7.2. 互動類別
                                                            1. 7.2.1. 預約系統
                                                            2. 7.2.2. 看板/任務板
                                                            3. 7.2.3. 工作事項
                                                          3. 7.3. 分析類別
                                                            1. 7.3.1. 排行報表
                                                            2. 7.3.2. 樞紐分析
                                                          4. 7.4. 列印類別
                                                            1. 7.4.1. 分群報表
                                                            2. 7.4.2. 標籤產生器
                                                          5. 7.5. 系統功能類別
                                                            1. 7.5.1. 使用者報表
                                                            2. 7.5.2. 簽核報表
                                                        3. 8. Ragic AI 小幫手
                                                          1. 9. 系統客製化 - 給程式設計師
                                                            1. 9.1. RESTful HTTP API 整合
                                                              1. 9.2. Javascript 工作引擎
                                                                1. 9.3. Workflow 產生器
                                                                2. 10. 私有主機版說明 (含 QNAP / Synology)
                                                                3.  

                                                                  1.1    列表頁與表單頁

                                                                  列表頁表單頁的設計是 Ragic 與其他試算表最大的差異,也是使用上非常重要的概念。

                                                                  列表頁:能夠一次看到多筆資料的概要。

                                                                  表單頁:顯示一筆資料的詳細內容。

                                                                  列表頁及表單頁是一體兩面,不論在哪邊新增資料都會同步出現在另一邊。進入表單時,首先會看到列表頁,點擊想看詳細內容的資料就會進入該筆資料的表單頁。

                                                                  以下方範例來說,進入「銷售訂單」就會在列表頁,在列表頁確認想看的資料後,點擊就可以進入該筆訂單的表單頁。

                                                                  接著會介紹設計模式下的表單頁及列表頁。

                                                                  設計表單頁

                                                                  新增或修改表單設計時,通常會從表單頁開始。直接在任意想要放置欄位的儲存格中輸入文字就會建立一般欄位,而一般欄位間需要垂直排列標頭,並且最少有兩個一般欄位才能夠儲存設計。

                                                                  水平排列標頭則會建立子表格表單頁不能只有子表格,需要有一般欄位之後才能建立子表格欄位。

                                                                  設計列表頁

                                                                  設計資料庫時,通常不需要再設計列表頁,當你儲存表單頁時,就會自動產生列表頁,將剛剛在表單頁新增的欄位全部排列成列表頁形式。列表頁只會有一個大表格,欄位標頭是以水平方式排列。請不要在第一列之外的儲存格新增欄位。

                                                                  設計資料庫的標準步驟會直接從表單頁開始,在之後的建立表單會有詳細說明。

                                                                  顯示在列表頁的欄位

                                                                  要進入列表頁設計模式,可以直接在列表頁中點擊修改設計;或在表單頁設計模式點選上方的箭頭返回列表頁。

                                                                  使用列表頁欄位選擇工具 (Listing Page Field Picker) 來決定哪些欄位會出現在列表頁中,以及出現欄位的排序。當欄位較多時,也可以利用上方的篩選工具來找出需要的欄位。

                                                                  列表頁欄位選擇工具中灰底欄位是系統自動產生的欄位,有需要的話也可以把它們加入列表頁。

                                                                  同步列表頁欄位名稱

                                                                  當在表單頁修改列表頁也存在的欄位時,系統會跳出訊息詢問是否要同步兩邊的欄位名稱,點選OK後就會自動同步兩邊名稱。

                                                                  注意:如果你選擇不同步這些欄位的名稱的話,下次再修改同樣欄位的名稱時系統就不會再跳出提醒訊息。

                                                                  教學影片

                                                                  想要更清楚了解列表頁跟表單頁的概念,可以參考以下教學短片。

                                                                  1.1.1    設定 app 版列表頁及表單頁

                                                                  x
                                                                  設定 app 版列表頁及表單頁

                                                                  列表頁顯示欄位

                                                                  表單頁欄位顯示順序

                                                                  列表頁顯示欄位

                                                                  在 app 版也可以根據需要調整列表頁顯示的欄位。要調整顯示的欄位及排版,可以至 Ragic 電腦版列表頁修改設計,並從表單工具中的 App 欄位顯示順序調整。

                                                                  在視窗中可以設定顯示的 6 個欄位。上半部為可以選擇哪個欄位要對應到哪個位置;下半部則是顯示的範例。設定好離開設計模式前記得儲存!

                                                                  左方的圓圈僅會顯示參照欄位值的第一個字,如果有圖片欄位建議可以放入該位置就會顯示縮圖。

                                                                  在 app 中就會看到設定後的排版。

                                                                  表單頁欄位顯示順序

                                                                  App 表單頁預設的顯示邏輯是網頁版介面的表單頁欄位由左至右、再由上至下。如果需要調整欄位順序,可以至表單頁設計模式中,點選表單工具,並選擇 App 排版顯示順序

                                                                  在視窗中點選欲調整的敘述欄位或一般欄位,並透過右方上下箭頭調整排序。有需要也可以還原為預設顯示順序。子表格位置是不能調整的,會固定在頁面的最下方。

                                                                  1.2    建立新的 Ragic 表單

                                                                  建立新表單有四種方式:

                                                                  1. 從零開始手動建立自己的 Ragic 表單,請參考文件中的 1 到 5 步驟。

                                                                  2. 從應用商店安裝我們設計好的模組,像是客戶關係管理、專案管理、訂單管理、採購、庫存等,大多模組包含多張表單,且彼此的連結關係已經建立好,有相對完整的架構。

                                                                  3. 套用快速範本,它會是單張且比較基礎的表單設計。

                                                                  4. 匯入現有的試算表檔案來產生 Ragic 表單

                                                                  不管選擇哪種方式開始,還是建議走過從零開始建立表單的流程,因為未來要調整表單的欄位設計還是會需要設計表單的基礎知識。

                                                                  Ragic 資料庫組成主要有三個層級,第一層是頁籤,用來歸類表單;第二層是表單,用來存放資料;第三層是資料,由多個欄位組成。

                                                                  1:新增頁籤

                                                                  點選頁面上方的+符號。

                                                                  在視窗中,點頁籤旁的+號來新增頁籤。

                                                                  2:在頁籤下新增工作表

                                                                  點選頁籤旁的+號來新增新表單,在設計新表單選項下,命名新表單名稱,記得要確認是否在想要的頁籤下,按下建立後,系統就會帶你到設計這張表單的表單頁設計模式。

                                                                  3:建立欄位

                                                                  設計表單頁時會從建立表單欄位開始,在空的儲存格上直接打字就能新增欄位。而一個欄位會佔兩格儲存格的空間,左邊是欄位名稱(也稱為欄位標頭),右邊是欄位值。所以在新增其他的欄位時,記得要在空的地方新增欄位。

                                                                  你也可以直接在空的儲存格按右鍵從選單中新增欄位或敘述欄位

                                                                  當建立好一個欄位時,記得設定欄位種類。如果欄位值是種類的話,則可以選擇從選單選擇或是從選單多選;也有種類像是日期數字金額等。想知道所有的欄位型態,可以參考欄位種類這篇。

                                                                  另外,你也可以透過複製(右鍵並點選複製、Ctrl+C)來快速建立欄位,複製時會包含所有的欄位屬性(名稱、欄位種類、公式、樣式等),敘述欄位也能夠透過複製來建立。

                                                                  建好欄位後,如果要修改,在設計模式下點選欄位標頭就可以調整,也可以在左側工具列的欄位設定中修改屬性。想要刪除欄位,一樣是點選想要刪除欄位的標頭,再按下空白鍵、Delete 鍵或是 Backspace 鍵,再儲存設計就可以了。

                                                                  注意:要刪除的欄位若是其他表單欄位的參照來源,系統會自動阻擋,不允許刪除,原因請參考不能刪除特定表單或欄位的原因

                                                                  4:調整欄位高度與寬度

                                                                  欄位建立好後,可以拖曳欄與列的邊線來調整整行或整列的高度與寬度,跟操作 Excel 一樣。如此一來可以使格式看起來更舒適美觀。

                                                                  設計完成後,點選儲存再離開設計模式,就可以看到熱騰騰的表單出爐囉!

                                                                  5:設定列表頁顯示的欄位

                                                                  接著來確認一下列表頁,點選在表單左上方的箭頭之後,就可以回到列表頁,會看到列表頁出現剛剛在表單頁中建立的欄位。

                                                                  想要調整列表頁顯示的欄位,可以進入修改設計,在列表頁欄位選擇工具中可以選擇想要顯示在列表頁上的欄位。和表單頁一樣,可以自由拖曳邊線來調整欄位寬度。最後一定要記得按儲存你的設計喔。

                                                                  教學影片

                                                                  透過影片可以更清楚了解如何建立一張表單:

                                                                  其他方法:快速範本

                                                                  當你根據上述步驟建立新表單時,會看到設計模式右方有系統提供的快速範本,你可以點選各個範本來查看設計。這區塊有個「分類」選單,幫助你更快找到適合的範本。

                                                                  點選範本套用之後,還是可以根據需求調整設計,像是新增欄位、刪除、拖曳移動欄位位置等。

                                                                  表單工具也可以開啟快速範本的介面。

                                                                  其他方法:應用商店

                                                                  我們提供了許多建立好的模組,像是客戶關係管理、銷售訂單管理、採購、庫存模組等,都可以直接從應用商店中找到並安裝。

                                                                  點選頁籤旁的+號來新增頁籤或表單時,選擇下方的安裝範本選項,並點選建立,就能進入應用商店。

                                                                  應用商店畫面左邊可以切換分類,點選取得即可安裝。(如果已經安裝過的模組,則會顯示更新)。關於模組的使用說明請參考這個頁面

                                                                  另外還有兩個進入應用商店的方法:

                                                                  1:左上角漢堡選單中

                                                                  2:右上角個人首頁中

                                                                  如果想修改模組設計,可以參考這篇說明

                                                                  其他方法:匯入資料來建立新表單

                                                                  詳細步驟說明請參考這個章節

                                                                  輸入或匯入資料

                                                                  完成資料庫設計後,下一步驟就是新增資料了!如果已經有資料在試算表裡,你也可以直接匯入資料到先前建立好的表單中。

                                                                  刪除表單或頁籤

                                                                  要刪除表單或頁籤,你可以將滑鼠移到想要刪除的表單或頁籤上並點擊右鍵,在選單中選擇刪除即可。

                                                                  注意:要刪除的表單中包含其他表單欄位的參照來源,系統會自動阻擋,不允許刪除,原因請參考不能刪除特定表單或欄位的原因

                                                                  如果不小心刪除了表單或頁籤想要復原,你可以到資源回收桶中還原。

                                                                  1.3    欄位種類

                                                                  設計表單時,Ragic 提供多種欄位種類,欄位種類會決定使用者輸入資料的形態,例如:自行輸入、從選單選擇、數值、上傳檔案等。

                                                                  建立欄位時,預設會是自由輸入型式,就像其他試算表軟體,使用者可以沒有限制地輸入任何內容。然而選擇正確的輸入型態會使資料管理更便利同時避免錯誤,像是應該輸入數字卻不小心輸入了文字,透過設定對應的欄位種類就能有效減少錯誤的發生。

                                                                  設計模式下,左側面板的基本下可以看到欄位種類

                                                                  接著會一一介紹所有的欄位種類。

                                                                  自由輸入

                                                                  預設的欄位型態,可以輸入任何資料,沒有任何長度或字元的限制,輸入的內容都會被視為「字串」。

                                                                  像是商品名稱、姓名等通常都是使用自由輸入型態的欄位。

                                                                  從選單選擇

                                                                  使用者可以從下拉式的選單中選擇既存欄位值,通常用於分類、組別、部門等等。

                                                                  這些欄位值可以在設計模式內的「選項」中新增。

                                                                  選項較多時,只要輸入第一個字,系統就會自動列出所有相關的選項。因此在定義選項時,可以考慮選項前面都用英文簡寫幫助使用者快速找到對應選項。

                                                                  有需要也可以設定預設值或是允許使用者在輸入資料時新增選項

                                                                  要是你需要將列出的選項根據另一個選項欄位值來顯示,就可以透過連動選項設定選項連結到另一個先前已經設定好的選項欄位!

                                                                  從選單多選

                                                                  使用者可以從設計模式裡定義的選項中選擇多個欄位值。

                                                                  打勾選項

                                                                  這個欄位型態類似從選單選擇,不過選項是以圖示顯示。使用者可以在表單頁或列表頁中點選圖示,即可快速在選項間切換。

                                                                  預設系統只會提供 Yes 及 No。

                                                                  另外,也可以透過 ( ) 的方式幫選項中的圖示編號,如此一來就可以讓項目依照你想要的方式排序,( ) 中的值將不會顯示出來。

                                                                  要注意的是打勾選項背後儲存的欄位值其實是文字,因此要套用公式或設定預設值時,都需要指定圖示背後對應的文字。

                                                                  更多支援圖示可以參考下表:

                                                                  選項 圖示
                                                                  Yes
                                                                  No
                                                                  X
                                                                  Important
                                                                  Star
                                                                  Green
                                                                  Yellow
                                                                  Red
                                                                  Blue
                                                                  Black
                                                                  White
                                                                  Toggle-On
                                                                  Toggle-Off
                                                                  Thumbs-Up
                                                                  Thumbs-Down
                                                                  Lock
                                                                  Unlock
                                                                  Plus
                                                                  Minus
                                                                  Smile
                                                                  Meh
                                                                  Frown
                                                                  Circle
                                                                  Dot-Circle

                                                                  從其他表單選擇(連結欄位)

                                                                  使用者可以從此欄位選擇來自其他表單的欄位值並以選項方式呈現。例如:在「銷售訂單」的「客戶編號」欄位選擇已經儲存在另外一張「客戶」表單中的資料。

                                                                  設計模式中選擇從其他表單選擇欄位並設定要連結到哪張表單的哪個欄位,但要注意連結來源欄位值必須為獨特值

                                                                  以下欄位類型都會被阻擋作為連結來源:

                                                                  選擇使用者類型欄位:使用者、群組、傳閱欄位

                                                                  選項類型欄位:選項、多選、打勾選項、連結欄位

                                                                  數字類型欄位:數字、金額、百分比、匯率、統計欄位

                                                                  從其他表單選擇也有文字篩選功能。使用者輸入一個文字時,會自動列出所有相關的選項。

                                                                  如果想要在選擇此欄位值的同時也載入另一張表單該筆資料對應的欄位值,可以利用連結與載入

                                                                  多選設定

                                                                  你也可以針對從其他表單選擇欄位設定多選

                                                                  例如:專案管理表中的專案成員欄位連結了人事資料表,並設定為多選。連結欄位設定為多選後,會變成選項欄位式的下拉選單。

                                                                  注意:連結欄位勾選多選後,是不支援設定載入欄位的。若原本有設定載入欄位,之後將連結欄位設定多選的話,載入欄位的設定就會自動移除,但原有的欄位值不會被影響。

                                                                  目前選單上限是 2000 個選項,選項來源表單若是超過 2000 筆資料會選不到。若有特別原因需要在來源表單超過 2000 筆資料時使用多選的話,再請寄信至support@ragic.com與我們描述您的使用情境以利我們評估是否能調整限制。

                                                                  檔案上傳

                                                                  使用者可以透過開啟路徑或拖曳上傳檔案至欄位中,欄位值會顯示成可以下載檔案的連結。

                                                                  單一檔案大小的上限為 1GB,如果希望限制檔案的類型,可以在檔案類型欄位中輸入副檔名。例如:想限制使用者只能上傳 Word 檔案,輸入 .docx 即可,超過兩種檔案類型,請使用逗號分格。

                                                                  如果上傳的檔案是音檔或是影片,Ragic 會顯示媒體播放器來支援檔案,就可以直接在系統播放。音檔會以音樂播放器顯示,支援的檔案格式為 .mp3 與 .ogg;影片會以影片播放器顯示,支援的檔案格式為 .mp4、.ogv, 與 .webm。當音檔跟影片正在播放時,仍然可以透過點擊這個檔案欄位來下載檔案。

                                                                  如果想要一次上傳多個檔案到現有的多筆資料中,可以利用多筆檔案上傳

                                                                  Office 文件僅供預覽

                                                                  勾選此選項後,Office 文件就只能夠從右側飛入視窗預覽,而不能下載。

                                                                  上傳多個檔案

                                                                  勾選此選項後,可以將多筆檔案儲存在一個欄位中。

                                                                  同樣可以透過開啟路徑或是拖曳方式上傳檔案,點紅色下載按鈕可以一次下載全部檔案。

                                                                  單一檔案大小限制

                                                                  你也可以限制欄位中單一上傳檔案的大小,上限為1GB。

                                                                  圖片上傳

                                                                  使用者可以透過開啟電腦路徑或是拖曳上傳圖片至欄位中,欄位裡會直接顯示圖片縮圖,可以透過點擊縮圖來下載圖片。

                                                                  想要上傳多個圖片檔到現有的多筆資料中,同樣可以利用多筆檔案上傳

                                                                  為了讓儲存格裡顯示出來的縮圖不被擠壓,系統預設會維持設定欄寬、同時自動將圖片欄位所處的「列高」拉高一些(同一列的非圖片欄位列高會一起被撐高),接著會在這個儲存格空間中,依原比例來縮圖。

                                                                  如果不希望同一列的非圖片欄位列高被撐開,可以在設計模式中,設定縮圖顯示的邏輯,其中有兩個選項,以下分別說明:

                                                                  (一)縮放圖片為儲存格大小

                                                                  上傳的圖片會直接縮放成填滿儲存格的大小。同列其他儲存格列高不會自動撐開。

                                                                  (二)圖片可超過儲存格範圍

                                                                  圖片會無視儲存格的邊框大小,直接依據原圖比例顯示出來。沒有另外設定「最寬寬度」或「最高高度」的話,會以圖片高度 = 120 px 的大小等比例顯示圖片,跟預設模式下的縮圖大小是一樣的。

                                                                  由於此模式無視原有儲存格邊框,同一列其他儲存格的列高一樣不會自動撐開,但有可能覆蓋圖片欄位下方的欄位,需要自行調整排版來避免。

                                                                  其他進階設定

                                                                  圖片欄位處理「縮圖」時,如果沒有勾選「縮放圖片為儲存格大小」,預設圖片的最高高度就是 120 px 。在此情況下,若想調整縮圖顯示的大小,可以在進階設定下方填寫「最高高度」和「最寬寬度」來達成,詳細說明請參考這篇文件

                                                                  另外,勾選隱藏欄位標頭可以隱藏欄位標頭。

                                                                  上傳多張圖片

                                                                  勾選此選項後,可以將多張圖片儲存在一個欄位中。

                                                                  同樣可以透過開啟路徑或是拖曳方式上傳圖片。

                                                                  單一檔案大小限制

                                                                  你也可以限制欄位中單一上傳檔案的大小,上限為1GB。

                                                                  選擇使用者

                                                                  填寫資料時可以選擇帳戶中的使用者。

                                                                  有需要的話在設計模式下,可以限制只顯示指定群組中的使用者。

                                                                  如果勾選給予選取的使用者這筆資料管理權限的話,就可以將這筆資料指派給使用者,而被選取的使用者也會與建立此筆資料的人一樣,擁有管理此筆資料的權力。

                                                                  匯入資料至選擇使用者欄位時,匯入值必須完全符合使用者名單中的 Email 或使用者名稱,才能夠自動對應到該使用者。

                                                                  而選擇使用者欄位其實是連結與載入自系統的使用者表單,因此可以也可以設定動態篩選將連結與載入欄位同步為最新資料

                                                                  多選使用者

                                                                  在設計模式可以開放多選使用者。

                                                                  輸入資料時就能夠選取多位使用者。如果勾選群組,就會選取該群組中的所有使用者;取消勾選也會取消該群組中的所有使用者。

                                                                  如果想填入多個預設值,請參考這篇說明

                                                                  選擇群組

                                                                  選擇在資料庫中建立的群組。

                                                                  勾選給予選取的群組這筆資料管理權限,則被選取的群組也會與建立此筆資料的人一樣,擁有管理此筆資料的權力。賦予權限後可以讓問卷式使用者的群組看到這一筆資料或是讓佈告欄式使用者的群組編輯這一筆資料;同樣也可以允許多選

                                                                  如果想填入多個預設值,請參考這篇說明

                                                                  日期

                                                                  指定欄位值為日期,編輯此欄位時,會自動跳出日期選擇器。

                                                                  設計模式格式選項裡選擇需要的格式,或是進一步自訂日期格式。如果你需要用民國年或日本和曆來記錄你的資料,你可以參考這篇說明來設定日期欄位格式。

                                                                  如果格式包含了時間,日期選擇器也會顯示時間選項。

                                                                  以瀏覽器時區顯示

                                                                  Ragic日期欄位預設的是固定時間,在日期欄位填入 9/15 早上 8 點,不管在什麼時區的人看到的都是 9/15 早上 8 點。

                                                                  勾選「以瀏覽器時區顯示」後,同樣的日期欄位值會根據使用者的瀏覽時區而顯示不同的時間。假設在倫敦時區的同事在欄位中輸入 9/15 凌晨 0 點,同一個欄位值在台灣時區的同事看到的就會是 9/15 早上 8 點;而在紐約時區的同事則會看到 9/14 晚上 8 點。

                                                                  如果想要避免使用者自行換算時間的麻煩或是跨時區的資料會需要共同排序時,就可以考慮勾選此設定。

                                                                  注意:

                                                                  1. 沒有勾選「以瀏覽器時區顯示」,存進資料庫的為「沒有時區概念的時間」,若後來勾選了「以瀏覽器時區顯示」,會直接當作UTC+0的時間。例如:所在地為UTC+8,新增資料存了2022/06/10 00:00,勾選後會顯示2022/06/10 08:00。

                                                                  2. 有勾選「以瀏覽器時區顯示」,如上述會存進UTC時間,再依使用者所在時區顯示欄位值,若後來取消勾選了,則會顯示UTC+0的時間。

                                                                  3. 報表功能暫不支援「以瀏覽器時區顯示」,因此會以資料庫的UTC時間為準。

                                                                  顯示為倒數計時

                                                                  勾選「顯示為倒數計時」後,你的欄位值會以倒數計時的方式呈現:

                                                                  打卡

                                                                  勾選「打卡」後,使用者於填寫資料時可以透過打卡的按鈕直接填入當下時間:

                                                                  也可以利用公式來計算日期唷。

                                                                  其他有關時間的欄位應用是時間標記。你可以利用預設值來設定。

                                                                  還能夠利用時間欄位設定提醒功能或是將表單與行事曆整合

                                                                  循環日期

                                                                  希望透過提醒功能設定每年客戶生日時都自動寄送祝賀信或每個月幾號都要提醒繳款就可以搭配循環日期欄位

                                                                  設定循環日期欄位的循環週期為每年、每月或是每週。

                                                                  設定為每年的話,循環的值就會是每年的幾月幾號,例如:每年7月13號;而每月循環的值就會是每月的日期,例如:每月13號;每週循環的值則是每週幾,例如:每週五。

                                                                  如果搭配提醒的循環日期設為每月31號的話,沒有31號的月份就不會寄出提醒。

                                                                  循環日期欄位顯示在首頁行事曆的規則請參考這篇說明

                                                                  數值

                                                                  指定欄位值為數值。

                                                                  也能在設計模式的格式類別設定呈現的格式。

                                                                  超常用!數值欄位與公式運算的搭配。

                                                                  百分比

                                                                  指定欄位值為百分比。

                                                                  同樣也能與公式搭配。

                                                                  背景進度條

                                                                  在百分比欄位勾選下方的「顯示背景進度條」,就能將百分比欄位視覺化,顯示為進度條圖示。

                                                                  勾選「顯示背景進度條」選項時,點選「設定」按鈕會彈出背景進度條設定的視窗,拉動上方的數字可以調整顯示同一個顏色的比例區段。舉例來說,如果希望百分比為 70% 以上時都顯示為鮮紅色,就可以將數字往左拖曳到 70%。

                                                                  如果點擊進度條的某個區段,還能新增臨界點(增加比例區段分界點)、設定此範圍的文字顏色,以及設定此範圍的背景顏色。

                                                                  如果想要回到初始的進度條設定,按下右上角的復原按鈕即可。

                                                                  自動產生

                                                                  此欄位型態可以自動產生流水號,用來作為系統編號或是文件編號等都很方便!當使用者建立一筆資料時,會看到這一欄位顯示為系統編號

                                                                  資料儲存後就會根據設定的格式產生編號。

                                                                  有需要也可以從設計模式提供的選項中選擇格式,或是自行設定編號規則。

                                                                  你也可以讓自動產生欄位根據另一個選項或是日期欄位的欄位值來跳號。

                                                                  例如:希望不同業務組別的銷售訂單要各別跳號,以方便分類及統計業績。

                                                                  關於自動產生欄位設定序號格式、重設序號及空值自動填入等資訊,請參考這篇文章

                                                                  簽名

                                                                  使用者可以藉由滑鼠或觸控板加入電子簽名。

                                                                  也可以透過上傳圖片或圖片網址來為簽名欄位設定背景圖案,讓簽名欄位增加專業或設計感;或是直接載入在個人設定中預先製作好的簽名。

                                                                  在設計模式中,簽名欄位跟圖片欄位一樣能設定隱藏欄位標題縮放圖片為儲存格大小固定圖片大小等,詳細範例請參考這篇

                                                                  文字編輯器

                                                                  文字編輯器可以在欄位中同時儲存文字、圖片、表格、連結!就像簡易的 Word 編輯工具。

                                                                  條碼

                                                                  使用條碼的欄位種類,並且可以設定需要的條碼格式,例如 Code 128 或 QR Code。

                                                                  更多關於條碼的實際應用可以參考學習中心

                                                                  動作條碼

                                                                  動作條碼欄位可以讓你選擇表單中已建立的動作按鈕,並將執行該按鈕的指令以條碼顯示,藉由這個功能做到像是掃描條碼後就簽到或是掃描條碼後就新增一筆繳費紀錄。

                                                                  假設已經設計好一張「企業內部訓練」表單及更新這張表單欄位值按紐,讓使用者點擊按鈕帶入使用者姓名及當下時間做簽到。

                                                                  在動作條碼欄位選擇建立好的「參加者簽到」按鈕。

                                                                  參加者就可以掃描條碼快速完成簽到。有需要的話,可以將條碼印出來或用螢幕顯示在活動現場,讓參加者掃描而不需要開啟系統內的表單。

                                                                  參加者確認執行按鈕後,管理者就能在表單中看到簽到資料。

                                                                  文字遮罩

                                                                  這一欄位可以存入任何字元,並能夠設定只顯示末幾碼及哪些群組可以瀏覽完整資料。當要儲存隱私資料時就能派上用場,例如:客戶的身分證字號或手機號碼等。

                                                                  按預覽按鈕(眼睛符號)能夠瀏覽完整資料。

                                                                  為了資料隱密性,目前文字遮罩欄位不能再次修改,當要重新編輯該欄位時,欄位值就會被清空而必須重新輸入。

                                                                  金額

                                                                  數值的輸入型態雷同,這一欄位在顯示時會多了幣別符號(也可以自行設定顯示的文字),同樣能應用公式計算金額。

                                                                  設計模式中可以從格式選項裡編輯金額格式。

                                                                  匯率

                                                                  此欄位在新增或編輯資料時會即時從 Open Exchange Rates 抓取匯率,可以搭配公式來將原始幣別轉換成其他幣別計價。如果有需要也可以執行空值自動填入

                                                                  設計模式下新增匯率欄位,預設會抓最新匯率,並設定從什麼幣別換算至什麼幣別,若設定從 TWD 換算為 USD,那該欄位值就會固定顯示台幣換算美金的匯率。

                                                                  有些情況下不一定是用最新匯率來計算,例如:通常報價單會根據開立當天的匯率計算而非即時最新的匯率。這時候就可以指定匯率日期參照欄位參照表單上的「訂單日期」。

                                                                  如果要換算的原始幣別或目標幣別不是固定的,就能設定從什麼幣別換算至什麼幣別,像是公司有美國及歐洲的客戶,而需要將台幣定價換算成美金、歐元時,設定從 TWD 並指定至幣別參照欄位選擇表單中的「幣別」欄位。如果是收到各種外幣之後,需要統一換算回台幣方便入會計帳,則可以反過來設定為指定從幣別參照欄位換算至 TWD。若兩者都不是固定的,也可以都分別參照成不同的幣別欄位。

                                                                  要特別注意的是幣別欄位只能參照自由輸入或是從選單選擇的欄位型態,並且幣別的欄位值必須為三個大寫字母組成的縮寫,例如:USD、TWD、EUR 等,若不確定幣別縮寫為何,可以參考選單中的選項。

                                                                  編輯資料時,當「幣別」選擇「USD」,就會自動取得對應的匯率。

                                                                  更新匯率

                                                                  匯率欄位只有在新增或編輯資料時才會抓取匯率,如果你想要一次更新所有資料中該欄位的匯率,可以在設計模式下執行更新匯率

                                                                  要特別注意,執行此動作後,此欄位所有資料都會更新。若沒有指定匯率日期參照欄位,系統會以現在最新匯率更新欄位值;若有指定匯率日期參照欄位,則會以該指定日期的匯率來更新欄位值。

                                                                  更新匯率的紀錄也會顯示在資料修改紀錄中。

                                                                  傳閱

                                                                  選擇系統中的使用者,並寄出邀請檢閱資料的連結至他的信箱。

                                                                  此欄位其實就是選擇使用者欄位並勾選邀請該使用者檢視這筆資料

                                                                  詳細說明請參考這篇

                                                                  電子信箱

                                                                  這一欄位值會呈現為電子信箱的連結。點選後,會依據你瀏覽器的不同設定產生不同動作,例如連接到電子信箱的應用程式。支援填入多個 E-mail,中間以逗號加半形空格隔開即可。

                                                                  電話

                                                                  這一欄位值會呈現你在設計模式中所選擇的格式型態。點選這一個電話的欄位值後,會依據你瀏覽器的設定產生不同動作。

                                                                  格式中可以進一步選擇需要的國家電話/手機號碼格式。

                                                                  地址

                                                                  此欄位值預設是直接輸入地址或多種經緯度格式:

                                                                  度數、分數和秒數 (DMS):41°24'12.2"N 2°10'26.5"E

                                                                  度數和小數分數 (DMM):41 24.2028, 2 10.4418

                                                                  十進位度數 (DD):41.40338, 2.17403

                                                                  點選欄位值會連結到 Google Maps 。

                                                                  或是你也可以點選欄位右側的圖釘會跳出 Google Maps 的視窗。

                                                                  你可以點擊地圖上的位置來選取地址並按 OK 來存入該地址。

                                                                  另外,也可以將此欄位設定以地圖顯示。

                                                                  在編輯時輸入地址並儲存後就會以地圖的方式顯示。

                                                                  定位使用者位置

                                                                  有些情境下你可能需要使用者回報目前所在位置,例如:外勤拜訪回報定位。這時候可以利用地址欄位搭配預設值,根據需求選擇想要的定位格式。

                                                                  設定完成後,記得要加上唯讀設定,如此使用者才不能自行變更地址。

                                                                  填寫資料時就會自動抓取目前的所在位置。(需要提供定位資料給瀏覽器才能取得所在位置)

                                                                  目前 app 尚未支援此功能。

                                                                  網址

                                                                  這一欄位值會呈現為超連結,點選後會開啟該網址。

                                                                  編號/號碼

                                                                  這一欄位值可以依照通用標準做不同編排。

                                                                  在格式內選擇適當的選項,如信用卡帳號、身分證號碼、車牌號碼等,甚至是輸入自訂格式,就可以完成不同的需求囉!

                                                                  統計

                                                                  此欄位可以針對來源表單中,所有有連結欄位參照到這筆資料的資料做統計,目前支援五種統計方式:筆數、總和、最大、最小、平均,並選擇要統計的欄位。

                                                                  例如:當你有「銷售訂單」及「客戶」兩張表單,其中「銷售訂單」有設定連結與載入到「客戶」

                                                                  你就可以在「客戶」表單中加入統計欄位來計算每位客戶在「銷售訂單」中的消費總金額。根據需求選擇統計方式、來源表單及要統計的欄位。

                                                                  最終就能在「客戶」表單中呈現每位客戶消費的加總、最高消費額以及平均消費額等。

                                                                  1.3.1    自動產生欄位值

                                                                  自動產生欄位值

                                                                  設定欄位種類為自動產生時,Ragic 會自動產生欄位值,這樣就可以自動產生資料編號!

                                                                  還能從「格式」選擇想要的序列格式,或是參考下面自動產生欄位值的範例。接著將介紹各種格式的應用。

                                                                  根據選項或日期欄位的欄位值各自跳號

                                                                  你可以讓自動產生欄位根據另一個選項欄位日期欄位的欄位值來跳號。

                                                                  假設表單中已經有一個選項欄位是「業務組別」,其中有甲、乙、丙、丁四個選項。

                                                                  針對自動產生欄位設定依據指定的選項欄位跳號。

                                                                  設定完成後,當業務組別選擇「甲」時,訂單編號的開頭就會是「甲」;當業務組別選擇「乙」時,訂單編號的開頭就會是「乙」,以此類推。

                                                                  注意:如果是指定日期欄位來產流水號的話,流水號中的日期格式是按照選定的日期欄位所設定的格式來呈現,如果希望流水號的日期格式要跟指定的日期欄位格式不一樣的話,會需要另外建立一個日期欄位,依據流水號想要產的格式來設定格式再套用公式「=原本的日期欄位(來取得一樣的日期值)」,就可以藉由此欄位來產流水號了。

                                                                  英文字母與日期組合之序列格式

                                                                  下列序列格式:QUOTE-{1,date,yyyyMMdd}-{0,number,000}

                                                                  是由兩個變數組成:

                                                                  1. {0,number,000},代表的是連續的數字。

                                                                  2. {1,date,yyyyMMdd},代表的是自動產生的日期。

                                                                  變動的日期與目前的日期不同時,變動的數字就會重新自動產生序列

                                                                  如果格式為:QUOTE-{0,number,000}

                                                                  自動產生的資料編號就會是:QUOTE-001、QUOTE-002、QUOTE-003 以此類推。

                                                                  變動的日期與目前的日期相同時,變動的數字在同一天內便會是連續的。

                                                                  QUOTE-{1,date,yyyyMMdd}-{0,number,000}

                                                                  在2020/1/1建立所產生的資料編號就會是:QUOTE-20200101-001、QUOTE-20200101-002、QUOTE-20200101-003

                                                                  而隔天所產生的資料編號就會是:QUOTE-20200102-001、QUOTE-20200102-002、QUOTE-20200102-003

                                                                  如果改變格式為:QUOTE-{1,date,yyyyMM}-{0,number,000}

                                                                  在 2020/1/1 和 2020/1/2 建立所產生的資料編號就會是:QUOTE-202001-001、QUOTE-202001-002、QUOTE-202001-003、QUOTE-202001-004、QUOTE-202001-005、QUOTE-202001-006

                                                                  序號在下個月份才會重新編碼。

                                                                  自動產生資料網址

                                                                  如需要取得每一筆資料的網址,可以下滑選單並選擇 Record URL

                                                                  系統即會於新增每一筆資料時,自動填入該筆資料對應的網址。

                                                                  系統中的資料獨特值(RAGIC_ID)

                                                                  RAGIC ID 就是系統用來判別每一筆資料的編號,也就資料網址中最後的數字。例如:https://www.ragic.com/LearningRagic/ragicsales/20001#!/20001/7,尾端的「7」就是該筆資料的 RAGIC ID

                                                                  若你的表單一開始設計時沒有獨特值欄位,那你可以考慮使用 RAGIC ID 作為資料獨特值。日後需要操作匯入或匯出時就可以用上,下載表單自動備份的Excel檔中也會包含 RAGIC ID

                                                                  子表格資料獨特值(SUBTABLE_RAGIC_ID)

                                                                  SUBTABLE RAGIC ID 是系統用來判別每一筆子表格資料的編號,同時也會是該筆子表格資料在子表格產生新表單中網址最後的數字。例如:https://www.ragic.com/LearningRagic/ragicsales-order-management/20006/33,尾端的「33」就是該筆資料的 SUBTABLE RAGIC ID。只有子表格的自動產生編號欄位才能夠選擇此格式。

                                                                  如果是在子表格產生的新表單操作,選擇 RAGIC ID 也能取得同樣的值。

                                                                  設定序號狀態

                                                                  設計模式中,你可以設定下一筆資料序號來改變目前自動編號的順序。輸入一個你想要用來開始的序號然後按下按鈕,下一筆新增的資料就會從指定的序號開始編號。依據欄位選項各自跳號的情況也可以設定序號狀態,但每個類別需要各自設定。

                                                                  舉例來說,假設你有一張客戶表單中的「客戶編號」欄位種類是自動產生,因為先前建立過資料又刪除,現在資料中的客戶編號不是從 C-00001 開始:

                                                                  希望之後輸入的資料是從 C-00001 開始的話,可以在「下一筆資料序號」輸入「1」,再點擊「設定下一筆資料序號」,下一筆新建立的資料,該自動產生欄位排序就會從 1 開始( C-00001)。

                                                                  如果希望修改已有的資料排序的話,可以手動修改搭配重新設定序號來操作,例如已經有一筆資料是 C-00003,希望將原資料編號改成 C-00001, 之後新增的從 C-00002 開始,就手動先將 C-00003 改成 C-00001, 並且設定序號狀態為「2」,下一筆資料就會從 C-00002 開始。

                                                                  如果想要知道目前的序號,則可以按一下取得下一筆資料序號按鈕。

                                                                  而當自動產生欄位是還有搭配不同欄位選項時,記得點選下方的「欄位選項」來選擇不同選項,依據不同選項各自幫他們「取得下一筆資料序號」或是「設定下一筆資料序號」。

                                                                  這在新表單的匯入時特別有用,能夠讓新匯入的資料接續原來資料的序號。

                                                                  空值自動填入序號

                                                                  如果表單中有部分資料的自動產生編號欄位是空值的話,系統管理者可以在設計模式執行為空值自動填入序號

                                                                  如果有設定指定自動產生編號依據的欄位,系統會根據各選項分別幫他們產生編號。例如選擇的欄位有 A、B、C 三個選項的話,而且都沒有編號的話。三個選項都會從 00001 開始產出編號,就會看到 A00001、B00001、C00001、A00002、B00002、C00002。

                                                                  參照欄位沒有選項的話則就會去掉選項自動產生編號,例如:00001

                                                                  當你自行匯入試算表資料到 Ragic 時,每一筆資料都會需要有可以讓系統辨識的獨特值,如果匯入的資料還沒有這個值,就可以利用上述功能幫你添上每筆資料的序號。

                                                                  序號格式

                                                                  可以參考這篇來客製化自己的格式,或是說想要了解更多關於Java程式語言的格式應用,你可以參考 Java MessageFormat class 的網頁。

                                                                  1.3.2    連動選項

                                                                  x
                                                                  連動選項

                                                                  連動選項

                                                                  設定方式

                                                                  連動選項

                                                                  連動選項可以幫助你設定選項連結到另一個先前已選取好的選項欄位,像是選項大類為服飾時,選項小類就會顯示西裝、襯衫、T恤、長褲、短褲。

                                                                  設定方式

                                                                  設計模式中,新增從選單選擇欄位,再將設定選項連動打勾後並設定連動哪個選項欄位。

                                                                  點擊設定,輸入各選項類別下的次選項,必須每個選項為一行。

                                                                  完成後,別忘記儲存

                                                                  有需要的話也可以在連動選項底下再設連動選項。

                                                                  備註:

                                                                  1. 如果在列表頁想要顯示連動選項的母選項或子選項,必須兩個欄位都放到列表頁上,只想要顯示其中一個的話,在列表頁上將另一個設為隱藏即可。

                                                                  2. 多選欄位不支援連動選項。

                                                                  3. 連動選項欄位的選項數量上限為 10000。超過上限時,儲存表單設計後連動選項的欄位選項設定會被重設。如需要較多選項,建議使用連結與載入並搭配動態篩選來設計相關欄位。

                                                                  1.4.1    設定欄位的預設值

                                                                  設定欄位預設值

                                                                  有時候你可能會需要讓 Ragic 自動在欄位中填上預設值,像是在資料輸入時自動記錄當下的日期或時間,就可以省去手動輸入的時間;或留下記錄者的資訊(最後修改人、最後修改時間等);甚至選項也可以套用預設值,例如「狀態」的選項欄位,預設狀態如果都是一樣的話就可以透過預設值節省手動選擇的時間,同時避免錯誤。

                                                                  在設計模式中,欄位設定下的基本點擊預設值旁的連結,就能開啟設定介面。可以自行輸入預設值或從既存選項中選擇。

                                                                  提供的變數

                                                                  設定預設值時也可以使用系統提供的變數,讓你在輸入或更新資料時,自動產生預設值。

                                                                  預設值 預設格式 變數 範例
                                                                  建立日期 yyyy/MM/dd $DATE 2015/05/19
                                                                  建立時間 HH:mm:ss $TIME 09:21:05
                                                                  建立日期、時間 yyyy/MM/dd HH:mm:ss $DATETIME 2015/05/10 09:21:05
                                                                  建立年份 yyyy $YEAR 2015
                                                                  建立月份 M $MONTH 5
                                                                  建立工作日 E $WEEKDAY 2
                                                                  建立使用者名稱 Name LastName $USERNAME 黃惠珍
                                                                  建立使用者e-mail email@domain.com $USERID jane@initech.com
                                                                  最後修改日期 yyyy/MM/dd #DATE 2015/05/23
                                                                  最後修改時間 HH:mm:ss #TIME 09:32:06
                                                                  最後修改日期、時間 yyyy/MM/dd HH:mm:ss #DATETIME 2015/05/23 09:32:06
                                                                  最後修改年份 yyyy #YEAR 2015
                                                                  最後修改月份 M #MONTH 5
                                                                  最後修改工作日 E #WEEKDAY 2
                                                                  最後修改使用者名稱 Name LastName #USERNAME 林凱倫
                                                                  最後修改使用者e-mail email@domain.com #USERID karen@initech.com
                                                                  序列 1,2,3 $SEQ 3

                                                                  針對「建立」相關預設值變數,如果是先有資料後,才新增預設值的話,由於預設值是在新增或編輯資料當下觸發的,如果欄位是空值會變成抓到當下的編輯使用者與編輯時間,而非該筆資料真正的建立人及建立時間。為了避免此狀況,建議先手動執行一次空值自動填入來帶出資料原本的建立資訊。

                                                                  自行輸入預設值格式

                                                                  你可以從 Ragic 提供的格式選項中挑選;或是自行設定一個完全不同的格式,只需要在預設值選項下方的格式框直接輸入格式。也可以為日期欄位自訂日期格式

                                                                  套用公式

                                                                  你也可以為預設值套用公式,只要在設計模式下勾選「以公式執行」,即可編輯公式。支援的公式列表請參考此篇說明

                                                                  需要特別注意,在預設值套用公式僅有在第一次編輯參照欄位的時候會執行。後續變更參照欄位時,公式將不會重算。如果希望每次編輯時都可以重算,請使用一般的公式

                                                                  另外,如果表單開啟了自動儲存模式且公式參照一個以上的欄位,預設值公式也不適用,請改用一般公式。因為自動儲存模式會在使用者填寫資料時多次自動儲存欄位值,系統可能在使用者還沒填完所有參照欄位值時,就第一次自動儲存資料並執行預設值公式,導致結果與預期不同。

                                                                  與唯讀一起使用

                                                                  預設值欄位常與唯讀一起使用,確保使用者無法手動更改這個值。

                                                                  空值自動填入

                                                                  當表單已經有資料的情況下,後來才新增欄位並套用預設值,或是原本沒有套用預設值的欄位,後來才設定預設值的話,Ragic 不會自動依據新的預設值重新填入已經儲存的資料,所以舊資料中這個新欄位的值就會是空的。

                                                                  如果希望空值都能自動填入預設值時,例如:建立日期、建立使用者或匯率欄位等,可以在設計模式下,參考以下步驟:

                                                                  步驟 1:進入設計模式新增或修改需要的預設值

                                                                  步驟 2:儲存表單設計

                                                                  步驟 3:選擇要填入預設值的欄位,再點空值自動填入

                                                                  點擊後,系統會在背景自動填入,如果資料庫中有較多資料可能會需要一些時間。此時可以離開設計模式進行其他操作,自動填入完成後會於左下方跳出通知。

                                                                  再回到表單頁就可以看到自動填入的欄位值。

                                                                  在選擇使用者或群組欄位設定多個預設值

                                                                  希望在選擇使用者欄位設定多個預設值時,可以用「|」來分隔多個值,例如在預設值填入「Ian|george」 ,就會帶出 Ian 與 george 兩位使用者。

                                                                  選擇群組欄位同樣也可以透過「|」來分隔多個值。

                                                                  注意:如果使用者或群組名稱本身已經包含「|」字元,那就必須自行做轉譯,使用 「%7C」取代原本的「|」字元,例如希望帶出「IT」與「RD|工程師」這兩個群組,則要寫成這樣:

                                                                  1.4.2    欄位格式

                                                                  設定欄位格式

                                                                  你可以更改欄位格式或從系統提供的格式中挑選,這會取決於欄位種類,設定格式後會將格式套用在欄位值上,可以讓使用者更快速及正確地輸入資料。

                                                                  你可以在設計模式中的欄位設定中的基本,為欄位設定格式。

                                                                  範例格式

                                                                  下表將進一步說明不同格式呈現的結果。

                                                                  輸入型態 套用的格式 輸入值 格式化後的值 備註
                                                                  日期 yyyy/MM/dd 20151022 2015/10/22 會根據你輸入的值來套用格式
                                                                  日期 dd-MM-yyyy 1022 22-10-2015 如果你沒有輸入年份,會用現在的年份補上
                                                                  日期 yyyy/MM/dd 22 2015/10/22 如果你只有輸入日子,會用現在的年份、月份來自動補齊
                                                                  日期 yyyy, MMMM, dd EE 22 2015, October, 22, Thursday 請參考此處來自訂日期格式
                                                                  數字 #,###.## 3266.528 3,266.53 根據格式設定,欄位值會被四捨五入至最接近的小數
                                                                  數字 #,##0.00 3266 3,266.00 如果數字的位數少於格式中的 0,則預留位置 0
                                                                  自動產生 PO-{1,date,yyyyMMdd}-{0,number,000}   PO-20150519-029 自動產生不要求使用者輸入值,而會自行產生一個連續的序號
                                                                  金額 $#,###.## 12859.2 $12,859.2 你可以在格式框中替換「$」來更改貨幣符號
                                                                  電話 (XXX) XXX-XXXX 9497692270 (949) 769-2270 如果你的國家沒有在裡面,可以輸入你自己的格式設定
                                                                  特殊格式 XXX-X-XX-XXXXXX-X 9781451673319 978-1-45-167331-9 有一些選項包含 ISBN、SSN 和 VIN,但你也可以自行輸入你需要的格式

                                                                  自訂日期欄位格式

                                                                  如果現有日期格式不符合需求,也可以根據下表製作需要的格式喔!

                                                                  欄位格式 完整格式 縮寫格式
                                                                  yyyy (4位數) yy (2 位數), y (2或4位數)

                                                                  MMMM 或 MMM (月份名/例如:六月) MM (2 位數), M (1 or 2 位數)
                                                                  dd (2 位數) d (1 or 2 位數)
                                                                  星期 EEEE (星期名/例如:星期一) E (縮寫/例如:週一)
                                                                  小時(1-12) hh (2 位數) h (1 or 2 位數)
                                                                  小時(0-23) HH (2 位數) H (1 or 2 位數)
                                                                  小時(0-11) KK (2 位數) K (1 or 2 位數)
                                                                  小時(1-24) kk (2 位數) k (1 or 2 位數)
                                                                  mm (2 位數) m (1 or 2 位數)
                                                                  ss (2 位數) s (1 or 2 位數)
                                                                  AM/PM a

                                                                  以民國年、日本和曆格式來顯示日期

                                                                  如果你需要用民國年或者日本和曆來記錄你的資料,你可以在設計模式中的欄位種類選取「日期」,依照下方的表格來選取相應格式後,未來只要自行輸入日期時間,或選取日期選擇器(西元年),系統就會將所輸入日期自動切換為民國或日本和曆的格式顯示。

                                                                  民國年和日本和曆格式

                                                                  民國年既有格式如下,你可以參考格式化後的值來選取想要呈現的格式:

                                                                  套用格式 格式化後的值
                                                                  RGRy年MM月dd日 民國110年12月11日
                                                                  RGRCy年CMM月Cdd日 民國一百一十年十二月二十一日
                                                                  RGRy/MM/dd 民國110/12/21
                                                                  Ryy年MM月dd日 110年12月21日
                                                                  Ry/MM/dd 110/12/21
                                                                  Ry.MM.dd 110.12.21
                                                                  RGRy年MM月dd日 HH:mm 民國110年12月11日 16:16
                                                                  RGRy年MM月dd日 a hh:mm 民國110年12月11日 下午 04:16

                                                                  民國年格式代碼的說明和範例如下,你也可以根據此規則來自訂日期欄位格式

                                                                  格式代碼 說明 範例 (中文介面) 範例 (英文介面)
                                                                  RGGG 中華民國國曆 中華民國、中華民國前 Republic of China
                                                                  RG、RGG 中華民國國曆 民國、民國前 R.O.C.
                                                                  Ryy 民國年(會使用「元年」顯示第一年) 元、3、5 1、3、5
                                                                  Ry 民國年 1、3、5 1、3、5
                                                                  RCyy 民國漢字年(會使用「元年」顯示第一年) 元、三、五 元、三、五
                                                                  RCy 民國漢字年 一、三、五 一、三、五
                                                                  CMM 漢字月 十二 十二
                                                                  Cdd 漢字日

                                                                  a 上午 / 下午 上午、下午 AM、PM

                                                                  注意:如果想要紀錄 1911 年之前的日期,將日期顯示為「民國前 1 年」,必須要在格式中設定 RG (民國)或RGGG (中華民國)這樣的前綴代碼,不然「前」的資訊不會帶出,若是 1911 年就會顯示為 1 年。

                                                                  日本和曆既有格式則有以下幾種:

                                                                  套用格式 格式化後的值
                                                                  JGGGJyy年MM月dd日 令和3年12月11日
                                                                  JGGGJCyy年CMM月Cdd日 令和三年十二月十一日
                                                                  JGGJy年MM月dd日 令3年12月11日
                                                                  JGGJCy年CMM月Cdd日 令三年十二月十一日
                                                                  JGGGJyy年MM月dd日 HH:mm 令和3年12月11日 16:16
                                                                  JGGGJyy年MM月dd日 a hh:mm 令和3年12月11日 下午 04:16(介面語言為繁體中文)

                                                                  令和3年12月11日 午後 04:16(介面語言為日本語)

                                                                  JGGGJyy年MM月dd日 EEEE a hh:mm 令和3年12月11日 星期六 下午 04:16(介面語言為繁體中文)


                                                                  令和3年12月11日 土曜日 午後 04:16(介面語言為日本語)

                                                                  日本和曆格式代碼的說明和範例如下,你可以根據此規則來調整格式:

                                                                  格式代碼 說明

                                                                  範例 (中文介面) 範例 (日文介面) 範例 (英文介面)
                                                                  JGGG 日本元號 令和 令和 Reiwa
                                                                  JGG 日本元號漢字縮寫 R
                                                                  JG 日本元號英文縮寫 R R R
                                                                  Jyy 日本年 (會使用「元年」顯示第一年) 元、3、5 元、3、5 1、3、5
                                                                  Jy 日本年 1、3、5 1、3、5 1、3、5
                                                                  JCyy 日本漢字年 (會使用「元年」顯示第一年) 元、三、五 元、三、五 元、三、五
                                                                  JCy 日本漢字年 一、三、五 一、三、五 一、三、五
                                                                  CMM 漢字月 十二 十二 十二
                                                                  Cdd 漢字日
                                                                  EEEE 星期幾 星期二 火曜日 Tuesday
                                                                  E / EE / EEE 星期幾縮寫 週二 Tue
                                                                  a 上午 / 下午 上午、下午 午前、午後 AM、PM

                                                                  注意:若是有加入星期幾(EEEE/E)或上午/下午(a)的格式,改變介面語言會影響資料的表示方式,例如選定繁體中文會顯示星期幾、上午/下午,選定日本語則會顯示曜日、午前/午後。

                                                                  將匯入的資料以民國年或日本和曆格式顯示

                                                                  如果你的資料原先是以民國年或日本和曆等格式記錄在 Excel 表單中,現在想要將資料匯入 Ragic,在匯入檔案前請先完成以下步驟:

                                                                  1. 請先至公司設定中,將預設語言改為 Chinese Traditional,這樣才能確保匯入檔案的時間欄位有中文內容時,系統可以正確辨識。

                                                                  2. 需要檢查 Excel 檔案中的日期時間資訊是否依照以下表格的輸入值範例格式來輸入,如果沒有的話,請將資料修改為相應的輸入格式。

                                                                  格式 輸入值範例(日期) 輸入值範例(日期+時間) 備註
                                                                  民國年

                                                                  20211211

                                                                  2021-12-11

                                                                  2021/12/11

                                                                  2021.12.11

                                                                  110/12/11

                                                                  110.12.11

                                                                  民國110年12月11日

                                                                  民國一百一十年十二月二十一日

                                                                  2021/12/11 16:16

                                                                  2021.12.11 16:16

                                                                  110/12/11 16:16

                                                                  110.12.11 16:16

                                                                  民國110年12月11日 16:16

                                                                  民國一百一十年十二月二十一日 16:16

                                                                  1. 若沒輸入年份,會用現在的年份補上

                                                                  2. 若只輸入日子,系統會補上現在的年份和月份

                                                                  3. 若是格式中有時間,如果只輸入年月日,沒輸入時間,則系統會自動補上 00:00

                                                                  日本和曆

                                                                  20211211

                                                                  2021/12/11

                                                                  2021-12-11

                                                                  2021.12.11

                                                                  令和三年十二月十一日

                                                                  令和3年12月11日

                                                                  令三年十二月十一日

                                                                  令3年12月11日

                                                                  2021/12/11 16:16

                                                                  2021.12.11 16:16

                                                                  令和三年十二月十一日 16:16

                                                                  令和3年12月11日 16:16

                                                                  令三年十二月十一日 16:16

                                                                  令3年12月11日 16:16

                                                                  如果你想匯入資料到既有的 Ragic 表單中,請在設計模式中將列表頁和表單頁的日期欄位格式類別設定為民國年或日本和曆的格式,匯入後就會以你所設定的時間格式顯示。

                                                                  如果你想要匯入資料來建立新的資料表單,可以參考以下兩種方式:

                                                                  方法一:匯入時將日期欄位種類選為「日期」或「日期與時間」

                                                                  1. 匯入時在「選擇各欄位輸入方式」頁面中,將日期欄位選取為「日期」或「日期與時間」

                                                                  2. 匯入後,系統會將日期欄位轉換為預設的西元年格式,請在設計模式中將列表頁和表單頁的日期欄位調整為民國年或日本和曆格式,儲存後即可正確顯示。

                                                                  方法二:匯入時將日期欄位種類選為「自由輸入」

                                                                  1. 匯入時在「選擇各欄位輸入方式」頁面將日期欄位選取為「自由輸入」,這樣匯入的好處是系統會將該欄位內容存取為字串型態,所以會和 Excel 檔內的欄位內容完全一樣,不會轉換為西元年。

                                                                  2. 匯入後,因自由輸入欄位是以字串型態來存取,對於系統來說,無法將該欄位識別為日期資訊,所以需要在設計模式中,將該欄位在列表頁和表單頁的欄位種類改為「日期」,並將格式選取為民國年或者日本和曆格式,儲存後系統便會將字串型態的資訊轉換為日期型態。

                                                                  自訂數字欄位符號

                                                                  除一般數字格式外,也可以自由設定小數點以及千分位符號。在數字欄位的左側工具選單中,點選格式類別右方的進階設定。接著,取消勾選「使用系統分隔符號」,即可在下方設定小數點以及千分位符號:

                                                                  從系統設定預設格式

                                                                  若有常用的數字、金錢及日期欄位格式的話,可以直接從系統設定預設格式,如此一來,在設計新增相關種類的欄位時,就會以預設格式來套用。

                                                                  1.4.3    附加欄位設定

                                                                  你可以自行調整附加欄位設定,這些設定與預設值欄位格式不同。

                                                                  必填

                                                                  勾選必填時,則代表沒有填入該欄位會無法儲存資料。

                                                                  不可重複

                                                                  勾選不可重複時,這個欄位值就不可以與同張表單中其他筆資料的相同欄位值重複。在需要確保不會重複紀錄同樣東西在資料庫中時特別有用,像是使用者名稱、Email 和行動電話。

                                                                  子表格中不可重複

                                                                  設定子表格欄位時,可以看到一個不同於一般欄位設定的子表格中不可重複,勾選的話代表同一筆資料中的子表格此欄位所有的值不可重複,但在不同筆資料的子表格中則不受此限,能防止使用者在子表格輸入重複的資料。

                                                                  唯讀

                                                                  當欄位設定是「唯讀」時,這個欄位的值將只能閱讀而無法更動。這個功能在欄位是從其他表單選擇的載入欄位自動產生或是設有預設值時常搭配使用。

                                                                  跨欄數(合併儲存格)

                                                                  你可以在表單中合併儲存格來延長欄位,讓單一格欄位可以看起來比較寬

                                                                  合併儲存格是針對欄位值的儲存格做合併,如果只是單純想調整高和寬,不想牽涉到儲存格合併,可以參考調整欄位高度及寬度這篇文章。

                                                                  不要複製

                                                                  要建立多筆相似的資料時,有時候複製會比重新建立來的迅速。如果需要常常複製資料,可以藉由這個設定,讓整筆資料在複製時不會複製這些勾選不要複製的欄位。

                                                                  不自動換行

                                                                  勾選後,在欄位值將不會自動換行。但如沒勾選卻沒有換行的話可以參考換行規則說明

                                                                  以條碼顯示

                                                                  以條碼(QR Code)方式顯示這個欄位的值。

                                                                  如果需要產生其他格式的條碼,例如 Code 128 的話,可以使用條碼欄位

                                                                  隱藏

                                                                  勾選後會將該欄位在非設計模式下被隱藏。

                                                                  利用此設定,讓特定欄位在以下情況隱藏:

                                                                  1. 表單介面

                                                                  2. 友善列印畫面

                                                                  3. Excel 檔下載(包括相關匯出功能)

                                                                  4. 表單網頁內嵌

                                                                  如果某個欄位不需要出現在表單上,但卻需要此欄位值,可能會發生在公式運算等用途,這時就可以將欄位設為隱藏。當子表格中有欄位是隱藏時,會造成子表格出現間隔,因此建議將隱藏欄位移到子表格的最後面

                                                                  忽略資料上鎖

                                                                  勾選後,此欄位在資料上鎖後依然可以修改欄位值。

                                                                  欄位使用說明

                                                                  你可以新增欄位使用說明,幫助使用者輸入欄位資料。欄位使用說明的設定在表單設計模式下選擇此欄位後,左側設定 &下的欄位設定找到其他

                                                                  在欄位名稱上加入「?」符號,點選「?」符號時,就會顯示自訂的說明訊息。

                                                                  手動屬性

                                                                  注意:此功能在沒有客服人員教學下,請勿自行設定。

                                                                  如需新增欄位的手動屬性設定的話,可以在設計模式下 欄位設中的其他找到手動屬性設定來替欄位手動增加屬性。

                                                                  將屬性參數填入後,按下旁邊的「+」按鈕。

                                                                  按下去後你會發現剛剛填寫的參數消失了,這就代表屬性已經新增。

                                                                  手動新增完屬性後,別忘了儲存

                                                                  1.5    建立欄位敘述

                                                                  敘述欄位 / 靜態文字描述

                                                                  Ragic 表單除了欄位外,也可以新增標示或裝飾用的敘述欄位。在設計模式中直接打字,通常是建立用來「輸入資料」的欄位。此時可以按上方的編輯欄位中按鈕後,點選編輯描述中來更改編輯模式。

                                                                  如此一來,在表單中打字就會變成建立敘述欄位。

                                                                  也可以透過拖曳新增元件中的靜態文字來新增。

                                                                  調整敘述欄位的外觀

                                                                  點選敘述欄位後,可以從左側設計面板調整字型、字體大小、要置左/置中/置右、文字顏色、 欄位顏色,甚至加入超連結。

                                                                  在欄位描述中使用公式

                                                                  公式同樣能在敘述欄位使用,但該欄位只會顯示出計算的結果,其值不會存進系統裡面。詳細說明請參考這篇

                                                                  1.6    建立子表格

                                                                  子表格是什麼

                                                                  子表格在需要管理一對多的資料關係上是非常有用的。舉例來說,一筆客戶的資料要儲存多名聯絡人資訊;或是紀錄訂單中的多項產品,都會需要子表格。無論是 Ragic 或是其他商業應用軟體,子表格都是管理它們最簡單的方式。

                                                                  建立子表格

                                                                  設計模式只要水平地排列欄位,欄位標頭要緊鄰前一個,就可以建立成一個子表格。在設計模式中,你可以直接在原本是欄位值的儲存格中輸入欄位標頭來創造子表格。系統會自動把欄位值的格子移到欄位標頭的下方。

                                                                  注意:因為子表格列會隨資料新增一直往下拓展,因此在設計子表格時,建議將子表格放在表單的下方,避免一般欄位一直被往下擠。 同樣也不建議將不同的子表格放在同一列上或是在子表格旁邊放一般的欄位。如果你有多個子表格沒有放在同一列上,但是起始欄位放在不同欄的話,建議在兩個子表格中間加上一列敘述欄位(寬度與兩個子表格加起來同寬),以避免子表格拓展時出現排版錯誤的情況。

                                                                  在子表格輸入資料

                                                                  在子表格中,使用者可以輸入許多屬於主表單資料的附屬資料。子表格一開始只會顯示三個空白列,空白列會在輸入時依照筆數自動彈出補上,不用擔心!

                                                                  子表格的欄位標頭篩選及排序資料

                                                                  當你需要篩選或是排序子表格內的資料。操作方法就像在列表頁上利用欄位標頭篩選及排序資料一樣,在子表格中按一下欄位標頭旁的倒三角圖案,就能選擇文字篩選或是排序資料。

                                                                  篩選子表格中的資料

                                                                  你可以利用文字篩選來篩選子表格中的資料。如果欄位是選項欄位或是多選欄位的話,也可以用選項來篩選。

                                                                  在表單上方的清除篩選條件按鈕或是從欄位標頭點選清除篩選條件,來取消目前的篩選。

                                                                  排序子表格的資料

                                                                  你可以依據大到小或是小到大來排序子表格資料。

                                                                  如果要移除表單內設定的排序,同樣的,點一下表格欄位標頭旁的倒三角圖示,然後選擇清除排序就可以囉。

                                                                  子表格內設定預設篩選與排序

                                                                  可以將特定篩選及排序條件設為預設篩選,這樣一來你查看每筆資料時,其中的子表格都會依據預設篩選來呈現資料。

                                                                  只需要點表格欄位標頭旁的倒三角圖示,並在選單中選擇把目前子表格篩選與排序設為預設就行啦。

                                                                  如果要移除預設,那就在同一個地方選擇移除子表格預設篩選與預設排序

                                                                  匯出子表格的資料

                                                                  如果你想要匯出子表格的資料,可以使用以下步驟:

                                                                  1.從子表格產生新表單,這樣產生的新表單會有原表單中每一筆子表格資料。

                                                                  2. 藉由使用 新增原始表單的一般欄位。 這樣一來在匯出資料時,也能跟著需要的原始表單欄位資料一起匯出。

                                                                  3. 從新表單匯出跟一般匯出資料的步驟相同,最後在新表單匯出就可以了!

                                                                  更多有關子表格的作法

                                                                  例如:利用公式來計算子表格內的值

                                                                  當你的子表格內有多筆資料的話,可以考慮從子表格產生新表單,產生的表單會列出子表格中的所有資料。

                                                                  或是當使用者在編輯子表格時,要阻擋子表格整列刪除的功能。

                                                                  調整子表格中的欄位順序

                                                                  直接水平拖曳子表格欄位標頭就可以囉!

                                                                  移動整個子表格

                                                                  1. 先確認要移動的位置有足夠的空間

                                                                  2. 直接拖曳子表格到你想要的地方,只需要拖曳其中一個子表格欄位就可以

                                                                  3. 在視窗中指定移動的位置

                                                                  4. 按下「移動」之後就完成了

                                                                  教學影片

                                                                  1.7    調整表單及頁籤版面設計

                                                                  設計模式下,你可以調整欄位的外觀讓表單保持一致的版面設計。您也可以把表單的特定版本設計為想要列印的格式,方便直接印出想要的文件。

                                                                  調整列高與欄寬

                                                                  調整表單頁

                                                                  調整列高與欄寬的方式和 Excel 相同,拖曳欄位右邊的邊線即可調整整欄寬度。

                                                                  拖曳欄位底邊的邊線即可調整整列高度。

                                                                  調整列表頁

                                                                  同樣是拖曳欄位右邊的邊線即可調整整欄寬度。

                                                                  拖曳欄位底邊的邊線即可調整整列高度,調整一列就會反應到所有的列高

                                                                  直接輸入列高或欄寬

                                                                  對想調整的欄寬或列高點右鍵後,選擇欄寬或列高就可以直接在跳出的視窗中以 px 為單位輸入數值。也能以拖曳的方式選取多欄或多列一次設定欄寬或列高

                                                                  改變欄位標頭及值的樣式

                                                                  從左邊設計面板的樣式頁籤,可以改變欄位標頭及欄位值的顏色、字型及大小等,也可以設計框線

                                                                  表單頁與列表頁的樣式也可以有不同設計喔!

                                                                  如果想要在輸入資料時個人化欄位值樣式,可以使用BBCodes

                                                                  複製欄位設計樣式

                                                                  如果有一個欄位已經設計好樣式,希望能夠複製此樣式到其他欄位的話,可以利用下方其他設定的複製欄位樣式,此欄位設計樣式就會被複製套用到下一個點擊的欄位。要一次複製樣式到多個欄位的話,請勾選下方的一次把複製的樣式貼到多個欄位

                                                                  清除欄位樣式

                                                                  清除這個欄位樣式

                                                                  當有需要清除單一欄位的樣式時,你可以點擊欄位設定樣式中的清除這個欄位的樣式

                                                                  清除全部欄位樣式

                                                                  如果想要一次清除所有欄位的樣式則可以點擊清除全部欄位的樣式並可以選擇是否要一併清除主題樣式

                                                                  套用配色主題

                                                                  欄位樣式點擊選擇主題,右邊的飛入視窗就會顯示各種配色主題。

                                                                  點選你喜歡的主題,就會自動套用囉!

                                                                  移動欄位

                                                                  設計模式可以直接按住欄位標題並拖曳來移動欄位。

                                                                  如果是要移動子表格,則可以參考這篇詳細說明

                                                                  敘述欄位樣式

                                                                  點選敘述欄位後,可以從左側設計面板調整字型、字體大小、要置左/置中/置右、文字顏色、 欄位顏色,甚至加入超連結。

                                                                  跨欄數(合併儲存格)

                                                                  另外,你也可以跨越欄位,選擇左方設計面板跨欄數(合併儲存格)的選項,就可以在這一列合併你輸入的欄位數。

                                                                  而敘述欄位的跨欄,只要拖曳欄位的右下角即可。

                                                                  改變頁籤顏色

                                                                  如果想要更改頁籤的顏色,只要在該頁籤上點右鍵,並在功能表中選改變顏色

                                                                  接著在跳出的色盤自行選擇顏色,或是輸入代號,並按儲存顏色即可。

                                                                  更換頁籤圖示

                                                                  如果想要更改頁籤的圖示,只要在該頁籤上點右鍵,並在功能表中選更換圖示

                                                                  接著從跳出的視窗中選擇你喜歡的圖示或你也可以上傳圖示,點選後就會直接套用了。透過圖示可以更容易辨別或分類資料庫中的頁籤!

                                                                  教學影片

                                                                  1.7.1    管理頁籤及表單

                                                                  進入資料庫首頁後,會看到上方有一排的頁籤,滑鼠滑到頁籤名稱上時,即會顯示表單列表。或是畫面往下拉時,也可以看到每個頁籤之下的各個表單,點選表單名稱之後,就可以進到該張表單了!

                                                                  頁籤組及頁籤管理員

                                                                  當頁籤越來越多,你可能會開始覺得頁面過於雜亂甚至不容易找到需要的表單。這時候你就可以透過頁籤組功能來將頁籤分門別類,將資料庫的頁籤分配至不同的群組,像是「進銷存」、「人資」、「行銷」等等,而每個頁籤組都會有自己的首頁。

                                                                  點開左上角的頁籤選單會看到預設頁籤組,其中會包含所有未被加入任何頁籤組的頁籤;點擊建立新的頁籤組後可以開啟編輯頁籤組的介面。

                                                                  在介面中點擊建立新的頁籤組並命名。

                                                                  接著將需要的頁籤放入新建立的頁籤組並儲存,在這個介面中你也可以重新命名或刪除所選的頁籤組。

                                                                  點擊新建立的頁籤組,就只會顯示屬於該組下的頁籤及表單。並且可以為每一個頁籤組各別設定的商標及橫幅

                                                                  注意:

                                                                  1. 被加入其他頁籤組的頁籤就不會再顯示於預設頁籤組中。

                                                                  2. 報表會隨著資料來源的表單一併移動。

                                                                  設定使用者登入預設前往的頁籤組

                                                                  當你的資料庫中有許多頁籤組,並且希望使用者登入後能直接導向常用的頁籤組減少尋找表單的時間,就可以利用這項設定。例如:「業務」群組的使用者登入後導向 「ERP」 頁籤組;而「人資」群組的使用者登入後導向「人資」頁籤組。

                                                                  首先開啟頁籤管理員後,選擇要設定的頁籤組,並點擊旁邊的齒輪,選擇為使用者設定預設前往的頁籤組

                                                                  在視窗中為此頁籤組設定是哪些群組的預設頁籤組,並儲存設定。完成後,該群組的使用者登入時就會直接前往該頁籤組。

                                                                  備註:如果使用者屬於多個群組且各群組有不同的預設頁籤組時,則會參考頁籤組的順序,以順序較前的頁籤組為該使用者的預設頁籤組。 若該使用者在該頁籤組沒有任何可以存取的表單、頁籤的話,就會以下一順位設定的頁籤組做為預設。若都沒有符合的,則會前往資料庫的預設頁籤組。

                                                                  表單資訊及隱藏表單

                                                                  如果想查看表單的建立日期、建立人、資料筆數等資訊,你可以在表單上點擊右鍵選擇表單資訊

                                                                  在視窗中會顯示以下資訊。

                                                                  隱藏表單

                                                                  隨著資料庫成長,介面中的表單也會越來越多,如果你想維持介面簡潔就可以利用隱藏表單會讓非系統管理者的使用者無法在資料庫首頁、頁籤選項中看到這張表單。

                                                                  使用者還是可以透過表單網址進入表單。若此張表單是連結與載入的來源表單,表單仍會顯示在連結與載入相關選單上。

                                                                  表單管理員

                                                                  想要移動表單位置或順序的話,你可以在任意頁籤或表單上按右鍵並開啟表單管理員

                                                                  選定表單之後,點擊左右方向的箭頭移動至其他頁籤或點擊上下方向的箭頭移動表單順序。

                                                                  設定完成後記得點擊左下按鈕儲存。

                                                                  刪除表單及頁籤

                                                                  將滑鼠移到想要刪除的表單或頁籤上,右方將會出現一小箭頭圖示,點選箭頭,再選擇刪除即可;或者直接在您想要刪除的表單或頁籤上,點選滑鼠右鍵,接著選擇刪除

                                                                  如果你要刪除的表單中,有欄位是其他表單欄位的參照來源會被阻擋。相關說明請參考為什麼不能刪除特定表單或欄位

                                                                  不小心刪除了表單或頁籤想要復原,你可以到資源回收桶找到並還原。

                                                                  1.7.2    在頁籤下加入快捷動作

                                                                  x
                                                                  在頁籤下加入快捷動作

                                                                  加入新網址

                                                                  加入新動作

                                                                  加入新網址

                                                                  想要將一段網址加入頁籤下成為一個超連結的話,你可以透過加入新網址功能,像是在訂單頁籤下,加入公司電商平台的超連結。

                                                                  在頁籤上按右鍵開啟選單後,點擊新網址

                                                                  設定超連結的文字、網址及可以使用的群組就完成了。

                                                                  加入新動作

                                                                  因為目前多數電腦版瀏覽器不支援條碼掃描功能,所以暫時未提供完整功能說明。

                                                                  1.7.3    在表單中插入圖片

                                                                  如果想在報價單或訂單的版面中加入公司Logo的話,你可以在空的欄位點擊右鍵從選單中插入圖片

                                                                  在視窗中上傳圖片或是填入圖片的網址,並設定寬高。

                                                                  點擊該區塊可以再次編輯或是刪除。

                                                                  儲存設計後,圖片就會顯示在表單中。

                                                                  友善列印時也會顯示。

                                                                  1.8    公式

                                                                  公式使用

                                                                  Ragic 與 Excel 一樣都可以撰寫公式進行運算,但 Ragic 的公式都是自行開發的,因此支援的公式或寫法不一定相同,尤其撰寫公式時是直接參照欄位標頭

                                                                  公式不只能運算數字,也能計算字串及日期,系統會自動辨識需要用什麼類別的公式運算。但還是建議把要公式運算的欄位設定成對應的欄位種類,像是數值或是日期欄位會比較好。

                                                                  表單頁設計模式下,點選欄位標頭後選擇左側列的公式,就可以輸入公式。

                                                                  例如在「銷售訂單」中的金額的公式為售價*數量,就在該空格中輸入「C9*D9」。要注意公式要參照的儲存格是標頭所在的位置

                                                                  在有設定公式的欄位右上方會顯示 fx() 圖示。

                                                                  點擊該圖示的話,會將該公式的所有參照欄位框選出來,以便快速查找。

                                                                  更多公式可以查看支援的公式列表。注意:多選欄位只能套用列表中的特定公式。

                                                                  支援的運算符號

                                                                  符號會決定如何執行運算。以一般運算來說,會遵循先乘除後加減的規則。但跟數學運算相同,你可以利用「括號 ()」來改變運算的順序。但 Ragic 不能以冒號: 來加總儲存格範圍的值

                                                                  算數運算符號

                                                                  要執行基本的數學運算,像是加減乘除,請使用以下算數符號。

                                                                  算數符號 意涵 例子
                                                                  + (加號)加法 3+3
                                                                  – (減號) 減法  3–1
                                                                  * (星號/米字號) 乘法 3*3

                                                                  / (斜線) 除法 3/3
                                                                  ^ (插入符號) 次方 3^2

                                                                  比較符號

                                                                  你可以利用以下符號來比較兩個值。你也能在條件公式中用這些符號來判斷是否符合邏輯,然後顯示 TRUE 或 FALSE。

                                                                  >>

                                                                  >>>=>

                                                                  >=>

                                                                  比較符號 意涵 例子
                                                                  = 等於 A1=B1
                                                                  == 等於 A1==B1
                                                                  > 大於 A1 > B1
                                                                  < 小於 A1 < B1
                                                                  > = 大於等於 A1 > =B1
                                                                  < = 小於等於 A1 < =B1
                                                                  != 不等於 IF(A1!=B1,'yes','no')

                                                                  公式中的字串

                                                                  你可以用「'單引號'」或「"雙引號"」標註公式中的字串。我們將使用「'單引號'」來解說,但兩種格式 Ragic 都支援。

                                                                  計算子表格中的值

                                                                  Ragic 的公式是直接參照欄位標頭的,讓公式套用更為簡單。特別是在子表格就不需要撰寫複雜的公式。

                                                                  下列為「銷售訂單」的演算範例。子表格列出商品的售價(C9)與數量(D9),透過乘法運算可以得知顧客每項商品所需要付的總額(C9*D9);

                                                                  小計(D13)的數值是由 E9 加總而來的。

                                                                  除了上述的例子,也有其他能應用於子表格的公式。假設要計算子表格中有多少筆資料,可以新增一個欄位並利用子表格的欄位標頭來寫 COUNT() 公式。

                                                                  如果需要其他進階條件公式來計算或加總子表格欄位值,請參閱 COUNTIF 函數COUNTIFS 函數SUMIF 函數 SUMIFS 函數

                                                                  計算子表格中不重複的值

                                                                  在子表格中計算不重複的值,可以使用 UNIQUE() 以及 UNIQUE().length 。

                                                                  UNIQUE():列出參照欄位中所有不重複的欄位值。如沒有設定分隔符號的話預設分隔符號為",",結果如下圖的 UNIQUE() 欄位,也可以自訂分隔符號,寫法就必須改成 UNIQUE(欄位,"分隔符號")。例如 UNIQUE(A1,"/") 或 UNIQUE(A1,", ")。產出的結果分別就會是:Angie/Lillian/Amy/Rex 或 Angie, Lillian, Amy, Rex。

                                                                  UNIQUE().length:計算參照欄位中不重複的值的數量。

                                                                  回傳子表格特定的欄位值

                                                                  如需回傳子表格中符合指定條件的值,可以使用 VLOOKUP。

                                                                  公式 語法
                                                                  VLOOKUP VLOOKUP(value, queryField, returnField, [approximateMatch=true], [findMultiple=false])

                                                                  VLOOKUP 公式需要包含下列幾項參數:

                                                                  value:是必要的,此為檢查的值,可以為指定的值,也可以直接參照欄位。

                                                                  queryField:是必要的,此為子表格中用於比對的欄位。

                                                                  returnField:是必要的,此為子表格中當條件符合時回傳的欄位。

                                                                  [approximateMatch=true]:是選擇性的,不一定要輸入,此參數表示是否要精準比對,預設是關閉,如果你希望系統精準比對,請在此參數輸入 false。

                                                                  [findMultiple=false]:是選擇性的,不一定要輸入,此參數表示是否要列出多個符合條件的值,預設是關閉,如果你需要回傳的條件值可能不只一個,請在此參數輸入 true。

                                                                  例如想在子表格中查詢星期三的教師名稱。

                                                                  可以新增一個自由輸入欄位給使用者輸入查詢日期,並於另外一個欄位中套用「VLOOKUP(A9, A4, B4, false, false)」或是「VLOOKUP(A9, A4, B4)」,系統即可依據使用者輸入的查詢日期自動回傳「王老師」。

                                                                  如果你希望是模糊比對而且可以回傳多個符合條件的值的話可以套用「VLOOKUP(A9, A4, B4, true, true)」。

                                                                  計算日期與時間

                                                                  日期欄位的公式計算方式

                                                                  會以天數作為日期的增減:如果 A1 是日期欄位,A1+7 的日期則為 A1 的後七天。

                                                                  另一個常用的日期公式是計算年齡:如果 A1 為出生年月日,你可以設定公式「(TODAY()-A1)/365.25」,來顯示目前年齡,年齡的欄位種類記得選擇數值,才能夠正確用數值來做公式運算。

                                                                  時間欄位的公式計算

                                                                  會需要都是時間欄位(格式 HH:mm) 或搭配數字欄位來做運算。

                                                                  例如 A1 為開始時間(格式 HH:mm),A2 為結束時間(格式 HH:mm),計算開始到結束的時間有兩種作法:

                                                                  A3 時間計算欄位(格式 HH:MM)可套用公式「A2-A1」 ; 或是 A3 如果為數字欄位(格式 0.0),則可套用公式「(A2-A1)/60」。

                                                                  注意:以上時間計算方式只適用於同一天內的時間計算,如果有跨日,例如晚上 10 點到早上 4 點,就必須用下面的方法:

                                                                  時間欄位必須是包含日期的格式(例如 yyyy/MM/dd HH:mm),計算欄位要是數字欄位(格式 0.0),A1 為開始日及時間(yyyy/MM/dd HH:mm),A2 為結束日及時間(yyyy/MM/dd HH:mm),則時間計算欄位 A3(數字格式0.0) 套用公式「(A2-A1)*24」。

                                                                  WORKDAY 函數

                                                                  套用在日期欄位,會傳回代表日期(起始日期)之前或之後指定工作日數的日期。工作日不包含週末、週日以及假日(但包含指定的工作日)。 您可以在計算發票到期日、預期遞送時間或工作日數時,使用 WORKDAY 來排除週末或假日,但包含指定的工作日。

                                                                  公式 語法
                                                                  WORKDAY WORKDAY(start_date,days,["holidays"], ["makeup_workdays"])

                                                                  WORKDAY 需要包含下列參數:

                                                                  Start_date:是必要的,代表開始日期的日期。

                                                                  Days:是必要的,代表 start_date 之前或之後的非週末和非假日的天數。正值代表未來的日期;負值代表過去的日期。

                                                                  Holidays:是選擇性的,這是要從工作行事曆中排除之一個或多個日期的選擇性清單,例如國定假日。此清單要是代表日期之序列值的陣列常數。

                                                                  Makeup_workdays:是選擇性的,這是要從工作行事曆中要包含之一個或多個日期的選擇性清單,例如補班日。此清單要是代表日期之序列值的陣列常數。

                                                                  範例 1:

                                                                  日期欄位套用公式「WORKDAY(A1,A2,["2017/06/16","2017/06/19"])」

                                                                  假設 A1 的日期值為 2017/06/15,A2 的數字為 9,指定不計算在內的日期為 「2017/06/16」 跟 「2017/06/19」,則從開始日期之後不包括週末以及指定的假日的第九天計算出來的結果會是「2017/06/30」。

                                                                  範例 2:

                                                                  日期欄位套用公式「WORKDAY(A1,A2,["2017/06/16","2017/06/19"],["2017/06/24"])」

                                                                  假設 A1 的日期值為 2017/06/15,A2 的數字為 9,指定不計算在內的日期為 「2017/06/16」 跟 「2017/06/19」,但指定「2017/06/24」這個禮拜六為工作日,則從開始日期之後不包括週末以及指定的假日,但是包括指定工作日的第九天計算結果會是「2017/06/29」。

                                                                  WORKDAY.INTL 函數

                                                                  套用在日期欄位,使用參數指出哪幾天和多少天是週末及指定哪幾天是工作日,會傳回起始日期之前或之後指定工作日數的日期。工作日不包含週末、假日,但包含指定工作日。可以用於計算發票到期日、預期遞送時間或工作日數時。

                                                                  公式 語法
                                                                  WORKDAY WORKDAY.INTL(start_date,days,[weekend_no],["holidays"], ["makeup_workdays"])

                                                                  WORKDAY.INTL 需要包含下列參數:

                                                                  Start_date:是必要的,代表開始日期的日期。

                                                                  Days:是必要的,代表 start_date 之前或之後的非週末和非假日的天數。 正值代表未來的日期;負值代表過去的日期。

                                                                  Weekend_no:是選擇性的,若週末日為非週六及週日時,可參考下方表格來帶入相對應 Weekend 數字。

                                                                  Holidays:是選擇性的,這是要從工作行事曆中排除之一個或多個日期的選擇性清單,例如國定假日。此清單要是代表日期之序列值的陣列常數。

                                                                  Makeup_workdays:是選擇性的,這是要從工作行事曆中要包含之一個或多個日期的選擇性清單,例如補班日。此清單要是代表日期之序列值的陣列常數。

                                                                  範例 1:

                                                                  日期欄位套用公式「WORKDAY(A1,A2,2,["2017/06/16","2017/06/19"])」

                                                                  假設 A1 的日期值為 2017/06/15,A2 的數字為 9,以星期日及星期一作為週末,指定不計算在內的日期為「2017/06/16」跟「2017/06/19」,則從開始日期之後不包括週末及指定假日的第九天計算結果會是「2017/06/29」。

                                                                  NETWORKDAYS 函數

                                                                  套用在數字欄位,會傳回 start_date 與 end_date 間的全部工作日數。工作日不包括週末與任何指定的假日,但包含指定工作日。使用 NETWORKDAYS,來根據某段期間內的工作天數計算員工薪資。

                                                                  公式 語法
                                                                  NETWORKDAYS NETWORKDAYS(start_date, end_date, ["holidays"], ["makeup_workdays"])

                                                                  NETWORKDAYS 需要包含下列參數:

                                                                  Start_date:是必要的,代表開始日期的日期。

                                                                  End_date:是必要的,代表結束日期的日期。

                                                                  Holidays:是選擇性的,這是要從工作行事曆中排除之一個或多個日期的選擇性清單,例如國定假日。此清單要是代表日期之序列值的陣列常數。

                                                                  Makeup_workdays:是選擇性的,這是要從工作行事曆中要包含之一個或多個日期的選擇性清單,例如補班日。此清單要是代表日期之序列值的陣列常數。

                                                                  範例 1:

                                                                  數字欄位套用公式「NETWORKDAYS(E1,E2,['2017/10/04','2017/10/09','2017/10/10'])」

                                                                  假設 E1 的日期值為 2017/10/01,E2 的日期值為 2017/10/31,指定不計算在內的日期為「2017/10/04、2017/10/09、2017/10/10」,則從開始日期至結束日其不包括週末以及指定的三天假日所計算出來的工作日數會是「19」天。

                                                                  範例2:

                                                                  數字欄位套用公式「NETWORKDAYS(E1,E2,['2017/10/04','2017/10/09','2017/10/10'],['2017/10/28','2017/10/29'])」

                                                                  假設 E1 的日期值為 2017/10/01,E2 的日期值為 2017/10/31,指定不計算在內的日期為「2017/10/04、2017/10/09、2017/10/10」,並指定「2017/10/28 (六)、2017/10/29 (日)」為工作日,則從開始日期至結束日其不包括週末以及指定的三天假日,但是包括指定工作日所計算出來的工作日數會是「21」天。

                                                                  NETWORKDAYS.INTL 函數

                                                                  套用在數字欄位,使用參數指出哪幾天和多少天是週末,以傳回兩個日期之間的所有工作日數。 工作日不包括週末與任何指定的假日,但包含指定的工作日。

                                                                  公式 語法
                                                                  NETWORKDAYS.INTL NETWORKDAYS.INTL(start_date,end_date,[weekend_no],["holidays"], ["makeup_workdays"])

                                                                  NETWORKDAYS.INTL 需要包含下列參數:

                                                                  Start_date和End_date:是必要的, 這是要計算差距的日期。 Start_date 可以早於、等於或晚於 end_date。

                                                                  Weekend_no:是選擇性的,若週末日為非週六及週日時,可參考下方表格來帶入相對應Weekend數字。

                                                                  Holidays:是選擇性的,這是要從工作行事曆中排除之一個或多個日期的選擇性清單,例如國定假日。此清單要是代表日期之序列值的陣列常數。

                                                                  Makeup_workdays:是選擇性的,這是要從工作行事曆中要包含之一個或多個日期的選擇性清單,例如補班日。此清單要是代表日期之序列值的陣列常數。

                                                                  範例:

                                                                  數字欄位套用公式「NETWORKDAYS.INTL(E1,E2,11,['2017/06/16'])」

                                                                  假設 E1 的日期值為 2017/06/01,E2 的日期值為 2017/06/30,指定週末日為星期日一天而已,並指定不計算在內的日期為「2017/06/16」,則從開始日期至結束日期,不包括週末(僅星期日)及指定不計算的日期,所計算出來的工作日數會是「25」天。

                                                                  Weekend 參數對應表:

                                                                  Weekend數字 代表週末日
                                                                  1或省略 星期六、星期日
                                                                  2 星期日、星期一
                                                                  3 星期一、星期二
                                                                  4 星期二、星期三
                                                                  5 星期三、星期四
                                                                  6 星期四、星期五
                                                                  7 星期五、星期六
                                                                  11 僅星期日
                                                                  12 僅星期一
                                                                  13 僅星期二
                                                                  14 僅星期三
                                                                  15 僅星期四
                                                                  16 僅星期五
                                                                  17 僅星期六

                                                                  支援的公式列表

                                                                  下表列出所有 Ragic 支援的公式。公式請一律用大寫表示!

                                                                  公式 敘述
                                                                  SUM(value1,[value2],...) 傳回欄位值的總和,也可以直接採用 value+value2+... 的形式來呈現
                                                                  AVG(value1, value2,...) 傳回所有欄位值的平均值,這個公式在子表格也可以使用,但是子表格的平均值包含所有欄位值,並不只有子表格其中一列的欄位值。
                                                                  AVERAGE(value1, value2,...) 傳回所有欄位值的平均值,這個公式在子表格也可以使用,但是子表格的平均值包含所有欄位值,並不只有子表格其中一列的欄位值。
                                                                  MIN(value) 傳回所有的欄位值中最小的值,這個公式在子表格也可以使用。
                                                                  MAX(value) 傳回所有的欄位值中最大的值,這個公式在子表格也可以使用。
                                                                  MODE.SNGL(value1,[value2],...) 傳回所有欄位值中最常見的值,這個公式在一般欄位、子表格及全域常數都可以使用。
                                                                  MODE.MULT(value1,[value2],...) 傳回所有欄位值中最常見的值,當有多個眾數時,可以回傳多個結果,這個公式在一般欄位、子表格及全域常數都可以使用。
                                                                  ABS(value) 傳回絕對值
                                                                  CEILING(value,[significance]) 傳回進位後的數字,到最接近之指定基數的倍數。significance 為選擇性的,未指定則進位到最接近的整數值。範例:CEILING(2.5) 會傳回 3;CEILING(1.5, 0.1) 則會回傳 1.5。
                                                                  FLOOR(value,[significance]) 傳回捨去後的數字,到最接近之指定基數的倍數。significance 為選擇性的,未指定則捨去到最接近的整數值。範例:FLOOR(2.5) 會傳回 2;FLOOR(1.58, 0.1) 則會回傳 1.5。
                                                                  ROUND(value) 傳回四捨五入後最接近的整數值
                                                                  ROUND(value,N) 傳回四捨五入到小數點第 N 位的數值
                                                                  ROUNDUP(value,N) 傳回無條件進位到小數點第 N 位的數值
                                                                  ROUNDDOWN(value,N) 傳回無條件捨去到小數點第 N 位的數值
                                                                  MROUND(value,multiple) 傳回四捨五入到最接近的 multiple 的倍數
                                                                  SQRT(value) 傳回該值的平方根
                                                                  COUNT(value1,value2,...) 傳回欄位值的總數,用於一般欄位時不會計入空值;用於子表格欄位時則會計入空值
                                                                  LEFT(value,length) 取出某一字串由左往右的字元,若長度為 3,則會取出由左往右的 3 個字元
                                                                  RIGHT(value,length) 取出某一字串由右往左的字元,若長度為 3,則會取出由右往左的 3 個字元
                                                                  MID(value,start,[length]) 取出某一字串的指定字元數,起始字元為 0。例如:欄位 A1 的值為 ABCD,另一欄位套用 MID(A1,1,2),回傳的結果為 BC
                                                                  FIND(find_text,within_text,[start_num]) 在某個文字字串內找到另一個文字字串,並傳回該文字字串在第一個文字字串中的起始位置
                                                                  LEN(value) 取出某一字串的長度(字元數)
                                                                  TODAY() 傳回目前日期。如需做為每日公式重算的參照欄位,建議使用 TODAYTZ() 代替 TODAY()
                                                                  TODAYTZ() 傳回根據帳號設定中公司所在時區的目前日期
                                                                  NOW() 傳回目前日期和時間
                                                                  NOWTZ() 傳回根據帳號設定中公司所在時區的目前日期和時間
                                                                  EDATE(start_date, months) 傳回代表日期的連續數字,為指定時間(start_date)之前或之後幾個月份(months)該日期的數字
                                                                  EOMONTH(start_date, months) 傳回代表指定日期(start_date)之前或之後月份(months)最後一天日期的連續數字
                                                                  YEAR() 傳回日期欄位的年份
                                                                  MONTH() 傳回日期欄位的月份
                                                                  DAY() 傳回日期欄位的日
                                                                  DATE(year,month,day) 結合三個參照數字欄位的值,回傳一個日期。為避免混淆,年份的欄位請使用四位數的值
                                                                  WEEKDAY() 傳回一週內的第幾天,以數字顯示從第 1 天(星期天)到第 7 天(星期六)
                                                                  PI() 傳回圓周率,約略等於 3.14159
                                                                  RAND() 傳回介於 0 到 1 之間的隨機數值
                                                                  UPPER(value)/TOUPPERCASE(value) 在不更動原始值的情況下,用大寫字母傳回該值
                                                                  LOWER(value)/TOLOWERCASE(value) 在不更動原始值的情況下,用小寫字母傳回該值
                                                                  PROPER(value) 將英文首字母轉換為大寫,並將非首字母改為小寫
                                                                  SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,[instance_num]) 將文字字串中的 old_text 部分以 new_text 取代
                                                                  TEXT() 以格式代碼來套用格式,藉此變更數字顯示的方式。詳細請參考這篇
                                                                  POWER(value,power) 傳回該值的次方值
                                                                  MOD(value,divisor) 傳回該值除以除數後的餘數,此結果會跟除數帶有相同的符號
                                                                  GCD(value1,[value2],...) 傳回這些數值的最大公因數,最大公因數是指能夠整除這些值的最大整數
                                                                  LCM(value1,[value2],...) 傳回這些數值的最小公倍數,最小公倍數是指這些數值共通的最小整數倍正整數,使用這個公式來協助計算帶有不同分母的分數
                                                                  FIRST(value) 傳回子表格此欄位中的第一筆資料
                                                                  FIRSTA(value) 傳回子表格此欄位中非空值的第一筆資料
                                                                  LAST(value) 傳回子表格此欄位中的最後一筆資料
                                                                  LASTA(value) 傳回子表格此欄位中非空值的最後一筆資料
                                                                  IF(value==condition,[value_if_true],[value_if_false]) 依據條件回傳值,符合某一個情況回傳 TRUE,如果不是此情況則回傳 FALSE。查看詳細內容

                                                                  IFS() 檢查多個條件符合,並傳回第一個為 TRUE 的條件的對應值。查看詳細內容
                                                                  LOOKUP(value,lookup_list,[result_list]) 在 lookup_list 搜尋值,然後傳回值所在 result_list 的位置。查看詳細內容

                                                                  AND(logical1, [logical2], ...) 當條件全部滿足時傳回 TRUE,在一個或多個條件不滿足時傳回 FALSE。查看詳細內容

                                                                  OR(logical1, [logical2], ...) 當任一個條件滿足時傳回 TRUE,在全部條件都不滿足時傳回 FLASE。查看詳細內容

                                                                  NOT(logical) 當條件不滿足時傳回 TRUE,條件滿足時則傳回 FALSE。查看詳細內容

                                                                  COUNTIF(criterai_range,criteria) 回傳計算子表格中每一列符合判定標準的值總(次)數。查看詳細內容

                                                                  COUNTIFS(criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria2]...) 回傳計算附加的範圍內符合其相關標準的值總(次)數。查看詳細內容

                                                                  SUMIF(range,criteria,[sum_range]) 回傳計算子表格中每一列符合判定標準的值總和。查看詳細內容

                                                                  SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2, criteria2],...) 回傳計算每一列符合多個判定標準的值總和。查看詳細內容

                                                                  UPDATEIF(condition,value_if_true) 只有當條件符合的時候才更新欄位值。查看詳細內容
                                                                  REPT(value,number_times) 回傳以指定次數重複的值。
                                                                  COUNTA(value) 回傳計算子表格中每一列如果不是空值的值總(次)數。
                                                                  SUBTABLEROW(value,nth_row) 只能套用在一般獨立欄位,回傳子表格中指定之第幾筆資料的值。
                                                                  RUNNINGBALANCE(value, [allow_backend_formula_recalculation=false]) 回傳子表格中指定欄中該列與前面資料列加總的值,如果填 true 則該公式能被後端公式重算。(子表格資料需照順序新增)
                                                                  WORKDAY(start_date,days,["holidays"], [makeup_workdays]) 會傳回代表日期 (起始日期) 不包含週末及指定假日(以及指定哪幾天是工作日)之前或之後指定工作日數的日期。查看詳細內容
                                                                  WORKDAY.INTL(start_date,days,[weekend_no],["holidays"], [makeup_workdays]) 使用參數指出哪幾天和多少天是週末(及指定哪幾天是工作日),以傳回代表日期 (起始日期) 之前或之後指定工作日數的日期。查看詳細內容
                                                                  NETWORKDAYS(start_date,end_date,["holidays"], [makeup_workdays])) 會傳回 start_date 與 end_date 間不包含假日(週末、指定假日)以及指定哪幾天是工作日的全部工作日數。查看詳細內容
                                                                  NETWORKDAYS.INTL(start_date,end_date,[weekend_no],["holidays"], [makeup_workdays]) 使用參數指出哪幾天和多少天是週末(及指定哪幾天是工作日),以傳回兩個日期之間的所有工作日數。查看詳細內容
                                                                  CHAR(number) 使用 CHAR 將您從其他類型電腦上所取得之檔案的字碼頁代碼轉換成字元。例如 CHAR(10) 會回傳換行,CHAR(32) 會回傳空格
                                                                  LARGE(arg, nth, ["arg2"]) 指定查詢子表格中某一欄的數值之指定的序數大小相對應值,並回傳符合條件子表格列資料之指定欄位值。例如 LARGE(C1,1,D1) 會查詢子表格資料 C1 欄位中第一大的數值,並回傳同一列子表格資料之 D1 的欄位值。此公式沒有眾數的概念,即如果有同樣大小的值,將會照順序排序而不會被列為同等大小。如需回傳子表格中的最小值,可以合併使用 COUNT()。例如 LARGE(C1,COUNT(C1),D1),意即查詢子表格 C1 欄位最小的數值,並回傳同列 D1 的欄位值
                                                                  UNIQUE() 列出參照子表格欄位中所有不重複的欄位值。查看詳細內容
                                                                  UNIQUE().length 計算參照子表格欄位中不重複的值的數量。查看詳細內容
                                                                  VLOOKUP() 回傳子表格中符合指定條件的值。查看詳細內容
                                                                  MAXIFS(max_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...) 根據指定的一組條件或準則傳回指定之儲存格範圍的最大值
                                                                  MINIFS(min_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...) 根據指定的一組條件或準則傳回指定之儲存格範圍的最小值
                                                                  SPELLNUMBER(number, [lang], [option]) 在正式的文件中或是某些情況下會有使用一般文字的數字來代替阿拉伯數字的情況。例如:以「壹佰」來表示 100。

                                                                  如有這樣的需求即可使用 SPELLNUMBER 公式來轉換。詳細的寫法可以參考這篇

                                                                  ISOWEEKNUM(date) 計算該日期為該年的第幾週,星期一為該週第一天。
                                                                  WEEKNUM(serial_number,[return_type]) 計算該日期為該年的第幾週,每週起始日可以自訂。詳細的寫法可以參考這篇

                                                                  DATEVALUE(date_text, date_format) 套用在日期(時間)欄位,將參照的字串轉成日期(時間)值回傳,「date_text」要是固定的日期字串或參照的字串欄位,「date_format」要是參照的日期字串格式。例如 A1 字串的欄位值是「2019/02/01」,希望可以將此轉成日期欄位值的話,可在日欄位套用公式「DATEVALUE(A1,"yyyy/MM/dd")」來取得轉換後的結果

                                                                  HOUR() 此公式支援三種用法:
                                                                  1. 參數帶入 0-1,傳回 24 小時的比例。例如:HOUR(0.5)=12。
                                                                  2. 參數帶入日期欄位,傳回該欄位的小時。例如:A9 欄位值為 18:11:19,HOUR(A9)=18。
                                                                  3. 參數帶入日期字串,傳回字串中的小時。例如:HOUR("2020/10/13 17:34:56")=17

                                                                  MINUTE() 此公式支援三種用法:
                                                                  1. 參數帶入 0-1,傳回 60 分鐘的比例。例如:MINUTE(0.5)=30。
                                                                  2. 參數帶入日期欄位,傳回該欄位的分鐘。例如:A9 欄位值為 18:11:19,MINUTE(A9)=11。
                                                                  3. 參數帶入日期字串,傳回字串中的分鐘。例如:MINUTE("2020/10/13 17:34:56")=34

                                                                  SECOND() 此公式支援三種用法:
                                                                  1. 參數帶入 0-1,傳回 60 秒的比例。例如:SECOND(0.75)=45。
                                                                  2. 參數帶入日期欄位,傳回該欄位的秒。例如:A9 欄位值為18:11:19,SECOND(A9)=19。
                                                                  3. 參數帶入日期字串,傳回字串中的秒。例如:SECOND("2020/10/13 17:34:56")=56。

                                                                  TIME(hour, minute, second) 傳回特定時間的小數,所傳回的小數點數字是介於 0 到 0.99988426 之間的值,代表自 0:00:00 到 23:59:59 的時間。

                                                                  Hour 代表小時的數字,範圍從 0 到 32767。任何比 23 大的值將會除於 24,且餘數視為小時值。例如:TIME(27,0,0) = TIME(3,0,0) = 0.125 或 3:00 AM。

                                                                  Minute 代表分鐘的數字,範圍從 0 到 32767。任何大於 59 的值將會轉換成小時和分鐘。例如:TIME(0,750,0) = TIME(12,30,0) = 0.520833 或 12:30 PM。

                                                                  Second 代表秒鐘的數字,範圍從 0 到 32767。任何大於 59 的值將會轉換成小時、分鐘和秒鐘。例如:TIME(0,0,2000) = TIME(0,33,22) = 0.023148 或 12:33:20 AM。

                                                                  ISBLANK() 檢查參照的欄位是否為空值,可以直接參照指定欄位或用於條件公式中,例如:ISBLANK(A2) 或 IF(ISBLANK(A2), 'Y', 'N')

                                                                  PMT(rate, nper, pv, [fv], [type]) 此公式用來計算貸款每期需要投入的金額。

                                                                  rate (必填):利率
                                                                  nper (必填):付款期數
                                                                  pv (必填):現金或本金
                                                                  fv (選填):最後一次付款完成後,所能獲得的未來值。 若在公式省略 fv,則預設其值為 0,代表款項還清
                                                                  type (選填):類型。 填入 0 或 1,0 或省略為計算期末;1 為期初。

                                                                  PRODUCT() 會乘上所有指定欄位的數值並且忽略空值及非數字的值,除了可以指定一般欄位相乘外,參照子表格欄位則可以將該欄位的所有數值相乘。

                                                                  TRIM() 移除欄位值首尾的全形、半形空格,同時中間如果有連續的全形、半形空格,只保留第一個空格。範例:TRIM(" a  c") 會得到 "a c"(半a全半半半c,僅保留a全c)

                                                                  INCLUDES_ALL(多選/多圖片/多檔案欄位, value1, value2,...) 所有選項值中都包含列出的每一個 value(可以是任何欄位型態或值),則回傳 true。使用範例可以參考這篇

                                                                  NOT_INCLUDES_ALL(多選/多圖片/多檔案欄位, value1, value2,..) 所有選項值中都沒有包含列出的每一個 value(可以是任何欄位型態或值),則回傳 true,結果等同於 INCLUDES_ANY 的相反值。使用範例可以參考這篇

                                                                  INCLUDES_ANY(多選/多圖片/多檔案欄位, value1, value2,...) 所有選項值中至少包含其中一個列出的 value(可以是任何欄位型態或值),則回傳 true。使用範例可以參考這篇

                                                                  NOT_INCLUDES_ANY(多選/多圖片/多檔案欄位, value1, value2,...) 所有選項值中只要沒有包含其中一個列出的 value(可以是任何欄位型態或值),則回傳 true,結果等同於 INCLUDES_ALL 的相反值。使用範例可以參考這篇

                                                                  ITEMS_COUNT(多選/多圖片/多檔案欄位) 回傳多選欄位值的數量。例如:多選欄位選了三個選項,則回傳 3;檔案上傳欄位若有兩個檔案,則回傳 2。

                                                                  字串公式

                                                                  使用字串公式十分簡單:如果 A6 的值為「台北市」,而 A7 的值為「士林區福林路 1 號」,若希望把這兩個字串起來,則可以將公式寫為「 A6+A7」,結果則會回傳「台北市士林區福林路 1 號」。如果希望兩個字串間要有空格則可以寫成 「 A6+" "+A7」。

                                                                  想要了解更多字串類型的公式應用,可以參考這篇說明

                                                                  備註:如果在公式中要表示「\」的話需要寫成「\\」。

                                                                  條件公式

                                                                  Ragic也支援條件公式。要特別注意欄位種類可能會改變公式在某些情況下的計算方式。

                                                                  有兩種情況公式中條件的參照欄位後面需要加上 .RAW

                                                                  1. 當條件式公式的條件是參照兩個欄位,並且用運算符號「=」來判斷兩個欄位值是否相等時,需要在設定條件時將這兩個參照欄位後面加上 .RAW,如果是只參照一個欄位,並利用運算符號「=」來判斷等於一個固定的值,則不需要。

                                                                  2. 當套用公式的欄位是數字欄位,要做數字運算,但是條件是參照字串欄位(文字、選項、日期等),並用運算符號「=」來判斷等於一個固定的字串時,設定條件時參照的字串欄位要加上 .RAW。

                                                                  何時要加上 .RAW 的詳細內容可以參考這篇

                                                                  日期欄位會被以天數來計算。

                                                                  你也可以利用多層的條件判斷來寫出 IF 公式。

                                                                  IF 函數:判斷值

                                                                  IF 公式依據條件情況回傳值,例如如果符合某一個情況則回傳 TRUE,如果不是此情況則回傳 FALSE。

                                                                  公式 語法
                                                                  IF IF(value==condition,[value_if_true],[value_if_false])

                                                                  範例:

                                                                  IF(A2==10,10,0),如果 A2 等於 10,這個值在這個欄位將會是 10。若 A2 出現其他的值,則會回傳 0。

                                                                  IF(A1==1,'true','false'),如果 A1 等於 1,則會回傳「true」。若 A1 出現其他的值,則回傳「false」。

                                                                  IF(A2>=60,'yes','no'),如果 A1 等於或大於 60,則會回傳「Yes」,否則回傳「No」。

                                                                  備註:

                                                                  Ragic仍然支援IF功能的舊語法。

                                                                  Value=='condition'?'[value_if_true]':'[value_if_false]'

                                                                  範例: A1=='open'?'O':'C'

                                                                  如果 A1 是 open, 則出現 O,如果不是則出現 C。

                                                                  IF 函數:何時要加上 .RAW?

                                                                  1. 參照兩個欄位且判斷相等的條件

                                                                  如果你的條件是利用「=」的運算符號來判斷兩個欄位是否相等的話,請在填寫條件的地方,將這兩個參照欄位後面加上.RAW

                                                                  語法
                                                                  IF(field1.RAW=field2.RAW,[value_if_true],[value_if_false])

                                                                  範例:

                                                                  IF(A1.RAW=A2.RAW,1,0),如果 A1 的欄位值等於 A2 的欄位值,回傳 1;否則回傳 0。

                                                                  IF(A1.RAW=A2.RAW,'Open','Closed'),如果 A1 的欄位值等於 A2 的欄位值,回傳「Open」;否則回傳「Closed」。

                                                                  2. 在 IF 中與字串做相等比較的判斷條件

                                                                  語法
                                                                  IF(string_field1.RAW="string",[numeric_value_if_true],[numeric_value_if_false])

                                                                  範例:

                                                                  IF(A1.RAW="Yes",1,0),如果 A1 的欄位值等於字串「Yes」,回傳 1;否則回傳 0。

                                                                  如果你只參照一個數字欄位,並利用運算符號「=」來判斷是否等於一個固定的值,不需要另外加上 .RAW。

                                                                  範例:

                                                                  IF(A1=1,"YES","NO"),如果 A1 的欄位值等於 1,回傳「YES」;否則回傳「NO」。

                                                                  3. 當公式中要區別空值與 0

                                                                  例如公式為 IF(A8.RAW='',"TRUE","FALSE"),需判斷某個欄位是不是空的,而且那個欄位值可能會是 0 的時候,應加上 .RAW。

                                                                  4. 參照的自由輸入欄位值為數字,想要將該數字以字串形式回傳

                                                                  例如 A1「號碼」 是自由輸入欄位,值是 10001,A2「會員編號」是連結欄位,希望透過公式帶入 A1 的值,則可以在 A2 設定公式 IF(A1!="",A1.RAW) 。

                                                                  IF 函數:擷取字串

                                                                  如想要在 IF() 公式中擷取其他欄位的字串,像是公式 LEFT() 、 RIGHT() 、 MID () 等, 你必須先轉換該欄位為字串形式,系統才能正確擷取。轉換方式為在參照欄位後方加上「+""」。

                                                                  範例:

                                                                  假設你想要參照 A5 欄位的前兩位文字進行判斷,可以使用如下公式:IF(A1="Yes",A5,LEFT(A5+"",2)),如果欄位 A1 為 Yes ,則帶入 A5 欄位值;若 欄位 A1 不是 Yes ,則顯示 A5 欄位的首兩位文字。

                                                                  IF 函數:参照 TODAY() 或 NOW() 的處理方式

                                                                  目前因為系統限制,不支援將 TODAY() 或 NOW() 直接加入至 IF() 進行運算,你必須要另外新增一個欄位先取得 TODAY() 或 NOW() 的值後再進行運算。

                                                                  範例:

                                                                  假設要將 A1 作為判斷依據,評估資料是否還有效,那麼你可以將 TODAY() 放在 A2 欄位,並套用公式:IF(A1>A2,"Valid","Expired"),如果欄位 A1 的值大於 TODAY() ,則顯示「Valid」;若欄位 A1 的值小於 TODAY() ,則顯示「Expired」。

                                                                  假設要將 A1 與 TODAY() 比較,可以將整個運算,例如 A1-TODAY() 放在 A2 欄位,並套用公式:IF(A2>0,"Valid","Expired"),如果欄位 A2 的值大於 0,則顯示「Valid」;若欄位 A1 的值小於 TODAY() ,則顯示「Expired」。

                                                                  注意:TODAY() 或 NOW() 並不會每日自動重算,因此舊有資料的 TODAY() 或 NOW() 欄位會顯示為上次更新資料的時間。如果你希望可以每日自動重算以顯示最新的資料狀態,可以考慮寫程式讓公式每天重新計算

                                                                  IF 函數:日期欄位

                                                                  1. 可以在非日期欄位套用 IF 比較日期欄位大小

                                                                  例如 A1、A2 為日期欄位,A2 套用 TODAY(),A4 選項欄位套用 IF(A1>A2,"已逾期","未逾期")

                                                                  2. 不能在非日期欄位套用 IF 來運算日期欄位值,必須另建數字欄位來做加減運算

                                                                  同上例,但 A4 的公式改為 IF(A1-1>A2,"已逾期,"未逾期") 會執行錯誤,在這情況下要另外建立兩個數字欄位: C1、C2,C1 套用 A1-1,C2 套用 A2,A4 公式改為 IF(C1>C2,"已逾期,"未逾期")

                                                                  LOOKUP 函數

                                                                  你也可以使用 LOOKUP 公式在你希望附加條件的欄位上,增加針對各個特殊條件的處理。

                                                                  公式 語法
                                                                  LOOKUP LOOKUP(value,[lookup_list],[result_list])

                                                                  在 lookup_list 搜尋值,然後傳回值所在 result_list 的位置。

                                                                  是在 lookup_list 內搜尋的值。

                                                                  lookup_list是一個陣列,如[0,100,500],LOOKUP 功能在這清單內搜尋值。

                                                                  result_list是自選的,它和 lookup_list 相同,如['Small','Medium','Large']。如果 result_list 參數被省略,LOOKUP 功能會傳回在 lookup_list 的值。如果 LOOKUP 功能不能找到確切符合的值,它會選擇回傳在 result_list 內,小於或等於值之中最大的值。如果值小於所有在 result_list 裡的值,則 LOOKUP 功能會傳回空的條件。

                                                                  範例:

                                                                  LOOKUP(A1,[0,45,65],['Small','Medium','Large']),如果該欄位 A1 的值在 0~44 之間,則該欄位值就會是 Small,若值在 45~64 之間則會是 Medium,若值大於等於 65 則會是 Large。

                                                                  多欄位範例:

                                                                  LOOKUP(A1,[0,45,65],[A3+A4,B5,B6]),如果 A1 在 0~44 之間,值是 A3+A4;在 45~64 之間值是B5;等於或超過 65,則值將會是 B6。

                                                                  AND 函數

                                                                  當條件全部滿足時傳回 TRUE,在一個或多個條件不滿足時傳回 FALSE。

                                                                  公式 語法
                                                                  AND AND(logical1,[logical2],...)

                                                                  AND 包含下列參數:

                                                                  logical1:是必要的,這是第一項需要判斷回傳值為 TRUE 或 FALSE 的條件。

                                                                  logical2:是非必要的,其他條件在被判斷時,也會影響回傳值為 TRUE 或 FALSE。

                                                                  OR 函數

                                                                  當任一個條件滿足時傳回 TRUE,在全部條件都不滿足時傳回 FALSE。

                                                                  公式 語法
                                                                  OR OR(logical1,[logical2],...)

                                                                  OR 包含下列參數:

                                                                  logical1:是必要的,其他邏輯條件像是logical2則非必要,這是第一項需要判斷回傳值為 TRUE 或 FALSE 的條件。

                                                                  NOT 函數

                                                                  當條件不滿足時傳回 TRUE,條件滿足時則傳回 FALSE。

                                                                  公式 語法
                                                                  NOT NOT(logical)

                                                                  範例:

                                                                  NOT(A2>10),如果 A2 欄位值小於或等於 10 的時候,系統會回傳「true」。欄位值大於 10 的時候,系統則會回傳「false」。

                                                                  COUNTIF 函數

                                                                  利用 COUNTIF 來計算子表格中每一列符合判定標準的總數。例如,算出收據上的特定一項物品的總數。

                                                                  公式 語法
                                                                  COUNTIF COUNTIF(criteria_range,criteria)

                                                                  COUNTIF 有下列參數:

                                                                  criteria_range:是必要的,範圍必須是在子表格內的儲存格並確認其值是否符合標準。

                                                                  criteria:是必要的,用一個數字、表達式、參考其他欄位的值,或是文字串來決定哪些儲存格會被列入計算。例如,你可以用一個數字"8"、一個比較式">8"、一個子表格的欄位"A4"或是一個字詞"apple"來表示。

                                                                  COUNTIF 只能參考單一個子表格的內容,並被設在獨立的欄位中。

                                                                  COUNTIF 只能設一個標準。如果你有多個標準,可以使用COUNTIFS。

                                                                  範例:

                                                                  設在 A9 的公式 COUNTIF(A4,'蘋果',A4) 會回傳子表格內每一行 A4 欄位下產品名稱是「蘋果」的總數。

                                                                  COUNTIFS 函數

                                                                  公式 語法
                                                                  COUNTIFS COUNTIFS(criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria2]...)

                                                                  COUNTIFS 有下列參數:

                                                                  criteria_range1:是必要的,範圍必須是在子表格內的欄位並確認其值是否符合相關的標準。

                                                                  criteria1:是必要的,用一個數字、表達式、參考其他欄位的值,或是文字串來決定哪些儲存格會被列入計算。例如,你可以用一個數字"8"、一個比較式">8"、一個欄位"A4"或是一個字詞"apple"來表示。

                                                                  criteria_range2, criteria2,...:是選擇性的,計算附加的範圍內符合其相關標準的值。

                                                                  COUNTIFS 只能參考單一個子表格的內容,並被設在獨立的欄位中。

                                                                  SUMIF 函數

                                                                  利用 SUMIF 來算子表格中每一列符合判定標準的值其總和。例如,算出收據上的特定商品的總金額。

                                                                  公式 語法
                                                                  SUMIF SUMIF(range,criteria[sum_range])

                                                                  SUMIF 有下列參數:

                                                                  range:是必要的,範圍必須是在子表格內的欄位並確認其值是否符合相關的標準。

                                                                  criteria:是必要的,用一個數字、表達式、參考其他欄位的值,或是文字串來決定哪些儲存格會被列入計算。例如,你可以用一個數字"8"、一個比較式">8"、一個字串不等式"!='apple'" (外面引號與裡面引號要為不同引號,例如外面一組雙引號裡面一組單引號)、一個欄位"A4"或是一個字詞"apple"來表示。

                                                                  sum_range:是選擇性的,如果您要加總的不是 range引數中指定的儲存格,這便是要加總的實際儲存格。如果省略 sum_range 引數,便會加總 range 引數中所指定的儲存格 (即是套用準則的相同儲存格)。

                                                                  SUMIF 只能參考單一個子表格的內容,並被設在獨立的欄位中。

                                                                  SUMIF 只能設一個標準。如果你有多個標準,可以使用 SUMIFS。

                                                                  範例:

                                                                  在 A9 套用 SUMIF(A4,'蘋果',B4),會回傳子表格內每一行如果 A4 欄位下產品名稱是「蘋果」時,其 B4 值的總和。

                                                                  SUMIFS 函數

                                                                  利用 SUMIFS 來算子表格中每一列符合多個判定標準的值其總和。例如,算出收據上在特定存貨位置的特定商品的總金額。

                                                                  公式 語法
                                                                  SUMIFS SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2, criteria2,...)

                                                                  SUMIFS 有下列參數:

                                                                  sum_range:是必要的,範圍必須是在子表格內的欄位並確認其值是否符合相關的標準。

                                                                  criteria_range1:是必要的,criteria_range1 和 criteria1 設定了其中範圍內的特定尋找標準。一旦範圍內的項目被找出,其相對應的值就會在 sum_range 被加進去。

                                                                  criteria1:是必要的,此標準會定義出哪些在 criteria_range1 內的儲存格會被加入。可以一個數字、表達式、參考其他欄位的值,或是文字串來決定哪些儲存格會被列入計算。例如,你可以用一個數字「8」、一個比較式「 > 8」、一個字串不等式「!='apple'」、指定與子表格欄位A4比較「 > A4」、「 < A4」 、「A4」 ,或是指定字串「apple」來表示。

                                                                  criteria_range2,criteria2,...:是選擇性的,計算附加的範圍內符合其相關標準的值。 需特別留意的是,在 SUMIFS 中,條件(criteria)必須下在不同的欄位。如果您是需要將條件下在同一欄位中,例如加總當該欄位等於 a 或是等於 b 的情況時,您必須要使用多個 SUMIF() 相加。另外,SUMIFS 只能參考單一個子表格的內容,並被設在獨立的欄位中。

                                                                  範例:在 A52 設定公式 SUMIFS(C45, B45, " > A50 ", B45 ," < A51 ") 會將子表格中訂單日(B45)大於起始日(A50)以及小於結束日(A51)的資料的金額做加總算出日期區間內訂單金額的總和。

                                                                  The UPDATEIF 函式

                                                                  可以利用 UPDATEIF 的條件公式,讓該欄位在條件不成立的情況下保有原本的欄位值,並只在條件成立的情況下更新欄位值。

                                                                  公式 語法
                                                                  UPDATEIF UPDATEIF(條件,欄位值_如果_成立)

                                                                  範例

                                                                  UPDATEIF(A2==10,10),如果A2等於10的時候,套有此公式的欄位值會被更新成10。 如果 A2 的欄位值不是 10 的任何情況下,,套有此公式的欄位會保有之前所儲存的值,並不會改變。

                                                                  UPDATEIF(A2=='同住家地址',A1),如果 A2 的欄位值為「同住家地址」的話,此欄位(送貨地址)的值則會是 A1 的值(住家地址),其他情況下,該欄位值會維持原本的欄位值,例如空值或之前儲存的值。

                                                                  多層條件的公式

                                                                  如果是在你有多個條件的情況下,條件公式可以分層寫出。

                                                                  範例:

                                                                  IF(A1==1,'Bad',IF(A1==2,'Good',IF(A1==3,'Excellent','No Valid Score')))

                                                                  上面這個公式代表:

                                                                  如果A1的值為 1, 回傳結果"Bad"

                                                                  如果A1的值為 2, 回傳結果"Good"

                                                                  如果A1的值為 3, 回傳結果"Excellent"

                                                                  如果A1的值為非上情況,則為"No Valid Score"。

                                                                  範例:

                                                                  IF(

                                                                  AND(A1.RAW=='YES',A2.RAW=='Jimmy'),

                                                                  C3*C7,

                                                                  IF(

                                                                  AND(A1.RAW=='YES',A2.RAW=='John'),

                                                                  C3*C8,

                                                                  IF(

                                                                  AND(A1.RAW=='YES',A2.RAW=='Jane'),

                                                                  C3*C9,

                                                                  C3*C10

                                                                  )

                                                                  )

                                                                  )

                                                                  上面這個公式代表:

                                                                  如果A1的值為"YES",A2的值為"Jimmy",回傳的結果為C3*C7

                                                                  如果A1的值為"YES",A2的值為"John",回傳的結果為C3*C8

                                                                  如果A1的值為"YES",A2的值為"Jane",回傳的結果為C3*C9

                                                                  如果A1的值為非上述情況,則為C3*C10。

                                                                  IFS 函數

                                                                  除了上述的巢狀公式外,你也可以使用 IFS() 來撰寫多個條件的條件公式

                                                                  公式 語法
                                                                  IFS() IFS(value=condition1,value_if_true1,value=condition2,value_if_true2,...,true,default value)

                                                                  IFS 公式需要包含下列幾項參數:

                                                                  value=condition1 是必要的,此為第一個檢查條件

                                                                  value_if_true1 是必要的,此為當符合第一個檢查條件時回傳的值

                                                                  value=condition2 是必要的,此為第二個檢查條件

                                                                  value_if_true2 是必要的,此為當符合第二個檢查條件時回傳的值

                                                                  *檢查條件最少為兩組,可依實際需求增加數量

                                                                  true 是選擇性的,若你需要設定預設值,則必須輸入此參數,若無此需求則可省略

                                                                  default value 是選擇性的,此為若沒有任何符合的檢查條件時,系統必須回傳的預設值

                                                                  範例

                                                                  IFS(A1=1,"Bad",A1=2,"Good",A1=3,"Excellent",true,"No Valid Score")

                                                                  上面這個公式同樣代表:

                                                                  如果A1的值為 1, 回傳結果"Bad"

                                                                  如果A1的值為 2, 回傳結果"Good"

                                                                  如果A1的值為 3, 回傳結果"Excellent"

                                                                  如果A1的值為非以上情況,則為"No Valid Score"。

                                                                  多選欄位公式

                                                                  公式 語法
                                                                  INCLUDES_ALL INCLUDES_ALL(多選/多圖片/多檔案欄位, value1, value2,...)
                                                                  NOT_INCLUDES_ALL NOT_INCLUDES_ALL(多選/多圖片/多檔案欄位, value1, value2,...)
                                                                  INCLUDES_ANY INCLUDES_ANY(多選/多圖片/多檔案欄位, value1, value2,...)
                                                                  NOT_INCLUDES_ANY NOT_INCLUDES_ANY(多選/多圖片/多檔案欄位, value1, value2,...)
                                                                  ITEMS_COUNT ITEMS_COUNT(多選/多圖片/多檔案欄位)

                                                                  以 INCLUDES_ALL 為例:

                                                                  首先在 D2 套用 INCLUDES_ALL(D1,A1,A2,B4)

                                                                  A1 = 自由輸入欄位,值為 「A」

                                                                  A2 = 多選欄位,值為 B、C

                                                                  B4 = 子表格的自由輸入欄位,有兩筆資料,第一筆的值為「D」,第二筆為 「E」

                                                                  D1 = 多選欄位,值為 A、B、C、D、E

                                                                  則 D2 回傳「true」

                                                                  公式重算

                                                                  在 Ragic 中公式是在參照欄位被編輯時觸發,並將運算結果儲存下來。如果改變了公式,但沒有重新編輯參照欄位,新公式就不會被觸發,既存的資料也不會依據新公式重新計算。這樣設計的原因是先前根據舊公式所計算出來的資料還是有效的,不應該因為更新了公式而自動更改已經儲存的資料。像是一張計算稅收的表單,因為最近稅率改變而更改公式,但先前儲存的稅收資料還是應該要以舊稅率來計算沒錯。

                                                                  某些情況下可能會需要用最新的公式將舊資料都重算一遍。你可以進入設計模式,到想要重新執行的公式中,看到兩個選項:「套用這個公式到所有資料(重算單一公式)」、「套用表單上所有公式到所有資料(重算所有公式)」,根據需求選擇想要重算的方式。如果你是在設計模式下修改、新增公式,記得要先儲存設計再按公式重算喔!

                                                                  如果常常更改特定公式或是有用到 TODAY(),可以考慮寫程式來執行公式每天重新計算。但要注意的是,透過程式公式重算,超過五千筆資料時預設不計入資料修改紀錄

                                                                  儲存時觸發原始或相關表單的全部公式重算

                                                                  在輸入資料並儲存時,若希望能觸發有相關連結的表單公式重算的話,你可以在表單頁設計模式左側工具列中的表單設定 下的表單設定勾選儲存時觸發原始表單(預設已勾選)相關表單的全部公式重算

                                                                  關於原始表單及相關表單的說明,請參考下圖範例:

                                                                  原始表單:A、B為 C 的原始表單。任何表單只要有子表格產生新表單,它們即為新表單的原始表單;任何表單只要有顯示從其他表單的連結,它們即為其他表單的原始表單。

                                                                  相關表單:B、C為 A 的相關表單;A、C 為 B 的相關表單。兩張表單若不是多版本表單且共享同樣的子表格,它們即為相關表單;而子表格產生的新表單也是屬於它們的相關表單。

                                                                  注意:目前相關表單公式重算上限為 1000 筆資料,若需重算的資料超過系統限制,則會自動略過執行,所有相關表單資料都不會進行公式重算。

                                                                  以下是針對 原始表單(母表單)子表單相關表單的設計概念示意圖:

                                                                  在敘述欄位中使用公式

                                                                  公式同樣能在敘述欄位使用,但該欄位只會顯示出計算的結果,其值不會存進系統裡面

                                                                  這對每次點進表單頁都需要看到公式即時重算結果的人相當有用,可以參照 BBCode [formula]

                                                                  例如:要利用一個人的生日來計算年齡,只需要在欄位描述中使用公式 [formula](TODAY() - A1)/365.25[/formula],如此一來他的年齡就會依據今天的日期重算了!

                                                                  Ragic 支援的數學符號(Math 物件)

                                                                  關於 Ragic 支援的 Math 物件,請參考這篇

                                                                  建議公式

                                                                  如果新增公式的建議,歡迎來信至 Ragic Support

                                                                  1.8.1    簽核公式

                                                                  簽核欄位的公式

                                                                  如果你的表單有設定簽核流程,就可以套用以下公式來傳回簽核相關的資料。

                                                                  目前與簽核有關的公式,主要有兩大類:

                                                                  1. 與整體簽核流程有關

                                                                  公式 敘述
                                                                  APPROVAL.COUNT() 傳回簽核的總階層數
                                                                  APPROVAL.STATUS() 傳回簽核的狀態。

                                                                  N: New,尚未開始簽核或取消簽核

                                                                  P: Processing,開始簽核後等待簽核完成

                                                                  REJ: Rejected,有任何一階拒絕簽核

                                                                  F: Finish,全部簽核人都同意時,代表完成

                                                                  APPROVAL.SUBMITDATE([true]) 傳回開始簽核的日期和時間,可以套用在日期欄位上。True為選填代表用UTC+0,沒有則使用公司時區。(在前端重算會用瀏覽器時區,後端重算會用公司時區)
                                                                  APPROVAL.SUBMITTER() 傳回開始簽核的使用者E-mail,可以套用在使用者欄位。
                                                                  APPROVAL.SUBMITTERNAME() 傳回開始簽核的使用者名稱。
                                                                  APPROVAL.FINISHDATE([true]) 傳回簽核結束的日期和時間。簽核「結束」指的是全部簽核人都同意或是有人拒絕簽核,可以套用在日期欄位上。True為選填代表用UTC+0,沒有則使用公司時區。(在前端重算會用瀏覽器時區,後端重算會用公司時區)

                                                                  2. 與特定簽核階層有關

                                                                  公式 敘述
                                                                  APPROVAL.CURRENTSTEPINDEX 下一階層的索引值。從 0 開始,0 代表尚未開始簽核,開始簽核後會變成 1,代表第 1 階。每次完成一階層的簽核時這個值都會加 1,直到總階層數為止。當結束簽核(全部階層都同意/或某一階拒絕/或取消簽核)時也傳回 0。
                                                                  APPROVAL.STEP([stepIndex]) 用索引值指定某一階層。以下的公式前面都要加上 APPROVAL.STEP([stepIndex]),stepIndex 為選擇性的參數,如果不帶,表示使用 APPROVAL.CURRENTSTEPINDEX 作為 stepIndex,代表下一階層。

                                                                  APPROVAL.STEP(-1) : 上一階

                                                                  APPROVAL.STEP() : 下一階 (等同於 APPROVAL.STEP(APPROVAL.CURRENTSTEPINDEX))

                                                                  APPROVAL.STEP(0) : 錯誤,不能這樣用

                                                                  APPROVAL.STEP(1) : 第一階

                                                                  APPROVAL.STEP(2) : 第二階

                                                                  APPROVAL.STEP([stepIndex]).NAME() 傳回這一階層的名稱。
                                                                  APPROVAL.STEP([stepIndex]).STATUS() 傳回這一階層的狀態。

                                                                  N: New,這階尚未同意或拒絕簽核,處於簽核中

                                                                  F: Finish,如果這階是單人,代表該簽核人同意或拒絕簽核;如果這階是多人,代表已同意簽核人數大於等於擇辦人數,或是有人拒絕簽核。

                                                                  APPROVAL.STEP([stepIndex]).RESP([email]) 傳回這一階層的回應。email 為選擇性的參數,可以是信箱字串或是使用者欄位,用來在多人簽核時取得某個人的回應。

                                                                  單人簽核:

                                                                  (不需要帶 email 參數)

                                                                  N: Not yet,這階尚未同意或拒絕簽核,處於簽核中。

                                                                  A: Accepted,該簽核人同意簽核

                                                                  A_D: Accept by deputy,該簽核人的代理人同意簽核

                                                                  REJ: Rejected,該簽核人拒絕簽核

                                                                  REJ_D: Reject by deputy,該簽核人的代理人拒絕簽核

                                                                  多人簽核:

                                                                  沒有帶 email 參數:

                                                                  N: Not yet,已同意簽核人數小於擇辦人數

                                                                  A: Accepted,已同意簽核人數大於等於擇辦人數

                                                                  REJ: Rejected,有人拒絕簽核

                                                                  有帶 email 參數:

                                                                  unSigned: 該簽核人尚未同意或拒絕簽核

                                                                  signed: 該簽核人同意簽核

                                                                  signed_by_deputy: 經由該簽核人的代理人同意簽核

                                                                  rejected: 該簽核人拒絕簽核

                                                                  rejected_by_deputy: 經由該簽核人的代理人拒絕簽核

                                                                  APPROVAL.STEP([stepIndex]).ISMULTI() 傳回這一階是否為多人簽核的 boolean 值。 值為 true 或 false 兩種。
                                                                  APPROVAL.STEP([stepIndex]).THRESHOLD() 傳回這一階的擇辦人數。如果這階是單人簽核或是沒有設定擇辦人數,值為 -1。
                                                                  APPROVAL.STEP([stepIndex]).USERS() 傳回這一階所有的簽核人。範例值: 王小美|李曉明|彭大海。可以將此公式套用在使用者多選欄位(因為目前多選欄位不支援套用公式,所以要自己手動設定 f 屬性)。
                                                                  APPROVAL.STEP([stepIndex]).ACTIONDATE([email],[true]) 傳回這一階簽核人同意或拒絕的日期和時間,套用在日期欄位。True為選填代表用UTC+0,沒有則使用公司時區。 (跟 NOWTZ 與 TODAYTZ 相同特性,在前端重算會用瀏覽器時區,後端重算會用公司時區)

                                                                  email 為選擇性的參數,可以是信箱字串或是使用者欄位,用來在多人簽核時取得某個人的同意或拒絕的日期和時間。

                                                                  單人簽核:

                                                                  (不需要 email 參數)

                                                                  傳回該簽核人的同意或拒絕的日期和時間。

                                                                  多人簽核:

                                                                  沒有帶 email 參數時,傳回有人拒絕或是有人同意簽核而且達標(已同意簽核人數大於擇辦人數)的日期和時間。

                                                                  有帶 email 參數時,傳回該簽核人同意或拒絕的日期和時間。

                                                                  (注意:公式內的[email]參數僅可套用於參照2021/07/13後所建立的簽核步驟)

                                                                  APPROVAL.STEP([stepIndex]).UNSIGNEDUSERS() 傳回這一階未簽核的人。

                                                                  範例值:王小美|李曉明|彭大海。可以將此公式套用在使用者多選欄位(因為目前多選欄位不支援套用公式,所以要自己手動設定 f 屬性)。

                                                                  APPROVAL.STEP([stepIndex]).SIGNEDUSERS() 傳回這一階已同意簽核的人。

                                                                  範例值: 王小美|李曉明|彭大海。可以將此公式套用在使用者多選欄位(因為目前多選欄位不支援套用公式,所以要自己手動設定 f 屬性)。

                                                                  APPROVAL.STEP([stepIndex]).SIGNEDCOUNT() 傳回這一階已同意簽核的人數。
                                                                  APPROVAL.STEP([stepIndex]).SIG([email]) 傳回這一階的簽核人的數位簽名,值為 base64 圖片網址字串,如果沒有簽名傳回空值。可以將這公式套用在圖片欄位上。email 為選擇性的參數,可以是信箱字串或是使用者欄位,用來在多人簽核時取得某個人的數位簽名。請注意此公式的[email]參數需加上" "引號。

                                                                  單人簽核:

                                                                  (不需要帶 email 參數)

                                                                  傳回該簽核人的數位簽名

                                                                  多人簽核:

                                                                  一定要帶 email 參數,傳回該簽核人的數位簽名

                                                                  APPROVAL.STEP([stepIndex]).SIGIMG([email], [width], [height]) 傳回這一階的簽核人的數位簽名,類似APPROVAL.STEP([stepIndex]).SIG([email]),只是這公式的值為bbcode [image],width 與 height 為可選參數,設定圖片的寬與高,如果沒設定,預設寬為 300px 高為 150px。可以配合 bbcode 公式將結果呈現在文字敘述上。請注意此公式的[email]參數需加上" "引號。如果要呈現單人簽核而且長為 600px 寬為 300 px 的簽名圖,要寫成 APPROVAL.STEP([stepIndex])SIGIMG(null, 600, 300),此處的 null 不需加引號
                                                                  APPROVAL.STEP([stepIndex]).COMMENT([email]) 傳回這一階的簽核人在同意或拒絕簽核時留下的理由。如果還沒同意或拒絕簽核,或是做了這兩個動作但沒有留下理由,回傳空值。

                                                                  單人簽核:

                                                                  (不需要帶 email 參數)

                                                                  傳回該簽核人的理由

                                                                  多人簽核:

                                                                  一定要帶 email 參數,取得某人的理由

                                                                  APPROVAL.STEP([stepIndex]).COMMENTDATE([email],[true]) 傳回這一階的簽核人在同意或拒絕簽核時寫下理由的日期和時間。如果還沒同意或拒絕簽核,或是做了這兩個動作但沒有留下理由,回傳空值,可以將這公式套用在日期欄位上。True為選填代表用UTC+0,沒有則使用公司時區。

                                                                  單人簽核:

                                                                  (不需要帶 email 參數)

                                                                  傳回該簽核人寫下理由的日期和時間。

                                                                  多人簽核:

                                                                  一定要帶 email 參數,傳回某人寫下理由的日期和時間

                                                                  公式重算

                                                                  關於公式重算請參考這篇說明

                                                                  簽核公式的時區問題

                                                                  特別提醒,如果你的表單已經開始或完成了簽核流程,後續在已經有日期資料的表單,去新增欄位套用會回傳時間的簽核公式,例如:APPROVAL.SUBMITDATE([true]) 或是 APPROVAL.STEP([stepIndex]).ACTIONDATE([email],[true]) 等公式,並且勾選了以瀏覽器時區顯示,可能會讓顯示的時間被加上/減去你所在的時區。

                                                                  舉例來說,如果你已經在 2023/08/01 12:00 先進行了簽核,而此時的簽核時間欄位並未勾選以瀏覽器時間顯示,儲存的時間會以公司時區被儲存。當你後續新增一個「新的簽核時間」欄位,並勾選了以瀏覽器時區顯示,會導致簽核公式在計算的時候,先算出了以公司時區做計算的值,接著又加上了以瀏覽器時區顯示(若為 UTC+8)的值,此「新的簽核時間」欄位的時間會再被多加 8 小時,顯示為 2023/08/01 20:00。

                                                                  因此,當發現簽核時間有上述的時區差異,取消勾選該欄位的以瀏覽器時區顯示,讓表單計算回歸到公司時區即可。

                                                                  當你勾選或取消勾選以瀏覽器時區顯示的時候,系統會顯示提醒,告知欄位日期資料會被轉換,因此請特別留意此設定,盡量不要在已經有日期資料的欄位勾選或取消勾選。

                                                                  1.9    設定簽核

                                                                  設定簽核流程

                                                                  透過簽核流程可以讓使用者填寫完資料之後指定給主管或是特定人員審核內容,例如:請假單要送給直屬主管簽核或是出庫單需要經過倉管人員簽核。在表單內設定簽核流程,使用者新增完一筆資料後,點選開始簽核,系統就會自動寄信給第一位簽核人員,第一位人員同意後,才會再寄信給下一位簽核人員,簽核順序是由上到下。

                                                                  點開設計模式右下角的打勾圖示可以開啟簽核設定介面。

                                                                  點選新增簽核流程來增加簽核人。

                                                                  階層名稱是必填的,旁邊可以指定使用者,該人員就會是固定簽核人;或指定使用者群組,在送簽時,就能從這個群組中選一位使用者來當簽核人員。

                                                                  也可以從公司組織樹類別中選擇簽核人員,選擇直屬主管的話,系統就會送簽給發起簽核的使用者的直屬主管;選擇直屬主管的主管,簽核對象就會是該名使用者主管的主管;選擇前一簽核人的主管,簽核對象就會是前一名簽核者的主管。(直屬主管及直屬主管的主管簽核功能,會需要搭配系統使用者表單的直屬主管欄位。若您的表單中沒有此欄位,請聯絡Ragic support 協助更新系統表單)

                                                                  你也可以指定表單中的選擇使用者選擇群組欄位作為簽核對象,例如:送簽給該筆請購單資料的「覆核人員」,而非從採購群組中任選一人。

                                                                  要讓使用者以外的人,如廠商或客戶簽核也沒有問題,你可以設定 E-mail 欄位作為簽核對象,如此一來在簽核的時候系統就會寄簽核信到欄位中的 E-mail,該人員就可以直接在信件中簽核。

                                                                  設定完成後,可以直接拖曳來移動簽核順序。

                                                                  加入同階簽核人

                                                                  點簽核階層旁的齒輪來加入同階簽核人,而同階簽核人需要全部都同意後才會進到下一階簽核。

                                                                  如果要讓使用者自行決定同階簽核的人數,可以先設定一個選擇使用者欄位,並將多選打勾,然後於設定簽核時選擇兩次該欄位,如此一來在該欄位選擇的使用者們都需要完成簽核才會進到下一階。

                                                                  設定擇辦人數

                                                                  當你加入同階簽核人後,也可以點該階層的第一個齒輪來設定擇辦人數。假設同階簽核人有 2 位,擇辦人數設定為 1,代表 2 位簽核人只要有 1 位簽過即可。

                                                                  如果你想要給指定單一或多個群組的所有人簽核的話,你會需要設定至少兩個同階簽核人,再依據這一個/多個群組的人數來設定你的擇辦人數。

                                                                  例如 HR 群組有 4 個人,你希望這一階簽核要給 HR 群組的 4 個人都簽核的話,你可以設定同階層裡有「HR群組」及「HR群組或此群組內的任一人」,此時就會出現可以設定擇辦人數的選項,就能夠填寫擇辦人數為 4。

                                                                  簽核進階設定

                                                                  點開進階設定後,你可以看到以下項目:

                                                                  嚴格身分驗證:簽核時會需要再次輸入密碼

                                                                  允許拒絕簽核:提供拒絕簽核的選項

                                                                  允許拒絕即退回上一階簽核:是否允許拒絕後退回上一階簽核,未啟用時拒絕會取消整個簽核流程。

                                                                  開始簽核後上鎖資料:資料上鎖避免使用者修改資料

                                                                  新建資料後自動開始簽核:只有當一筆資料滿足以下條件時才會自動開始簽核:

                                                                  1. 簽核流程中的每一階都無須自行選擇

                                                                  2. 由內部使用者所建立的資料

                                                                  手寫簽名:同意簽核時會跳出手寫簽名的視窗

                                                                  簽核完成時僅通知簽核發起人:但簽核完通知以下使用者不在此限。

                                                                  簽核完成後不可取消:設定後,一旦資料簽核流程完成後就無法取消,並且動作的執行是會以最後一位簽核人的身份來執行,因此要請確保最後一個同意簽核的使用者有執行該動作按鈕的權限,按鈕才會順利自動執行。

                                                                  簽核進行時發起人不可取消:簽核進行中,預設只有簽核發起人、系統管理者可以取消簽核。若不希望簽核發起人可以取消簽核中的資料,可以勾選此設定。但此項設定將優先於所有權限設定(包括功能權限設定)。勾選此設定後,無論某筆簽核發起人為系統管理者或是屬於功能權限列出有權「取消簽核」的群組,這位發起人都不能取消簽核。

                                                                  不需填寫理由

                                                                  若每一階層都不符合簽核規則時,允許開始簽核:勾選後,不符合規則的資料仍然可以開始簽核並讓使用者決定是否要完成簽核。

                                                                  未簽核自動重新通知:設定後,當目前簽核階層無人簽核超過特定天數,系統將重新通知該階簽核人。

                                                                  簽核完通知以下使用者:設定簽核完成後的通知名單,可以指定使用者或群組

                                                                  簽核完執行以下動作按鈕:設定簽核完成後自動執行的按鈕。支援的按鈕種類:所有設計模式自訂按鈕(不包含合併列印)、公式重算、資料上鎖、資料解鎖、連結與載入同步。無論最後一位簽核人是否有執行按鈕的權限,系統都會一律執行。另外,簽核流程跑完後就沒辦法取消簽核。

                                                                  設定完成後,別忘記儲存

                                                                  藉由規則調整簽核項目

                                                                  設計模式下,透過規則你可以動態調整簽核流程,點擊簽核項目旁的齒輪符號設定規則

                                                                  設定規則,例如:訂單總金額十萬以上的訂單才需要經過經理簽核,有需要也能夠透過 + 來新增規則。

                                                                  不滿十萬則不會顯示該簽核階層。

                                                                  在欄位中顯示簽核資訊

                                                                  想在列表頁看到簽核資訊的話,在欄位選擇器將系統產生的簽核公式欄位(只有在該表單有簽核流程時才會出現)加入列表頁即可。

                                                                  加入這些欄位後,他們會同步建立在表單頁並預設隱藏。

                                                                  如果需要其他簽核資訊,也可以在表單頁新增欄位並套用簽核公式

                                                                  下方範例為取得簽核狀態的公式。

                                                                  觸發公式後,就可以取得這筆資料的簽核狀態。

                                                                  事後也可以用欄位選擇器將新增的欄位加入列表頁。

                                                                  補充說明

                                                                  以下為傳回簽核狀態所代表的意義:

                                                                  N:New,尚未開始簽核或取消簽核

                                                                  P:Processing,開始簽核後等待簽核完成

                                                                  REJ:Rejected,有任何一階拒絕簽核

                                                                  F:Finish,全部簽核人都同意時,代表完成

                                                                  如果想將傳回結果轉換成中文,像是當傳回「N」時,欄位值能夠顯示「未簽核」,就可以運用 IF 條件公式

                                                                  假設套用簽核狀態公式的欄位為 A1,你可以在 A2 建立一個新欄位並套用公式「IF(A1.RAW="N","未簽核",IF(A1.RAW="P","簽核中",IF(A1.RAW="F","簽核完成",IF(A1.RAW="REJ","簽核拒絕",""))))」,如此一來就能夠在欄位中快速判別資料的簽核狀態。

                                                                  使用簽核

                                                                  擁有足夠權限的使用者,例如系統管理者 SYSAdmin,該張表單的管理者存取權限,或是在佈告欄式或問卷式使用者存取權限下,是該筆資料的資料管理者(資料的建立人或是被指派),就能夠針對該筆資料按開始簽核

                                                                  可以參考這篇文件來了解如何使用簽核功能。

                                                                  更換簽核人

                                                                  如果有特殊狀況需要更換簽核人,系統管理者可以點擊旁邊的 + 並選擇更換簽核人

                                                                  代理人簽核

                                                                  在使用者表單中可以為使用者設定代理人,如此一來,使用者不在工作崗位的期間需要簽核的資料也可以由代理人來完成。有關代理人如何簽核請參考這篇說明

                                                                  另外,請假或不在工作崗位時要記得將個人設定中的自動通知代理人打勾,代理人才會收到相關簽核及信件。

                                                                  (直屬主管及直屬主管的主管簽核功能,會需要搭配使用者表單的直屬主管欄位。若您的表單中沒有此欄位,請聯絡Ragic support 協助更新系統表單。)

                                                                  教學影片

                                                                  快來跟著下方的影片一步一步學習!

                                                                  1.10    表單及欄位版本紀錄

                                                                  版本紀錄

                                                                  有時候修改設計後發現設計錯了或是先前的版本比較好,就可以查看哪個舊版本的設計比較適合並還原回去。

                                                                  進入設計模式右上角的版本紀錄

                                                                  選擇要還原的版本。

                                                                  在確認視窗中,點擊還原

                                                                  確認後就會還原到先前的版本。

                                                                  離開前要記得儲存才會真正還原到先前的版本,所以即使選錯版本不儲存也不會套用上去。

                                                                  另外建議每改變一些設計時就儲存,不要改很多再儲存,如此在必須還原版本的時候才不會因為一點小錯而讓花很多時間修改的設計全部消失。

                                                                  版本細節分析與總覽

                                                                  如果需要總覽每個版本改動的細節或是查看某個欄位是哪次被修改的話,可以點選最新版本右邊的箭頭圖示。

                                                                  在新分頁中會列出每個版本改動的內容,但如果是改變欄位的長寬、排版、配色等就不會顯示。

                                                                  欄位資訊

                                                                  在瀏覽模式或設計模式針對欄位點擊右鍵後可以查看欄位資訊,可獲得此欄位在各個多版本表單的設定及設計修改記錄的相關資訊。

                                                                  列表頁開啟就會顯示列表頁該欄位的設定及變更紀錄。

                                                                  而在表單頁開啟就會顯示表單頁該欄位的設定及變更紀錄。

                                                                  2.1    管理內部使用者

                                                                  管理內部使用者

                                                                  將滑鼠移到頁面右上方的帳號首頁,然後點選使用者

                                                                  或是點選左上角漢堡選單使用者與權限下的管理使用者

                                                                  表單會列出你的資料庫帳號中所有使用者。

                                                                  新增使用者

                                                                  在使用者表單中點選新增來加入新的使用者。

                                                                  儲存後,Ragic 會自動送出邀請信至該 E-mail。

                                                                  使用者可以從邀請信中的連結來設定密碼並進入資料庫。

                                                                  重送邀請信

                                                                  如果想要重新寄送邀請使用者加入資料庫的信件,可以按右下方的重送邀請信按鈕。

                                                                  自訂認證信

                                                                  你也可以透過自訂認證信來更改邀請信的內容。

                                                                  在彈出視窗中,可以使用 HTML 語法或是我們提供的參數進行編輯,查看自訂 E-mail 範本的參數列表

                                                                  編輯內容時可以用預覽按鈕確認編輯是否正確。如果想要從頭開始編輯或是還原預設信件內容,可以點選還原預設內容,那麼你所有的變更都不會被保留。

                                                                  編輯完成後,可以選擇附上這筆資料的連結、Excel 檔、PDF 檔、合併列印或是上傳其他附件等。而按下「重新寄送認證信」後,系統就會套用您所設定的模板再寄送一封信件給指定的使用者。

                                                                  如果希望此模板可以套用到未來所有送出的認證信,請點選「將這封信件儲存為範本」。請特別留意,目前 Ragic 寄給內部使用者及外部使用者的認證信,會使用相同的內容

                                                                  使用者表單頁面

                                                                  如果需要額外的欄位紀錄其他資訊,你也可以在這張表單中新增欄位,但千萬不要移動、更改或刪除預設欄位,否則會影響到系統運作。

                                                                  幫使用者重設密碼

                                                                  要幫使用者重新設置密碼時,請至該使用者的使用者頁面右下方動作按鈕中 點選重設密碼

                                                                  如果有設定預設密碼,使用者將需要用該密碼登入,登入後可以設置新密碼。如果沒有預設的密碼,密碼將會是0000

                                                                  變更使用者 E-mail

                                                                  需要幫使用者變更 E-mail 時,你可以進入該名使用者的頁面,並點選更改 E-mail 按鈕,完成後也會將簽核資料一併轉移。

                                                                  在彈出視窗中填寫欲變更的 E-mail 並儲存送出。儲存後,會自動送出包含暫時性密碼的認證信至新 E-mail,使用者登入後便可以更改他們的密碼。

                                                                  資料管理者權限轉移

                                                                  當有使用者離職或是職務調動而需要將該使用者的資料管理權限(包含表單權限、被指派的資料、簽核對象)轉移給另一名使用者時,就可以透過資料管理者權限轉移按鈕。

                                                                  點擊按鈕後,再選擇要將該名使用者的權限轉移給哪位使用者(不可轉移給外部使用者)。

                                                                  注意:轉移權限之後,原本的使用者就會喪失這些資料的管理權限。

                                                                  使用者權限

                                                                  在 Ragic 中使用者的權限是根據他們所屬的使用者群組而定,並針對各表單設置設定不同的存取權限

                                                                  藉由將使用者加入不同的群組,並對表單設定存取權限,能確保每個使用者在不同表單內能有對應的存取權限。如果將一位使用者加入多個群組,其權限將會以最廣的存取權限來做為目前權限。

                                                                  使用者停權

                                                                  狀態被改為 SUSPENDED(停權) 的使用者,將無法登入及存取此資料庫中的所有資料。當有員工離職時,推薦作法是將離職員工的帳號停權,這樣一來,能夠繼續保留該使用者的資料。不建議直接刪除使用者,避免失去使用者的資料。

                                                                  刪除或停權使用者時,系統會自動變更授權人數,以避免多付款。但若調降人數而喪失大量使用者折扣使費用變高時,系統就不會自動變更。使用大量刪除,訊息則會出現在左下角。

                                                                  身份提供者(IDP)提供之使用者識別值

                                                                  Ragic 單一登入採用 SAML 2.0,帳號登入驗證流程是以信箱為主,若您單一登入驗證帳號與你的信箱不相符時,需要麻煩到使用者表單中填寫身份提供者(IDP)提供之使用者識別值(若沒有看到該欄位請聯絡客服更新),假設你在 Ragic 的電子信箱是「support@ragic.com」,但登入名稱是「ragic/support」,則要在該欄位中填「ragic/support」,以利帳號驗證流程順利完成。

                                                                  2.1.1    使用者名片

                                                                  當游標停留在選擇使用者欄位回應的使用者頭像、工作項目的使用者頭像、@提及的使用者時,會顯示該使用者的基本資訊,包含:姓名、E-mail、聯絡電話 / 分機 / 手機、上線狀態、照片、職稱、處+部門。

                                                                  注意:外部使用者看不到使用者名片,因此不必擔心資料外流。

                                                                  這些基本資訊是來自使用者表單所設定的。

                                                                  2.2    存取權限

                                                                  存取權限層級

                                                                  針對群組設定存取權限,使屬於該群組的使用者們在每張表單所能操作的功能不同,像是只能閱覽,可以修改資料或是可以新增資料等。

                                                                  每個群組的權限如下表:

                                                                  存取權限設定 閱覽 新增 修改 權限描述 層級
                                                                  無權限 看不到任何資料 不可以 不可以 無法看見該表單
                                                                  問卷式使用者 自己新增及被指派的資料 可以 自己新增及被指派的資料 可以新增並編輯自己的資料,但無法看見別人所新增的資料 **
                                                                  僅閱覽 所有資料 不可以 不可以 可以瀏覽所有資料,但不能修改或是新增資料 ***
                                                                  佈告欄式使用者 所有資料 可以 自己新增及被指派的資料 可以新增並編輯自己的資料,還可以瀏覽所有人的資料,但無法編輯不是他們新增的資料 ****
                                                                  管理者 所有資料 可以 所有資料 可以新增、編輯,還有瀏覽所有的資料 *****

                                                                  你可以透過指派將資料的管理權限賦予特定使用者。

                                                                  要讓同一張表單有不一樣的版本並設定不同權限,可以透過 多版本工作表

                                                                  帳戶註冊者會被預設為 SYSAdmin (系統管理者)。跟上表的權限不同,擁有系統管理者權限的使用者可以改動所有表單的設計。 要讓其他使用者也擁有這項權力的話,可以至使用者表單將他們加進 SYSAdmin 群組。另外你也可以讓使用者 成為群組管理員就可以修改屬於該群組頁籤下的表單設計。

                                                                  表單權限

                                                                  從左上角漢堡選單中的使用者與權限找到表單權限

                                                                  在這個頁面為所有群組設定表單存取權限,上方可以搜尋頁籤或表單名稱。

                                                                  使用者如果屬於多個群組,他們的存取權限會以擁有最高權限的群組為主。

                                                                  針對內部使用者在多個群組給予不同權限的情況,如果使用者在兩個群組之中,一個群組擁有問卷式使用者的權限(只能新增、看到並修改屬於自己的資料),另一個群組則是僅閱覽(不能修改但是能看到所有資料,因此權限較大),系統會自動判定這位使用者擁有佈告欄式使用者權限(可以新增並看到所有資料,但只能修改屬於自己的資料)。

                                                                  要是更改權限之後使用者仍無法看到相應的內容,可以請他們先登出再登入來更新他們的權限。

                                                                  單張表單存取權限

                                                                  設計模式然後至表單設定下的存取權限改動各群組在這張表單的存取權限。

                                                                  同時可以看到 Everyone 群組,該群組就是代表所有人,包含沒有登入或沒有這張表單存取權限的使用者。

                                                                  改變權限設定後記得儲存。另外,存取權限是共通的,不需要在列表頁及表單頁分別設定。

                                                                  個別使用者存取權限

                                                                  在設定單張表單存取權限的下方可以看到新增個別使用者權限

                                                                  點擊後,就可以在新增的欄位中勾選使用者,並為他們設定權限。

                                                                  有需要可以再次點擊新增個別使用者權限來為新一組使用者設定權限。但是相同的使用者無法被重複選取並設定為不同權限。

                                                                  欄位層級存取權限

                                                                  欄位設定中的欄位存取權限可以針對欄位個別設定存取權限。

                                                                  目前支援以下三種權限設定:

                                                                  存取權限設定 權限描述
                                                                  未設定 不套用任何功能
                                                                  無權限 該欄位會隱藏
                                                                  僅閱覽 該欄位會唯讀

                                                                  此設定只會對有表單存取權限的群組有作用。

                                                                  範例說明

                                                                  範例一:「業務部」群組在「商品資料」表單存取權限為管理者,表單中的「商品成本」欄位存取權限設定為無權限僅閱覽。代表「業務部」使用者進入表單能夠看到及編輯所有商品資料,但所有資料的「商品成本」欄位都會根據設定隱藏唯讀

                                                                  範例二:「業務部」群組在「人事資料」表單存取權限為無權限,表單中的「聯絡信箱」欄位存取權限設定為僅閱覽。此種組合是無效的,「業務部」使用者本來就無法看到表單中的任何資料,就算設定了欄位存取權限也不會有任何作用。

                                                                  影響功能範圍

                                                                  功能 說明
                                                                  信件通知相關功能 採最低權限判定,只要有設定無權限或僅閱覽的欄位都不會顯示在信件中。
                                                                  功能包含:新增或修改資料通知、簽核通知、用 E-mail 寄出這筆資料、列表頁大量發送 E-mail、新增使用者自訂認證信、共通篩選通知我、傳閱、訪客使用者 E-mail 認證、提醒、寄出自訂 E-mail。
                                                                  資料修改紀錄 依照設定隱藏無權限欄位的編緝紀錄
                                                                  資料匯出(Excel、CSV、PDF、友善列印) 依照設定隱藏無權限欄位
                                                                  表單頁列表頁(包含 app) 依照設定隱藏或唯讀欄位
                                                                  條件式格式 欄位權限設定優於條件式格式,無權限的欄位不會被條件式格式顯示出來

                                                                  進階權限設定

                                                                  原本佈告欄與問卷式使用者可以新增與修改自己的資料,但有時候只想讓使用者執行其中一種功能,例如:想指定一筆資料給特定問卷式使用者但不希望他可以新增資料;或是希望佈告欄式使用者只能新增資料卻不能修改。你就可以針對佈告欄式或問卷式使用者設定不可新增不可修改

                                                                  你可以在帳號層級的存取權限介面設定。

                                                                  也可以在單一表單的存取權限中調整。

                                                                  教學影片

                                                                  2.3    管理使用者群組

                                                                  使用者群組

                                                                  使用者加入使用者群組並給予他們不同的存取權限,可以確保每個群組能有適當的閱覽、新增、編輯資料權限。

                                                                  新增或修改群組

                                                                  點選左上角漢堡選單使用者與權限下的群組

                                                                  接著就可以在表單中新增或編輯群組。

                                                                  注意事項:

                                                                  1. 請勿修改任何系統預設的群組名稱以避免影響功能運作。

                                                                  2. 群組名稱不可重複(大小寫不同也不行)。

                                                                  3. 群組名稱中不能包含「&」、「;」、「,」、「=」。

                                                                  設定群組管理員及頁籤

                                                                  群組管理員:群組管理員能夠替自己的群組新增、修改、停用使用者,並且針對群組頁籤底下的表單進行修改設計。一個群組可以有多位群組管理員。

                                                                  群組頁籤:指定多個頁籤,群組管理員就能夠修改頁籤中的表單設計。頁籤指定格式為網址格式,例如 /forms1 ,如果要指定多個頁籤,請以逗號分開。

                                                                  新增或移除群組管理員,該使用者都會收到通知信件。

                                                                  在表單的設計模式中新增群組

                                                                  你也可以在表單的設計模式新增群組並設定權限

                                                                  2.4    將資料指派給特定使用者

                                                                  指派資料給使用者

                                                                  資料建立者預設就可以閱覽及修改資料,但是有些使用者並沒有權限閱覽表單中他人建立的資料,要讓他們可以存取某些特定資料,可以新增選擇使用者欄位並勾選給予選取的使用者這筆資料管理權限

                                                                  將資料指派給使用者後,他們就可以存取了。

                                                                  如果已經把客戶加成外部使用者的話,也可以利用這個方法將一筆訂單資料指派給該客戶!客戶在這張表單應該要是 問卷式使用者,有需要的話,還可以針對問卷式使用者做進階權限設定,例如不可修改或不可新增。

                                                                  指派資料給群組

                                                                  透過選擇群組欄位,你也可以指派一筆資料給使用者群組。如果勾選給予選取的群組這筆資料管理權限,則被選取的群組會與建立此筆資料的人一樣擁有管理此筆資料的權力。勾選通知被指派群組成員的話,群組成員就會收到指派通知信。

                                                                  被指派的群組在 i會以 @ 群組名稱顯示。

                                                                  指定給不同存取權限的使用者

                                                                  使用者在表單的存取權限為問卷式使用者,當你將這筆資料指派給他時,他就可以看見並修改那筆資料。

                                                                  使用者在表單的存取權限為佈告欄式使用者,當你將這筆資料指派給他時,他就可以修改那筆資料。

                                                                  取消指派

                                                                  要取消使用者或是群組的指派,只要刪除該欄位值並儲存就可以了。有需要的話,也可以i 來手動刪除資料的管理者

                                                                  檢視及編輯所有資料管理者

                                                                  要查看資料的所有管理者,可以點開右下角的 i 圖示。

                                                                  按管理者旁的 x 即可移除該使用者/群組對這筆資料的管理權限。而資料建立人預設會被列為這筆資料的管理者,一旦被移除,這筆資料的管理者就只會剩下被指派的人或群組。

                                                                  2.5    傳閱資料

                                                                  資料傳閱

                                                                  透過傳閱欄位可以邀請選擇的使用者檢視該筆資料。

                                                                  使用者會收到傳閱信件。

                                                                  而工作項目中也會通知。

                                                                  使用者檢閱後,會自動顯示綠色勾勾及已讀時間。

                                                                  此功能是用來將資料傳閱給本身就有權限存取這筆資料的人,若檢閱人該筆資料的存取權限不足,檢閱人還是會收到檢閱邀請信件及工作項目通知,但無法點擊信件或是工作項目內的資料網址來前往該筆資料。若要給予使用者管理資料的權限,請改用指派資料

                                                                  設定傳閱功能

                                                                  在表單中新增傳閱欄位(等同於勾選邀請該使用者檢視這筆資料的選擇使用者欄位)。

                                                                  有需要的話可以指定群組,例如只能選擇「業務部」群組裡的人。沒有設定的話,預設可以從資料庫中所有使用者來選擇檢閱人。

                                                                  勾選多選也可以傳閱給多個使用者。

                                                                  自訂傳閱信內容

                                                                  你也可以調整傳閱信件的內容。

                                                                  在彈出視窗中,你可以使用 HTML 語法或是我們提供的參數編輯。查看自訂 E-mail 範本的參數列表

                                                                  編輯時可以點選確認內容是否正確。有需要的話可以點選還原預設內容,那麼你所有的變更都不會被保留。

                                                                  完成編輯後,可以選擇附上連到這筆資料的連結、這筆資料的 Excel 檔、這筆資料的 PDF 檔、這筆資料的合併列印或是上傳其他附件。需特別注意的是,如果要附上連到這筆資料的連結,請務必記得確認收件人對於該表單是否有權限。如果收件人對這張表單沒有權限的話,可能會有點進連結但表單呈現空白的情形。

                                                                  請記得儲存後再退出彈出型視窗。

                                                                  2.6    管理外部使用者

                                                                  管理外部使用者

                                                                  外部使用者可以是客戶、經銷商、合作夥伴、自由業者或是其他不在組織裡,但想要進入你的 Ragic 資料庫的人。你可以不需額外付費就新增無限的外部使用者。

                                                                  但是外部使用者的權限會受到限制:

                                                                  1. 只能設定為問卷式使用者或是僅閱覽。這意味著他們僅能閱覽或編輯自己新增的資料及被指派的資料或是僅能閱覽那張表單的所有資料。

                                                                  2. 只能使用工具裡面的部分功能報表

                                                                  3. 他們不能發起簽核,但如果他們被包含在簽核流程裡,他們可以同意或拒絕簽核。

                                                                  注意:要是你的資料庫是在 2015 年秋天前所創設的,請看這篇來管理你的外部使用者。

                                                                  開通外部使用者

                                                                  要開通外部使用者功能的話,點選左上角漢堡選單使用者與權限下的外部使用者

                                                                  填寫表格並提交外部使用者申請給 Ragic 團隊審核。

                                                                  通過後,就可以進到此頁面來管理你的外部使用者。

                                                                  外部使用者會在他們註冊的信箱收到通知信,再利用通知信來登入,這些使用者的權限則會根據所屬群組存取權限

                                                                  你也可以在外部使用者表單新增欄位,但請絕對不要去移動、更改或刪除預設的欄位

                                                                  外部使用者群組

                                                                  外部使用者只能屬於具有X-開頭的群組,像是「X-經銷商」或「X-客戶」等。這能夠強調出這這群使用者是外部使用者,而系統預設的外部使用者群組為「X-User」,裡面會包含所有的外部使用者。你可以到群組管理表單新增其他外部使用者群組。

                                                                  外部使用者權限

                                                                  將使用者加入正確的群組後,就可以調整各張表單的存取權限,確保他們擁有正確的權限。而要是使用者屬於多個不同群組,表單權限將會依循權限最大的那個群組。

                                                                  X-User 群組會被預設為無權限,而要是你尚未調整他們的權限,Ragic 會提醒你至表單權限更改群組的權限設定。

                                                                  外部使用者僅能設定以下三種權限:

                                                                  權限設定 描述 能否閱覽資料 能否新增資料 能否修改資料
                                                                  無權限 這個權限之下的群組看不到這張表單
                                                                  問卷式使用者 這個權限之下的群組僅能新增、編輯並閱覽自己的資料 僅能閱覽自己的資料 僅能修改自己的資料
                                                                  僅閱覽 這個權限之下的群組僅能閱覽全部的資料,無法新增或編輯資料 能閱覽全部資料

                                                                  想讓外部使用者擁有更高權限,也可以將他們新增為內部使用者

                                                                  自訂認證信

                                                                  你也可以點選自訂認證信來客製化你的認證信內容。

                                                                  在彈出視窗中,你可以使用 HTML 語法或是我們提供的參數進行編輯,查看自訂 E-mail 範本的參數列表

                                                                  編輯時可以點選確認內容是否正確。如果還原預設,可以點選還原預設內容,那麼你所有的變更都不會被保留。

                                                                  完成內文編輯後,你可以選擇附上連到這筆資料的連結、這筆資料的 Excel 檔、這筆資料的 PDF 檔、這筆資料的合併列印或是上傳其他附件。

                                                                  如你希望此模板可以套用到未來所有送出的新增外部使用者認證信,請點選「將這封信件儲存為範本」。

                                                                  外部使用者自行申請存取

                                                                  外部使用者的申請步驟

                                                                  在外部使用者申請核准後,假如你不想手動新增外部使用者,也可以讓外部使用者自行申請存取你的帳號,可以利用你主頁面的 URL

                                                                  www.ragic.com/accountname

                                                                  點擊申請存取進入申請頁面。

                                                                  這張表單會要求他們填入資訊,這樣你就不用為他們填寫。當他們填寫完成並儲存這張表單後,你將會收到他們的核准請求。

                                                                  核准步驟

                                                                  你可以在外部使用者下方較小的核准申請中,核准或拒絕申請。進入申請資料會看到右下方的核准拒絕按鈕。

                                                                  核准申請後,填寫的資料就會存入外部使用者表單。

                                                                  核准後,使用者會收到通知信,這樣他們就可以登入了。最後別忘了修改他們群組的權限。

                                                                  製作公開表單與暫時性登入

                                                                  你也可以製作公開表單並利用權限設定來調整每個人所能看到的內容。Ragic 還能給予使用者訪客使用者(暫時性的登入),而不需要擁有 Ragic 的帳號。

                                                                  2.7    訪客使用者:E-mail 認證暫時性登入

                                                                  訪客使用者欄位設定

                                                                  希望讓特定使用者不需註冊帳號也可以閱覽還有編輯自己新增的資料,可以使用這種臨時性的登入方式賦予訪客使用者權限。請注意,收到的連結請勿提供給他人,否則擁有此訪客認證連結的人就會有該訪客的權限。

                                                                  新增電子信箱欄位,然後在下方的訪客使用者 E-mail 認證打勾。(此功能只適用於非您資料庫帳號中的使用者 E-mail)

                                                                  訪客存取資料

                                                                  設定完成後,在此欄位輸入訪客 E-mail 並儲存後,會自動地發送信件到這個信箱,訪客使用者就能透過該信件連結進入資料庫。系統會透過該認證連結判斷訪客使用者可以閱覽或編輯哪些資料,但要注意的是,該連結僅供單次使用且有效時間為 1 個月,如訪客重複點擊同一組認證連結或是在連結失效後才開啟,系統會重新寄送新的有效連結信件至訪客使用者的信箱。

                                                                  編輯資料時不觸發寄信

                                                                  訪客認證的 E-mail 欄位只要有新增、編輯時(不論手動或是透過按鈕),就會觸發寄出訪客認證信,若不希望後續編輯資料時觸發寄信,可以勾選此設定。

                                                                  自訂認證信

                                                                  你也可以透過自訂認證信來客製化你的認證信內容。

                                                                  在彈出視窗中,你可以使用 HTML 語法或是我們提供的參數編輯主旨及內文,查看自訂 E-mail 範本的參數列表

                                                                  編輯時可以點選確認內容是否正確。如果想要還原預設,可以點選還原預設內容,那麼你所有的變更都不會被保留。

                                                                  完成內文編輯後,你可以選擇附上連到這筆資料的連結、這筆資料的 Excel 檔、這筆資料的 PDF 檔、這筆資料的合併列印或是上傳其他附件。需特別注意的是,如果要附上連到這筆資料的連結,請務必記得確認收件人對於該表單是否有權限。如果收件人對這張表單沒有權限的話,可能會有點進連結但表單呈現空白的情形。

                                                                  記得儲存後再退出彈出型視窗。

                                                                  重寄認證信

                                                                  當使用者第一次新增並儲存這筆資料的時候,系統會將認證信寄到這個欄位所填的 E-mail,之後如果這筆資料有被更新的時候,也會再寄信。但如果你希望在不修改這筆資料的情況下,手動重寄認證信的話,你可以點擊欄位名稱旁的藍色 E-mail 圖示來重寄認證信。

                                                                  注意事項

                                                                  此方法的缺點為:

                                                                  1. 若要存取該筆資料,訪客使用者只能利用收到的那筆資料訪客認證信件中所提供的訪客認證連結進入。

                                                                  2. 訪客使用者不能夠被分類在自訂的群組,他們會直接被歸類在EVERYONE群組中,因此在存取權限的設定中,你不能對這些訪客使用者分別設定不同的權限

                                                                  3. 如在訪客使用者欄位輸入資料庫內的內部或是外部使用者的 Email,點擊信件內的資料連結後,會依據該使用者的表單權限來判斷是否可存取該筆資料。

                                                                  2.8    功能權限設定

                                                                  如果有部分項目沒有出現在您的功能設定表單中,而您想要使用該功能的話,請寄信給我們 Support,我們會手動幫您更新系統表單。

                                                                  功能權限設定

                                                                  點選左上角的漢堡選單,並點擊使用者與權限下的功能設定。你可以在功能設定內設定各使用者群組能夠存取的功能。

                                                                  以下是功能使用設定目錄內所列有的功能:

                                                                  功能使用設定敘述預設設定
                                                                  資料匯入/匯出(Import/Export)
                                                                  從檔案匯入資料(Import Data From File)可以從你的.csv and .xls檔匯入資料,包含透過匯入來大量更新資料SYSAdmin
                                                                  下載列表頁資料從列表頁匯出資料Everyone
                                                                  從列表頁下載附件從檔案上傳欄位中下載附件Everyone
                                                                  下載表單頁(Download Form)從表單頁下載單筆資料Everyone
                                                                  多筆資料操作(Mass Actions)
                                                                  大量發電子郵件(Mass E-mail)發送大量E-mailsSYSAdmin
                                                                  大量發簡訊(Mass SMS)發送大量文字簡訊SYSAdmin
                                                                  大量刪除資料(Mass Delete)在列表頁上刪除篩選出來的資料,需有表單管理者或問卷式使用者權限,也就是當你對所有看得到的資料都有管理權限時才能操作SYSAdmin
                                                                  大量修改資料(Mass Update Records)大量修改,需有表單管理者權限或問卷式使用者,並且沒有勾選不可修改,也就是當你對所有看得到的資料都有管理權限時才能操作SYSAdmin
                                                                  批次執行(Batch Execute)批次執行,需有表單管理者權限或問卷式使用者,並且沒有勾選不可修改,也就是當你對所有看得到的資料都有管理權限時才能操作Everyone
                                                                  大量產生資料(Mass Create)大量產生資料SYSAdmin
                                                                  大量複製資料(Mass Clone)大量複製資料SYSAdmin
                                                                  大量檔案上傳(Mass File Upload)一次上傳多筆檔案到現有資料中SYSAdmin
                                                                  在列表頁顯示編輯圖示(Show Edit Icon in ListingPage)是否在列表頁顯示可以進入編輯多筆資料的鉛筆圖示Everyone
                                                                  快速刪除刪除多筆資料時是否可以使用快速刪除。此功能要在公司設定也允許快速刪除才能使用。SYSAdmin
                                                                  報表功能(Reporting)
                                                                  產生報表(Create Report)預設所有內部使用者都能針對有權限的表單產生報表,而此功能無法開放給外部使用者群組,且只有系統管理者可以儲存報表Everyone
                                                                  存取報表(View Report)預設所有內、外部使用者都能瀏覽自己有權限的表單已儲存的報表。注意:如果同時不開放產生報表存取報表權限的話,會讓使用者無法看到「報表」,因此連同系統報表也會無法使用(例如:簽核報表)Everyone
                                                                  產生網站內嵌元件(Generate Website Plugins)從工具內的嵌入這張表單來做網站內嵌SYSAdmin
                                                                  單筆資料操作(Basic Actions)
                                                                  單筆刪除資料(Delete Record)刪除單筆資料,開放給非SYSAdmin的群組使用時,使用者必須要有該筆資料的資料管理權限時才能操作刪除。(因此,佈告欄式使用者不能刪除他可以閱覽但不能編輯的資料)SYSAdmin
                                                                  單筆複製資料(Clone Record)複製一筆資料Everyone
                                                                  用Email寄出這筆資料(Email Record)用E-mail寄出一筆資料Everyone
                                                                  資料鎖定(Lock Record)單筆資料上鎖,直到解鎖前都不能被編輯SYSAdmin
                                                                  分享一筆資料(Share This Entry)直接提供訪客使用者(未登入的使用者)認證連結,可以直接觀看或修改資料。Everyone
                                                                  取消簽核(Cancel Approval)選取的群組使用者會有權限取消任何進行中或已完成之簽核流程SYSAdmin
                                                                  側邊欄顯示(Side Bar)
                                                                  常用功能(Most Visited)左側功能列-常用功能(常用表單)Everyone
                                                                  最近使用(Recent Items)左側功能列-最近使用Everyone
                                                                  自訂搜尋(Views)左側功能列-自訂搜尋Everyone
                                                                  使用說明(User Manual)為非SYSAdmin的使用者設定是否顯示首頁的使用說明Everyone
                                                                  共通篩選為非SYSAdmin的使用者設定是否能新增共通篩選SYSAdmin
                                                                  首頁顯示(Home Page)
                                                                  工作項目(Tasks)為非SYSAdmin的使用者設定是否顯示。限制此功能,會同時影響到右上角工作項目的使用權限及首頁工作項目的顯示Everyone
                                                                  行事曆(Events)為非SYSAdmin的使用者設定是否顯示首頁右側的行事曆Everyone
                                                                  其他
                                                                  行事曆同步為非SYSAdmin的使用者是否能執行行事曆同步SYSAdmin
                                                                  分享這張表單決定使用者是否能使用分享這張表單功能Everyone
                                                                  資料修改紀錄決定使用者是否能看到右下角的資料修改紀錄Everyone

                                                                  外部使用者只能使用以下幾種功能:

                                                                  1. 下載列表頁及表單頁(資料匯出)

                                                                  2. 複製及新增資料(單筆資料操作)

                                                                  3. 分享一筆資料,包含用 Line、WhatsApp 分享(單筆資料操作)

                                                                  4. 側邊欄顯示

                                                                  5. 首頁顯示

                                                                  6. 產生網站內嵌元件(報表功能)

                                                                  7. 行事曆同步

                                                                  功能使用設定的配置

                                                                  系統管理者群組管理員(在所屬頁籤下)擁有最高權限,不會受功能權限設定或表單存取權限限制,可以設計表單、存取所有資料、使用所有功能。

                                                                  如果你使用的是專業版或是專業版以上的版本,你可以在Ragic上針對不同使用者群組把特定的功能設定成不同的使用權限,再搭配表單的權限設定,每位使用者就可以在不同表單使用不同的功能權限。

                                                                  例如:

                                                                  使用者 Amy 屬於 SalesHR 群組,當 Sales 群組有匯出資料權限而 HR 群組沒有匯出資料權限的情況下,在訂單表單 Sales 群組是管理者,所以使用者 Amy 可以在這張表單使用匯出資料的功能,但在請假單表單中,Sales 群組是無權限HR 群組是管理者,因此使用者 Amy 即使可以存取、新增編輯所有資料,但因為 HR 群組沒有匯出資料的功能權限,所以還是不能使用資料匯出的功能。

                                                                  因此,如果是希望使用者在特定表單中才能使用特定功能,而不是所有表單都可以使用該功能的話,可以另外設定一個群組來開放功能權限及表單的存取權限來達到。

                                                                  但若沒有特別要區分哪一個使用者在哪一張表單才能用特定功能的話,只要功能權限本身就開放給 Everyone 群組,並搭配上述功能列表中敘述的內容,符合其中描述的限制時,不需要特別設定不同使用者群組,使用者就可以在該張表單裡使用這個功能了。

                                                                  例如:使用者 Amy 屬於 Sales 群組,當 Sales 群組沒有特別設定可以擁有下載表單頁的功能權限,但 Everyone 群組有下載表單頁的功能權限的情況下,在銷售訂單表單中,即使 Everyone 群組沒有權限存取表單資料,Sales 群組是問卷式使用者時,使用者 Amy 還是可以使用下載表單頁的功能權限。

                                                                  3.1    製作專屬 Ragic 設定 (公司設定)

                                                                  如果下列功能沒有出現在您的公司設定表單中,而您想要使用該功能的話,請寄信給 Ragic Support,我們會手動幫您更新系統表單。

                                                                  公司設定

                                                                  專業版私有主機版企業版用戶,可以更換像是商標、背景等來符合你的企業需求。若你使用的是簡易版,只能更改帳號設定

                                                                  你可以在左上角的漢堡選單下的帳號設定找到公司設定

                                                                  設定商標及橫幅

                                                                  你可以在公司設定的頁面上傳圖片至公司商標橫幅欄位,上傳的圖片會預設套用到所有頁籤組。

                                                                  當你將資料庫網址分享給他人時,上傳的公司商標也會出現在網址的縮圖預覽中。

                                                                  想各別設定頁籤組的商標或橫幅,可以在該頁籤組的首頁點選 Ragic Logo 旁邊的齒輪來更換商標或橫幅。

                                                                  如果在首頁及公司設定中都有上傳的話,會優先顯示頁籤組首頁上傳的圖片。

                                                                  設定背景

                                                                  如果背景圖片是深色系的,可以在深色橫幅背景?欄位選擇「Y」,頁籤上的文字也就會跟著變成淺色系。

                                                                  建議跟著電腦螢幕的解析度來設定圖片的寬度,而高度則是建議 102px。你也可以下載我們提供的背景

                                                                  設定網頁小圖示

                                                                  你可以在公司設定的頁面上傳想要顯示的圖示至網頁小圖示 Favicon 欄位。

                                                                  上傳後,該圖示就會顯示在網頁名稱的左側。

                                                                  設定網域

                                                                  如果你有自己的 domain,你可以創造專屬網址讓使用者更容易找到你的 Ragic 資料庫。例如:使用者可以利用網址「yourdomain.com」來登入,而不是較長的預設網址「https://www.ragic.com/youraccountname」。此設定只是會進行轉址的動作,輸入自己 domain 的網址後會轉到你的資料庫帳號,並不是資料庫帳號網址會改變。

                                                                  要更改這項設定的話,至 帳號設定 裡的公司設定頁面,在 公司網域 這個欄位填上你欲設定的 URL 即可。

                                                                  記得找你的網域代管商新增 CNAME 紀錄然後連到你的 Ragic 帳號。例如:「yourdomain.com」指向「www.ragic.com/youraccountname」,要新增 CNAME 紀錄時必須先至你的網域代管商網站進行登入,而不是在 Ragic 裡登入。而要是無法存取你網域的 DNS 紀錄,請向網域代管商尋求協助。詳細步驟可以參考: 這篇文章

                                                                  設定登入頁面

                                                                  你可以為公司設定專屬登入頁面,讓使用者在登入時能更容易認出公司的商標。首先至公司設定的頁面更改設定。

                                                                  然後上傳符合建議尺寸的圖片至以下欄位:

                                                                  登入頁面網頁橫幅:登入畫面的右側橫幅。

                                                                  登入成功時的網頁橫幅:登入成功時右側橫幅。

                                                                  登入頁面公司商標:上傳公司的logo,這樣就可以把登入頁面上方的 Ragic 標誌換掉

                                                                  登入頁面歡迎詞1登入頁面歡迎詞2:修改登入時的標語。

                                                                  設定登錄過程畫面

                                                                  為你的資料庫設定專屬登入畫面!這可以讓使用者在載入 Ragic 的頁面時能更清楚知道自己在公司的系統。先前往公司設定頁面,你可以在自訂載入頁面欄位用基本的 HTML 語法來新增公司商標或是其他形式的圖片。

                                                                  範例HTML程式碼:

                                                                  
                                                                  

                                                                  設計提示:讀取進度條可能覆蓋你使用的圖片。如果要確保讀取進度條顯示在您的圖片下方,可以增加 margin 屬性調整頁面外觀。

                                                                  範例HTML程式碼:

                                                                  
                                                                  

                                                                  你的專屬登入過程畫面就會依據你在公司設定頁面所做的修改來呈現。

                                                                  登入頁隱藏註冊鈕

                                                                  設定為「Yes」後,登入頁面就不會顯示註冊按鈕。

                                                                  登出後前往頁面

                                                                  你可以設定登出後前往頁面,如此一來使用者登出後就會停在你幫他設定好的頁面。

                                                                  設定手機網頁版顯示 app 連結

                                                                  你可以在這裡設定手機登入 Ragic 網頁版的時候,左下角要不要顯示 Ragic App 連結。

                                                                  浮水印

                                                                  你可以於浮水印欄位上傳公司商標等圖案,如此一來使用者下載成 PDF 檔的時候文件就會加上浮水印。

                                                                  略過新使用者的互動教學

                                                                  互動教學可以快速幫助新使用者了解如何操作 Ragic,但倘若資料庫的新使用者不需要此功能,只要在這個欄位選取「Yes」就可以了。

                                                                  安全設定

                                                                  你可以幫資料庫的使用者調整安全性設定。

                                                                  密碼安全等級

                                                                  選 high 的話,使用者在設定密碼時就必須使用英文字母跟數字的混和,而且至少要一個大寫跟一個小寫。

                                                                  選 medium 的話,只需要 8 個字母以上就可以了,medium 為系統預設選項。

                                                                  每過__天就更換密碼

                                                                  當此設定設好後,使用者會根據你所輸入的天數來被提醒要換密碼。而要是你的使用者不需要定期換密碼時,就在此欄位輸入 0。

                                                                  是否可重用舊密碼?

                                                                  Reuse old password 欄位只能輸入數字:

                                                                  輸入 0,可以讓使用者重新使用他們以前設定過的密碼。

                                                                  輸入 1,使用者可以使用上一次修改以前的密碼(上一次的密碼不能用)

                                                                  輸入 2,使用者可以使用上上一次修改以前的密碼(上次與上上次的密碼不能用),以此類推。

                                                                  預設密碼

                                                                  當管理者為使用者重設密碼時,這個欄位的值就會變成使用者的預設密碼。你也可以再把它改掉。

                                                                  閒置時自動登出(分鐘)

                                                                  在你設定時間之後,Ragic 將會在指定的閒置時間後幫使用者登出。而要是不需要此設定的話則在此欄位輸入 0 即可。

                                                                  下載檔案權限控管

                                                                  若設定為「Yes」,這個資料庫中所有表單的「檔案上傳及圖片上傳」欄位的下載網址都會判斷權限,點進網址的人如果沒有權限看到原始資料,打開網址就會看不到內容、也無法下載檔案;有權限看到原始資料的人也會需要登入資料庫才能下載檔案。同時,當包含下載檔案連結的信件被收件人轉寄給第三方時,該下載檔案連結會自動失效。

                                                                  此設定可控管的範圍僅限於「檔案上傳」欄位的檔案。如果是透過資料回應上傳檔案,該檔案的網址連結不會有判斷權限功能,所有拿到網址的人都可以下載,因此若是需要保密的檔案,請透過「檔案上傳」欄位。

                                                                  強迫使用者啟用兩步驟認證

                                                                  若系統管理者啟用此選項,所有使用者將會啟用兩步驟認證且無法自行關閉。

                                                                  允許顯示密碼

                                                                  若設定為「No」,使用者在登入時就沒辦法透過「眼睛圖示」顯示輸入的密碼。

                                                                  禁用的登入方式

                                                                  勾選後就會禁止使用者透過該方式登入。

                                                                  忽略禁用登入方式的使用者群組

                                                                  選擇的群組就能夠不受到禁用登入方式的限制。

                                                                  帳號設定

                                                                  在帳號設定中,你可以調整以下項目:

                                                                  公司時區 :註冊資料庫時,預設會根據使用者網頁瀏覽器設定的時區。若有寫每日執行的程式時,可以設定程式每日的執行時間點,預設執行時間點為 19:00 (根據設定的時區)。

                                                                  帳號預設語言:預設使用者登入資料庫的介面語言。

                                                                  數字及金額欄位預設格式:設計表單時,新增相關欄位會自動套用此格式,事後還是可以針對各別欄位調整格式。

                                                                  預設日期格式:會套用到日期欄位、回應、修改紀錄、簽核等的日期顯示。

                                                                  預設一週的第一天: 系統預設一週的第一天是星期日,如果希望設定一週由其他時候開始,例如從週一開始的話,可以在這個欄位做設定。目前此設定僅支援日期選擇器的顯示格式。尚未支援將此設定套用到行事曆報表定期寄出報表左側搜尋列「本週/上週」相關條件的定義。

                                                                  開放外部使用者申請:設定是否開放外部使用者填寫表單申請存取權限。

                                                                  多選欄位預設分隔符號:預設多選欄位的分隔符號。

                                                                  匯入使用者時不自動寄出邀請信:設定匯入使用者時,是否自動寄出邀請信。

                                                                  iframe sources:在使用 iframe 嵌入內容到 Ragic 時,在此處填寫嵌入來源的網域,可以避免 iframe 內容被系統阻擋而無法顯示。

                                                                  有關格式的範例及說明,可以參考這篇文件

                                                                  連線設定

                                                                  你可以為資料庫帳號設定可以存取的 IP 位址遮罩時間,設定之後就必須在符合該位址及時間的狀況下才能進入此帳號。系統管理者(SYSAdmin)則不會受到限制,其他所有使用者都會套用此限制,無法分開個別設定。

                                                                  系統信件設定

                                                                  如果希望系統的自動通知信能由組織自己的郵件伺服器寄出及回覆,就能夠在此設定 SMTP 郵件伺服器。

                                                                  設定完成後,寄出自訂 Email用 E-mail 寄出這筆資料提醒都會透過設定的信箱寄出。

                                                                  如果在資料右下角的信件紀錄回信,則不會套用設定的 SMTP 郵件伺服器,而是以該筆資料的郵件地址回覆。

                                                                  若自訂了 SMTP,但設定有誤的話(帳號、密碼、埠號錯誤等),該帳號的寄信就會出現問題,管理者可以到資料庫維護中下載郵件紀錄,確認寄信過程有沒有出現錯誤。

                                                                  單一登入設定

                                                                  如有設定單一登入,需要在這邊的欄位選擇您的身份提供者(IDP),並從您的身份提供者複製應用程式同盟中繼資料URL以及應用程式識別碼到對應的Ragic欄位上。

                                                                  圖檔建議尺寸

                                                                  圖檔 建議尺寸 (pixels, 寬 x 高)
                                                                  商標 144 x 44
                                                                  背景橫幅 any x 102
                                                                  登入過程畫面 No limitations
                                                                  登入頁面商標 any x 28
                                                                  登入頁面背景 600 x 500
                                                                  登入成功時的網頁橫幅 600 x 500

                                                                  3.2    帳號付款

                                                                  第一次付費升級

                                                                  第一次付費時,你可以點選右上方「帳號升級」,選擇您要升級的版本。

                                                                  您會被導引至付款頁面,付款時會進入加密的線上刷卡頁面,您的帳號將會在付款後自動升級。

                                                                  變更訂閱內容

                                                                  從左上角的漢堡選單下的帳號設定找到帳號付款,來變更訂閱版本及人數。

                                                                  帳號付款的頁面中會詳細列出訂閱資訊及自動計算折扣,也可以在此變更訂閱版本、計費週期、使用者人數以及帳務聯絡 E-mail,完成後點選變更訂閱。關於改變方案及使用者人數的計費機制請參考這篇說明

                                                                  手動付款更改訂閱內容

                                                                  如果是透過人工報價匯款的方式,也可以在線上申請變更版本及人數。

                                                                  手動付款中途變更方案、人數的計費說明請參考這篇,再請填寫要變更的方案和追加的授權人數,送出之後我們會在 1-2 個工作天內回信與您聯繫進行後續的報價與訂閱流程。

                                                                  付款紀錄

                                                                  點選上方選單中的付款紀錄,即可看到該帳號過去的付款資料列表。

                                                                  你可以點進「文字敘述」欄位,逐筆瀏覽收據內容,有需要時也可以下載收據:

                                                                  其中,「Bill To」和「Billing Contact」欄位會抓取您在帳號升級頁面中填寫的「收據資訊」與「帳務聯絡 e-mail」資訊。這樣的收據一般來說是可以給公司會計報帳的,關於報帳扣抵稅額的詳細說明請參考這篇文件。如果希望在收據中顯示特定的資訊以符合公司的報帳規定,都可以填寫在帳號付款的「收據資訊」欄位中。

                                                                  如果您沒有在帳號付款中的收據資訊填寫內容,系統會抓取公司設定中的公司名稱,填進「 Bill To」欄位,該欄位預設值為您註冊時填寫的公司名稱,註冊時沒填寫的話會抓取資料庫帳號名稱。

                                                                  如果您希望開立台灣的統一發票,則需要人工處理付款流程,最少需要購買一年份授權,詳細資訊請參考此篇文件

                                                                  訂閱私有主機版

                                                                  尚未付費升級過的話,可以從各方案下方的超連結購買私有主機版。

                                                                  曾經付款過的話,則可以直接在私有主機版訂閱管理中調整,點擊鉛筆圖示新增授權人數或升級方案或點擊 X 圖示取消訂閱。

                                                                  填寫欲訂購的人數後就可以直接線上付款。

                                                                  完成後客服人員會在工作日 24 小時內寄送授權。

                                                                  取消付款

                                                                  漢堡選單帳號設定下的帳號付款,再選擇取消帳號付款

                                                                  取消帳號付款後,資料會繼續保留在雲端中,等待你隨時回來啟用。若你想完全刪除該帳號(包含內部資料),請參考此篇說明

                                                                  3.3    備份與還原

                                                                  你可以從左上角的漢堡選單下的資料庫管理找到備份與還原

                                                                  資料會如何被備份?

                                                                  Ragic 會每天自動備份資料庫,通常不需要手動備份。但假如要大幅更動資料庫的設計,像是更改資料的連結時,還是建議先產生資料庫快照備份或是手動備份你的資料庫,給自己一個還原資料庫的機會。

                                                                  自動備份

                                                                  專業版以上的版本,可以在備份與還原頁面看到資料庫上一次在 Ragic 伺服器備份的時間。可以下載每日備份、每週備份或每雙週備份檔案,以供還原。

                                                                  產生及還原資料庫快照備份

                                                                  專業版以上的版本可以利用產生資料庫快照備份來儲存你現在資料庫的版本,有需要的時候就可以利用它來還原。

                                                                  自動備份區最下方點擊產生資料庫快照備份來紀錄當下資料庫的版本。假如資料庫很大的話可能要花一些時間,備份完的快照就會出現在下方。有需要的話,將快照備份下載下來再還原就可以了。

                                                                  還原備份檔會覆蓋整個資料庫,請記得確認你要還原的備份版本是正確的。

                                                                  手動備份

                                                                  通常不需要手動備份資料庫。不過當要大幅更動資料庫的設計時,我們仍會建議先手動備份資料庫,如此一來你就給了自己重來的機會。

                                                                  注意:如果您要備份還原的來源及目的資料庫處於不同伺服器的話,請選擇下載壓縮備份。伺服器位置可以從資料庫網址 www.ragic.com 前面字串來判斷,例如 www, ap2, ap3, eu2, na2

                                                                  備份完整資料庫

                                                                  要備份整個資料庫的話,請記得不要勾選下方的僅下載資料庫定義檔不下載上傳的檔案,直接點選備份按鈕,你就可以把一個副檔名為 .ragicdb 的備份檔下載至你的電腦中,這個檔案格式只有 Ragic 才能開啟。

                                                                  備份資料庫定義檔

                                                                  假如只想下載資料庫架構不包含資料,可以勾選下方的僅下載資料庫定義檔,將會下載一個副檔名為 .ragic 的備份檔。這個檔案格式同樣只能透過 Ragic 開啟。當你在其他帳號上傳了這個備份檔之後,只有資料庫的設計會被還原,不會影響到原本資料庫裡的資料。通常是拿來讓不同的帳戶共享相同的資料庫設計,像是有多個資料庫帳號的情況下,可以先在測試環境修改,確認沒有問題後,再將定義檔還原到正式環境,以此管理資料庫設計版本,詳細說明請參考這篇

                                                                  手動還原

                                                                  還原備份檔會覆蓋整個資料庫,所以請記得確認你要還原的備份的版本是正確的。並請注意,若還原的是資料庫完整備份檔,則使用者名單也會被備份來源的資料庫覆蓋,請使用來源資料庫的使用者身份登入。

                                                                  備份單一表單資料

                                                                  進入要備份的表單後,可以點擊列表頁工具下載為Excel或CSV中的下載表單備份來下載該張表單的資料。

                                                                  除了有自動備份的時間點外,也可以從歷史紀錄下載:選擇資料來源是獨立欄位或是指定子表格的資料、到指定時間為止的最後修改紀錄或是最早的版本。

                                                                  移除未連結的檔案

                                                                  刪除檔案上傳或圖片上傳欄位的檔案時,並不會完整地從資料庫移除,而是被判斷為「未連結的檔案」。在特定情況下,使用者還是可以用還原資料或是其他方式來還原這些未連結的檔案,未連結的檔案會存在資料庫內至少一個月,如果希望完整地從資料庫刪除這些檔案,請點擊這個按鈕。

                                                                  自動資料封存

                                                                  隨著資料庫使用時間越長,資料量也會不斷地增長,而表單資料過多時有可能會影響到系統運行速度,包含:資料顯示、篩選、產生報表等。這時候你可以考慮資料封存

                                                                  在介面中可以看到目前的封存設定,可以點擊該封存設定後方的「X」來刪除。

                                                                  點擊設定封存後,先選擇要封存的表單,接著設定時間參考欄位,每月幾日執行封存及封存的資料時間範圍,設定完成後記得點擊下方的儲存

                                                                  最下方可以篩選已封存資料的表單,有需要的話可以還原封存的資料或是永久刪除。

                                                                  3.4    資料庫修改紀錄

                                                                  資料修改紀錄

                                                                  除了檢視單筆資料修改紀錄,你可以從左上角的漢堡選單下的資料庫管理找到資料修改紀錄

                                                                  用來檢視所有資料的修改歷程。

                                                                  點選修改紀錄後,會列出該筆資料詳細的修改內容。

                                                                  想要瀏覽特定表單或時間的修改紀錄,可以進一步篩選。

                                                                  資料庫設計變更

                                                                  頁面下方,可以看到資料庫設計變更

                                                                  復原大量修改的資料

                                                                  如果想要復原先前大量修改的資料,你可以點擊該筆大量修改紀錄旁的還原符號來將資料回復成修改前的欄位值。

                                                                  請注意,針對以下兩種狀況不建議進行回復:

                                                                  1. 大量修改後有對相關欄位做設計變更

                                                                  2. 嘗試回復非常久以前的大量修改

                                                                  3.5    排程管理

                                                                  你可以從左上角的漢堡選單下的帳號設定找到排程管理

                                                                  你可以設定各個排程的執行時間,如果沒有另外設定的話則會根據帳號設定中的預設排程執行時間。要注意的是設定一項功能的排程會套用到資料庫所有該功能執行的時間,以下圖的提醒為例,系統就會在該時區每天的 19:00 檢查資料庫中所有的提醒功能,如果有符合條件的,就會自動依序寄出通知信。

                                                                  可以設定執行時間的排程包含提醒每日執行的程式(Daily Workflow)從網址匯入資料定期寄出報表資料封存

                                                                  如果需要立刻執行某項排程,也可以直接點馬上執行

                                                                  點擊從網址匯入資料詳細資訊,則可以在跳出的視窗中執行匯入、重設、刪除或暫停。

                                                                  3.6    資料庫維護

                                                                  你可以從左上角的漢堡選單下的資料庫管理找到資料庫維護

                                                                  重設資料庫連線

                                                                  重設資料庫連線可以幫助清除你資料庫的快取資料。當你修改了資料或設計,卻沒有反映出來時,可能是因為目前資料庫顯示的是快取資料,這時候就可以重設資料庫連線。

                                                                  重建搜尋引擎索引

                                                                  Ragic 的全文檢索的功能就像是搜尋引擎,可以幫助你找到完整資料。當輸入文字時,也會提供搜尋建議。想要找某一筆特定的資料時,只要知道其中一個資訊就可以透過全文檢索找到,非常方便!

                                                                  如果你在全文檢索輸入文字後,系統沒有提供搜尋建議或相關資料的話,很可能是因為你搜尋的資料是新建立的,而搜尋引擎尚未把這些資料建立到搜尋的索引之內。尤其像是剛匯入的資料,全文索引會需要花一些時間把這些新的資料建立到搜尋引擎索引。

                                                                  有需要的話,可以到資料庫維護中,按重建搜尋引擎索引,按下後,系統就會根據每張表單的每筆資料重新建立索引,這個動作會在背後執行,所以你可以繼續使用資料庫。在畫面左下角可以看到目前重建的狀況。

                                                                  如果你表單的 Title Field 更改後,在全文索引中還是顯示舊的的話,也可以按重建搜尋引擎索引。

                                                                  下載資料庫欄位定義文件

                                                                  專業版以上才支援此功能。

                                                                  資料庫欄位定義文件包含了資料庫中各個表單的欄位定義資訊,例如欄位名稱、欄位編號、欄位種類等。

                                                                  程式設計師可以根據此份文件中的欄位定義利用 HTTP API 寫程式讀寫資料到你的 Ragic 資料庫,或是在 Javascript Workflow engine 伺服端寫程式。

                                                                  刪除帳號

                                                                  Ragic 有提供永久的免費帳號,但如果有需要的話,你還是可以刪除你的資料庫帳號。

                                                                  資料庫一旦被刪除後,就不可復原,因此確定要刪除資料庫帳號前,建議先進行手動的資料庫備份。有需要的話,你也可以將資料匯出成文字或 Excel 檔

                                                                  確認沒有問題後,即可到開始頁籤帳號設定,並進入資料庫維護,就會看到刪除我的帳號

                                                                  如果只是想要取消付款的話,請參考此篇文件

                                                                  下載系統記錄

                                                                  專業版以上才支援此功能。

                                                                  系統紀錄中顯示的時間皆以 UTC+0 的時區為準:

                                                                  選項 敘述
                                                                  系統存取紀錄 列出包括所有此資料庫帳號使用者登入的資訊,如登入的日期時間、及 IP 位址的內容。Log 中, F 表示正常登入; D 則為重複登入(通常來自另一台電腦或是瀏覽器),會使先前登入的裝置登出。
                                                                  Workflow 執行紀錄 列出所有 workflow 執行錯誤的紀錄,如果沒有紀錄則不會顯示任何內容。
                                                                  資料下載紀錄 列出所有從列表頁執行的下載成 Excel、友善列印等訊息,如果沒有紀錄則不會顯示任何內容。
                                                                  郵件紀錄 列出提醒、通知、新增使用者及重設密碼的信件寄送紀錄,如果沒有紀錄則不會顯示任何內容。
                                                                  排程修改紀錄 列出排程修改紀錄,如果沒有紀錄則不會顯示任何內容。
                                                                  資料庫使用紀錄 列出哪位使用者存取了哪張表單。V 代表瀏覽;C 代表新增一筆資料;U 代表更新/編輯一筆資料。
                                                                  使用者授權變更紀錄 列出版本及使用者授權數變更紀錄,但僅限線上付款。如果是手動付款的資料則不會顯示
                                                                  連線阻擋紀錄 列出連線阻擋紀錄,如果沒有紀錄則不會顯示任何內容。
                                                                  頁籤修改紀錄 列出在什麼時間點哪一位使用者新增、編輯或刪除過頁籤。

                                                                  3.7    檔案管理

                                                                  隨著表單數量及上傳檔案增加,在表單中穿梭找尋檔案就變得不是那麼容易,這時候你能透過檔案管理這個統整各表單的檔案/圖片上傳欄位的介面瀏覽、上傳及刪除檔案。

                                                                  點選左上角的漢堡選單,並點擊資料庫管理下的檔案管理

                                                                  接著會看到各頁籤下有檔案/圖片上傳欄位的表單並顯示該表單中的檔案數量。

                                                                  點擊表單後,預設會以欄位檢視呈現,選擇欄位後就可以看到該欄位中所有的檔案。在這個頁面中你可以使用滑鼠左鍵來點選檔案、搭配Ctrl及Shift選取多個檔案、也可以用滑鼠框多個檔案,選取完成後點擊右鍵來下載或刪除檔案。

                                                                  以資料檢視呈現,會用每一筆資料來分類,進入該筆資料後同樣可以直接下載及刪除。

                                                                  列出所有檔案則可以直接開始編輯。

                                                                  3.8    全域常數

                                                                  如果此功能沒有出現在您的公司設定表單中,請寄信給 Support,我們會手動幫您更新系統表單。

                                                                  點選左上角的漢堡選單,並點擊帳號設定下的全域常數

                                                                  如果你在編寫公式或是 workflow 的時候有經常需使用的參數,你可以將設定儲存在全域常數表單中,方便公式以及 workflow 的編寫。舉例來說,你可以利用全域常數自動帶出公司網址或是地址等資訊,未來如果需要進行修改時,只要在全域常數表單進行修改,並將有使用全域常數的表單進行公式重算即可。

                                                                  全域常數的欄位說明

                                                                  欄位名稱 內容
                                                                  常數名稱 輸入替代的常數內容
                                                                  常數值 輸入欲替代的值
                                                                  常數型別 請從下拉選單選擇文字或是數字型態
                                                                  生效日期(GMT) 常數的生效日期
                                                                  失效日期(GMT) 常數的失效日期

                                                                  儲存後,未來在編寫公式或是 workflow 時,只要如下輸入,即可自動帶出常數值。

                                                                  c_常數名稱

                                                                  實際範例

                                                                  在編寫公式或 workflow 的時候,只要寫入c_公司網址即會自動帶入 www.ragic.com 。

                                                                  如果您的常數型別選的是 Array 的話,常數值要是這種 數字字串陣列 [1,2,3,4,5] 或字串陣列 ['test','item2','item3']。

                                                                  3.9    通知設定

                                                                  點選左上角的漢堡選單,並點擊帳號設定下的通知設定

                                                                  系統管理者可以在這裡調整資料庫中使用者的通知設定。

                                                                  點擊使用者旁的通知設定可以開啟該使用者的個人通知設定介面。有關通知設定的使用說明,請參考這篇

                                                                  另外,取消勾選通知外部使用者能夠停止所有外部使用者的通知。

                                                                  3.10    介面翻譯

                                                                  Ragic 目前提供英文、繁體中文、簡體中文、西班牙語及日語五種語言版本。需要其他語言的使用者介面,透過翻譯功能讓你能將介面語言翻譯成使用者熟悉的語言,讓他們用起來更輕鬆。

                                                                  點選左上角的漢堡選單,並點擊帳號設定下的介面翻譯

                                                                  翻譯成語言中挑選要翻譯的語言;在介面分類挑選要翻譯的功能類別。藍字是它所代表的功能,請不要編輯這些藍字。綠字則填寫欲翻譯成的語言,翻譯完成之後記得按下儲存按鈕。

                                                                  翻譯完成後,就可以選擇翻譯的語言,介面就會自動轉換了。

                                                                  3.11    客製化資料庫首頁

                                                                  x
                                                                  客製化資料庫首頁

                                                                  客製化首頁

                                                                  設定左側列功能權限

                                                                  客製化首頁

                                                                  點擊首頁右上角的齒輪就可以客製化調整首頁版面的呈現。

                                                                  在頁面中可以透過 來新增區塊或是 X 來刪除;拖曳左右區塊中間的邊線可以調整寬度。新增後可以點擊該區塊做設定,完成後別忘記儲存。

                                                                  目前支援 9 種區塊。

                                                                  表單列表

                                                                  列出資料庫中的所有頁籤及表單。

                                                                  行事曆

                                                                  行事曆會列出任一有日期欄位並且日期為接下來七天的表單資料,最多顯示 10 個項目。

                                                                  工作項目

                                                                  工作項目會顯示該名使用者的待辦事項,來源有:系統自動產生及自己或他人指派的項目。

                                                                  標記星號資料

                                                                  顯示所有表單中有標記星號資料的Title Field。

                                                                  Ragic 資料庫資料

                                                                  顯示指定表單中前五筆資料設定的兩個欄位。

                                                                  線上使用者

                                                                  列出目前資料庫中在線的使用者名單及上次登入時間,並以顏色區分狀態。

                                                                  綠色:在線

                                                                  黃色:閒置三分鐘以上

                                                                  灰色:閒置三十分鐘以上

                                                                  文字

                                                                  可以自行輸入任何文字並設定是否要自動換行,有支援 BBCode ,因此也可以放圖片、影片、連結等等。

                                                                  Iframe 內嵌

                                                                  填入一個網址,該網址的內容會被內嵌在這個區塊中,像是嵌入 Google Calendar、Youtube 影片等。常用網站的嵌入方式請參考這篇

                                                                  小圖表

                                                                  小圖表可以在首頁中呈現圖表分析結果。像是顯示從訂單資料中分析各客戶消費佔比的圓餅圖。

                                                                  設定左側列功能權限

                                                                  如果要設定首頁左側列的常用功能最近使用及表單內的自訂搜尋使用權限,可以至功能權限設定

                                                                  開放功能後,使用者可以在偏好設定中自行決定是否要顯示。

                                                                  3.11.1    工作項目

                                                                  系統右上方的任務圖示,會顯示使用者的工作項目,工作項目的來源有:系統自動產生及手動新增,詳細說明會在後面提到。當使用者勾選後,該項目就會顯示為完成,不再顯示於項目清單上。

                                                                  勾選顯示已完成項目後,你也可以將「已完成」的工作項目取消勾選,該項目就會回到未完成的項目清單中。

                                                                  工作項目清單,有以下四種檢視模式:

                                                                  模式 內容
                                                                  指派給我的 指派給該名使用者的工作項目
                                                                  我指派的 該名使用者指派的工作項目
                                                                  指派給我部門的 沒有被設定為主管的使用者,就會顯示所有直屬主管相同的使用者的工作項目;有被設定為主管的使用者,就會顯示所有下屬的工作項目
                                                                  下屬的工作項目 切換至下屬的工作項目清單

                                                                  在清單中,你可以更改其他使用者工作項目狀態,當工作項目狀態被變更時系統會寄送通知信給該名使用者。

                                                                  工作項目的類別

                                                                  檢視工作項目時,你可以篩選要顯示的類別。

                                                                  系統產生的工作項目

                                                                  1. 簽核通知

                                                                  其他使用者發起包含你的簽核流程時,你會同時收到通知信並顯示於工作項目中,當你核准該筆資料後,該項目會自動標記為完成。

                                                                  2. 閱覽要求

                                                                  被要求閱覽特定資料時,你會同時收到通知信並顯示於工作項目中,當你閱覽該筆資料後,該項目會自動標記為完成。

                                                                  3. 提醒

                                                                  被設定為提醒的通知對象時,你會同時收到通知信並顯示於工作項目中,當你閱覽該提醒後,該項目會自動標記為完成。

                                                                  手動指派的工作項目

                                                                  手動建立工作並指派給其他使用者。點擊任務圖示開啟工作項目視窗後,點選指派新工作,可以選擇指派給資料庫中的哪位使用者並輸入工作內容,也可以設定工作到期日、連結網址及詳細說明,輸入完成後點選送出。

                                                                  工作項目成功建立後,被指派的使用者會同時收到通知信並顯示於工作項目圖示中:

                                                                  通知信:

                                                                  工作項目通知:

                                                                  被指派的使用者勾選核取方塊後,指派人會收到工作完成的通知信。

                                                                  工作詳細內容

                                                                  點擊任意工作項目或工作詳細內容會開啟管理全部工作項目的介面。

                                                                  工作詳細內容中可以看到是誰指派的工作項目,同時也能編輯各工作項目的到期日、連結網址、詳細說明及留言回應。

                                                                  3.11.2    行事曆項目

                                                                  在首頁畫面右方會列出你目前的工作項目及行事曆項目,行事曆項目會列出任一有日期欄位並且日期為接下來七天的表單資料,最多顯示 10 項。

                                                                  點選項目名稱可以進到該筆資料的表單頁。

                                                                  點選以月曆顯示,系統會打開行事曆報表,所有的項目都會列在上面。

                                                                  系統管理者如果要設定行事曆項目的話,滑鼠到項目名稱上,點選右方齒輪可以設定:

                                                                  隱藏這種行事曆項目: 隱藏這張表單中這個日期欄位有關的行事曆項目。

                                                                  幫這張表單取個簡稱: 修改這張表單中這個日期欄位有關的行事曆項目的名稱。

                                                                  如果要修改行事曆項目所列出的資料名稱的話,則需修改表單的標題欄位,設定以後,需要執行一次重建搜尋引擎索引

                                                                  循環日期顯示在行事曆項目的規則

                                                                  如果你的表單中有建立循環日期欄位,首頁行事曆項目會顯示該月份前後 12 個月的事件。當你在 2023 年 12 月打開首頁行事曆,會顯示 2022 年 12月至 2024 年 12 月的循環日期事件;在 2024 年 12 月打開首頁行事曆,會顯示 2023 年 12 月至 2025 年 12 月的循環日期事件。

                                                                  3.12    資源回收桶

                                                                  點選左上角的漢堡選單,並點擊資料庫管理下的資源回收桶

                                                                  如果誤刪資料或表單,可以在資源回收桶還原。

                                                                  資料較多時,也可以透過上方的篩選工具來迅速找到要還原的資料。

                                                                  如果點開某筆資料網址發現資料被刪掉了,就可以將該網址貼入用資料網址搜尋來看看是否有在回收桶中。

                                                                  完整的資料網址是:https://{domain}/{apname}/{path}/{sheetIndex}/{nodeId} ,例如:https://www.ragic.com/LearningRagic/forms45/1/0

                                                                  4.1    儲存常用的篩選條件

                                                                  自訂篩選

                                                                  Ragic 有非常彈性跟便利的查詢機制,從左側搜尋列可以針對你表單內的多個欄位下條件搜尋。有常用的搜尋條件時,可以將它們儲存成自訂篩選,並自訂名稱,下次只要點選儲存的篩選,就會自動套用這個搜尋條件。

                                                                  共通篩選

                                                                  系統管理者可以在表單內為所有使用者做自訂搜尋,稱為共同篩選。儲存後,其他使用者也能夠使用這個篩選。

                                                                  也可以為共通篩選設定可以使用該篩選條件的群組。

                                                                  預設篩選

                                                                  你可以針對儲存的篩選條件設定為預設篩選,這樣一來,使用者進到這張表單時,會直接套用此篩選條件。

                                                                  使用者可以在表單上方清除篩選條件來取消篩選。

                                                                  注意:將非「完整比對」的篩選條件設為預設篩選時,若資料量較大可能造成表單載入速度緩慢,因此會出現提醒視窗。如果要篩選的條件剛好等同於該欄位值,在透過文字篩選輸入篩選條件時,建議勾選「完整比對」。

                                                                  共通篩選通知我

                                                                  透過共通篩選資料通知,系統會在有新資料符合此篩選條件,或是從符合變成不符合的時候寄送通知。

                                                                  自訂通知信

                                                                  讓使用者自行設定通知的話可能會因為有人忘記設定而導致沒有通知,在這樣的情況下系統管理員也可以幫大家統一設定。

                                                                  系統管理員也能自訂通知信內容與格式。點選自訂通知信,針對通知情境來設定標題及內文。

                                                                  可以利用變數來使信件內容隨著資料做改變,查看自訂 E-mail 範本的參數列表

                                                                  編輯時可以用預覽按鈕確認內容是否正確。如果想要還原預設,可以點選還原預設內容,那麼你所有的變更都不會被保留。 當你完成通知信內容的編輯後,請記得儲存後再退出彈出型視窗。

                                                                  分享共通篩選網址

                                                                  若希望把共通篩選的結果分享給他人的話,像是直接給別人查看在職狀態是「在職」的人事資料時,可以先設定共通篩選,再用共通篩選裡面的分享網址來分享表單。

                                                                  對著儲存好的共通篩選點選右鍵,可以看到最下方有個分享網址

                                                                  選項 功能敘述
                                                                  這是您的分享網址 點開網址後進入的表單畫面會直接套用此共通篩選狀態
                                                                  這是您分享網址的 API 套用此共通篩選的表單 API
                                                                  下載為 Excel 點開網址後會直接下載套用共通篩選後的資料結果 Excel 檔

                                                                  更新此篩選

                                                                  點擊此選項會讓目前的篩選條件覆蓋原先儲存的自訂篩選共通篩選。例如:目前設定篩選條件為「訂單狀態=完成」,並以此條件覆蓋先前儲存的「草稿訂單」共通篩選。

                                                                  固定篩選

                                                                  固定篩選只有系統管理者 SYSAdmin 才能套用,而且此篩選條件無法被其他使用者移除。套用後,任何使用者進到這張表單時,會以為這張表單內就只有針對固定篩選條件所篩選出來的資料而已。

                                                                  固定篩選還可以被運用在多版本表單中。同樣的資料可以在不同階段的表單中分白顯示,例如:有一張只顯示「已完成」的專案表單及另一張只顯示「尚未完成」的專案表單。

                                                                  也可以結合固定篩選與 從其他表單選擇欄位來限制使用者輸入資料的選項。

                                                                  注意:將非「完整比對」的篩選條件設為固定篩選時,若資料量較大可能造成表單載入速度緩慢,因此會出現提醒視窗。如果要篩選的條件剛好等同於該欄位值,在透過文字篩選輸入篩選條件時,建議勾選「完整比對」。

                                                                  4.2    自訂左側搜尋列欄位

                                                                  你可以自訂左側搜尋列所顯示的欄位及排序。

                                                                  點選搜尋鈕下的齒輪,會跳出欄位選擇器的視窗,就可以自訂需要在左側搜尋列顯示的欄位及排序,選完之後按儲存即可。

                                                                  5.1    連結工作表

                                                                  Ragic 有多種方法可以建立表單間的關聯性,這章會告訴你在設計模式下如何使用這些連結工作表的工具。

                                                                  這些方法為:

                                                                  連結與載入

                                                                  多版本工作表

                                                                  用子表格產生新表單

                                                                  顯示從其他表單的連結

                                                                  如果你的表單是從子表格產生的,或是這張表單有利用顯示從其他表單的連結來插入參照子表格的話,你就可以藉由新增原始欄位的功能來新增另一張表單的其他欄位。

                                                                  5.1.1    連結與載入

                                                                  透過建立連結欄位載入欄位,來連結兩張表單的資料,例如在敲「銷售訂單」時可以自動跳出來自另一張「顧客清單」的資料,來節省打基本資料的時間。在這個範例中,「銷售訂單」中的「客戶名稱」就是連結欄位,這個欄位在填入值時是設定從另一張「顧客清單」中的「姓名」選取過來;選擇顧客姓名之後,會自動帶出該顧客對應的其他資訊,像是:聯絡電話、地址及 E-mail 等,這些對應帶入的欄位就是載入欄位。透過連結載入,可以大幅減少資料輸入的時間及避免人工輸入錯誤!

                                                                  連結管理

                                                                  連結及載入欄位都可以在連結管理中設定。設計模式下,點選表單工具選擇連結與載入即可進入開啟管理。

                                                                  頁面右下方可以選擇要連結的資料來源頁籤及表單,也可以選擇同張表單中的不同欄位互相連結。

                                                                  首先選擇頁面右邊的一個欄位標頭,將其設定為連結欄位,連結欄位會顯示為藍色。連結欄位一定要是獨特值,系統才能夠正確辨識每筆資料。

                                                                  設定完連結欄位之後,用連連看對應的方式將左右頁面的欄位設定為載入欄位載入欄位會顯示為灰色且可以有多個。你可以將載入欄位拉到既存的欄位;也可以直接選取頁面左方的空格,系統便會自動新增此對應的欄位。

                                                                  如果有已經設定好的連結與載入欄位,你也可以直接點該欄位後從左側工具列快速打開連結管理視窗

                                                                  連結欄位右上方會顯示藍色的 L 圖示;載入欄位右上方會顯示灰色的 L 圖示。

                                                                  點擊該圖示的話,會將所有該組連結載入的欄位框選出來,以便快速查找。

                                                                  連結與載入到子表格

                                                                  你也能將其他表單的資料連結與載入到子表格中。常見的情境是輸入子表格資料時,希望在選擇某一欄位後,就會自動載入後面欄位的對應資料,像是選擇產品編號之後就自動帶出名稱、單價等。

                                                                  關於子表格的其他連結方式,可以參考從子表格產生新表單新增原始表單欄位

                                                                  子表格連結欄位設定連選

                                                                  當連結欄位建立在子表格時,可以勾選子表格連選。但同一個連結欄位,子表格連選多選只能擇一設定。

                                                                  就可以一次選擇多筆資料,並依序填入子表格中,結束後需要手動關閉選擇的視窗。(非連選狀態下則是選取一筆資料後,視窗會自動關閉)

                                                                  從同一張來源表單設定多組連結

                                                                  如果需要多次從同一張表單連結載入不同資料,像是「訂單」中的「訂購人」及「收件人」不一樣,但資料來源都是「客戶名單」,這種情況不適合連結與載入到子表格,此時就可以利用在同一張來源表單設定多組連結與載入。

                                                                  以「訂單」為例:

                                                                  開啟連結與載入,會看到「訂單」上第一組從「客戶資料」的連結與載入。而在右上方的選單中可以選擇建立一組新的連結

                                                                  就能從同一張表單做第二組連結與載入。

                                                                  相同欄位名稱可以稍作修改,避免混淆。像是「訂單」上,兩組同樣來源的連結與載入,分別為「訂購客戶」與「收件客戶」。

                                                                  儲存後,就可以連結與載入客戶資料兩次了。

                                                                  取消連結欄位

                                                                  想要移除設定好的連結,只要在 連結管理中,點一下該連結旁的紅色取消符號即可取消該連結或載入欄位,而如果你移除連結欄位的話,該組對應的所有載入欄位也會被移除

                                                                  常見錯誤

                                                                  1. 從子表格欄位連結到一般欄位

                                                                  因為子表格可能會包含多筆資料,但一般欄位只會有一個值,因此沒辦法將多個值存進單一欄位,會受到系統阻擋,在介面中呈現灰色無法選取。

                                                                  2. 連結載入到一般欄位 + 子表格欄位或是不同子表格欄位

                                                                  一組連結與載入只能針對同樣性質的欄位設定,例如設定連結欄位為一般欄位,載入欄位也要是一般欄位。連結一般欄位後,想要連結子表格欄位也會受到系統阻擋。

                                                                  也不能連結載入到不同的子表格,因為每個子表格都是分開儲存資料的,沒有辦法在 A 子表格選擇資料後帶到 B 子表格。連結至一組子表格後,其他子表格都會呈現灰色無法被選取。

                                                                  3. 在同一列連結不同的子表格

                                                                  不會產生技術上的問題,但使用上可能造成使用者混淆。

                                                                  建議還是連結到另一列的子表格。

                                                                  4. 連結非獨特值欄位 (例如選項欄位連結欄位數字欄位)

                                                                  連結欄位也是一種選項欄位(從其他表單選擇),在設定連結欄位時,就像是在定義選項,因此連結欄位應該要從一個可以判斷每個選項都是獨特值的欄位來當做連結的依據。

                                                                  也就是說,設定連結與載入時,在右邊的表單中,連結欄位的來源一定要是該表單的獨特值欄位(例如:編號、編碼)。如果在設定連結欄位時,右邊來源表單上有些欄位呈現灰色的話,多數因為那些是選項欄位、連結欄位或數字欄位,而這兩種欄位通常不會是獨特值的欄位種類,因此無法作為連結。

                                                                  5. 載入欄位包含連動選項時,在目的表單將母選項排在子選項的下方或同列右方

                                                                  系統執行連結載入將資料填入時,有固定的順序,系統會依照「目的表單」載入欄位排列的順序,「由上往下、由左往右」填入。當載入欄位被排在不同列時,上方列的欄位會先被填入資料;當載入欄位被排在同一列時,左方的欄位會先被填入資料。

                                                                  而由於連動選項需要先有母選項欄位值,才會有子選項欄位值,當設計的連結載入關係中,載入欄位包含連動選項時,如果你在目的表單中,把母選項欄位放在子選項欄位的下方或同列的右方,這組連結載入觸發時,按順序應該先填資料的子選項還沒有值可以填入,就會造成子選項的載入欄位無法正確運作。

                                                                  例如載入欄位包含連動選項 :「汽車品牌」(母選項)、「汽車車型」(子選項)兩個欄位,在目的表單中,你把「汽車車型」欄位放在「汽車品牌」的左邊,這就會導致「汽車車型」欄位載不到對應的值。因此,正確做法是將「汽車車型」欄位放在「汽車品牌」的右邊或下方列。如下圖所示:

                                                                  6. 重複載入在多版本表單已經載入的欄位

                                                                  系統中不能重複載入在多版本表單已經載入過的欄位,假設有一張「出貨單(業務用)」跟一張它的多版本表單「出貨單(物流用)」,如果在「出貨單(業務用)」已經載入「客戶名稱」欄位。

                                                                  在多版本表單「出貨單(物流用)」就算將「客戶名稱」欄位刪除,也不能再次載入該欄位(顯示為灰色)。如果要將該多版本表單欄位加回來請參考這篇說明

                                                                  將連結與載入欄位同步為最新資料

                                                                  如果 A 表單上有欄位的值是從 B 表單連結載入的資料,B 表單上資料做修改並不會反映在A表單先前存的資料中。

                                                                  假設有張表單是「訂單」,另一張表單為「客戶資料」,當敲定一張王先生的訂單時,他的地址資訊是藉由客戶資料表單上的資訊連結載入的。假設王先生後來搬家了所以在客戶資訊上必須更改他的地址,但先前既有的訂單上確實還是要顯示當初的地址而非後來搬家的新地址。

                                                                  有些情況下,修改了 B 表單的資料後,會希望 A 表單上的連結與載入欄位可以同步更新。這時候可以在表單頁的 設計模式點選連結工作表來看有連結與載入的表單,並點選想要同步的資料表單旁的齒輪

                                                                  在視窗中你可以選擇,是要針對所有資料,將這組或是將所有連結與載入的欄位同步為最新資料,套用之後左下角會有進度顯示。如果你希望某張表單的連結與載入欄位可以隨時保持最新的資料,你可以勾選「隨時同步載入欄位值」。

                                                                  注意:目前可以一組連結與載入可以一次同步的資料上限為 500筆

                                                                  注意:利用匯入來更新來源資料時,無法隨時同步載入欄位值!匯入後,需要手動點選連結與載入的欄位同步為最新資料。

                                                                  選擇使用者欄位同步為最新資料

                                                                  選擇使用者欄位其實連結與載入自系統的使用者表單,因此也可以透過欄位設定中的齒輪開啟動態篩選及同步視窗。

                                                                  變更連結欄位

                                                                  如果你需要更改連結欄位,可以直接拖曳至要更改的欄位,不需將該連結刪除再重新建立。

                                                                  舉例來說,產品名稱連接至產品表單的「產品編號」。但對於員工而言,產品編號也許並不是那麼容易辨別產品,因此我們想要將它改成與「產品名稱」欄位做連結。

                                                                  想要更改連結欄位,只要在產品編號欄位上按著左鍵不放,並向下拖移至產品名稱欄位並放開左鍵,即可完成變更。

                                                                  當變更完成後,你在訂單部分實際操作連結與載入時,所載入的資料也會是產品名稱

                                                                  教學影片

                                                                  透過影片教學,實際告訴該如何應用連結與載入的功能!

                                                                  5.1.2    動態篩選

                                                                  動態篩選設定

                                                                  你可以在連結與載入的欄位或是型態為從其他表單選擇的欄位設定動態篩選,根據這張表單的某一欄位值來篩選在另一張表單可以選取的項目。

                                                                  例如:表單有個欄位「會員等級」,有「VIP」跟「一般」兩種選項,當選擇「VIP」時,利用連結與載入選擇會員時就只會顯示出會員等級為「VIP」的會員,當選擇「一般」時,在連結與載入時就只會顯示出會員等級為一般的會員。所以你可以透過這項功能來幫助你只載入有需要的選項。

                                                                  要新增動態篩選的話,在連結工作表下,點擊連結與載入來源表單名稱旁的齒輪

                                                                  在視窗中選擇在另一張表單上的欄位值與這張表單上的欄位值並設定規則。當你選擇從另一張表單載入的資料時,就只會顯示符合規則的資料。按號來新增規則,也可以按右邊的鉛筆符號來輸入條件。

                                                                  範例 1:顯示有相同狀態的欄位

                                                                  例如想根據不同的會員等級的客戶提供 VIP 優惠。希望在選擇優惠方案時,只顯示屬於該客戶等級會有的項目,就可以在動態篩選中設定,篩選出當「優惠方案」表單上的「適用會員等級」與「訂單」上的「會員等級」欄位值相符的選項。

                                                                  當你選定客戶之後,只有屬於該客戶會員等級的方案會被列出。

                                                                  注意:動態篩選僅是預先將符合條件的資料篩選出來,使用者還是可以手動取消篩選條件並選擇不符合規則的資料。

                                                                  動態篩選也能應用在子表格的連結與載入。

                                                                  範例 2:顯示在日期範圍內的欄位

                                                                  「訂單」內有從「產品」連結載入資料的子表格,希望藉由動態篩選,只顯示目前正在促銷的產品。

                                                                  在選取產品資料時,就會將促銷時間符合的項目列出來。

                                                                  範例 3:顯示包含或不包含某些值的資料

                                                                  「便當訂單」有從「菜單」連結載入資料的子表格,藉由動態篩選的「不包含」,就只會顯示訂便當的人不會過敏的品項。

                                                                  在子表格的「過敏種類」欄位中填上會過敏的東西後,就可以過濾掉「菜單」名稱裡面包含過敏原的項目。

                                                                  另外來源表單有時可能會有空值的資料,而造成選擇上的困擾,要過濾這些資料可以利用「$EMPTY_VALUE」這個參數。

                                                                  選擇使用者欄位設定動態篩選

                                                                  選擇使用者欄位其實是連結至系統的使用者表單,因此也可以設定動態篩選。點擊欄位設定旁的齒輪符號,就可以開啟設定介面。

                                                                  操作方式與針對連結欄位設定動態篩選是一樣的。

                                                                  5.1.3    多版本工作表

                                                                  如果希望同一筆資料不同權限的人可以看到的內容不同,像是「人事資料表」跟「員工通訊錄」可能共享部分相同的資料,如:員工姓名、職稱、聯絡方式等,想讓全公司的人員都可以看到彼此的基本資料;而人事資料表還包含員工的隱私資料,例如:地址、年齡、工作經歷等,不適合公開給所有員工檢閱,但重複在兩張表單建立資料又很費工,這時就可以透過多版本表單省去兩邊管理的麻煩。透過建立不同版本的表單但共享資料,來讓不同使用者群組看到不同版本的表單欄位。

                                                                  複製工作表

                                                                  要建立多版本工作表,首先將滑鼠移到表單上,再點選小箭頭標示後,從選單中選擇複製工作表

                                                                  或在設計模式,點擊表單工具連結工作表多版本工作表

                                                                  新的表單資料與原表單連結打勾後(預設是打勾的),複製表單

                                                                  如果沒有打勾,就只是複製表單框架,複製的表單會有跟原表單設計相同,但不含原表單資料。之後這兩個表單資料也不會連動。除了單張表單複製設計框架以外,如果是要複製整個頁籤之下所有表單的設計,可以參考這篇說明

                                                                  複製後會建立有完全相同名稱、欄位及資料的第二個工作表。由於多版本表單是共享欄位(相同欄位 ID),所以會是共享資料的狀態,所有的新增、編輯及刪除都會反應在兩個工作表中。如果針對相同的欄位,調整欄位種類或是連結的話,也會同步到其他多版本工作表。

                                                                  但在其中一個表單所做的部分設計變更,例如:修改欄位名稱、樣式、排版、公式、預設值及欄位附加設定如必填、隱藏等,不會反應其他版本的表單。這個特色非常的實用,你可以在其中一個表單刪除某個欄位來保持資料隱密性,但是還是會在另一個表單保有資料。你也可以為此建立固定篩選,詳細作法請參考這篇

                                                                  將兩張版本的表單都設定完成後,接下來你可以將兩個表單設定不同的存取權限。讓不同群組的使用者,能夠看到不同版本的表單,像是 HR 群組才能進入「人事資料表」;其他使用者只能看到包含基本資料的「員工通訊錄」。

                                                                  新增欄位或子表格到各版本工作表

                                                                  如果在其中一張多版本表單新增欄位並儲存後,系統會詢問是否要自動同步新增到其他版本的表單,位置會在相同或鄰近欄位。而子表格目欄位目前無法自動同步新增。

                                                                  要手動將新欄位或子表格加到其他多版本表單時,先進入要新增此欄位或子表格的表單設計模式,點選 表單工具連結工作表多版本工作表下會看到其他版本的表單,點擊已新增欄位或子表格的表單。

                                                                  以拖曳來新增欄位或子表格至這張表單。

                                                                  記得要考量表單的權限設定,因為只要是有權限的使用者都會看到新增的欄位。

                                                                  轉換頁面到資料的另一個版本

                                                                  你可以藉由新增動作按鈕來幫助你快速轉換到另一個版本的同一筆資料。點選連結工作表多版本工作表下可以看到其他版本的表單,點選要切換的表單旁的齒輪

                                                                  在視窗中命名按鈕。

                                                                  新增的動作按鈕將會帶你到另一個版本的同一筆資料畫面中。

                                                                  如果要建立「回到原本表單」的按鈕,可以依循同樣步驟。

                                                                  如果要移除動作按鈕可以參考這篇

                                                                  教學影片

                                                                  5.1.4    從子表格產生新表單

                                                                  子表格對於有一對多關係的資料,是一個很好的工具。但在某些情況,資料都儲存在子表格並不太方便,像是:想用報表分析近一個月的銷售細項或是要跨資料匯出進貨明細。這時候就可以利用從子表格產生新表單將母表單上每一筆子表格資料作為獨立的一筆資料在新表單中顯示!

                                                                  從子表格建立一個新的表單

                                                                  設計模式中點選表單工具並在連結工作表下找到從子表格產生新表單

                                                                  在視窗中,會列有表單中的子表格,針對想要產生新表單的子表格,確認設定:

                                                                  新表單用這個欄位選擇這張表單的資料:選擇新表單與這張表單的連結依據,讓系統知道新表單的資料是屬於哪筆原表單資料中的子表格資料。 請選擇原表單上的「獨特值」欄位,例如「訂單編號」,如此一來,新表單上每一筆訂單細項就透過「訂單編號」與原表單連結。確認沒問題後,點產生新表單,就會在新表單中將子表格欄位建立為相同的一般欄位。

                                                                  在新表單中除了包含子表格的所有欄位外,也會有與原表單連結的欄位,像是剛才選擇的「訂單編號」,你可以從這個欄位值知道子表格資料跟原表單的哪筆資料有關聯,新表單與母表單的連結關係會以連結與載入呈現。

                                                                  因此新表單上與母表單連結的「訂單編號」欄位會決定新表單上的一筆資料會顯示在母表單中哪一筆資料的子表格。反過來要從另一個表單嵌入一個子表格也是可行的,若你已經有設計好的兩張獨立表單,並且已經存在連結與載入關係,就可以利用顯示從其他表單連結來在另一張表單插入參照子表格,自動列出相關的資料。

                                                                  將表單的新欄位新增到子表格

                                                                  子表格產生新表單後,如果想要把新表單內的新增欄位也加到原本的子表格中,可以在連結工作表下的用子表格產生新表單查看目前的連結,接著點擊表單名稱。

                                                                  在視窗中將要新增的欄位加入右邊。

                                                                  開啟新表單頁面來新增資料

                                                                  如果希望增加按鈕來快速切換至新表單中填寫資料,你可以在用子表格產生新表單下看到目前有連結的表單,點選你想新增資料表單旁的齒輪

                                                                  點選建立按鈕

                                                                  在視窗中命名按鈕。

                                                                  點擊按鈕會直接開啟新表單頁面。

                                                                  就可以在新表單中新增資料,並且會自動帶入對應的母表單資料連結欄位。

                                                                  如果要移除動作按鈕可以參考這篇

                                                                  從子表格直接連到新表單

                                                                  用子表格產生新表單後,你可以在母表單子表格中的文字欄位上建立連結,點擊後開啟用此筆子表格資料的新表單頁面。假設有一張「客戶表單」,表單內的子表格中有「聯絡人」,並以此子表格產生「聯絡人表單」。

                                                                  用子表格產生新表單下會看到產生的新表單「聯絡人」,點選旁邊的齒輪來設定連結。

                                                                  在視窗中選擇「聯絡人姓名」。

                                                                  儲存並離開設計模式後,會看到設定的欄位值已經變成連結了。

                                                                  點選連結就能開啟此筆子表格資料的新表單頁面。

                                                                  教學影片

                                                                  5.1.5    顯示從其他表單的連結

                                                                  設計表單間的連結時,除了可以從子表格產生新表單,還可以用這個方法將另一張現有的表單拉過來做成參照子表格,自動列出另一張表單中有相關的資料。舉例來說,假設有一張「銷售訂單」跟「客戶清單」。你可以將銷售訂單的資料以子表格的方式加入客戶清單中,就可以看到每位顧客過去的訂購紀錄,透過參照子表格快速幫你從資料庫中彙整相關資料,這就是資料庫軟體的價值所在。

                                                                  建立參照子表格

                                                                  為了要在「客戶表單」中利用顯示從其他表單的連結來插入參照子表格列出相關的訂單記錄,首先要確認「銷售訂單」跟「客戶清單」已經有連結關係(這邊連結指的是設定在一般欄位的連結,若設定在子表格中,請參考此篇說明)。

                                                                  先進到「銷售訂單」的表單頁設計模式,在表單工具連結工作表找到連結與載入,確認連結至「客戶清單」。

                                                                  接著回到「客戶清單」的設計模式選擇連結工作表下的顯示從其他表單的連結

                                                                  系統會自動列出所有有連結關係的表單,你可以直接從中找到想要加為參照子表格的表單。

                                                                  將滑鼠移動到連結子表格,連結子表格會變成綠色的,按住並拖曳至想要放的位置。

                                                                  透過箭頭將想拉進子表格的欄位放在已選擇欄位,不想顯示的放在可選擇欄位。在已選擇欄位可以透過上下箭頭調整欄位順序。

                                                                  完成後,參照子表格就已經建立好。

                                                                  離開設計模式,就可以看到「客戶清單」中的參照子表格自動彙整了該客戶過去的所有訂單紀錄。

                                                                  新增欄位至參照子表格

                                                                  如果參照子表格的原表單上有新增的欄位,而你也想同步新增此欄位到參照子表格,可以點選顯示從其他表單下的表單名稱。

                                                                  就可以開啟調整欄位的介面。

                                                                  開啟來源表單並新增資料

                                                                  有需要的話可以透過動作按鈕來幫助你快速開啟參照子表格的來源表單並新增一筆資料。點選顯示從其他表單下的來源表單旁的齒輪

                                                                  點擊建立按鈕

                                                                  在視窗中命名按鈕。

                                                                  點擊按鈕會直接開啟來源表單頁面。

                                                                  就可以在來源表單中新增資料,並且會自動帶入對應的資料連結欄位。

                                                                  如果要移除動作按鈕可以參考這篇

                                                                  從子表格直接連到來源表單

                                                                  你可以在子表格中的文字欄位上建立連結,來進入你用顯示從其他表單的連結功能連結的表單。例如:有一張客戶表單,這表單內的子表格中含有工作項目,並以顯示從其他表單的連結來連結「工作項目」表單。

                                                                  點擊在顯示從其他表單下的「工作項目」旁的齒輪

                                                                  我們希望以「工作項目編號」欄位來做設定,如果參照的來源表單有多版本,則可以設定預設要顯示哪一個版本。

                                                                  儲存設定並離開設計模式後,你將會看到你所設定的欄位值已經變成連結了。

                                                                  點選連結就能開啟該筆子表格資料的來源表單資料。

                                                                  教學影片

                                                                  簡易參照子表格建立教學:

                                                                  線上課程詳細示範:

                                                                  5.1.6    新增原始表單欄位

                                                                  新增原始表單欄位情境

                                                                  1. 表單是透過從子表格產生新表單建立的,但後來在原始表單中的子表格有新增欄位,也想要加到子表格產生的新表單上;或是希望在新表單上,可以把原始表單(母表單)的欄位加進來。

                                                                  2. 原始表單上有用顯示從其他表單的連結插入參照子表格,在原始表單的子表格中新增了欄位,想要加到連結的表單上;或是在連結的表單中,要加入原始表單上有的欄位。

                                                                  例如:「客戶表單」有客戶追蹤記錄的子表格,子表格產生新表單後,才在「客戶表單」的追蹤記錄子表格新增一個欄位,就可以用這個功能把欄位加到新表單;或是,「銷售訂單」上有訂購項目子表格,利用子表格產生的新表單也想要顯示「訂單」有的一般欄位,像是「客戶資訊」、「訂單資訊」等,也可以透過這個功能達成。

                                                                  注意:

                                                                  1. 2021/01/09 以前透過此方法新增的原始表單欄位,會有同樣的欄位 ID。 意即,這個欄位本身還是屬於原始表單的,加進表單僅是顯示用途,預設為唯讀。過去新增的欄位可能會遇到篩選、排序等問題,建議重新加一次欄位。

                                                                  2. 2021/01/09 以後透過此方法新增的原始表單欄位,背後是類似連結與載入的載入欄位,差別在於它會自動設定隱藏的「隨時同步」屬性。設計模式下會看到有淺灰色的 L 圖示,可以與自己設計連結與載入的載入欄位的深色 L 圖示區隔。由於此資訊是隨時自動從母表單同步過來,同樣僅是顯示用途

                                                                  如何新增原始表單欄位

                                                                  在表單頁的設計模式中連結工作表下找到新增原始表單欄位,點選要新增欄位的來源表單。

                                                                  就可以拖曳來新增欄位。紅色邊框的欄位為子表格欄位(與目前正在變更設計的表單連結的子表格),而灰色邊框的欄位為原始表單上的獨立欄位,亦即這些欄位是屬於原始表單的,若是加到目前正在設計的表單上的話,是僅用於顯示目的的。

                                                                  備註:新增原始表單欄位同步資料筆數一次上限為 50 筆,超過的部分就不會同步。(如果有特別需求,歡迎來信跟我們討論)

                                                                  5.2    自訂按鈕

                                                                  動作按鈕種類

                                                                  1. 資料拋轉

                                                                  2. 更新這張表單欄位值

                                                                  3. 更新別張表單欄位值

                                                                  4. 寄出自訂E-mail

                                                                  5. 合併按鈕功能可以讓你按一個按鈕就一次執行多個動作,例如:同時執行用訂單資料建立出貨單(資料拋轉)及更改訂單狀態(更新這張表單欄位值)。

                                                                  6. 將常用功能加為自訂按鈕來減少作業時間。

                                                                  動作按鈕附加設定

                                                                  動作按紐有以下附加設定選項:

                                                                  執行動作前先確認

                                                                  勾選執行動作前先確認,來避免誤觸按鈕。

                                                                  使用者在按此動作按鈕時就會跳出確認視窗,確認後才會執行。

                                                                  簽核完成後才可執行

                                                                  有時候動作按鈕改動資料的幅度較大,會需要經過核可後才能執行,就可以勾選簽核完成後才可執行。確保這筆資料通過簽核後,才能點擊。

                                                                  隱藏這個按鈕

                                                                  希望隱藏動作按鈕,例如先前合併兩個動作按鈕後,不能刪除舊的動作按鈕,但留在那裡又可能誤按,此時就可以選擇隱藏。

                                                                  設定按鈕使用權限

                                                                  表單有多個群組可以存取是非常常見的情況,但這些群組權限可能不同,有的會是僅閱覽;有的則是可以更改資料;而僅閱覽權限在大部分的情況下都不應該可以執行動作按鈕,這時候就可以調整按鈕權限。執行這個動作所需要的權限,系統預設為 EVERYONE 都可以按,你可以在下拉選單中設定可以按按鈕的群組

                                                                  能編輯這筆資料的使用者才能執行

                                                                  有時候你會希望使用者在該張表單只能針對與自己有關的資料執行按鈕,此時就可以勾選能編輯這筆資料的使用者才能執行。就能讓如佈告欄式權限的使用者僅能更改自己能編輯的資料,而不能更改可以瀏覽的資料。

                                                                  顯示執行狀態

                                                                  勾選此設定後,執行動作按鈕時左下角會顯示執行的進度提示,使用者就可以看到目前的執行狀態。當有些按鈕執行時間較久時,就可以避免誤會按鈕沒有執行或是系統故障。

                                                                  刪除動作按鈕

                                                                  在左側的工具列中表單設定下的動作按鈕可以檢視表單中所有動作按鈕,也能在這邊刪除按鈕。點擊要刪除的動作按鈕旁的 x ,並儲存設計

                                                                  其他應用

                                                                  1. 想做到掃描條碼就執行動作按鈕的話,可以運用動作條碼欄位

                                                                  2. 將動作按鈕加入欄位中。

                                                                  3. 透過條件式格式隱藏或上鎖動作按鈕

                                                                  4. 動作按鈕內的URL選項除了可以前往指定頁面以外,也可以加上欄位ID當成參數,根據欄位值不同前往不同頁面

                                                                  5.2.1    資料拋轉

                                                                  資料拋轉按鈕可以讓使用者在來源表單按動作按鈕來將一筆資料中指定的欄位值新增複製到另一張表單。

                                                                  資料拋轉與多版本表單不一樣。資料拋轉的意義在於,當你拋轉某一筆資料的時候,其中的資料會被複製到另一張表單中,並存成一筆新資料,兩邊的資料是不相關的。因此,你可以改寫被拋轉的資料而且不會影響資料來源。

                                                                  設定拋轉

                                                                  表單工具下的自訂按鈕找到資料拋轉

                                                                  舉例來說,資料庫有一張「報價單」及另一張「銷售訂單」,「報價單」中的資料其實跟「銷售訂單」資料差不多,但要不要下訂單是顧客的選擇,所以兩張表單不會是完全連動的關係,這時候就能透過資料拋轉來節省重新輸入資料的時間。

                                                                  「銷售訂單」的架構與「報價單」很像,雖然要設定資料拋轉時,表單之間並不需要有相似的設計或是類似的欄位,但一致性的設計對於修改或辨認上很有幫助。

                                                                  進入拋轉資料來源的表單設計模式,如範例中的「報價單」表單中,表單工具下設定資料拋轉

                                                                  選擇要將資料拋轉到哪張表單,並設定要將表單中哪些欄位拋轉到另一張表單的哪些欄位。+ 可以新增對應欄位;也可以點選右側的自動選擇欄位,來自動填入兩邊相同欄位名稱的欄位。

                                                                  設定完成後,點擊建立按鈕並命名。名稱建議簡單明瞭,讓使用者能夠快速辨認用途。

                                                                  儲存設計後,就能在表單中看到剛才新增的按鈕。

                                                                  執行拋轉

                                                                  使用者按了剛才新增的按鈕後,就會把此筆「報價單」的內容,依據對應設定,新增複製到「銷售訂單」中。

                                                                  點擊按鈕後,「銷售訂單」就會新增一筆資料,內容是從執行按鈕的那一筆「報價單」資料拋轉過來的。可以看到不僅一般欄位的資料可以被拋轉,子表格中的項目也一併拋轉了。

                                                                  如果在同一筆資料多次按這個動作按鈕,就會在另一張表單產生多筆重複內容的新資料。如果要避免同一筆資料被多次拋轉,可以參考此篇

                                                                  要再次編輯拋轉按鈕,可以回到設計模式下,找到此組動作按鈕,點選名稱後就可以修改對應的欄位。

                                                                  從子表格拋轉資料

                                                                  除了將一般欄位拋轉到另一張表單的一般欄位,也可以將子表格欄位拋轉到另一張表單,可以是子表格拋轉到子表格子表格拋轉到一般欄位

                                                                  以下說明子表格拋轉的兩種情形:

                                                                  1. 子表格拋轉子表格:從前面「報價單拋轉銷售訂單」的範例中,可以看到「子表格拋轉到子表格」,設定拋轉按鈕時,除了將報價單的「報價單號」、「報價對象」等一般欄位值拋到銷售訂單的一般欄位中,也將報價單的「產品名稱」、「數量」等子表格欄位拋到銷售訂單對應的子表格欄位,按一次按鈕,就會拋轉建立一筆資料。

                                                                  2. 子表格拋轉一般欄位:狀況略有不同,假設子表格有 N 列資料,按一次按鈕,會在對應表單拋轉建立 N 筆資料。假設有「報價單」表單和另一個「商品報價紀錄」表單,希望從「報價單」表單的子表格,拋轉資料到「報價紀錄」表單的一般欄位。

                                                                  「報價單」有一般欄位及項次、產品名稱、單價、數量、金額等子表格欄位。

                                                                  「報價紀錄」有項次、產品名稱、單價、數量、金額等欄位。

                                                                  在「報價單」進入設計模式,設定資料拋轉到「報價紀錄」。

                                                                  拋轉資料後,這張「報價單」的子表格包含 3 項報價,因此「報價紀錄」會建立 3 筆對應資料。

                                                                  進階設定:套用子表格篩選條件

                                                                  拋轉來源有子表格欄位時,可以套用篩選條件來只拋轉符合條件的子表格資料,例如「報價單」轉「訂單」時,或許客戶最後只選擇購買某些項目而非全部,而子表格中有欄位記錄「是否確定購買」的話,就可以搭配此欄位值來套用篩選條件。

                                                                  以下圖為例,原本報價了三個項目,但最後客戶只購買其中兩項,子表格中也有欄位記錄要購買的是哪兩個項目:

                                                                  原本直接拋轉成訂單的話,會將全部子表格資料一併拋轉,之後你會需要手動刪除不需要的項目,如果設定了套用子表格篩選條件,就可以省略手動刪除的步驟。

                                                                  根據設定的條件,拋轉建立的訂單中,只會有符合條件的兩筆子表格資料:

                                                                  進階設定:套用子表格分群條件

                                                                  拋轉設定有子表格欄位拋到獨立欄位+子表格欄位拋到子表格欄位,意即子表格有 N 筆資料,就會拋轉成 N 筆獨立資料,並且每筆獨立資料中都有同樣的 N 筆子表格資料(詳細說明可以參考這個章節)。但若你希望的是這些子表格資料,其實要根據某個欄位值分成 N 群後,來決定產生 N 筆獨立資料,並且根據分群後的結果決定每筆資料中的子表格有多少項目,就可以套用子表格分群條件

                                                                  像是「銷售訂單」要透過拋轉按鈕建立「採購單」時,如果設計的對應是獨立欄位拋到獨立欄位+子表格欄位拋到子表格欄位,那一筆銷售訂單只會拋成一筆採購單,但若銷售訂單中的各個項目其實是要向不同廠商採購的話,直接這樣拋轉會需要手動根據你總共要採購的廠商數量來執行拋轉 N 次,並逐筆手動選擇該筆採購單的廠商並刪除不是屬於這個廠商的子表格項目資料。

                                                                  以下圖為例,如果這張銷售訂單的多個銷售項目總共是來自兩家不同廠商:

                                                                  透過進階設定套用子表格分群條件,根據子表格拋轉到獨立欄位的「廠商編號」做為分群的條件:

                                                                  就可以直接拋轉成給兩家廠商的採購單,並且各自包含屬於該廠商的子表格項目:

                                                                  備註:如果分群條件的欄位值是空值時,預設不會被分群並拋轉,但若你希望沒有填寫的分群欄位值也要被拋轉(空值自成一群的話),可以勾選分群欄位值為空值的子表格資料也可以被拋轉

                                                                  子表格與一般表格的資料拋轉關係

                                                                  子表格與一般表格的資料拋轉關係如下表。

                                                                  拋轉來源 拋轉到一般表格 拋轉到子表格
                                                                  從一般表格 可以(會建立對應的一筆資料) 不行
                                                                  從子表格 可以(會建立對應的N筆資料,N 為子表格列數) 可以(會建立對應的一筆資料)

                                                                  由於一般欄位只會儲存一個值,而子表格一個欄位可能有超過一個值,因此你不能在將一般欄位的資料,拋轉到子表格,會受到系統阻擋。

                                                                  動作按鈕的移除及附加設定

                                                                  關於移除動作按鈕可以參考這篇

                                                                  或是要針對動作按鈕做附加設定的話,例如限制使用使用動作按鈕的權限等,可以參考這篇說明

                                                                  5.2.2    更新這張表單欄位值

                                                                  工作流程中有些重複性的動作,像是將銷售訂單的「訂單狀態」修改為「完成」時,就可以藉由更新這張表單欄位值動作按鈕來自動更新欄位值省下每次都要手動編輯的麻煩。

                                                                  接著就以這個範例來建立更新這張表單欄位值動作按鈕。

                                                                  設定更新這張表單欄位值按鈕

                                                                  進入表單頁設計模式,從表單工具自訂按鈕中找到更新這張表單欄位值

                                                                  可以設定一次多個欄位值。按 + 來新增要更改的欄位值。設定完成後,按建立更新這張表單欄位值動作按鈕。如果沒輸入任何內容在設定為這些欄位值中的話,會將欄位值更新為空值。

                                                                  接著命名動作按鈕。

                                                                  可以看到設定好的動作按鈕在表單頁的右下方,點選設定好的動作按鈕即可更新該欄位值。

                                                                  想要將同一個欄位更新為不同值時,可以設置多個更新這張表單欄位值動作按鈕,例如有「訂單完成的按鈕」、「訂單作廢的按鈕」等。

                                                                  進階設定:新增一筆子表格資料

                                                                  在子表格有經常輸入的資料時,在進階設定中勾選:新增一筆子表格資料,來把這個過程變成一個動作按鈕加快使用者輸入資料的速度。

                                                                  範例:

                                                                  一個滑雪場每天都會有需要租借裝備的需求,而且通常每個客人需要借的東西都是固定且類似的。就可以利用這個功能來設定,設定好各個要填的欄位以及值以後記得在進階設定勾選新增一筆子表格資料

                                                                  之後新增資料時就可以直接用按鈕快速新增子表格資料了。

                                                                  如果有多個類似的流程的話,可以建立多個按鈕並且利用合併按鈕來快速執行子表格新增多筆資料。

                                                                  用按鈕新增完後,可以再根據狀況修改表單資料。

                                                                  進階設定:修改所有的子表格資料

                                                                  有時候我們會有需要一次修改子表格裡多筆資料的需求。例如:「出貨單」所有品項出貨後,將「出貨狀態」都改成「出貨中」。

                                                                  利用更新這張表單欄位值按鈕,點選進階設定中的修改所有的子表格資料

                                                                  之後點選按鈕就可以一次將子表格所有品項的出貨狀態改成「出貨中」。

                                                                  進階設定:套用子表格篩選條件

                                                                  如果我們只想修改子表格中符合條件的資料,而不是全部子表格資料,就可以透過這個功能。例如:報價單中客戶最終只想購買部分商品,因此只需要拋轉部分商品,並且希望只更新欲拋轉資料的狀態。

                                                                  你可以在修改所有的子表格資料的設定中進一步勾選套用子表格篩選條件,並設定條件。

                                                                  點選建立的按鈕就能夠只更新符合條件的子表格資料。

                                                                  支援的更新值變數

                                                                  以下是支援的更新值變數,在設定更新這張表單欄位值的動作按鈕時,除了填固定的欄位值以外,你也可以利用以下變數來當做更新的值,例如執行動作按鈕的使用者、執行動作按鈕的日期或現在時間。

                                                                  變數 填入的資訊
                                                                  {{USER}} 執行此動作按鈕的使用者信箱
                                                                  {{USERNAME}} 執行此動作按鈕的使用者名稱
                                                                  {{TODAY}} 更新的日期 (如果沒有在公司設定中自定時區的話,預設時區為 UTC+0 )
                                                                  {{NOW}} 更新的時間 (如果沒有在公司設定中自定時區的話,預設時區為 UTC+0 )
                                                                  {{欄位 ID}} 指定欄位的欄位值,僅支援參照一般欄位
                                                                  {{$SEQ}} 搭配修改所有子表格的資料來重設子表格中的序號列,詳細作法請參考這篇
                                                                  {{$SEQ_FILTERED}} 搭配修改所有子表格的資料套用子表格篩選條件來重設子表格中指定欄位值的序號。
                                                                  {{CLEAR_DEFAULT}} 要將套用以下預設值($SEQ、#DATE、#TIME、#DATETIME、#YEAR、#MONTH、#WEEKDAY、#USERNAME、#USERID)的欄位清空必須使用此變數。其他情況則將欄位更新為空值即可清除。

                                                                  動作按鈕的移除及附加設定

                                                                  關於移除動作按鈕可以參考這篇

                                                                  或是要針對動作按鈕做附加設定的話,例如限制使用使用動作按鈕的權限等,可以參考這篇說明

                                                                  5.2.3    更新別張表單欄位值

                                                                  如果你希望在表單 A 的資料可以去改變表單 B 的資料,例如一張訂單確認出貨之後,可以扣該商品的庫存,這一類需求就可以利用更新別張表單欄位值按鈕。以下將用扣庫存來示範這個功能,假設有兩張表單,左邊是「銷售訂單」,右邊是「商品資料」。

                                                                  建立更新別張表單欄位值按鈕

                                                                  由於是要從「銷售訂單」的資料去影響「商品資料」中的庫存,因此要在「銷售訂單」中設定按鈕。進入表單頁設計模式後,選擇 表單工具,並在 自訂按鈕下找到更新別張表單的欄位值

                                                                  在視窗中設定要更新的表單,接著設定怎麼更新以及在什麼情況下更新。

                                                                  怎麼更新庫存表單的欄位值

                                                                  將銷售訂單的「數量」欄位

                                                                  更新到:「-」(因為是要扣庫存,所以選擇「減」;若是設定入庫則選擇「加」)

                                                                  商品表單的「總數量」欄位

                                                                  如果要一次更新多個欄位的話,可以按「+」來新增,更新欄位值的順序是由上往下執行的。

                                                                  更新商品表單的欄位值的條件

                                                                  當銷售訂單的欄位:商品編號

                                                                  「等於」

                                                                  商品資料的欄位:商品編號

                                                                  如果有多個條件的話,可以按「+」來新增條件。設定多組條件的話,會在全部條件都滿足的情況下才可以執行按鈕。假設條件有誤會無法儲存按鈕設定,可以參考這篇來看常見的錯誤設定。

                                                                  進階設定

                                                                  重新計算表單中的公式:假如你的目的表單中有其他欄位設有公式並參照到資料更新影響的欄位,記得勾選,如此以來,資料如果有透過資料更新動作按鈕被更新的話,設有參照這個欄位的公式才會被重新運算。

                                                                  建立復原按鈕:預設會勾選,多建立一個復原資料更新動作的按鈕,按此動作按鈕可以復原之前按下資料更新按鈕的結果。

                                                                  儲存時自動執行:儲存新增或更新資料時,系統自動執行更新別張表單欄位值的動作。會確保只有以最新的資料來做更新,而一張表單只能有一組自動執行的更新別張表單欄位值按鈕。

                                                                  完成後,按建立更新別張表單欄位值動作按鈕,並命名按鈕。該按鈕就會被新增在表單設定下的動作按鈕中。每筆資料的表單頁中右下角也可以看到該按鈕。

                                                                  離開前記得儲存設計!

                                                                  系統產生的日期時間欄位

                                                                  新增此按鈕的同時,系統會幫你新增了一個日期時間欄位,這個欄位用來自動紀錄動作按鈕執行的日期及時間。更新別張表單欄位值動作按鈕會需要此欄位作為依據,因此請勿刪除這個欄位!

                                                                  如果是 2017/06/01 之後新增或修改此動作按鈕的話,建議將此日期時間欄位設成唯讀,避免使用者手動修改動作按鈕執行結果的判斷日期。

                                                                  如果是 2023/03/21 之後建立此按鈕所自動產生的記錄執行時間欄位會有不可刪除的屬性,要先刪除按鈕之後才能刪除此欄位。

                                                                  執行更新別張表單欄位值按鈕

                                                                  在「銷售訂單」中可以看到,選擇「單人座扶手椅」這個商品時,列表中顯示目前該商品的庫存為 35,而資料中的出庫數量為 15。

                                                                  新增並儲存了這張訂單後,按右下方的「扣庫存」按鈕。

                                                                  系統會跳出訊息告訴你資料已經更新,並在系統建立的日期時間欄位自動填上執行動作的日期及時間。

                                                                  該商品庫存已經被扣減 15,變為 20。

                                                                  要復原「扣庫存」的話,可以按下「復原扣庫存」動作按鈕(有勾選「建立復原按鈕」的話,才會看到「復原扣庫存」按鈕)。按完之後,會發現系統建立的日期時間欄位值被清空了,代表目前是沒有執行過更新別張表單欄位值(扣庫存)的動作。

                                                                  (如果你是2017/06/01以前新增此動作按鈕,並且沒有在此之後修改該動作按鈕設定的話,請參考這篇說明來執行復原動作。)

                                                                  執行完成後,該商品的庫存數量就會復原到扣減前。

                                                                  復原動作按鈕執行說明( 2017/06/01 前後)

                                                                  舊的更新別張表單欄位值按鈕設計要執行復原動作,需先手動將系統的日期時間欄位值清空,再按「復原扣庫存」動作按鈕。

                                                                  以下為復原按鈕在新舊(新舊分界為 2017/06/01)設計上的差異:

                                                                  舊版:檢查最後修改日期是否為空,若是則執行並更新最後修改日期。無防止連續執行復原之機制,只要判斷的日期時間欄位為空即可按復原動作按鈕,可能執行多次復原。

                                                                  新版:直接執行,並自動清空最後修改日期時間。若最後修改日期為空,則不執行復原,並回傳執行成功(視為沒有更新過,可避免連續執行復原)。

                                                                  進階設定:套用子表格篩選條件

                                                                  當更新別張表單欄位值有包含子表格欄位時,可以套用篩選條件來只更新符合條件的子表格資料。例如在「出庫單」要透過按鈕扣庫時,或許最後只出貨了其中兩項商品,而你的子表格中有欄位記錄「確定出貨」的話,就可以搭配套用篩選條件。

                                                                  以下圖為例,「出庫單」中原本有三個項目,但最後只出其中兩項,子表格中也有欄位記錄是哪兩個項目:

                                                                  在進階設定中選擇套用子表格篩選條件

                                                                  根據設定的條件,執行按鈕後就只會扣除有「確定出貨」的子表格項目數量。

                                                                  如何重複執行更新別張表單欄位值動作按鈕

                                                                  預設情況下,每一筆資料中一個更新別張表單欄位值動作按鈕只能執行一次,系統會透過檢查執行時間欄位是否有值來避免重複執行。而需要重複執行的使用情境通常有兩種:

                                                                  1. 表單內容需要更新,希望針對新增的資料再次執行

                                                                  此類重複執行通常更新方式為「+ 加、- 減」,若直接再次執行會造成重複加減的問題,因此會需要先執行復原動作按鈕,調整好資料後再重新執行。舉例來說,如果有一張「出庫單」中的子表格原本有兩列品項,且已經執行過扣庫存動作按鈕,而你希望新增第三列品項並且執行出庫,操作步驟應為:

                                                                  步驟ㄧ:執行復原動作按鈕

                                                                  為復原既有兩列品項的庫存,以避免後續重複扣庫存。執行復原動作按鈕時,系統會以現有的資料反向執行,例如若原本減去 3 個庫存,那麼會以現有的資料再加回 3 個庫存,並同時清空執行時間欄位的欄位值。

                                                                  步驟二:於子表格中新增第三列品項,完成後再次執行扣庫存動作按鈕。

                                                                  2. 表單內容會持續更新,希望每一次儲存都觸發動作按鈕並更新目的表單的值

                                                                  此類重複執行通常更新方式為「= 等於」。舉例來說,來源表單和目的表單直接沒有連結關係,但你希望 A 表單的欄位值每一次變更都可以隨時更新到 B 表單上,可以參考以下設定:

                                                                  步驟一:建立更新別張表單欄位值動作按鈕時,在進階設定中勾選「儲存時自動執行」。

                                                                  步驟二:在系統建立的執行時間欄位套用公式「" "」,代表自動填入空值,以便下次再次執行。

                                                                  常見錯誤

                                                                  1. 要做加減運算,更新別張表單欄位值所依據的來源欄位及被更新的目的欄位都必須是數字欄位;而填入字串的話請用「=」。

                                                                  2. 需設定至少一組的更新條件。

                                                                  3. 設定不同組條件時,目標條件欄位不能被重複設定。

                                                                  4. 設定更新別張表單欄位值動作按鈕時系統所幫你新增的日期時間欄位不能移除,否則此動作按鈕會無效。但你可以重新命名此欄位或是隱藏。

                                                                  5. 舊版不能在記錄動作日期時間欄位已經值的情況下,再按一次更新別張表單欄位值的動作按鈕或是復原動作按鈕,如果要按兩次動作按鈕的話,要先把記錄日期時間欄位的值清空。

                                                                  6. 有多個更新別張表單欄位值的動作時,只能針對其中一個來設定儲存時自動執行

                                                                  移除動作按鈕

                                                                  關於移除動作按鈕可以參考這篇

                                                                  或是要針對動作按鈕做附加設定的話,例如限制使用使用動作按鈕的權限等,可以參考這篇說明

                                                                  5.2.4    寄出自訂 E-mail

                                                                  設定寄出自訂E-mail動作按鈕後,使用者就能直接在表單按按鈕將儲存在資料庫中的值填入系統管理者先前設計好的信件格式並寄送到指定欄位中的 E-mail 或是特定的 E-mail。此功能可以用來發送面試通知、訂單確認信件或採購明細給廠商等。

                                                                  建立寄出自訂 E-mail 按鈕

                                                                  在表單頁的設計模式下,點選表單工具從自訂按鈕中找到寄出自訂 E-mail

                                                                  在彈出視窗中,你可以使用 HTML 語法或是我們提供的參數進行編輯,查看自訂 E-mail 範本的參數列表

                                                                  編輯內容時可以用預覽按鈕確認編輯是否正確。

                                                                  如果想要從頭開始編輯可以點選還原預設內容。完成內文編輯後,你可以選擇附上連到這筆資料的連結、這筆資料的 Excel 檔、這筆資料的 PDF 檔、這筆資料的合併列印或是上傳其他附件。需特別注意的是,如果要附上連到這筆資料的連結,請務必記得確認收件人對於該表單是否有權限。如果收件人對這張表單沒有權限的話,可能會有點進連結但表單呈現空白的情形。完成編輯後,請記得儲存。

                                                                  儲存資料後自動寄出

                                                                  進階設定中可以勾選儲存時自動執行

                                                                  以非同步模式執行

                                                                  若按鈕設定中包含附帶這筆資料的 Excel 或 PDF 檔,可能會需要較長的執行時間。勾選此選項可以降低使用者等待的時間,但是按鈕執行結束和 E-mail 寄出的時間會有落差。不建議將非同步執行的按鈕加到合併按鈕中。

                                                                  寄出自訂 E-mail 的歷史紀錄

                                                                  寄出自訂 E-mail 動作按鈕寄出信件後,能在畫面右下角看到信件的歷史紀錄。

                                                                  動作按鈕的移除及附加設定

                                                                  關於移除動作按鈕可以參考這篇

                                                                  或是要針對動作按鈕做附加設定的話,例如限制使用使用動作按鈕的權限等,可以參考這篇說明

                                                                  5.2.5    合併按鈕

                                                                  合併按鈕

                                                                  如果希望按一個動作按鈕就能夠一次執行多個動作,就可以利用合併動作按鈕。例如:按一個建立出貨單+更改訂單狀態按鈕就可以一次執行建立出貨單(資料拋轉)更改訂單狀態為「完成」(更新這張表單欄位值)兩個動作。如此一來,就可以更有效率地完成你的工作。

                                                                  注意:當表單已經有動作按鈕的情況下表單工具中才會有這個項目,並且合併按鈕僅適用於表單工具自訂按鈕中所設計的按鈕。

                                                                  點選合併按鈕,在視窗中選擇要合併的動作按鈕,設定好再按建立合併按鈕即可。

                                                                  完成後,就會產生剛剛建立好的合併按鈕

                                                                  如果變更來源按鈕的設定也會自動套用到合併按鈕,但刪除來源按鈕會造成先前設定好的合併按鈕失效,會需要重新設定合併按鈕。

                                                                  進階設定

                                                                  執行合併按鈕時,系統會依據合併的動作依序執行,若中途有動作執行失敗,預設會直接回溯且剩下的動作不會執行,等同回復到沒有執行過此合併按鈕的狀態。若中途有動作執行失敗時,希望前面執行過的動作不進行回溯,後面的動作仍要照常執行完畢,則可勾選此設定。

                                                                  動作按鈕的移除及附加設定

                                                                  關於移除動作按鈕可以參考這篇

                                                                  或是要針對動作按鈕做附加設定的話,例如限制使用使用動作按鈕的權限或隱藏按鈕等,可以參考這篇說明

                                                                  5.2.6    將常用工具加為自訂按鈕

                                                                  如何加為自訂按鈕

                                                                  如果你在功能設定關閉了使用者使用表單工具的權限,卻又想針對特定表單開放,或希望將常用功能加為自訂按鈕來減少作業時間,可以至表單設定中的動作按鈕,選擇合適的按鈕類型並命名,完成後記得點選新增按鈕

                                                                  儲存後,按鈕會顯示在表單頁的右下方。

                                                                  列表頁支援的功能

                                                                  目前列表頁支援加為自訂按鈕的功能請參考下表:

                                                                  功能
                                                                  下載成 PDF
                                                                  下載成 Excel 或 CSV
                                                                  友善列印
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                                                                  大量刪除

                                                                  表單頁支援的功能

                                                                  目前表單頁支援加為自訂按鈕的功能請參考下表:

                                                                  功能
                                                                  複製這筆資料
                                                                  下載為 Excel
                                                                  下載為 PDF
                                                                  友善列印
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                                                                  套用表單上所有公式到此筆資料
                                                                  資料上鎖
                                                                  資料解鎖
                                                                  刪除這筆資料
                                                                  連結與載入同步資料

                                                                  動作按鈕的移除及附加設定

                                                                  關於移除動作按鈕可以參考這篇

                                                                  或是要針對動作按鈕做附加設定的話,例如限制使用使用動作按鈕的權限等,可以參考這篇說明

                                                                  5.2.7    將動作按鈕加入欄位

                                                                  x
                                                                  將動作按鈕加入欄位

                                                                  加入表單頁

                                                                  加入列表頁

                                                                  注意:合併列印所產生的按鈕不支援此功能。

                                                                  加入表單頁

                                                                  若表單中有動作按鈕,你可以透過拖曳方式從左側工具列將按鈕加入欄位中。

                                                                  或是在空的欄位點擊右鍵,從選單中插入動作按鈕

                                                                  透過這個方式你就可以自由安排按鈕的位置。

                                                                  加入列表單

                                                                  設定完動作按鈕後,你也可以將按鈕加為列表頁中的欄位來加快工作流程。

                                                                  進入「列表頁設計模式」,在欄位選擇器中可以看到動作按鈕,將要放入列表頁的動作按鈕加入已選擇欄位

                                                                  在列表頁就可以直接針對每一筆資料操作動作按鈕,而不需要進入表單頁。

                                                                  5.3.1    輸入檢查

                                                                  利用正規表示法輸入檢查

                                                                  Ragic 透過正規表示法提供了簡單的輸入檢查機制,在知道如何以正規表示法表達後,就可以阻擋使用者儲存不符合規則的資料。

                                                                  如果不熟悉正規表示法,可以從範例裡選擇,或是搭配條件公式執行

                                                                  AI 產生正規表示法

                                                                  輸入檢查小幫手輸入需求,讓 AI 幫你產生正規表示法。需求建議簡短明確,如果要限制欄位值前面 3 位是數字後面 3 位是英文字母,就只填入「前面 3 位是數字,後面 3 位是英文字母」。

                                                                  產生 Regex 語法後,就會自動產生正規表示法。接著按下複製到輸入檢查,即可將語法複製到輸入檢查中。

                                                                  設定完成後記得儲存設計。

                                                                  輸入的字數檢查

                                                                  你可以在輸入檢查中利用正規表示法來檢查輸入的字數。例如正規表示法「^.{6,7}$」 ,將會檢查此欄位的輸入值,最少要輸入六個字,最多七個字。其他字數的輸入限制,你也可以只限制最多字數,例如「^.{0,7}$」(最多七個字);或是「^.{6,}$」(最少六個字)。

                                                                  輸入的語言檢查

                                                                  也可以在輸入檢查使用正規表示法的語言範圍編碼來確保使用者所填入的資料為特定的語言。例如想要確保輸入的內容為 Cyrillic(西裡爾字母)語言,可以用「\u0400-\u04FF\u0500-\u052F」來表示。下方為各語言的範圍代碼參考,你也可以從這個網址來找到更多的語言代碼。

                                                                  Code Language
                                                                  0000-007F Basic Latin
                                                                  0080-00FF Latin-1 Supplement
                                                                  0100-017F Latin Extended-A
                                                                  0180-024F Latin Extended-B
                                                                  0250-02AF IPA Extensions
                                                                  02B0-02FF Spacing Modifier Letters
                                                                  0300-036F Combining Diacritical Marks
                                                                  0370-03FF Greek and Coptic
                                                                  0400-04FF Cyrillic
                                                                  0500-052F Cyrillic Supplement
                                                                  0530-058F Armenian
                                                                  0590-05FF Hebrew
                                                                  0600-06FF Arabic
                                                                  0700-074F Syriac
                                                                  0750-077F Arabic Supplement
                                                                  0780-07BF Thaana
                                                                  07C0-07FF NKo
                                                                  0900-097F Devanagari
                                                                  0980-09FF Bengali
                                                                  0A00-0A7F Gurmukhi
                                                                  0A80-0AFF Gujarati
                                                                  0B00-0B7F Oriya
                                                                  0B80-0BFF Tamil
                                                                  0C00-0C7F Telugu
                                                                  0C80-0CFF Kannada
                                                                  0D00-0D7F Malayalam
                                                                  0D80-0DFF Sinhala
                                                                  0E00-0E7F Thai
                                                                  0E80-0EFF Lao
                                                                  0F00-0FFF Tibetan
                                                                  1000-109F Myanmar
                                                                  10A0-10FF Georgian
                                                                  1100-11FF Hangul Jamo
                                                                  1200-137F Ethiopic
                                                                  1380-139F Ethiopic Supplement
                                                                  13A0-13FF Cherokee
                                                                  1400-167F Unified Canadian Aboriginal Syllabics
                                                                  1680-169F Ogham
                                                                  16A0-16FF Runic
                                                                  1700-171F Tagalog
                                                                  1720-173F Hanunoo
                                                                  1740-175F Buhid
                                                                  1760-177F Tagbanwa
                                                                  1780-17FF Khmer
                                                                  1800-18AF Mongolian
                                                                  1900-194F Limbu
                                                                  1950-197F Tai Le
                                                                  1980-19DF New Tai Lue
                                                                  19E0-19FF Khmer Symbols
                                                                  1A00-1A1F Buginese
                                                                  1B00-1B7F Balinese
                                                                  1D00-1D7F Phonetic Extensions
                                                                  1D80-1DBF Phonetic Extensions Supplement
                                                                  1DC0-1DFF Combining Diacritical Marks Supplement
                                                                  1E00-1EFF Latin Extended Additional
                                                                  1F00-1FFF Greek Extended
                                                                  2000-206F General Punctuation
                                                                  2070-209F Superscripts and Subscripts
                                                                  20A0-20CF Currency Symbols
                                                                  20D0-20FF Combining Diacritical Marks for Symbols
                                                                  2100-214F Letterlike Symbols
                                                                  2150-218F Number Forms
                                                                  2190-21FF Arrows
                                                                  2200-22FF Mathematical Operators
                                                                  2300-23FF Miscellaneous Technical
                                                                  2400-243F Control Pictures
                                                                  2440-245F Optical Character Recognition
                                                                  2460-24FF Enclosed Alphanumerics
                                                                  2500-257F Box Drawing
                                                                  2580-259F Block Elements
                                                                  25A0-25FF Geometric Shapes
                                                                  2600-26FF Miscellaneous Symbols
                                                                  2700-27BF Dingbats
                                                                  27C0-27EF Miscellaneous Mathematical Symbols-A
                                                                  27F0-27FF Supplemental Arrows-A
                                                                  2800-28FF Braille Patterns
                                                                  2900-297F Supplemental Arrows-B
                                                                  2980-29FF Miscellaneous Mathematical Symbols-B
                                                                  2A00-2AFF Supplemental Mathematical Operators
                                                                  2B00-2BFF Miscellaneous Symbols and Arrows
                                                                  2C00-2C5F Glagolitic
                                                                  2C60-2C7F Latin Extended-C
                                                                  2C80-2CFF Coptic
                                                                  2D00-2D2F Georgian Supplement
                                                                  2D30-2D7F Tifinagh
                                                                  2D80-2DDF Ethiopic Extended
                                                                  2E00-2E7F Supplemental Punctuation
                                                                  2E80-2EFF CJK Radicals Supplement
                                                                  2F00-2FDF Kangxi Radicals
                                                                  2FF0-2FFF Ideographic Description Characters
                                                                  3000-303F CJK Symbols and Punctuation
                                                                  3040-309F Hiragana
                                                                  30A0-30FF Katakana
                                                                  3100-312F Bopomofo
                                                                  3130-318F Hangul Compatibility Jamo
                                                                  3190-319F Kanbun
                                                                  31A0-31BF Bopomofo Extended
                                                                  31C0-31EF CJK Strokes
                                                                  31F0-31FF Katakana Phonetic Extensions
                                                                  3200-32FF Enclosed CJK Letters and Months
                                                                  3300-33FF CJK Compatibility
                                                                  3400-4DBF CJK Unified Ideographs Extension A
                                                                  4DC0-4DFF Yijing Hexagram Symbols
                                                                  4E00-9FFF CJK Unified Ideographs
                                                                  A000-A48F Yi Syllables
                                                                  A490-A4CF Yi Radicals
                                                                  A700-A71F Modifier Tone Letters
                                                                  A720-A7FF Latin Extended-D
                                                                  A800-A82F Syloti Nagri
                                                                  A840-A87F Phags-pa
                                                                  AC00-D7AF Hangul Syllables
                                                                  D800-DB7F High Surrogates
                                                                  DB80-DBFF High Private Use Surrogates
                                                                  DC00-DFFF Low Surrogates
                                                                  E000-F8FF Private Use Area
                                                                  F900-FAFF CJK Compatibility Ideographs
                                                                  FB00-FB4F Alphabetic Presentation Forms
                                                                  FB50-FDFF Arabic Presentation Forms-A
                                                                  FE00-FE0F Variation Selectors
                                                                  FE10-FE1F Vertical Forms
                                                                  FE20-FE2F Combining Half Marks
                                                                  FE30-FE4F CJK Compatibility Forms
                                                                  FE50-FE6F Small Form Variants
                                                                  FE70-FEFF Arabic Presentation Forms-B
                                                                  FF00-FFEF Halfwidth and Fullwidth Forms
                                                                  FFF0-FFFF Specials

                                                                  5.3.2    條件式格式

                                                                  你可以設定條件式格式來顯示、隱藏欄位、依據特定值變更欄位顏色或是上鎖動作按鈕等,而內嵌表單也會根據此規則來顯示。

                                                                  設定條件式格式

                                                                  來看以下範例,當使用者選擇產品系列時,希望針對巧克力系列產品顯示甜度的資訊。因此,我們將「甜度」欄位設定為連動選項,但是當商品系列不是「巧克力」時,則不想要顯示「甜度」欄位。

                                                                  設計模式,點選表單工具下的條件式格式

                                                                  點選增加規則,根據需求來設定條件。像是如果「產品類別」是「巧克力」時,則顯示「甜度」。

                                                                  也可以設定多個條件式格式。例如當「產品類別」為「蛋糕」時,變更欄位值背景為「粉紅色」。

                                                                  儲存後,就可以測試設定的規則。

                                                                  除了上述範例外,也可以在日期欄位上套用比較時間的參數,此方法對於在列表頁中快速標註出重點資料相當方便。

                                                                  注意:表單頁及列表頁的條件式格式是分開設定的。

                                                                  顯示、隱藏或上鎖動作按鈕

                                                                  你也可以透過條件式格式來顯示、隱藏或上鎖動作按鈕,例如:在請購單當中的採購人員欄位不等於目前登入使用者的時候就隱藏轉採購單按鈕,就能避免非該筆資料的採購人員誤觸動作按鈕。

                                                                  欄位唯讀

                                                                  條件式格式也能夠在指定條件達成時,將欄位設定為唯讀。

                                                                  如果一個欄位同時套用條件式格式依據規則是否唯讀及欄位唯讀設定時,條件式格式會優先於原本欄位的唯讀設定。

                                                                  欄位必填

                                                                  條件式格式也能夠在指定條件達成時,將欄位設定為必填。目前只有表單頁中的獨立欄位可以設為必填,列表頁子表格欄位都不能設定。

                                                                  如果一個欄位已套用欄位必填設定時,也套用條件式格式符合指定條件時必填的情況,不論是否符合條件,該欄位都會是必填欄位。

                                                                  顯示或隱藏敘述欄位

                                                                  在指定條件達成時,也可以顯示或隱藏敘述欄位。

                                                                  顯示或隱藏欄位值

                                                                  在指定條件達成時,僅顯示或隱藏欄位值,代表不論條件是否成立欄位標頭都會顯示。

                                                                  5.3.3    提醒

                                                                  如果表單中有日期欄位就可以搭配選擇使用者選擇群組E-mail 欄位來設定規則自動寄出提醒信件。

                                                                  表單中有設定提醒,系統就會每天根據排程設定的提醒時間,檢查這張表單的每一筆資料,如果有符合日期條件的就會自動寄出提醒;也會自動加至首頁的行事曆項目中。

                                                                  設置提醒

                                                                  找到設計模式表單設定下的提醒。針對指定的日期一般欄位,來幾天前或後提醒選擇使用者欄位選擇群組欄位 Email 欄位,有需要的話也可以設定多個提醒。

                                                                  在範例中,為銷售訂單設定了「預計出貨日當天寄送出貨通知提醒給負責業務」。

                                                                  不要合併寄給同一個收件人的信件

                                                                  預設會讓同一張表單當天寄給同一個收件人的提醒信合併到一封信件串,而非分開的信件;而勾選後,則不會合併寄給同一個收件人的信件。並且會影響是否能有自訂的主旨內容,合併信件串的話,就會是固定系統主旨而無法顯示自訂主旨。

                                                                  未勾選時,會有多筆提醒合併到一封信件串:

                                                                  勾選時,每一則都會是分開的信件:

                                                                  只通知符合篩選的資料

                                                                  在設置提醒時,在資料符合日期條件外還可以設定只通知符合指定共通篩選的資料。例如:想要透過提醒寄送出貨通知,提醒條件除了要符合出貨日外,還必須同時符合「確認單」此篩選。

                                                                  自訂提醒內容

                                                                  除了預設提醒內容外,你也可以自訂提醒信內容

                                                                  在彈出視窗中,你可以使用 HTML 語法或是我們提供的參數進行編輯,查看自訂 E-mail 範本的參數列表

                                                                  編輯時可以點選確認內容是否正確。如果想要還原預設,可以點選還原預設內容,那麼你所有的變更都不會被保留。 完成內文編輯後,請記得儲存後再退出彈出型視窗。

                                                                  提醒的行事曆項目

                                                                  當建立提醒後,符合的提醒會自動出現在首頁行事曆項目中。而行事曆提醒的標題是擷取自定提醒信的主旨。因此,若要修改行事曆項目中顯示的標題,只要依照自訂提醒內容的說明修改主旨即可。

                                                                  若不希望將提醒加為行事曆項目,可以取消勾選存檔時將提醒加到行事曆

                                                                  5.3.4    付款功能

                                                                  連結銀行帳號

                                                                  如果你有使用金流服務商 Stripe 的服務,可以在 Ragic 輕鬆整合 Stripe 金流,讓別人在 Ragic 表單(例如訂單、繳費單、捐款單)上按個按鈕,就能付款給你。

                                                                  設定方法為:點擊表單右上角的修改設計按鈕,到左側工具列表單設定 > 付款,會看到如下的畫面。「付款金額欄位」選單上會列出所有該表單上的金額欄位,選擇你希望作為付款金額依據的欄位,設定幣別,接著點擊連結銀行帳號

                                                                  你會被導引到 Stripe 的設定頁面。如果你已經有 Stripe 帳號,請先在右上方登入帳號;如果你還沒有 Stripe 帳號,請依指示在表單中填入訊息來創建帳號。

                                                                  對台灣的企業來說,要注意的是 Stripe 目前服務範圍不包括台灣,如果您只有在台灣註冊公司,目前無法申請使用 Stripe 收款。 Stripe 目前服務的國家/地區列表可參考這裡,包括美國、英國、香港、馬來西亞、新加坡等,在此列表所在地註冊的公司可以申請帳號。

                                                                  依據指示填完資料後,您可以在表單下方點擊授權訪問此帳戶來連結 Ragic。

                                                                  完成後會被導引回 Ragic 頁面,此時點Click to confirm connection

                                                                  如果成功連結,你會看到按鈕變成藍色並顯示 Connection confirmed!,此時記得要儲存設計才算是完成設定。

                                                                  如何用 Ragic 付款

                                                                  成功連結銀行帳號後,表單右下表會出現一個購物車圖示的標示。使用者點擊此標示,就會出現一個紅色的「前往付款」按鈕,點開按鈕會顯示付款金額、信用卡資訊與持卡人姓名的填寫區塊,使用者只要填寫資訊後點擊「付款」,就完成付款流程,可以馬上看到是否付款成功。

                                                                  在 Stripe 管理收款資訊

                                                                  你可以在 Stripe 的儀表板(dashboard)管理所有收款資訊。此部分訊息可進一步參考Stripe 的教學文件

                                                                  5.3.5    自動儲存

                                                                  開啟自動儲存

                                                                  在設計模式的上方可以看到自動儲存,可以點選開啟這個設定。開啟後,當使用者修改資料就會即時自動存擋,使用者不會再看到儲存按鈕也不需點選。若沒有這個設定的時候,使用者的修改只有在點選儲存後才會實際儲存。

                                                                  儲存紀錄

                                                                  編輯資料時,可以在右上角看見上次儲存的時間。

                                                                  資料修改紀錄也會同步更新。

                                                                  儲存檢查

                                                                  而沒有符合表單填寫規則,像是必填、輸入檢查不可重複等的話就不會儲存,你可以點右上角的為什麼?來查看原因。

                                                                  5.3.6    設定儲存資料後顯示的訊息

                                                                  如果你希望在表單中任何資料新增或編輯並儲存後,系統能夠自動顯示一段回應或是提醒的訊息就可以設定儲存資料後顯示的訊息。例如:填寫完問卷或意見調查表之後顯示「我們已經收到您的回覆,感謝您的用心填答!」;又或是敲完一張訂單後要提醒「訂單確認後,請將訂單拋轉至出貨單。」

                                                                  在設計模式中,左側工具列的表單設定 > 表單設定可以看到兩種選項:

                                                                  1. 設定新增資料儲存後顯示的訊息,只有第一次儲存資料才會顯示

                                                                  2. 設定編輯資料儲存後顯示的訊息,每次編輯後儲存都會顯示。

                                                                  5.3.7    設定凍結

                                                                  此功能不支援在 IE(Internet Explorer) 上使用。

                                                                  如需讓使用者即便將頁面滑到任何地方都可以看到指定的欄或列,您可以設定凍結。在設計模式中的表單工具內選取設定凍結

                                                                  並且設定您凍結欄或列的數量(欄是從左邊算起,列是從上方算起)。

                                                                  設定完成後,您選擇的欄或列就會固定顯示在此表單頁上,不會隨著頁面一起滑動。

                                                                  您也可以在列表頁以相同的操作方式來設定凍結,但要注意列表頁只能設定凍結欄,無法設定凍結列

                                                                  5.3.8    表單資料刪除原則

                                                                  如果你的表單包含子表格,並且利用該子表格產生一張新的子表單的話,在刪除整筆資料的時候,可以選擇是否連同子表單資料一同刪除。

                                                                  在設計模式中,表單設定下的表單設定更改表單資料刪除原則

                                                                  以下分別說明三種選項:

                                                                  1. 僅表單資料(保留子表格資料)

                                                                  2. 表單與子表格資料一同刪除

                                                                  3. 表單、子表格、參照子表格資料一同刪除

                                                                  僅表單資料

                                                                  在刪除母表單的資料時,子表格資料雖會一同被刪除。但在該子表格產生新表單中的資料並不會被刪除,僅會看到連結母表單的欄位值被清空,因為母表單資料被刪掉了。

                                                                  表單與子表格資料一同刪除

                                                                  刪除母表單的資料時,子表格跟子表格產生新表單的資料都會被刪除。原先在母表單資料中的子表格資料被刪除後,在新表單也會被刪除。

                                                                  表單、子表格、參照子表格資料一同刪除

                                                                  除了會有像選擇第二種一樣的效果外,利用顯示從其他表單的連結產生的參照子表格及來源表單上的資料也會被刪除。

                                                                  5.3.9    表單分段

                                                                  x
                                                                  表單分段

                                                                  功能簡介

                                                                  設計教學

                                                                  功能簡介

                                                                  有時候表單欄位很多再加上一堆子表格以及不斷增長的子表格資料,就將表單越拉越長,像是客戶資料中就有聯絡人、工作項目、銷售機會等子表格,要上下捲動才能查看資訊,甚至會影響到載入速度。

                                                                  表單分段功能讓你設計表單時可以指定某幾列為一個「分段」,就能夠在同一列上,放多組不同的分段,查看時可以點擊頁籤來切換分段。

                                                                  分段的三大優點:

                                                                  1. 視覺減壓:切換頁籤、橫向查看不同區塊,省去上下滑動比對資料的力氣。

                                                                  2. 區塊切分:表單經常會分成不同的功能區塊,如基本資訊、聯絡資訊、相關紀錄等,雖然可以用敘述欄位標示用途,但區塊多了就不容易「一目瞭然」。現在則可以用分段頁籤呈現,查看資料更有條理。

                                                                  3. 提升速度:通常不建議客戶在單一子表格中放超過 100 筆資料,這會讓資料載入速度變慢。如果你因為某些原因還是必須有很長的子表格(例如經常自動新增相關資料的參照子表格),現在就可以用分段功能,把過長的子表格「藏」起來,來加快資料載入速度。

                                                                  設計步驟

                                                                  首先將要加入分段的所有列都選起來,一般欄位或子表格都可以加入分段。

                                                                  接著在列上點擊右鍵選擇新增分段

                                                                  要增加分段可以點頁籤旁的 +

                                                                  選擇下一個分段在哪一列結束,注意中間不能有空的列。要增加分段重複上述做法就可以了。

                                                                  點擊分段頁籤名稱可以自行命名。

                                                                  右鍵點擊頁籤名稱可以編輯分段頁籤的樣式,像是調整字體大小、字型、顏色等。

                                                                  要取消該分段可以點名稱旁的 x

                                                                  5.3.10    小圖表

                                                                  透過插入小圖表,可以直接在表單中呈現圖表分析結果。像是在訂單資料旁顯示各業務接單及銷售額的圓餅圖、訂單金額的成長趨勢圖、分店營業額比例等。

                                                                  設計小圖表

                                                                  表單頁列表頁進入「設計模式」,在任何位置點右鍵,選擇「插入小圖表」。

                                                                  視窗中可以輸入圖表標題、選擇分析的資料來源表單及設定要顯示的圖表類型,包含:顯示加總數值、顯示趨勢(曲線圖、長條圖、3D長條圖)、顯示排行(長條圖、圓餅圖、結構圖、雷達圖,目前排行僅會顯示前五名的資料類別,並且可勾選是否顯示各分類的總數)。最下方也能夠進一步設定只顯示符合特定條件的資料,例如:只分析訂單狀態為「完成」的資料。

                                                                  另外,小圖表能夠拖曳到表單的任何位置,一張表單也可以插入多個小圖表。

                                                                  資料篩選說明

                                                                  不同位置的小圖表資料篩選機制:

                                                                  小圖表位置 資料篩選說明
                                                                  首頁小圖表 篩選優先順序:固定篩選 > 小圖表本身設定的篩選條件。以上都會影響資料統計範圍
                                                                  列表頁小圖表 篩選優先順序:固定篩選 > 自訂篩選及共通篩選 > 小圖表本身設定的篩選條件。以上都會影響資料統計範圍
                                                                  表單頁小圖表 篩選優先順序:固定篩選 > 小圖表本身設定的篩選條件。以上都會影響資料統計範圍

                                                                  5.3.11    為表單設定標題欄位

                                                                  x
                                                                  為表單設定標題欄位

                                                                  標題欄位

                                                                  資料辨識欄位

                                                                  標題欄位

                                                                  會顯示在全文檢索、通知信、檔案管理分類等功能中,方便使用者辨識一筆資料。通常 Ragic 會自動把表單中的第一個欄位當作標題欄位,但有時候這些欄位不一定能夠協助你找到需要的資料,像是想在「採購商品表」中搜尋商品編號,但目前第一個列出的欄位卻是品名。

                                                                  如果想修改的話,可以進入表單頁設計模式,從左側工具列選擇表單設定,從選單中設定需要的標題欄位,完成後記得儲存。

                                                                  全文檢索中的第一項就會顯示剛剛選擇的標題欄位,如此一來就能更快速找到需要的資料。

                                                                  資料辨識欄位

                                                                  從其他表單選擇匯入子表格等功能中供系統辨識一筆資料的欄位,請務必選擇表單中的獨特值欄位,例如編號等。有些欄位不會列出來供選擇,通常是因為它們並非獨特值欄位,例如:數值、選項等。

                                                                  6.1    匯出與匯入

                                                                  匯入檔的準備

                                                                  要正確地讀取你的匯入檔,匯入檔案中第一欄要放上獨特值欄位(key 值),讓系統能夠識別每一筆資料,例如:產品的「產品名稱」、顧客的「顧客編號」。

                                                                  上傳檔案支援 .xls、.xlsx 和 .csv ,建議用 .csv 儲存你的資料最為完善。

                                                                  各檔案類型的大小限制

                                                                  檔案類型 大小限制
                                                                  .xls 10 MB
                                                                  .xlsx 10 MB
                                                                  .csv 200 MB

                                                                  私有主機版則沒有匯入檔案的大小限制。

                                                                  如果想在多選欄位匯入多選值,匯入的檔案中要使用逗號(,)或垂直符號 (|) 來分隔欄位中的值。(如果選項定義本身就含有逗號的話,就以 | 來分隔)

                                                                  匯入資料

                                                                  使用者可以從他們手邊的 Excel 或 CSV 匯入 Ragic。進入要匯入資料的表單,在工具選擇從檔案匯入資料

                                                                  選擇要上傳的檔案。

                                                                  接著確認第一列資料是否為「標題列」及預覽資料匯入的順序。

                                                                  如果有相似名稱的欄位,記得確認每一欄都有正確對應要匯入的欄位。針對不想匯入的欄位,可以選擇忽略該欄位。要注意對應欄位的值是正確的格式。 像是日期格式若匯入檔案日期欄位格式為 yyyy/M/d,表單日期欄位格式為 yyyy/MM/dd,因格式無法對應可能造成欄位值無法匯入成功。

                                                                  資料覆蓋原則

                                                                  當你匯入資料時,需選擇資料覆蓋原則,系統會依據匯入檔中的第一欄 key 值欄位來與系統內的資料對應。

                                                                  產生新資料,若有相同的 key 值時,仍然會建立新資料。

                                                                  更新舊資料,若有相同的 key 值時,既有的資料會被更新;而若你的資料庫內無此 key 值時,便會建立此 key 值的新資料。這種匯入原則可以同時更新既有資料;而資料還沒存在於資料庫時也會一併建立。

                                                                  更新舊資料(不新增資料),若有相同的 key 值時,既有的資料會被更新;而若你的資料庫內無此 key 值時,則略過該筆資料不匯入。

                                                                  進階設定

                                                                  如果表單內有欄位是自動帶入的,例如:連結與載入、預設值或公式等,可以在進階設定中勾選需要觸發的項目。

                                                                  進階設定 相關說明
                                                                  填寫欄位預設值 如果你的欄位有設定預設值,可以透過此選項自動填入
                                                                  執行連結與載入 當表單中有連結與載入的設定時,必需勾選此選項,才會依據匯入的資料載入欄位值,若未勾選,該欄位值會保持空白
                                                                  重新計算所有公式 於更新資料的同時重新計算表單中的所有公式
                                                                  執行 Workflow 執行 Workflow(依據各資料庫設定而不同)
                                                                  檢查必填欄位有填值 確認更新的資料中必填欄位有欄位值,若無值則跳過該筆資料
                                                                  檢查欄位值符合輸入檢查 確認更新的資料中欄位值是否符合輸入檢查,若不符合則跳過該筆資料
                                                                  忽略欄位值頭尾的空白 若您的欄位值前後有多打的空白,在匯入時自動幫您略過多餘的空白 (預設是勾上的)
                                                                  日期以瀏覽器時區匯入 勾選後,會將匯入檔內的日期值視為您所在的瀏覽器時區。如未勾選,會被視為 UTC+0 時區
                                                                  檢查並阻擋匯入至唯讀欄位 若匯入檔案有包含唯讀欄位值,則該欄位值不會寫進資料庫

                                                                  以上進階設定執行的順序為:填寫欄位預設值 > 執行連結與載入 > 重新計算所有公式 > 檢查必填欄位 > 檢查輸入檢查 > 執行 Workflow。

                                                                  有需要也可以透過匯入來建立新的表單

                                                                  教學影片

                                                                  儲存匯入範本

                                                                  設定完欄位對應、資料覆蓋原則及進階設定後,可以將此次設定的匯入選項儲存為範本,未來您和其他使用者在匯入同樣格式的檔案時可以直接套用,不過每張表單的匯入範本是獨立的。

                                                                  此功能只會在以下條件都符合的情況下能夠使用:

                                                                  1. 系統管理者(SYSAdmin) 或群組管理員在所屬的頁籤中

                                                                  2. 此次匯入沒有套用範本

                                                                  3. 並非定期匯入

                                                                  在接下來跳出的視窗中,可以命名範本及確認匯入設定並儲存。

                                                                  下次要匯入資料至該表單時,就可以選擇已經儲存好的範本。

                                                                  匯入資料建立新表單

                                                                  除了從頭開始設計表單外,你也直接將 Excel 或 CSV 檔匯入建立新表單。點擊頁籤列的 來新增表單。

                                                                  輸入新表單的名稱,並勾選用既有 Excel 來建立表單

                                                                  按下建立後,會帶你進入跟匯入資料相同的步驟

                                                                  但其中欄位對應的步驟,則是會變成為每一個欄位設定欄位種類

                                                                  完成後,表單跟資料都會一併建立。

                                                                  匯入資料到現有子表格

                                                                  要匯入至表單的子表格,請先至該張表單設計模式表單設定中,確認該張表單的資料辨識欄位

                                                                  根據需要可以更改資料辨識欄位 ,但是請務必選擇獨特值欄位,以利後續匯入時,系統可以正確辨識匯入的內容屬於哪筆資料,若設定不正確,可能會造成匯入時無法正確對應。

                                                                  若以針對「訂單」,想要匯入多筆訂單的訂購細項的話(從「訂單」表單,操作匯入到訂購細項子表格),以下是對應的步驟說明:

                                                                  將前述取得的資料辨識欄位「訂單編號」置於匯入檔中的第一欄並填入對應的數值。

                                                                  匯入時,系統會以該欄的值來判斷該子表格列屬於哪一筆母表單的資料,例如以「訂單編號」判斷這筆細項應該要匯入至哪一筆訂單資料中。而匯入前,請先確認欲匯入的目標表單資料已經存在。舉例來說,若要匯入訂單編號「SO-20201022-001」的訂購細項,那麼在「訂單」表單中必需要存在一筆「訂單編號」為「SO-20201022-001」的資料。若不存在,請先執行一般匯入來建立所有訂單編號的資料,再執行子表格匯入。

                                                                  執行匯入時,你可以在下拉選單中選擇要匯入的子表格名稱。

                                                                  於欄位對應步驟中,系統會自動鎖死第一欄,你可以針對剩下的欄位選擇對應的名稱,如不需要可選擇忽略。

                                                                  完成欄位對應後,請選擇合適的資料匯入原則及進階設定,再進行匯入。

                                                                  中斷匯入

                                                                  如果想要停止目前正在操作的匯入,可以在匯入介面中斷匯入

                                                                  在匯入進行中進行大量修改、大量刪除及匯入等批次動作會跳出警告視窗,你也可以在這個視窗中斷匯入

                                                                  注意:點擊中斷匯入,並不會立刻停止匯入動作,而是會等到匯入的該筆資料完成才會停止。確認停止後,會寄信通知中斷匯入的使用者。

                                                                  還原匯入

                                                                  想要修正匯入的結果,可以在匯入完成的當下執行還原

                                                                  或是到帳號設定資料修改紀錄中找到匯入的歷史紀錄並點旁邊的還原圖示執行還原,將資料回復到匯入前的狀態。新增的資料會清空;更新的資料會回到更新前的狀態。

                                                                  請注意:

                                                                  1. 此動作一但被執行便無法復原。

                                                                  2. 無法還原匯入過程中透過由連結與載入、公式重算和 workflow 觸發的修改。

                                                                  3. 無法觸發連結與載入、公式重算和 workflow。

                                                                  匯出資料

                                                                  Ragic 提供多種匯出檔案的選擇,要匯出多筆資料時,可以在列表頁的工具選擇下載成 Excel 或 CSV 檔案。但要注意,當你的列表頁所顯示的資料是藉由搜尋來做篩選出的結果時,會影響到匯出的資料範圍。

                                                                  下載成 Excel 檔案或 CSV 檔案

                                                                  在下載設定上,你可以選擇是否要匯出所有欄位的資料,或是只要列表頁上有出現的欄位資料;也能選擇想要匯出的資料範圍。

                                                                  備註:若匯出的資料超過 5000 筆,則會自動改以 CSV 格式匯出。而若匯出的資料超過 30000 筆,系統會另外以非同步的方式產生 CSV 檔,並在完成時寄送檔案到執行匯出使用者的信箱。

                                                                  如果表單包含了圖片欄位,在列表頁點選下載成 Excel 檔案時有輸入要下載的資料範圍,且該範圍資料筆數在 100 筆以下的話,下載的 Excel 檔會自動嵌入對應的圖檔。反之,如果沒有選擇資料範圍或選取的筆數大於 100 筆的話,Excel 檔就不會嵌入圖檔,而是顯示該圖檔的網址連結。

                                                                  下載成 PDF 檔案

                                                                  在列表頁的下載設定上,你可以選擇是否要匯出所有欄位的資料,或是只要列表頁上有出現的欄位資料及想要匯出的資料筆數。

                                                                  也可以選擇以表單頁的格式來輸出。若要一次輸出多個表單,你可選擇儲存為一份檔案或是多個檔案壓縮成 zip 檔

                                                                  你也可以在公司設定的浮水印欄位上傳公司的商標,下載出來的 PDF 檔就會加上浮水印。

                                                                  友善列印

                                                                  友善列印會直接顯示瀏覽器上看到的資料版面,以便直接列印。你可以選擇列印列表頁上的資料或是單筆表單頁依照其排版樣式的資料。

                                                                  列表頁格式:

                                                                  表單頁格式:

                                                                  如果有多版本表單,可以直接在右上角的齒輪中切換到其他版本該筆資料的友善列印畫面。

                                                                  其他匯出的選擇

                                                                  關於產出不同型態的報表

                                                                  或是合併列印也能讓你將資料匯出到自訂的 Excel 或 Word 頁面格式。

                                                                  你也可以直接備份資料庫

                                                                  匯出子表格的資料

                                                                  如果想要匯出子表格的資料,可以參考以下步驟:

                                                                  1. 從子表格產生新表單,產生的新表單會有所有子表格的資料。

                                                                  2. 有需要可以使用 新增原始表單欄位。這樣在匯出資料時,也能跟需要的原始表單欄位資料一起匯出。

                                                                  3. 從新表單匯出就跟平常匯出資料的步驟一樣,只要在新表單操作即可。

                                                                  從備份檔案中匯出資料

                                                                  選擇下載為 Excel 或 CSV 後,並選擇下載表單備份頁籤,就可以從系統的自動備份中直接下載表單資料。

                                                                  6.1.1    合併列印 (以 Word/Excel 輸出)

                                                                  在 Ragic 中,你可以用合併列印將資料輸出成自訂的 Excel 或 Word 格式。像是將「員工資料」輸出成公司內慣用的格式:

                                                                  新增格式

                                                                  在列表頁或表單頁的工具點選合併列印

                                                                  點選範例格式旁邊的下載即可直接下載系統根據你的表單設計的 Excel 範例格式。而 Word 則沒有提供範例格式,但你還是可以上傳自己設計的 Word 格式。

                                                                  可以根據需求修改合併列印格式,像是刪除某些欄位,有需要也可以重複顯示特定的欄位。要加入欄位時可以輸出

                                                                  <<欄位名稱>>
                                                                  即可。而子表格欄位的話,則要寫
                                                                  #欄位名稱#

                                                                  在範例中我們用 Excel 編輯格式,但基本上你可以用任何試算表軟體,只要可以存成 .xlsx 檔就好。

                                                                  如果要輸出成文字文件,利用 Word 來修改你的格式。編輯欄位值的方法就如同上面一樣,新增或刪除 <<欄位名稱>> 。但要注意 Word 不支援輸出子表格資料,因此如果合併列印的資料包含子表格的話,請用 Excel 格式。

                                                                  設計完格式之後,在合併列印中點選新增格式

                                                                  接著命名此格式,然後也別忘記點選上傳來儲存格式。

                                                                  完成後,就可以用該格式來輸出資料了!有需要也可以上傳多種格式。

                                                                  根據上傳格式輸出資料

                                                                  點選格式旁的合併列印

                                                                  接著自訂下載資料筆數及要分成多個檔案(壓縮成 Zip 檔)一份檔案(多個頁籤)

                                                                  根據上述範例輸出一筆資料就會像這樣:

                                                                  Excel 格式

                                                                  Word 格式

                                                                  備註:Word 合併列印不支援圖片上傳欄位的多圖片設定,Word 不像 Excel 有清楚分格,因此多張圖片在同一欄位的排版沒有適合的輸出邏輯。

                                                                  指定欄位值做為檔案名稱

                                                                  點擊已儲存的範本格式旁的齒輪,可以進一步設定下載的檔案名稱要參考什麼欄位值。

                                                                  將檔案儲存至表單的欄位

                                                                  若你的表單內有檔案上傳欄位,在列表頁上操作「表單頁合併列印範本(只包含一筆資料的範本)」時,可於這個視窗選擇儲存檔案至指定的檔案上傳欄位。

                                                                  接著您合併列印的檔案就會上傳至該欄位。

                                                                  一頁中包含多筆資料

                                                                  合併列印預設輸出時是一頁一筆資料,但有時候為了節省資源你可能希望將多筆資料印在同個頁面上,例如:製作通訊錄、標籤或名片等等。這時候可以運用 Word 格式( Excel 格式不支援一頁包含多筆資料)。透過<<欄位名稱或 ID ~~1>><<欄位名稱或 ID ~~2>>以此類推,在格式中預先設定好一頁要有幾筆資料。

                                                                  再根據該格式下載資料後,就能將多筆資料輸出在同一個頁面上。要注意上傳的合併列印範本「僅限一頁且需上傳於列表頁」,超過一頁的範本會無法正常執行。

                                                                  將簽核流程紀錄加入合併列印

                                                                  表單中若有簽核流程,右下方的簽核紀錄並不會自動附在範例檔案格式中。

                                                                  要將簽核紀錄加入在合併列印中,可以在 Excel 合併列印格式中加入簽核相關變數。

                                                                  以下為簽核流程相關的格式變數與其對應的結果:

                                                                  格式(變數) 顯示結果 備註說明
                                                                  #{{APPROVAL_STATUS}}# 簽核的狀態 如果是代理人同意或拒絕的話會有(代理)字樣
                                                                  #{{APPROVAL_APPROVER_TITLE}}# 簽核階層的名稱
                                                                  #{{APPROVAL_DATE}}# 簽核的日期 只有簽核的狀態是同意時會被載入
                                                                  #{{APPROVAL_APPROVER_NAME}}# 簽核者的名稱
                                                                  #{{APPROVAL_APPROVER_SIG}}# 簽核者在個人設定中的簽名圖檔
                                                                  #{{APPROVAL_APPROVER_EMAIL}}# 簽核者的E-mail
                                                                  #{{APPROVAL_COMMENT}}# 同意/拒絕簽核的理由
                                                                  <> 簽核結果 支援輸出至 Word

                                                                  假設要將一筆「出庫單」中的簽核紀錄加入合併列印格式中,原本表單設計如下。

                                                                  首先下載範例格式。

                                                                  接著手動加入簽核流程的變數,在範例中是加入簽核狀態、簽核人,然後將此格式上傳。

                                                                  輸出後就可以在格式中設定的欄位看到簽核相關的資料。

                                                                  參數列表

                                                                  目前合併列印可用的格式(參數)與對應的結果主要如下。

                                                                  格式(參數) 對應結果
                                                                  <<欄位編號>> 該欄位值,如果表單中有重複的欄位名稱請使用欄位編號
                                                                  <<欄位名稱>> 該一般欄位值
                                                                  #欄位名稱# 該子表格欄位值
                                                                  <<$USERNAME>> 執行的使用者名稱
                                                                  <<$USERID>> 執行的使用者信箱
                                                                  <<$DATE>> 執行的日期
                                                                  <<$DATETIME>> 執行的日期及時間
                                                                  <> 該筆資料的網址

                                                                  針對勾選資料合併列印

                                                                  勾選要執行合併列印的資料後,可以直接在列表頁點擊批次執行

                                                                  在合併列印的分頁,選擇要匯出的格式。

                                                                  列表頁合併列印

                                                                  你也可以透過合併列印將資料「以列表頁的形式輸出」。只要選擇以列表頁格式上傳並正確編排的欄位變數,列表頁上的資料就會輸出成設定的 Excel 或 Word 文件。不過要注意的是在「以列表頁格式上傳的範本無法在表單頁使用」。

                                                                  以「台灣職業棒球場」的表單為例:

                                                                  假設要把列表頁資料以合併列印輸出至 Excel,需要先在格式中設定列表頁的欄位及排列方式(變數放在同一列)並以以列表頁格式上傳

                                                                  就能將資料以列表頁的形式輸出了。

                                                                  公式使用

                                                                  在列表頁合併列印格式中,你可以設定公式來計算資料。

                                                                  公式的設定格式如下:

                                                                  <>

                                                                  你也可以在公式內使用動態式參數來自動選取你所要計算的儲存格。目前支援的兩種動態式參數如下:

                                                                  {{r}}:自動更換成目前儲存的行。

                                                                  {{l}}:自動更換成此列的儲存的最後一行。

                                                                  承接上面的例子,如果你想要知道這些球場的觀眾容納人數是否多於 8000 人,可以在格式中套用這個公式:

                                                                  <=8000, "是","否")>>

                                                                  就可以合併列印出以下資料。

                                                                  另外,如果你要計算所有球場的加總容納人數,你可以設定這個公式:

                                                                  <>

                                                                  在合併列印格式上設定加總公式時,需要將要計算的第一筆資料所在的儲存格加入在公式內。以這個例子來說,就是 C2。

                                                                  就可以合併列印出以下資料。

                                                                  命名合併列印檔案

                                                                  表單頁合併列印

                                                                  在編輯格式右方的齒輪中,選取要將欄位值套用至檔名的參考欄位。

                                                                  選擇一份檔案(多個頁籤)會將所選欄位值套用至頁籤:

                                                                  選擇多個檔案(壓縮成一個 zip 檔)會將所選欄位值套用至檔名:

                                                                  列表頁合併列印

                                                                  在編輯格式右方的齒輪中,可以自行命名檔案名稱。

                                                                  合併列印權限設定

                                                                  點擊合併列印格式右側的齒輪就可以設定能夠使用此格式的群組。

                                                                  教學影片

                                                                  快來跟著下方的影片一步一步學習!

                                                                  補充說明

                                                                  合併列印設定的版面大小是固定的,不會因為子表格資料而自動改變列高,但你可以參考 Excel 教學,在合併列印後,手動一次調整列高。

                                                                  6.1.2    發佈到網路

                                                                  發佈到網路

                                                                  想要將資料匯出成一個 Excel 檔並透過連結網址傳給別人讓他們下載的話,可以利用發佈到網路,像是讓客戶能夠自行下載訂單資料。在列表頁的工具中找到發佈到網路

                                                                  為了要讓大家透過連結下載資料,需要確認 EVERYONE 群組的權限設定是否正確。但當你更改 EVERYONE 群組的存取權限後,該張表單的存取權限也會一併變更。

                                                                  如果要下載的對象沒有表單的存取權限的話,有兩種設定方式:

                                                                  將 EVERYONE 群組的權限改成僅閱覽

                                                                  這會使你的表單能夠公開地被閱覽,但使用者不能新增或修改資料,並請確認 EVERYONE 群組是否有下載列表的功能權限。事後還是可以隨時修改存取權限及功能使用權限。

                                                                  你可以選擇列表頁上的欄位或全部欄位以及是否套用共通篩選來決定發佈資料的範圍。

                                                                  如果想要停止發佈,同樣可以這個視窗點選將 EVERYONE 群組設為無權限問卷式使用者。如此一來就不需要進到修改設計中調整。

                                                                  用 API Key 取得連結

                                                                  點選後會以目前使用者的權限取得發佈的網址。

                                                                  取得連結的任何人能夠以此身分來存取您的資料庫,包含所有該帳號有權限進入的表單。因此建議另外開一個專門提供 API Key 的使用者帳號並給予正確的存取權限,以避免互相登出或是權限設定錯誤。

                                                                  同樣可以選擇列表頁上的欄位或全部欄位以及是否套用共通篩選來決定發佈資料的範圍。

                                                                  如果是要使用非目前登入帳號的 API Key 的話,請先登入該帳號並取得 API Key,獲得後可以直接貼在網址「APIKey=」的後方。

                                                                  指定欄位發佈到網路

                                                                  如果你想要指定只發佈特定欄位的資料到網路的話,可以利用 ?f=cust&s=1000&order=["field_id",...] 參數,把參數加到發佈到網路所產生的網址即可!

                                                                  例如:下方是發佈到網路所產生的網址。

                                                                   https://www.ragic.com/ExampleAccount/Tab1/18.xlsx 

                                                                  加入 ?f=cust&s=1000&order=["field_id",...] 參數即可指定欄位來將資料發佈到網路。(欄位編號可以在設計模式下,左側欄位設定中找到,或是利用這個方法找到)

                                                                  假設只要欄位編號為「1000231」及「1000243」的兩個欄位來取得將資料下載成 Excel 檔的網址,網址中加上參數的結果如下:

                                                                  https://www.ragic.com/ExampleAccount/Tab1/18.xlsx?f=cust&s=1000&order=["1000231","1000243"]

                                                                  6.1.3    定期從網址匯入

                                                                  定期從網址匯入讓你可以將儲存在網路上且公開的 Excel 或 CSV 檔案定期匯入你的 Ragic 資料庫。例如你有一份經常更新的客戶資料表,並且這份檔案存在雲端空間,透過這個功能就可以定期將資料同步到 Ragic。

                                                                  匯入的檔案網址

                                                                  匯入的網址,必須是在一般分頁開啟此網址時會自動下載此份 Excel 或 CSV 檔案的完整網址(需包含 http:// 或 https://)。

                                                                  請確保此網址是任何人點開後可以直接下載檔案的,這樣 Ragic 才有辦法存取裡面的資料並匯入。建議可以用未登入任何帳號的無痕分頁測試是否能夠下載檔案。例如要從 Google Sheet 產生的網址匯入,請確保沒有登入 Google 帳號下,點開網址也能夠成功下載檔案。

                                                                  與匯入相同,匯入檔第一欄必須是獨特值(Key 值),才能順利辨識並擷取資料。

                                                                  準備好匯入檔案後,請將檔案存於雲端空間。部分雲端空間可以透過發佈的功能取得連結網址。下圖為 Google 試算表發佈到網路的示範畫面。

                                                                  從網址匯入

                                                                  從要匯入的表單中的工具選擇定期從網址匯入

                                                                  填入完整的檔案網址(包含 http:// 或 https://)與檔案格式。如果希望每天自動與該網址同步資料,可以勾選保持這張表單和網址中的檔案資料同步 。請特別留意,匯入的資料將會覆寫這張表單上的既有資料。

                                                                  接著確認第一列資料是否為標題列。

                                                                  如果有相似名稱的欄位,記得確認所有欄位對應都是正確的。不想匯入的欄位可以選擇忽略。並且注意對應欄位值是正確的格式,如日期格式。假設要匯入選擇使用者欄位,需要填入的值是使用者登入的 E-mail 帳號。

                                                                  當你匯入資料時,需選擇資料覆蓋原則,系統會依據匯入檔中的第一欄 key 值欄位來與系統內的資料對應。

                                                                  產生新資料,若有相同的 key 值時,仍然會建立新資料。

                                                                  更新舊資料,若有相同的 key 值時,既有的資料會被更新;而若你的資料庫內無此 key 值時,便會建立此 key 值的新資料。這種匯入原則可以同時更新既有資料;而資料還沒存在於資料庫時也會一併建立。

                                                                  更新舊資料(不新增資料),若有相同的 key 值時,既有的資料會被更新;而若你的資料庫內無此 key 值時,則略過該筆資料不匯入。

                                                                  如果表單內有欄位是自動帶入的,例如:連結與載入、預設值或公式等,可以在進階設定中勾選需要觸發的項目。

                                                                  完成設定後點選匯入您的資料,Ragic 就會自動從網址中下載資料囉!

                                                                  匯入執行時間

                                                                  第一次設定好後,會馬上執行匯入。如果設定的是保持這張表單和網址中的檔案資料同步的話,系統會根據目前公司設定中的每日 Workflow 執行時間點來設定每日自動匯入的執行時間,要變更執行時間的話,可以到排程管理修改。

                                                                  如果先設定定期從網址匯入後,才變更公司設定中的每日 Workflow 執行時間,是不會套用到先前設定好的定期從網址匯入,必須直接到排程管理中變更。

                                                                  6.1.4    定期寄出報表

                                                                  常常需要手動將資料匯出成 Excel 並寄出,像是每天將要出貨的資料匯出寄給物流廠商,或是將每一季業務的銷售資料匯出寄給主管嗎?利用定期寄出報表功能,讓系統幫你自動化!

                                                                  列表頁工具中找到定期寄出報表

                                                                  在視窗中,選擇要針對這張表單新增定期報表更新現有的定期報表

                                                                  接下來可以選擇匯出的資料是否要套用表單中的共通篩選及資料的時間區間。

                                                                  支援的時間區間如下:

                                                                  時間區間 寄出的資料及時間
                                                                  所有的資料 每天寄出資料符合篩選條件的資料
                                                                  昨天的資料 每天寄出建立日期為昨天,且符合篩選條件的資料
                                                                  上週的資料 每週一寄出建立日期為上週,且符合篩選條件的資料
                                                                  上個月的資料 每月 1 號寄出建立日期為上個月,且符合篩選條件的資料
                                                                  上一季的資料 每季第一天寄出建立日期為上一季,且符合篩選條件的資料
                                                                  去年的資料 每年一月 1 號寄出建立日期為去年,且符合篩選條件的資料

                                                                  資料可以選擇以 Excel 檔的形式或是已經上傳的列表頁合併列印格式寄出。

                                                                  設定報表檔案名稱及要將檔案寄給哪些 E-mail,如有多組請利用「,」區隔,最後點擊儲存設定即可。要回復至尚未變更時的狀態,可以點取消修改

                                                                  寄出的報表只會套用前 5,000 筆符合篩選條件的資料,請仔細選擇時間區間。例如你的表單上有 15,000 筆資料,而你設定的定期寄出報表並沒有套用任何篩選條件,並且選擇時間區間為所有的資料的話,只有前面 5,000 筆資料會被匯出成報表。

                                                                  另外要注意的是,相同條件的寄出報表設定只能有一組。因此如果有不同使用者需要一樣的定期報表,請選擇更新現有的定期報表並增加收件人。

                                                                  如果要看目前所有已經設定的定期報表,可以點選右上方的瀏覽現有的定期報表,會跳轉至帳號設定的排程管理來查看現有的定期報表。

                                                                  6.2    網站內嵌

                                                                  Ragic 有非常實用的網站內嵌功能,你可以將表單嵌入你的網站或是傳送連結給其他人取用。如果在嵌入的表單中提交資料便會被儲存在資料庫裡;或是讓你的客戶透過內嵌頁面使用你的資料,甚至瀏覽整個資料庫。

                                                                  嵌入這張表單

                                                                  到想要內嵌的表單中,點選工具嵌入這張表單

                                                                  你可以選擇以下六種的網站內嵌形式。

                                                                  不同的內嵌形式會有各自的設定介面。

                                                                  設定完成後,會提供一段 HTML 原始碼,可以貼在想要嵌入的網站內;也可以直接透過連結使用;或是掃描 QR Code。

                                                                  另外也支援內嵌 WordPress 喔!

                                                                  內嵌種類說明

                                                                  你可以根據需求來決定要使用哪種網站內嵌元件,下表是各種類的簡介:

                                                                  元件名稱 功能
                                                                  1. 資料庫瀏覽 讓網站使用者可以瀏覽表單中有權限看到的資料。
                                                                  2. 資料庫查詢 讓網站使用者根據欄位下篩選條件來查詢資料。
                                                                  3. 資料庫查詢瀏覽 讓網站使用者根據欄位下篩選條件並在同一個畫面上瀏覽結果。
                                                                  4. 填寫表單 讓網站使用者能夠填寫線上表單並將送出的資料儲存到資料庫。
                                                                  5. 搜尋引擎 讓網站使用者透過關鍵字搜尋資料庫裡的資料。
                                                                  6. 直接嵌入 直接把表單介面內嵌到網頁。

                                                                  在選定嵌入方式後,你也可以透過增加自訂 CSS 來針對各內嵌功能做修改。

                                                                  1. 資料庫瀏覽

                                                                  資料庫瀏覽讓網站使用者可以瀏覽表單內所有他有存取權限的資料,有需要的話也可以將整個資料庫設為公開。

                                                                  使用者也可以在頁面中點選資料,進一步查看詳細內容,就如同在列表頁與表單頁一樣。

                                                                  1-1. 瀏覽格式

                                                                  資料庫瀏覽有三種格式可以選擇。

                                                                  列表:資料會以類似列表頁的形式呈現。

                                                                  方格:資料會根據你所選擇的欄位以一列一列的方式呈現。而將滑鼠移到文字上,就可以看到該段文字是從哪個欄位抓來的。您可以用下方出現的下拉選單,變更這段文字對應到的資料庫欄位。

                                                                  相簿:以圖片為主的呈現方式。圖片會以縮圖的方式呈現,相關的欄位也會呈現在那一格中。相簿格式跟方格一樣,只要將滑鼠移到文字上,就可以變更這段文字對應到的資料庫欄位。

                                                                  2. 資料庫查詢

                                                                  資料庫查詢讓網站使用者可以根據你所設定的欄位條件來查詢資料,有需要也可以啟用精確模式文字自動完成

                                                                  點擊設定預設查詢欄位來修改要呈現哪些可供查詢的欄位及順序。

                                                                  查詢欄位的輸入型態會跟表單頁設定一樣。例如:表單頁的選項欄位,在查詢頁面中也會跑出下拉式清單讓你選擇。送出查詢條件後,符合的資料會根據你設定的瀏覽格式呈現,而查詢者也能夠點選資料來觀看更詳細內容。

                                                                  2-1. 資料庫查詢精確模式

                                                                  針對資料庫查詢以及資料庫查詢瀏覽這兩種內嵌工具,我們提供精確模式設定,讓你在表單沒有將 EVERYONE 群組的權限開放時,使用者在輸入完整比對條件的情況下還是可以找尋到資料。詳細設定說明及運用案例可以參考這篇文件

                                                                  3. 資料庫查詢瀏覽

                                                                  此內嵌工具其實是資料庫查詢加上資料庫瀏覽,有別於資料庫查詢,查詢後會進入搜尋結果的畫面。資料庫查詢瀏覽則是會顯示在同一畫面中,上方根據輸入條件查詢後,下方直接顯示搜尋的結果。

                                                                  3-1. 進階設定

                                                                  資料庫查詢瀏覽支援以下設定,接著將一一說明。

                                                                  一頁的資料筆數為

                                                                  設定一頁顯示的資料筆數。

                                                                  顯示回應

                                                                  是否顯示資料中的回應

                                                                  顯示登出按鈕

                                                                  是否顯示登出按鈕。

                                                                  精確模式

                                                                  詳細說明請參考此段落

                                                                  文字自動完成

                                                                  是否啟用輸入搜尋條件時文字自動完成。

                                                                  預先列出所有資料

                                                                  尚未送出查詢時,是否直接先列出所有有權限看到的資料。

                                                                  自動搜尋

                                                                  啟用後,輸入條件會直接搜尋,省略手動按搜尋的步驟。

                                                                  隱藏查詢欄

                                                                  是否隱藏上方的查詢欄。

                                                                  顯示計算所有資料加總功能列

                                                                  是否顯示資料加總功能列

                                                                  套用預設篩選

                                                                  是否套用該表單的預設篩選

                                                                  4. 填寫表單

                                                                  利用這項功能,你可以嵌入表單來讓網站使用者填寫問卷、回報資訊。當使用者填寫完資料並且送出之後,資料就會存進資料庫。

                                                                  選擇填寫表單後,系統會讓你看到使用此元件時的預覽畫面。你可以點擊最上方的區塊,調整內嵌表單的外觀,包含:橫幅(banner)、主題顏色及欄位排列順序。有特別需要也可以選擇切換為舊版,新舊版說明請見此連結

                                                                  橫幅設定

                                                                  我們提供設計好的圖片直接套用,你也可以點擊上傳橫幅上傳電腦裡的圖檔,建議尺寸為 1500 x 300 。

                                                                  欄位排序設定

                                                                  為了在不同裝置上都能以使用者友善的方式呈現,新版填寫表單的內嵌元件和 Ragic app 一樣採用單欄排版格式,系統會先依照「由左至右、再由上至下」的邏輯來排列表單中的欄位順序,但有需要的話你也可以在這裡手動調整排序。只要點選欲調整的欄位,再點擊右方的上下箭頭,就可以往上或往下移動欄位位置,記得點儲存設定來儲存排序。

                                                                  預先填入值設定

                                                                  若你希望使用者在填寫表單中特定欄位時能夠帶入預設值,就可以利用這個功能。例如:報名企業內訓時,希望相應部門的使用者能夠快速帶入自己的產品別及部門,這時候就能夠設定預先填入值範本。你可以設定多個範本給不同部門的報名者使用,設定完成後選擇要使用者的範本並儲存設定

                                                                  最後就可以將套用行銷部範本的內嵌表單連結提供給行銷部人員使用,開啟表單連結時就會預先帶入範本中設定的產品別及部門。

                                                                  選項欄位呈現方式

                                                                  表單裡有從選單選擇欄位,且選項少於 5 個的話,除了下拉式選單,你也可以選擇用「選項按鈕」呈現。透過點擊預覽畫面裡該欄位下方的「變更顯示方式」來切換顯示方式,如下圖。但如果選項大於 5 個;或選項屬於子表格欄位、連動選項的話,只能以下拉選單方式呈現。

                                                                  從其他表單選擇除了支援以下拉選單方式呈現,還可透過變更連結欄位選項顯示方式選項,切換為連結表單列表頁形式。不過要注意連結表單列表頁呈現形式,會顯示出該連結表單列表頁上所有欄位。

                                                                  選項欄位也可以設定在填答時讓「選項隨機排序」。

                                                                  在預覽畫面的左下角,你一樣可以透過增加自訂 CSS ,進一步修改嵌入樣式。

                                                                  表單填寫階段的預覽畫面設定完成後,點下一步,可以設定別人填寫完表單後,會看到怎樣的訊息,設定畫面如下圖。

                                                                  點選設定畫面上的標籤,來選擇以一般文字或 HTML 語法的形式來呈現這些訊息。選擇一般文字,表單填寫完畢後的顯示訊息就是純文字格式;而如果點選的是 HTML ,則可以在訊息文字框中添加 HTML 語法,表單填寫完畢後的訊息就會呈現出對應的結果,例如超連結。

                                                                  在訊息文字框下方,勾選增加驗證碼機制

                                                                  填寫內嵌表單時最下方的區塊就會增加用來防範機器人的驗證機制。

                                                                  勾選顯示填寫新的一筆資料功能連結

                                                                  送出資料後,就會顯示再次填寫資料的連結。

                                                                  若希望在使用者填寫問卷時自動在特定欄位中填入指定的值,可以在網址中加上 pfv 參數來達成,編寫方式:

                                                                  https://www.ragic.com/ramzawang01/forms2/4?webview&webaction=form&ver=new&pfv欄位編號=填入內容

                                                                  如需下多組條件,則使用 & 連結:

                                                                  https://www.ragic.com/ramzawang01/forms2/4?webview&webaction=form&ver=new&pfv欄位編號1=填入內容1&pfv欄位編號2=填入內容2...

                                                                  編寫方式由三部分合併而成:

                                                                  1. 內嵌工具自動產生的網址:例如 https://www.ragic.com/ramzawang01/forms2/4?webview&webaction=form&ver=new

                                                                  2. 欄位編號:為你想要自動填入值的欄位 ID ,例如 1002358

                                                                  3. 填入內容:為你希望在該欄位中自動填入的值

                                                                  完成上述網址後,當使用者點擊連結,系統即會自動在指定欄位中輸入指定的值。

                                                                  5. 搜尋引擎

                                                                  網站使用者可以利用搜尋引擎輸入關鍵字來查詢資料庫的內容。

                                                                  而搜尋的結果就會根據你設定的瀏覽格式顯示。而搜尋者也能夠點選這些搜尋過後的資料,進一步觀看更詳細的內容。

                                                                  6. 直接嵌入

                                                                  跟上述幾種嵌入方式不同,直接嵌入可以在網頁中嵌入與 Ragic 完全一樣的使用介面。但如果你沒有公開表單的話,使用者就需要登入後才能使用。

                                                                  可以進一步預定介面中是否提供以下四種功能:表單用來新增資料顯示左方搜尋功能顯示上方按鈕顯示回應

                                                                  右上方的放大鏡圖示可以使用全文檢索。

                                                                  存取權限

                                                                  內嵌表單權限會與該表單設定的存取權限相同,因此你只要將表單設為公開,訪客即可使用。

                                                                  如果你的表單權限沒有設成公開的話,未登入的使用者在你的網站看到的會是要求登入的畫面。 (資料庫查詢瀏覽例外)

                                                                  資料庫查詢瀏覽精確模式資料庫瀏覽精確模式為特殊機制,因此不需要開放表單權限使用者依然能夠在符合完整比對條件下查詢資料。

                                                                  6.3    行事曆同步

                                                                  Ragic 可以將表單中日期欄位的資料同步到外部行事曆,像是訂單中的預計出貨日。

                                                                  同步到你的日曆中。

                                                                  想要同步日期資料至行事曆,可以點選工具中的行事曆同步

                                                                  在視窗的上方可以選擇時區,下方選擇要加入行事曆的日期欄位。開始日期是必填的,如果事件是橫跨日期或是時間區間,可以進一步設定開始時間、結束日期及結束時間。有需要也可以設定事件標題、事件描述及地點。子表格資料也同樣可以同步到行事曆。

                                                                  如果還有其他日期欄位要同步到行事曆,可以按新增一組要同步的日期欄位。

                                                                  最後點選你的 iCalendar 網址,就可以利用這串網址跟你的行事曆同步。

                                                                  目前可以搭配的行事曆有 iCal、Google Calendar、IBM Lotus Notes 和 Microsoft Outlook。各行事曆同步的操作步驟可以參考:Google日曆「利用連結新增日曆」使用 iCloud 行事曆訂閱功能IBM Notes 日曆Outlook.com PC/Windows 版 Outlook

                                                                  下方同步到 Google 行事曆的結果:

                                                                  行事曆同步選取的資料範圍

                                                                  基於效能考量,行事曆同步不會撈取該張表單的所有資料,而會根據「當下時間和開始日期欄位的關係」,設定一個合理的資料撈取範圍,目前設定行事曆顯示資料的邏輯為:顯示「開始日期」落在這個月的最多 1,000 筆 資料,以及「開始日期」在本月之前,最接近本月的 200 筆 資料,和「開始日期」在本月之後,最接近本月的 200 筆資料。

                                                                  行事曆同步的更新頻率

                                                                  行事曆同步的更新頻率與您選擇的日曆軟體有關,相關說明請參考這裡

                                                                  6.4    整合 Ragic 及外部服務

                                                                  要將 Ragic 與外部系統整合的話,有 4 種不用另外寫程式的方法以及 2 種需要客製化程式的做法。

                                                                  關於不需要寫程式的方式請參考:

                                                                  1. 透過從網址匯入資料來定期匯入外部檔案更新 Ragic 中的資料。

                                                                  2. 利用發佈到網路將 Ragic 中的資料輸出成 Excel 、 CSV 或是 JSON 格式。

                                                                  3. 藉由 Zapier 來串接其它雲端服務。

                                                                  4. 藉由 Make 來串接其它雲端服務。

                                                                  如果要透過客製化程式來整合你可以:

                                                                  1. 在 Javascript Workflow Engine 寫一段每當資料建立或儲存都會觸發的 post-workflow 來呼叫外部的 HTTP/HTTPS API。

                                                                  2. 寫一段外部程式來呼叫 Ragic 的 HTTP API 。透過這個方式你可以自行決定要如何及何時呼叫 Ragic HTTP API 來讀取 Ragic 中的資料或將資料寫入 Ragic 。

                                                                  6.4.1    透過 Zapier 整合

                                                                  什麼是 Zapier

                                                                  Zapier 屬於這幾年興起的「網路自動連結」服務,旨在串接多種網路服務。在 Zapier 中,你可以建立「Zap」,藉由指定不同的「觸發端」來決定整合的時間點以及「動作端」來決定該執行什麼樣的動作。舉例來說,如果我希望 Zapier 在

                                                                  上傳照片到 Facebook 的時候,同時幫我備份一份在 Google 相簿。

                                                                  那麼「觸發端」就是「上傳照片到 Facebook 的時候」,而「動作端」則是「備份一份在 Google 相簿」。

                                                                  如果你希望使用這個功能,可以點選工具表單下的「與其他雲端系統整合」:

                                                                  點選後,系統會提供建議範本,如果範本中沒有包含你想要整合的應用,也可以直接在 Zapier 網頁中建立唷!下面會分「套用建議範本」以及「手動建立 Zap 」進行介紹以及示範。

                                                                  套用建議範本:整合 Ragic 與 Gmail

                                                                  步驟 1:選擇合適範本

                                                                  點選「與其他雲端系統整合」後,系統會提示建議範本如下:

                                                                  點入之後,就會自動建立一筆已經選取應用程式與動作的範本:

                                                                  步驟 2:設定「觸發端」(Trigger)

                                                                  接著,系統會向你索取 Ragic 帳號的 API Key。

                                                                  個人設定中可以取得你的 API Key。

                                                                  將 API Key 回填至 Zapier。

                                                                  接下來,選擇想要連接的表單:

                                                                  完成設定後,Zapier 系統會幫你測試是否可順利連結,若測試成功就會讓你顯示最新的三筆資料,你需要選擇其中一筆作為測試資源,繼續進行下一步驟的設定。

                                                                  步驟 3:設定「動作端」(Action)

                                                                  因為欲產生的動作為 Send e-mail,因此在登入 Gmail 帳號之後,你需要選擇「觸發端」的 Ragic 資料,對應到收件人、主旨、內文等欄位:

                                                                  接著,Zapier 會使用你 Ragic 表單裡的一筆資料來進行測試,測試完成後點選 Finish 即完成設定程序。Zapier 會要求你為該程序命名,同時打開該程序。

                                                                  如果你想要串接的軟體沒有列在建議模組中,你也可以手動建立 Zap。

                                                                  手動建立 Zap:整合 Ragic 與 Google Sheet

                                                                  在開始之前,請先登入 Zapier 帳戶,如果先前沒有 Zapier 帳號的使用者,可以在 Zapier 首頁免費註冊帳號。下面,我們提供「當 Ragic 新增一筆資料時,在 Google Sheet 裡面同步新增一列」的設定方式供使用者參考。

                                                                  步驟 1:點選下圖圈選處進入編輯步驟

                                                                  步驟 2:設定「觸發端」(Trigger)

                                                                  因為我們的觸發時間點為當 Ragic 新增一筆資料時,因此「觸發端」的應用程式選擇 Ragic,時間點為「新增一筆資料」。

                                                                  設定完成後點選 Sign in,Zapier 會要求你將 Ragic 帳戶透過 API Key 與 Zapier 連接。(如果您先前已經連結過 Ragic 與 Zapier,則可以直接跳至步驟 4。)

                                                                  步驟 3:透過 API 連結 Ragic 表單與 Zapier

                                                                  在這個視窗中,需要填寫 Server Name 跟 API Key。

                                                                  Server Name : 可以參考您在 Ragic 上的網址,舉例來說,假設您首頁的網址是

                                                                  「https://www.ragic.com/test」,那 Server Name 就要填寫「www.ragic.com」。

                                                                  API Key:可以到 https://{The_Host_Of_Your_Ragic}/api/http/apiinfo.jsp 查詢,

                                                                  {The_Host_Of_Your_Ragic} 是您剛剛填寫的 Server Name。

                                                                  個人設定中可以取得你的 API Key。

                                                                  將 API Key 回填至 Zapier。

                                                                  完成設定並選擇表單後,Zapier 系統會幫你測試是否可順利連結,若測試成功即可以繼續進行下一步驟的設定。

                                                                  步驟 4:設定「動作端」(Action)

                                                                  因為欲產生的動作為在 Google Sheet 裡面同步新增一列,因此「觸發端」的應用程式選擇 Google Sheet,動作選項為「新增一列資料」。完成設定後,同樣也必須將你的 Google 帳號與 Zapier 連結。帳號連結後,你必須設定 Ragic 該更新在哪一份 Google 試算表中,並選擇對應的欄位。

                                                                  接著,Zapier 會使用你 Ragic 表單裡的一筆資料來進行測試,測試完成後點選 Publish 即完成設定程序。

                                                                  完成後,進入 Google Sheet 就可以看到 Zapier 為你同步的資料唷!

                                                                  Zapier 提供非常多種網路服務程式,除了 Google Sheet 以外,你也可以依據自己的使用習慣與其他雲端平台建立整合的規則。

                                                                  小提醒: Zapier 免費版的同步頻率為 15 分鐘,且單月抓取資料上限為 100 筆資料,因此若你在一個月內大量新增資料,超過 100 筆的部分會無法正常抓取唷!不同版的限制可以再參考 Zapier 的官網

                                                                  6.4.2    透過 Make(原 Integromat)整合

                                                                  Make 簡介

                                                                  Make(原 Integromat)是一款自動化串接工具,你可以透過新建「Scenario」(腳本)並設定適當的「Module」(模組),決定 Make 要幫你在哪些條件下串接哪些不同軟體、觸發什麼樣的自動化流程。

                                                                  舉例來說,如果你今天設計了一份 Ragic 問卷,希望問卷完成後能夠寄送一封感謝信給填答者的話,就可以做出這樣的自動化流程:

                                                                  Make 與其他串接工具(如 Zapier)不同的地方在於,如果你不只想要製作簡單的直線串接,而是想要建立可以同時觸發多個動作,類似樹狀圖、巢狀的結構,Make 很可能是更方便的選擇,你可以很輕鬆地利用內建的路徑、篩選功能,決定自動化流程運行的順序、條件。

                                                                  舉例來說,如果你的問卷當中有詢問填答者是否要接收促銷郵件、註冊會員等等,那麼除了完成問卷後要寄送一份填答記錄到填答者的信箱外,還需要自動為同意註冊、訂閱的客戶建檔,最後再發送一封訂閱確認信,就可以做出下面這樣的流程:

                                                                  接下來,我們將會以基礎串接(新建資料時自動寄信)與進階串接(新建資料時自動寄信,並依照條件建檔)進行介紹與示範。

                                                                  基礎串接

                                                                  首先,你需要先依照需求,在 Ragic 建立表單,我們將會簡單設計一張「使用者滿意度調查」表單作為範例,欄位配置如下:

                                                                  接下來,你會需要進入 Make 並登入會員,如果沒有帳號則可以點擊這裡註冊。確認登入之後就會自動跳轉到 Make 的主頁。

                                                                  步驟 1:在 Make 建立 Scenario(腳本)

                                                                  在主頁中,你需要點擊右上角的「Create a new scenario」以打開腳本編輯器,開始建立你的自動化流程:

                                                                  步驟 2:選擇 Triggers(觸發模組)

                                                                  成功建立腳本後,你會在編輯器中央看到一個「+」號,點擊就可以選擇自己需要作為腳本觸發端的工具與條件,由於我們希望在問卷有新填答資料時觸發流程,因此要在此處選擇 Ragic:

                                                                  選定 Ragic 之後,再選擇 Watch New Record(檢查新資料):

                                                                  步驟 3:連結到 Ragic 表單

                                                                  接下來,Make 會要求你在 Ragic 資料庫中建立 Webhook,並會要求你輸入 Ragic 帳號的 API Key 和伺服器位址以建立連結。

                                                                  首先,你可以從資料庫右上方打開「個人設定」,並點擊「產生新的 API Key」以取得你 Ragic 帳號的 API Key:

                                                                  接下來,將 API Key 貼上到 Make,這樣一來,Make 在串接時就能以你擁有的權限存取資料庫內容(為了方便辨識,你也可以自訂「Webhook name」和「Connection name」的名稱):

                                                                  另一個欄位則是要輸入資料庫所在的伺服器,也就是網址裡在「資料庫帳號」之前的部分,舉例來說,這一次作為範例的資料庫、表單網址如下:

                                                                  那麼伺服器位址就是「https://ap8.ragic.com」,確認後就可以直接輸入:

                                                                  完成連結後,Make 就會以「頁籤 - 表單」的格式列出可存取的表單,你可以從中選擇需要串接的表單,例如我們將使用「Make - Survey」頁籤下的「使用者滿意度調查」表單:

                                                                  按下 Save 之後,觸發端的設定就完成了,在這裡要注意的是,Make 在連結時不會取得表單的欄位資訊,因此需要手動運行一次腳本、更新觸發模組的資訊之後才能繼續設定。首先,要點擊編輯器左下角的 Run once:

                                                                  接下來到 Ragic 表單內新建一筆資料以觸發 Make 的腳本:

                                                                  再回到 Make,就能看到剛剛的資料確實觸發腳本,且表單內的欄位編號、對應資料也被正確抓取到了:

                                                                  步驟 4:設定 Actions(動作模組)

                                                                  設定完觸發模組之後,你可以在空白處雙擊左鍵新增另一個模組,由於我們需要在新建資料時自動寄信,因此選擇 Gmail 的 Send an Email:

                                                                  選擇動作模組之後,Make 也會請你連結 Google 帳號。

                                                                  如果你有 Google Workspace 帳號 (舊稱 G Suite,通常由公司組織付費購買、可自訂網域),建議你優先以 Google Workspace 帳號來測試,流程會更方便。

                                                                  如果你使用的是私人的 Google 帳號(信箱結尾是 @gmail.com),會需要先額外做一次設定,才能讓 Google 授權給 Make 串接,教學步驟請參考 Make 官方的說明文件,或是由我們翻譯的中文版教學文章

                                                                  完成連結之後,就可以開始設定對應的內容了,舉例來說,我們希望這封信可以寄到填答者輸入的電子郵件信箱、主旨可以有填答者的姓名,那麼「Email address 1」就要選擇記錄電子信箱的欄位編號、主旨則需要有姓名欄位的編號:

                                                                  設定完成後,就可以再點擊一次左下角的 Run once,讓 Make 等待新資料進入。接下來只要再在 Ragic 新建一筆資料,就可以觸發 Make 的腳本了:

                                                                  回到 Make 的頁面就可以看到腳本已經完成,右下角的文字記錄也顯示腳本正常運行囉:

                                                                  打開信箱也可以看到信件被確實寄到指定的信箱、且主旨、內容也依照設定正常顯示了!

                                                                  進階串接:設定 Router(路徑器)

                                                                  如果你希望這份問卷能順便招募到一些會員,就可以設計一些欄位讓填答者確認,舉例來說,我們在基礎串接時設計的表單有一個「請問您是否同意以電子郵件註冊會員,並接收本店未來的促銷郵件?」欄位:

                                                                  我們可以藉由 Make 的「Router」(路徑器)設定篩選條件,讓勾選這個欄位、同意註冊並接收促銷郵件的填答者可以被自動建檔到另一張表單,你可以再依照需求設計另一張表單的欄位:

                                                                  你還能再在 Make 進行額外的設定,例如在 Ragic 建檔之後再發送一封訂閱成功確認信給客戶,詳細教學如下。

                                                                  步驟 1:加入路徑器

                                                                  當你連結兩個模組之後,右鍵點擊模組中間的連接線並選擇「Add a router」就可以從中加入一個路徑器:

                                                                  只要左鍵點擊路徑器中間的加號,就可以自由增加需要的路徑數:

                                                                  步驟 2:設定篩選條件

                                                                  由於我們希望每一位填答者都能收到問卷填寫完成的感謝信,但只有同意訂閱、接收促銷郵件的客戶才會被建檔、發送訂閱確認信,因此我們必須要在路徑上加入篩選條件,確保只有符合條件的資料才會觸發建檔流程。

                                                                  左鍵點擊兩個模組之間連結的部分,就可以打開設定篩選條件的視窗:

                                                                  你可以為篩選加上 Label(標籤)方便辨識,而 Condition(條件)則需要輸入你想要的條件,以我們的例子來說,「請問您是否同意以電子郵件註冊會員,並接收本店未來的促銷郵件?」的欄位編號是「1001985」,且打勾的選項為「Yes」,因此要按照以下方式設定:

                                                                  步驟 3:設定動作模組

                                                                  設定完路徑的條件之後,就能跟平常一樣設定剩餘的動作模組了,由於我們希望符合條件的填答者可以在另一張「建檔客戶」表單中建檔,因此需要選擇 Ragic 的「Create a record」模組:

                                                                  之後,Make 會請你選擇想要建立資料的表單,選擇正確的表單並依序填入欄位內容就可以完成設定囉!

                                                                  如果你的欄位是選項欄位,Make 可能僅會在編輯器中列出可選取的選項,你可以在編輯器中點擊欄位名稱右邊的「Map」以使用帶入值的方式進行串接。

                                                                  接下來,為了讓客戶知道自己已經訂閱成功,我們可以再新增一個 Gmail 動作模組並接在剛剛設定的動作模組之後,這樣一來,只要 Ragic 成功建檔,Make 就會順帶幫我們發送一封訂閱確認信:

                                                                  全部都設定完成之後,就可以按下左下角的 Run once,測試一次整個流程囉!

                                                                  首先,在滿意度調查中再新增一筆勾選了同意接收促銷郵件的資料:

                                                                  回到 Make,就可以看到腳本裡的所有模組都被正確觸發了:

                                                                  這個時候,進入「建檔客戶」表單,也能看到資料被正確儲存:

                                                                  進入 Gmail 也可以看到填答完成的感謝信、訂閱成功的確認信都正確發到信箱裡囉!

                                                                  最後,我們也新建一筆「不應該觸發建檔流程」的資料試試看:

                                                                  回到 Make,可以看到上方的 Gmail 有成功發送信件,而篩選器下方的漏斗顯示數字 0、後續的動作模組也沒有運作,代表這筆資料並沒有觸發建檔流程:

                                                                  小提醒:Make 的使用額度稱為「Operation」(行動),免費版每個月有 1000 次的行動額度,除了觸發模組每次都一定使用 1 個額度以外,動作模組的額度使用量會依據 Make 需要處理的「Bundle」(包裹)而有差異,你可以點擊這裡查看 Make 官方的說明。

                                                                  7    報表

                                                                  Ragic 提供多種類型的報表讓你依照不同需求,選擇適合的報表來分析統計表單裡的資料。你還可以將產出的報表及設定儲存下來,以利使用者直接取用。

                                                                  建立報表

                                                                  你可以在要產生報表的表單列表頁右上方點選報表選擇要產生的報表。

                                                                  或是在報表頁籤新增或瀏覽儲存的報表。

                                                                  在報表上增加文字說明

                                                                  除了可以為報表命名以外,你也可以在報表上方增加一段敘述。

                                                                  儲存報表

                                                                  當彙整完成一個報表時,可以點擊右上方的儲存圖示來儲存報表。

                                                                  儲存之後便可以在報表頁籤內,找到剛剛儲存的報表。

                                                                  此外,也可以藉由點擊右上方的選擇下載為 PDF 或友善列印,便可以將報表儲存成 PDF 檔或是列印出來。

                                                                  若想要將原先儲存的報表再另外存成一份新的報表,則可以選擇另存新報表

                                                                  針對篩選資料產出報表

                                                                  當表單有設定共通篩選時,你可以從右上角來選擇想要套用的篩選,便能只顯示出篩選後的資料結果。

                                                                  另外,若表單有套用固定篩選時,報表便只會呈現篩選後的資料結果。

                                                                  內嵌報表工具

                                                                  透過內嵌報表工具,你可以將報表內嵌到你的網站或是傳送連結給其他人。

                                                                  點選右上方的選擇內嵌報表

                                                                  還原報表版本

                                                                  點選報表頁籤下的新報表後,你可以在報表頁面的右上角查看版本紀錄,點開後即可從中選擇要還原的版本。

                                                                  樣式設定

                                                                  你可以自訂任何一張報表的樣式,點擊右上方,選擇樣式設定

                                                                  在樣式設定裡面包括基本字體以及邊界三個部分。

                                                                  基本

                                                                  在「基本」中除了可以修改報表名稱、敘述以外,其他可以調整的部分詳見下圖。

                                                                  篩選條件則是可以設定下次進到報表時提供使用者預先篩選的欄位。

                                                                  字體

                                                                  在「字體」中可以調整不同內容的字體、字型大小以及呈現的位置。

                                                                  邊界

                                                                  在「邊界」設定中有分為「內」和「外」可以進行調整。

                                                                  「內」代表報表內容和框線的距離。

                                                                  「外」代表框線到報表實際最外面邊界的距離。

                                                                  重置報表

                                                                  當你調整報表後想要重新設定,可以點擊右上角的箭頭標誌就可捨棄修改來重置報表。

                                                                  教學影片

                                                                  快來跟著下方的影片一步一步學習!

                                                                  7.1.1    曲線圖

                                                                  想要了解表單資料的趨勢變化時,可以使用 Ragic 報表中的曲線圖來進行分析。例如:血壓紀錄變化、年度銷售金額趨勢、客戶數量變化…等等。

                                                                  要分析的表單上有數字金額欄位以及日期欄位,就可以建立曲線圖報表,其中時間段的資訊會呈現在水平的 X 軸上、而不同時期數值(數字或金額)的波動則會顯示在垂直的 Y 軸上。

                                                                  你可以透過選擇不同的欄位,產生不同的曲線圖來進行數據分析比較,也可以儲存特定設定下產生的報表。

                                                                  曲線圖報表設定

                                                                  產生曲線圖後,便會出現如下圖的範例。左上方的區塊,會顯示目前的曲線圖是依據表單的哪些欄位產生出來的。

                                                                  系統會先抓取一些預設的欄位,但你也可以依照需求,在這個區塊中,點選下拉式選單來重新選擇想分析的欄位。

                                                                  以下依序說明曲線圖中的各項設定:

                                                                  資料分群

                                                                  此區塊第一列主要是讓你選擇資料如何分群,以及選擇要根據資料的「總和」或是「平均值」來繪製曲線圖。

                                                                  點擊第一列最左方的下拉式選單,可以選擇如何將資料分群(分類)。這個下拉式選單的預設選項是「全部資料」,若維持這個預設選項,這個曲線圖將只會顯示一條線,這條線就代表該來源表單中全部未經分類的數值資料。

                                                                  而其他列出的選項,則是來源表單中的從選單選擇從選單多選從其他表單選擇欄位。「全部資料」以外列出的選項分別是「性別」與「姓名」(來源表單上的選項欄位)。點選「性別」時,圖表上便會顯示兩條曲線,一條代表男性的資料、一條代表女性的資料。

                                                                  顯示資料

                                                                  在此區塊第一列的右側你可以選擇資料數值顯示的方式。

                                                                  當你選擇顯示 Total 時,會另外顯示在曲線圖上所有線條的資料數值加總( Total ) ,例如:當你要分析不同通路的每月客戶數量趨勢時,可以另外再顯示出每月的客戶總數趨勢變化。

                                                                  當你選擇顯示全部數值時,則在曲線圖上的每一筆資料上都會直接顯示出該數值,若沒有勾選的情況則要透過將鼠標移到上面才會顯示數值。

                                                                  你可以點選下面各分群資料的圖示來選擇是否要顯示該類別的曲線圖。

                                                                  選擇分析數值(Y 軸)

                                                                  此區塊第二列則是可以選擇要分析的數值(Y 軸)。你可以選擇分析來源表單的資料筆數或該表單的數字金額欄位。

                                                                  假設你在第一列選擇要分析的是「全部資料」,在這裡你會看到選單旁邊有個「+」號,代表你可以選擇同時看到多個數值欄位的分析結果,例如收縮壓、舒張壓、心跳等,它們會顯示成多條不同顏色的線。

                                                                  而如果你已經選擇將「資料分群」(例如依照性別分成兩條曲線)來顯示的話,這邊就只能選擇分析一個數值欄位。

                                                                  選擇分析時間(X 軸)

                                                                  此區塊第三列則是可以選擇要分析的時間依據,系統會列出所有來源表單中的日期欄位以及系統自動記錄的資料建立日期讓你選擇。你也可以在此選擇要分析的「時間區間」,例如「每天」、「每週」、「每月」、「每年」等。

                                                                  另外,當表單資料的「時間區間」很長、導致曲線圖上呈現的資料很多的時候,例如:將血壓紀錄設定「時間區間」為「每天」時,因為有好幾個月的紀錄,就會一次呈現非常多資料,這時曲線圖上方就會出現可以調整時間軸的灰色區域,便可以透過調整這個灰色區域的時間軸來選擇想要呈現的時間區間,點選右下角圖示後就可以直接回到最開始的設定。

                                                                  無法顯示曲線圖

                                                                  當調整設定時發生沒有產生曲線圖的情況,代表目前的選項搭配不適用於產生曲線圖,例如:血壓紀錄表單若選擇「量測時間」作為分析時間的依據欄位,則會不適用於「每天」、「每週」、「每月」、「每年」的「時間區間」,因此曲線圖無法順利生成。所以當發生無法顯示曲線圖的情況,你就需要重新調整設定,選擇適合產生曲線圖的選項。

                                                                  其他報表設定

                                                                  儲存與匯出

                                                                  如果你時常需要使用此種報表,當彙整完成一個報表時,便可以儲存報表來方便之後查看,另外也有下載為 PDF 或友善列印的功能。

                                                                  針對篩選資料產出報表

                                                                  當你的表單有設定共通篩選或是固定篩選時便可以針對篩選資料產出報表

                                                                  內嵌報表

                                                                  透過內嵌報表工具,你可以將報表內嵌到你的網站或是傳送連結給其他人。

                                                                  樣式設定

                                                                  也可以調整報表的樣式設定,包含:字型、字體大小、邊框等。

                                                                  重置報表

                                                                  當你調整報表後想要重新設定,可以捨棄設定來重置報表

                                                                  7.1.2    圓餅圖

                                                                  想要分析比較表單資料中各項目在「整體中的比例」或「百分比差異」時,可以使用 Ragic 報表中的圓餅圖來進行分析。例如:各類型客戶比例分析、不同類別的收入比例差異、各種類商品庫存數量比較…等等。

                                                                  但要留意當表單中要比較的項目過多時,便不適合用圓餅圖呈現,因為會導致區塊過多不便於觀察分析。另外當各項目間差異落差過小時,也不適合用圓餅圖來進行分析。

                                                                  圓餅圖報表設定

                                                                  建立圓餅圖報表後,便會出現以下畫面。左上方的區塊可以選擇要分析的欄位資料。

                                                                  你可以藉由左上方的第一個欄位來選擇分析的「目標數值」,可以選擇資料筆數或是表單中數字金額欄位。

                                                                  而下一個欄位則是可以選擇要分析的欄位,選擇之後右邊就會出現第二個可選欄位。只選一個只會看到單層的圓餅圖。選兩個則是可以看到雙層的圓餅圖。

                                                                  圓餅圖上面便會呈現不同項目各自在整體中所佔的比例,圓餅圖右側則會呈現紀錄各自資料的實際數值的圖表,將滑鼠移到圓餅圖的不同項目上方,也可以看到該項目實際的數值。

                                                                  無法顯示圓餅圖

                                                                  當選擇的欄位項目過多時,便會無法順利呈現圓餅圖,例如:要比較各倉庫間不同種類產品的時候,選擇分析商品編號欄位,若您的商品過多時,便會無法順利呈現圓餅圖,當發生此情況時,就需要重新調整設定,選擇適合產生圓餅圖的欄位。

                                                                  其他報表設定

                                                                  儲存與匯出

                                                                  如果你時常需要使用此種報表,當彙整完成一個報表時,便可以儲存報表來方便之後查看,另外也有下載為 PDF 或友善列印的功能。

                                                                  針對篩選資料產出報表

                                                                  當你的表單有設定共通篩選或是固定篩選時便可以針對篩選資料產出報表

                                                                  內嵌報表

                                                                  透過內嵌報表工具,你可以將報表內嵌到你的網站或是傳送連結給其他人。

                                                                  樣式設定

                                                                  也可以調整報表的樣式設定,包含:字型、字體大小、邊框等。

                                                                  重置報表

                                                                  當你調整報表後想要重新設定,可以捨棄設定來重置報表

                                                                  7.1.3    甘特圖

                                                                  甘特圖是一種常見的專案管理工具, Ragic 報表也有提供此模式報表來協助將專案任務的時間軸和進度可視化,例如:新產品規劃、活動籌備、行銷廣告時間安排…等等。

                                                                  當表單中有開始日期及結束日期的欄位,便可以產生甘特圖來分析資料。

                                                                  甘特圖報表設定

                                                                  建立甘特圖報表後,便會出現以下畫面。左上方的區塊可以依據你的需求調整報表設定,每次調整完設定後,都需要按產生報表來更新設定。

                                                                  以下依序說明甘特圖中的各項設定:

                                                                  欄位選擇

                                                                  第一列最左側可以選擇表單中的日期欄位作為「開始日期」和「結束日期」。

                                                                  「分類」則是可以選擇依據表單中的哪一個欄位來作為甘特圖的分類,供選擇的欄位種類包括自由輸入選項欄位(包括從選單選擇、選擇使用者、打勾選項…等等)、日期,其他欄位種類以及子表格欄位都不能選擇,例如可以依照「專案負責人」、「專案狀態」來分類呈現甘特圖。

                                                                  「標籤」則是可以選擇在甘特圖上每一條資料上標示欄位內容。

                                                                  時間刻度

                                                                  第一列還可以設定「時間刻度」,可以依照專案的時間範圍選擇要以年、月、週、天、小時或是15分鐘來呈現報表。

                                                                  資料顯示與排序

                                                                  第二列的「排序欄位」可以選擇資料排序的依據欄位,以及其排序的方式要從小到大或從大到小,例如依照專案開始日期由從小到大排列,旁邊的加號則是可以增加第二排序的欄位。

                                                                  第三列的「顯示其他欄位」則是可以增加要顯示的欄位,以及決定欄位的顯示排序。

                                                                  其他顯示設定

                                                                  第四列可以勾選其他顯示設定

                                                                  1. 隱藏過去的資料:可以設定只顯示今天之後的日期。

                                                                  2. 顯示星期幾:會在日期下方多一列顯示星期,但是只適用於時間刻度選擇天、小時或是15分鐘的報表。

                                                                  3. 標示週末:週末的欄位會標記顏色,方便查看報表。

                                                                  4. 顯示今日線:會在今天的日期上標記上一條黑線。

                                                                  無法顯示甘特圖

                                                                  當表單中沒有日期欄位時,建立報表時便會跳出提醒視窗。

                                                                  另外由於子表格中的欄位不能放入報表中,若需要分析子表格的資料時可以參考從子表格產生新表單

                                                                  其他報表設定

                                                                  儲存與匯出

                                                                  如果你時常需要使用此種報表,當彙整完成一個報表時,便可以儲存報表來方便之後查看,另外也有下載為 PDF 或友善列印的功能。

                                                                  針對篩選資料產出報表

                                                                  當你的表單有設定共通篩選或是固定篩選時便可以針對篩選資料產出報表

                                                                  內嵌報表

                                                                  透過內嵌報表工具,你可以將報表內嵌到你的網站或是傳送連結給其他人。

                                                                  樣式設定

                                                                  也可以調整報表的樣式設定,包含:字型、字體大小、邊框等。

                                                                  重置報表

                                                                  當你調整報表後想要重新設定,可以捨棄設定來重置報表

                                                                  7.1.4    行事曆

                                                                  當表單中的資料有日期/時間循環日期欄位時,可以利用 Ragic 報表功能產生行事曆來管理行程或作為定期提醒。例如:會議安排規劃、客戶拜訪行程管理、設備定期保養提醒…等等。

                                                                  行事曆報表設定

                                                                  建立行事曆報表後,便會出現以下畫面。上方的區塊可以依據你的需求調整報表設定。

                                                                  以下依序說明行事曆中的各項設定:

                                                                  欄位選擇

                                                                  首先可以要先選擇「開始日期」欄位並視需要選擇「結束日期」欄位,接著選定表單中一個欄位作為「事件標題」顯示於行事曆上。

                                                                  點擊行事曆上的活動後會在右側顯示該筆資料的詳細內容方便查看。

                                                                  檢視模式選擇

                                                                  右上角的區塊可以選擇以「日曆」、「週曆」或「月曆」三種模式檢視。

                                                                  當使用「日曆」及「週曆」模式時,建議日期欄位要選擇包含「小時」的日期格式。

                                                                  「日曆」能夠幫助你快速地瀏覽一整天的工作事項。

                                                                  「週曆」則適合檢視每週工作內容或排班。

                                                                  「月曆」則適合需要持續好幾天的工作或活動的規劃與安排。

                                                                  另外針對「日曆」和「週曆」還可以調整「 12 小時」或「 24 小時」制的檢視模式。

                                                                  時間設定

                                                                  選擇「日曆」或「週曆」的模式後,左上角會出現第三列可以針對「時間」進行顯示設定。

                                                                  可以選擇時間區間為每小時、每三十分鐘或是每十五分鐘為單位。

                                                                  旁邊則是可以選擇顯示開始到結束的時間

                                                                  當選擇時間區間為每三十分鐘或是每十五分鐘為單位時,最右邊會出現「顯示小時分隔線」可以勾選,方便查看行事曆。

                                                                  日期選擇

                                                                  行事曆建立後,會自動顯示目前日期的頁面,你可以選擇「指定日期」,行事曆便會直接跳到該日期的頁面,加速尋找某筆資料的時間。

                                                                  循環日期

                                                                  除了一般日期欄位,行事曆報表也支援循環日期欄位。選擇循環日期欄位時,則不會顯示「結束日期」的選項。

                                                                  無法顯示行事曆

                                                                  1. 沒有日期欄位:當表單中沒有日期欄位時,建立報表時便會顯示以下畫面。

                                                                  此外,如果表單只有一個日期欄位時,便不會顯示「結束日期」的選項。

                                                                  2. 日期欄位使用選擇只顯示時間的格式:以下圖為例子,將日期和時間分為兩個欄位時,時間的欄位格式只顯示 HH:mm ,產生行事曆時會導致無法正確顯示出時間在行事曆上,也無法選擇該欄位作為「開始日期」。

                                                                  產生行事曆後,便會變成全天的行程,沒有辦法依照時間來顯示活動。

                                                                  3. 無法選擇子表格欄位:由於不能選擇子表格中的欄位,若需要分析子表格的資料可以參考從子表格產生新表單

                                                                  其他報表設定

                                                                  儲存與匯出

                                                                  如果你時常需要使用此種報表,當彙整完成一個報表時,便可以儲存報表來方便之後查看,另外也有下載為 PDF 或友善列印的功能。

                                                                  針對篩選資料產出報表

                                                                  當你的表單有設定共通篩選或是固定篩選時便可以針對篩選資料產出報表

                                                                  內嵌報表

                                                                  透過內嵌報表工具,你可以將報表內嵌到你的網站或是傳送連結給其他人。

                                                                  樣式設定

                                                                  也可以調整報表的樣式設定,包含:字型、字體大小、邊框等。

                                                                  重置報表

                                                                  當你調整報表後想要重新設定,可以捨棄設定來重置報表

                                                                  7.1.5    顯示地圖

                                                                  你可以使用 Ragic 報表的顯示地圖將表單資料上的地址標記於 Google 地圖上,協助你查看各資料間的位置分佈。例如:分店位置分佈、當日訂單送貨地點整理、台灣棒球場分佈…等等。

                                                                  要注意的是你的表單中必須要有地址欄位才能夠產生地圖。

                                                                  顯示地圖報表設定

                                                                  將表單建立顯示地圖報表後,便會出現以下畫面。

                                                                  以下針對各設定依序說明:

                                                                  地址顯示欄位

                                                                  剛產生報表時,最上方區塊會直接顯示出表單中所有的地址欄位,可以點擊項目旁的「x」來移除不需要的欄位,要增加欄位則是點擊下方的「+」即可。

                                                                  標籤使用欄位

                                                                  可以選擇要顯示於地圖上的欄位內容,也可以調整顯示順序。

                                                                  在地圖上的標籤便會顯示你所選擇的欄位內容。

                                                                  也可以勾選「以多行顯示標籤」,內容便會從左右排列變為上下顯示。

                                                                  更新報表與查看資料

                                                                  每一次調整完設定後,都需要再次點擊「產生報表」,才會更新報表。

                                                                  點選地圖上的標籤時,右側會顯示該筆資料的詳細資訊。

                                                                  將目前位置與縮放設為預設值

                                                                  如果希望每次進入地圖報表時,可以直接顯示某個縮放比例與位置的話,可以點選右上角的「將目前位置與縮放設為預設值」。

                                                                  無法顯示地圖

                                                                  當表單中沒有任何地址欄位時,進入報表後便會出現以下畫面。

                                                                  另外也要留意,由於報表是連接到 Google 地圖,每秒能顯示的地址數量有限,若您的資料有超過 10 個以上的地址,每秒便只能添加一個地址到地圖上。因此當資料過多時,顯示地址時間便需要花更多時間,你可以將報表套入篩選條件,以減少顯示的地址數量,便可縮短報表顯示時間。

                                                                  其他報表設定

                                                                  儲存與匯出

                                                                  如果你時常需要使用此種報表,當彙整完成一個報表時,便可以儲存報表來方便之後查看,另外也有下載為 PDF 或友善列印的功能。

                                                                  針對篩選資料產出報表

                                                                  當你的表單有設定共通篩選或是固定篩選時便可以針對篩選資料產出報表

                                                                  內嵌報表

                                                                  透過內嵌報表工具,你可以將報表內嵌到你的網站或是傳送連結給其他人。

                                                                  樣式設定

                                                                  也可以調整報表的樣式設定,包含:字型、字體大小、邊框等。

                                                                  重置報表

                                                                  當你調整報表後想要重新設定,可以捨棄設定來重置報表

                                                                  7.1.6    資料儀表板

                                                                  當你想要一次查看在表單中大量資料的各項彙整與統計數據時,便可以使用 Ragic 報表中的資料儀表板。例如:查看訂單金額分析、客戶消費分析、每日營業額分析…等等。

                                                                  在資料儀表板報表中,可以查看表單中多項欄位的金額或數值的總額、平均值以及視覺化圖表。

                                                                  資料儀表板報表設定

                                                                  將表單建立資料儀表板報表後,便會出現以下畫面。

                                                                  整體統計資料

                                                                  在報表上方會呈現表單中各欄位的「資料筆數」、「數量」以及「金額」的統計數據。

                                                                  各欄位統計數據會依據表單中的位置,從左到右、從上到下依序排列顯示,表單中的子表格欄位也會進行個別數據統整,若該表單中有多個子表格的情況,包括隱藏的子表格,也會從上到下依序呈現,如下圖。

                                                                  分項資料

                                                                  在報表下方則會再依照各個欄位項目進行資料分析。

                                                                  在資料儀表板報表中可以分析的欄位種類只有日期以及選項與連結載入(例如:從選單選擇選擇使用者與其他表單連結…等等)的欄位,其他欄位種類則無法進行分析。此外,隱藏的欄位只要屬於這些欄位也都可以呈現於報表中。

                                                                  你可以藉由欄位名稱旁的下拉式選單,來選擇你要分析的內容,選項中除了資料筆數以外只有數值百分比以及金額等欄位可以選擇。當你選擇完其中一個項目要分析的選項後,所有項目便都會同步顯示相同選項,無法針對個別項目選擇不同分析選項。

                                                                  在下拉式選單中,粗體字代表的是子表格的標題,下方則是對應子表格中的欄位,選擇之後則只有對應子表格中的欄位項目可以進行分析。

                                                                  例如:選擇分析某個子表格中的「數量」時,其他欄位的項目都會消失,只呈現該子表格欄位的資料。

                                                                  另外,當你選擇分析某個子表格後,你會發現可以分析的選項會變成只能選「資料筆數」或是該子表格中的其他選項,若要回到一開始可以選擇所有欄位的情況,則需要先選擇一次「資料筆數」,便又會出現所有選項。

                                                                  除了「資料筆數」以外,分析其他項目時還可以選擇要呈現「總和」還是「平均」的數據。

                                                                  項目移除與還原

                                                                  針對不想要分析的欄位,可以將滑鼠移到該欄位框的右上角,便會出現的符號,點擊後便可以將那個欄位項目移除。

                                                                  若想要還原或是重新選擇要分析的欄位,則到報表最下方會有「可選擇欄位」,點選想要分析的欄位名稱就可以將其加回資料儀表板報表中。

                                                                  無法顯示資料儀表板

                                                                  如果表單中沒有任何可以分析的欄位,例如:選項、連結、日期、金額、數值等欄位時,產生報表後便只能看到資料筆數,無法進行其他分析。

                                                                  其他報表設定

                                                                  儲存與匯出

                                                                  如果你時常需要使用此種報表,當彙整完成一個報表時,便可以儲存報表來方便之後查看,另外也有下載為 PDF 或友善列印的功能。

                                                                  針對篩選資料產出報表

                                                                  當你的表單有設定共通篩選或是固定篩選時便可以針對篩選資料產出報表

                                                                  內嵌報表

                                                                  透過內嵌報表工具,你可以將報表內嵌到你的網站或是傳送連結給其他人。

                                                                  樣式設定

                                                                  也可以調整報表的樣式設定,包含:字型、字體大小、邊框等。

                                                                  重置報表

                                                                  當你調整報表後想要重新設定,可以捨棄設定來重置報表

                                                                  7.2.1    預約系統

                                                                  當需要管理預約會議室或設備租借時,可以運用 Ragic 報表中的預約系統。便可以讓使用者或客戶使用此報表預約。

                                                                  設計預約表單

                                                                  要使用預約系統時需要搭配特定設計的表單,可以直接安裝應用商店行政類別的會議室管理會議室管理(開放大眾使用)範本並進一步修改成你需要的設計(詳細說明可參考這篇教學),如果要自行建立表單時請參考下方的欄位設定。

                                                                  欄位設定

                                                                  建立表單時要確認必須至少要有以下五種欄位:

                                                                  1. 預約物:要預約的標的,支援選項與連結欄位,常見的像是:會議室、租借設備、課程、講座、看診…等等都適用。

                                                                  2. 開始時間:預約開始的時間,僅支援日期欄位,格式必須包含日期與時間,例如 yyyy/MM/dd HH:mm:ss 。

                                                                  3. 結束時間:預約結束的時間,僅支援日期欄位,格式必須包含日期與時間,例如 yyyy/MM/dd HH:mm:ss 。

                                                                  4. 預約人:預約的人,不支援數值/金額/日期等欄位,以下建議四種欄位,可以根據適用的情境來選擇:

                                                                  (1) 使用者欄位:限定只有內/外部使用者可以預約,可以搭配預設為該使用者設定,這樣在預約的時候就會自動選擇該使用者。

                                                                  (2) Email 欄位:可以讓沒有帳號的使用者也可以預約。當預設是讓無帳號或未登入的使用者來預約時,還可以搭配勾選做訪客使用者e-mail認證的功能,讓預約者預約後收到相關資訊信件。

                                                                  (3) 自由輸入欄位:可以讓沒有帳號的使用者也可以預約。但不像 Email 欄位可以有通知功能。

                                                                  (4) 連結、選項欄位:限定只有存在於連結來源表單或選項列表中的內/外部使用者可以預約。

                                                                  5. 備註:建議使用自由輸入欄位,可以用於填寫借用原因或任何備註事項。

                                                                  權限設定

                                                                  預約表單及功能權限設定中的產生及存取報表都需要開放權限給使用者所屬群組,使用者才能夠使用。以下分為兩種情況:

                                                                  1. 內/外部使用者:預約表單要開權限給內部使用者所在的群組以及給外部使用者的群組。

                                                                  2. 無帳號或未登入的使用者:如果要讓沒有登入或沒有帳號的人也能夠使用的話,要開權限給 Everyone 群組

                                                                  存取權限則依照你的需求可以設為問卷式使用者或是佈告欄式使用者

                                                                  預約系統報表設定

                                                                  從搭配使用的預約表單建立預約系統報表後,便會出現以下畫面。

                                                                  以上設定介面是只有系統管理者 SYSAdmin 群組頁籤管理者才看得到,這一點和其他 Ragic 報表不同,在其他報表中,使用者也能夠自行設定並產生報表;而預約系統只能夠在已設定好的報表中單純使用預約功能。

                                                                  以下依序說明各項設定:

                                                                  欄位選擇

                                                                  在最上方有五個必填欄位要根據你的需求進行選擇,也就是在設計表單時要求一定要具備的五個欄位:預約物開始時間結束時間預約人以及備註

                                                                  預約時間

                                                                  接下來在下方的欄位可以進行預約時間的相關設定:

                                                                  「開始時間的間隔長度」:可以設定每次預約時段的間隔長度,例如: 15 分鐘、 30 分鐘、 60 分鐘…等等。

                                                                  若沒有符合的間隔選項,也可以選擇自訂。例如:設定每次預約時段間隔為 2 小時。

                                                                  「可預約的時間」:針對每周和每日進行開放預約時間的設定,另外還分為「基本設定」和「彈性設定」,時間都是根據公司設定的公司時區。

                                                                  1. 在「基本設定」中,可以針對以下兩項進行設定:

                                                                  (1)「每周可選日」可以選擇週一到週日固定哪幾天開放預約。

                                                                  (2)「每日可預約的時段」可以設定每日固定哪些時間段開放預約,點選底下的「+」號則可以增加時段。

                                                                  2. 在「彈性設定」中,可以針對開放預約時間進行更複雜的設定:

                                                                  (1)針對「每日可預約的時段」進行不同設定,點選底下的「+」號可以增加時段。例如:週一、三、五開放早上和晚上的時段、週二只開放下午時段。

                                                                  此外,設定好某一天的時段後,可以點選下方的「複製」圖示選擇要複製到哪幾天,可以節省設定的時間。

                                                                  (2)也可以指定特定日期設定開放或關閉的時間。例如: 2/28 (三)是國定假日,公休一天不開放預約。

                                                                  可以點選「新增」來增加不同設定,也可以一次選擇多天數。

                                                                  產生報表

                                                                  完成所有設定後點選最下方的「產生報表」就可以產生預約頁面,接下來則透過儲存報表可以讓使用者開始使用預約系統,此外也可以將報表內嵌到你希望讓預約人填寫的頁面。

                                                                  使用預約系統

                                                                  預約人可以至報表頁籤下使用設計好的預約系統報表,或是透過內嵌報表的頁面、網址來進入預約系統

                                                                  選擇日期

                                                                  進入預約系統後,先在左側的區塊選擇日期,若顯示為灰底則代表當天都已額滿不能預約,並且也不會顯示當天以前的日期。

                                                                  選擇預約物及時段

                                                                  選完日期後,右側上方選取想要查看的預約物,點擊箭頭就可以勾選想要查看的預約物。

                                                                  一開始會預設為顯示表單中全部的預約物,可以點選上方的「取消選擇全部的預約物」來清空選項並重新選擇預約物,或是當你取消某些預約物之後,上方會變成「選擇全部的預約物」,可以點選來重置預約物選項。

                                                                  選擇預約物及預約時段後,會出現以下畫面,可以選擇「結束時間」,選擇「預約人」,以及填寫「備註」,選擇完成後按下「建立預約」即完成預約。

                                                                  另外也可以重新編輯開始時間、結束時間,或是直接針對此預約物「重設預約時段」,如果想要重新選擇預約物,則是點擊「查看當日時間表」就會跳轉到前一個選擇預約物及時段的畫面。

                                                                  確認及修改預約

                                                                  預約完之後,依照內/外部使用者無帳號或未登入的使用者的不同來進行說明:

                                                                  1. 內/外部使用者

                                                                  可以看到自己預約的時段顯示紅色,根據使用者擁有的權限,別人預約的時段顯示方式會不同。

                                                                  若使用者針對預約表單的權限為問卷式使用者,別人預約的時段只會顯示灰底以及已預約,無法看到是誰預約該時段。

                                                                  若使用者針對預約表單的權限為佈告欄式使用者,別人預約的時段則會顯示藍底和預約人的名稱。

                                                                  另外,點擊自己預約的時段之後,可以更新備註後點選「更新預約」,若不想要預約或是想要更改預約物、時段時,則點選「取消預約」來重新預約。

                                                                  2. 無帳號或未登入的使用者

                                                                  只能在第一次確認及修改預約資料,關閉瀏覽器視窗後,再次進入預約系統也無法修改先前新增的資料,只會顯示為已預約,且點擊會跳出無權限的通知

                                                                  如果要再次修改預約資料,除了直接透過系統管理者來修改,也可以藉由做訪客使用者e-mail認證的功能,給予預約者暫時的權限可以查看自己預約的資料,並且可以在通知信件中附上預約系統的網址,當預約者透過信件的連結進入查看預約資料頁面後,再點選預約系統網址就可以擁有暫時的權限可以修改之前預約的資料。

                                                                  其他報表設定

                                                                  內嵌報表

                                                                  透過內嵌報表工具,你可以將報表內嵌到你的網站或是傳送連結給其他人。

                                                                  樣式設定

                                                                  也可以針對報表的樣式設定(包括字體、字型大小、邊框等等)進行調整。

                                                                  重置報表

                                                                  當你調整報表後想要重新設定,可以捨棄設定來重置報表

                                                                  7.2.2    看板/任務板

                                                                  Ragic 報表中的看板/任務板報表可以幫助你進行工作任務的追蹤與管控,還可以即時更新任務狀態。例如:專案任務管理、活動進度追蹤、訂單處理進度更新…等等。

                                                                  要特別留意的是,表單中需要有選項或連結載入(例如:從選單選擇選擇使用者與其他表單連結…等等)的欄位,才能夠使用看板/任務板報表。

                                                                  看板/任務板報表設定

                                                                  將表單建立看板/任務板報表後,便會出現以下畫面。

                                                                  以下針對各設定依序說明:

                                                                  分類與顯示欄位

                                                                  在最上方第一列,你可以自行選擇報表的分類欄位以及要顯示的欄位內容。

                                                                  透過「分類」的設定,資料便會依據此「分類」來顯示,可以選擇的欄位只有選項或連結載入(例如:從選單選擇選擇使用者與其他表單連結…等等)的欄位。

                                                                  接下來可以透過「顯示」來選擇報表中希望顯示的欄位資料,最多只能選擇三個欄位,也可以調整欄位的顯示順序。

                                                                  資料排序

                                                                  在第二列可以針對「資料排序」進行設定,可以選擇要依照「顯示」設定中選擇的哪一個欄位進行「從小到大」或「從大到小」的排序方式。

                                                                  權限設定

                                                                  報表的原始表單需要開放存取權限給使用者所屬群組,使用者才能夠直接更新任務進度。

                                                                  權限依照你的需求可以設為問卷式使用者佈告欄式使用者或是管理者。因為僅閱覽的權限不能修改資料,便不能直接更新進度,因此不建議僅閱覽權限使用者使用此報表。

                                                                  使用報表

                                                                  儲存報表之後,便能夠讓使用者使用看板/任務板來隨時更新自己的任務、項目進度。

                                                                  更新分類欄位

                                                                  使用者在報表中,可以透過拖曳項目來直接變更該筆資料的「分類」欄位,例如:當某項專案任務完成後,可以直接在看板/任務板中將任務「狀態」從「進行中」改成「已完成」。

                                                                  拖曳後,原表單中該筆資料的分類欄位便會自動更新為你剛剛調整後的欄位值,也會顯示在修改歷史紀錄中。

                                                                  使用者權限

                                                                  根據報表的原始表單給予使用者的存取權限,使用者能夠查看及修改的項目也會不同。

                                                                  問卷式使用者:只能夠看到及變更自己新增或被分配的項目。

                                                                  佈告欄式使用者:可以看到所有項目,但是只能變更自己新增或被分配的項目。如果拖曳自己沒有權限的項目,則會跳出通知。

                                                                  管理者:可以查看及變更表單中所有項目。

                                                                  其他報表設定

                                                                  儲存與匯出

                                                                  如果你時常需要使用此種報表,當彙整完成一個報表時,便可以儲存報表來方便之後查看,另外也有下載為 PDF 或友善列印的功能。

                                                                  針對篩選資料產出報表

                                                                  當你的表單有設定共通篩選或是固定篩選時便可以針對篩選資料產出報表

                                                                  內嵌報表

                                                                  透過內嵌報表工具,你可以將報表內嵌到你的網站或是傳送連結給其他人。

                                                                  樣式設定

                                                                  也可以調整報表的樣式設定,包含:字型、字體大小、邊框等。

                                                                  重置報表

                                                                  當你調整報表後想要重新設定,可以捨棄設定來重置報表

                                                                  7.2.3    工作事項

                                                                  使用 Ragic 報表中的工作事項報表可以幫助你隨時掌握及更新工作進度。例如:訂單追蹤、待辦事項、專案進度…等等。使用者可以透過工作事項報表來查看工作內容並且更新工作完成時間。

                                                                  要特別留意的是,表單中需要有日期欄位,才能夠使用工作事項報表。

                                                                  工作事項報表建立與使用

                                                                  將表單建立工作事項後,便會出現以下畫面。

                                                                  設定日期欄位

                                                                  首先要先選擇一個欄位來記錄「工作完成日」,可以選擇的欄位只有表單中欄位種類設定為日期的欄位。

                                                                  選擇完欄位後,就會跑出表單資料,上方顯示的表單欄位是根據你在該表單的列表頁設定的欄位,如果要調整的話需要透過列表頁設計來變更顯示的欄位。

                                                                  使用工作事項

                                                                  儲存報表之後,使用者可以勾選已完成的工作事項,這時候該筆資料便會變成灰色,勾選當天的日期便會更新於所選擇的日期欄位,若取消勾選的話則不會更新日期欄位,將報表重新整理後,勾選過的工作事項便不會再出現於報表中。

                                                                  點選該筆工作項目時,右側會顯示該筆資料的詳細內容。

                                                                  無法顯示工作事項

                                                                  當表單中沒有日期欄位時,便無法使用工作事項報表。

                                                                  另外,當表單中的日期欄位都已有資料時,便會出現以下畫面。

                                                                  其他報表設定

                                                                  儲存與匯出

                                                                  如果你時常需要使用此種報表,當彙整完成一個報表時,便可以儲存報表來方便之後查看,另外也有下載為 PDF 或友善列印的功能。

                                                                  針對篩選資料產出報表

                                                                  當你的表單有設定共通篩選或是固定篩選時便可以針對篩選資料產出報表

                                                                  內嵌報表

                                                                  透過內嵌報表工具,你可以將報表內嵌到你的網站或是傳送連結給其他人。

                                                                  樣式設定

                                                                  也可以調整報表的樣式設定,包含:字型、字體大小、邊框等。

                                                                  重置報表

                                                                  當你調整報表後想要重新設定,可以捨棄設定來重置報表

                                                                  7.3.1    排行報表

                                                                  當你想要了解表單中資料的某些數據排行狀況時,便可以利用 Ragic 報表中的排行報表,此外也可以比較不同時間的差異,以及產生圓餅圖來分析數據。例如:商品銷售排行、業務業績排行、活動預算比較…等等。

                                                                  但要留意當表單中要比較的項目過多或是各項目間差異落差過小時,便不適合用排行報表呈現,除了排行結果差異不大以外,若在報表中產生圓餅圖也會有區塊過多不便觀察分析的問題。

                                                                  排行報表設定

                                                                  將表單建立排行報表後,便會出現以下畫面。

                                                                  以下針對各設定依序說明:

                                                                  選擇排行欄位

                                                                  首先在這個區塊,你可以選擇想要「排行的欄位以及資料數據」。

                                                                  「排行的欄位」除了表單中的子表格欄位不能選擇以外,其他的欄位都可以選擇。

                                                                  「排行的資料數據」只能選擇資料筆數和數值百分比以及金額等欄位種類。

                                                                  設定完後便會依據你所選擇的欄位產生排行報表,除了會顯示你所選擇的「排行欄位」的數據總和以外,也會呈現長條圖和佔整體的百分比,更便於比較分析資料。

                                                                  選擇資料時間

                                                                  在上方的區塊可以選擇想要「排行的資料時間」以及「該時間的來源欄位」。

                                                                  「排行的資料時間」可以選擇每個月或是不同年度,或是直接選擇所有時間。

                                                                  「該時間的來源欄位」則是選擇要依據表單中哪個日期欄位的時間來篩選資料。

                                                                  如果選擇特定時間的話,例如選擇 2024 年 6 月份的訂單,報表會多顯示和前一個月以及去年同個月份的數據以及差異比較。

                                                                  若是選擇年度的話,則是只會顯示去年度的數據以及比較。

                                                                  產生圓餅圖

                                                                  勾選上方的圓餅圖,就會在報表右側顯示圓餅圖,將滑鼠移到該區塊的上方,便會顯示該區塊的項目名稱。

                                                                  開啟相關資料

                                                                  點選「數據資料」或是「圓餅圖區塊」,都可以直接跳到表單列表頁,資料會篩選對應的資料及時間,例如:在報表點選查看超商的資料,會自動幫你篩選通路為超商的表單資料。

                                                                  要注意的是這時候表單是有篩選剛剛你所選的資料的狀態,如果這時候回到排行報表,就只會呈現你所篩選的資料。

                                                                  如果希望報表回到可以查看所有資料的狀態,則需要先在表單列表頁點選清除篩選與排序後,再回到報表頁面。

                                                                  其他報表設定

                                                                  儲存與匯出

                                                                  如果你時常需要使用此種報表,當彙整完成一個報表時,便可以儲存報表來方便之後查看,另外也有下載為 PDF 或友善列印的功能。

                                                                  針對篩選資料產出報表

                                                                  當你的表單有設定共通篩選或是固定篩選時便可以針對篩選資料產出報表

                                                                  內嵌報表

                                                                  透過內嵌報表工具,你可以將報表內嵌到你的網站或是傳送連結給其他人。

                                                                  樣式設定

                                                                  也可以調整報表的樣式設定,包含:字型、字體大小、邊框等。

                                                                  重置報表

                                                                  當你調整報表後想要重新設定,可以捨棄設定來重置報表

                                                                  7.3.2    樞紐分析

                                                                  樞紐分析可用於將表單的大量資料分類整理、摘要和分析。 Ragic 報表也有提供此模式報表幫助你彙整分析表單中的資料,例如:業務在不同通路、不同季度的銷售額分析、不同地區分店的營業額分析、公司的各項收入於不同季度的財務分析...等等。

                                                                  你可以透過選擇不同垂直和水平的表單欄位來建立符合你需求的報表,報表會根據你的設定計算出各項「總和」或「平均值」,以及產生圓餅圖來協助分析資料。

                                                                  樞紐分析報表設定

                                                                  將表單建立樞紐分析報表後,便會出現以下畫面。

                                                                  以下針對各設定依序說明:

                                                                  分析欄位設定

                                                                  首先要先選擇想要分析的表單欄位:「分析目標欄位」、「垂直欄位」、「水平欄位」

                                                                  「分析目標欄位」:可以選擇分析表單的資料筆數,或是各項數值金額,表單中的其他欄位也都可以選擇作為分析目標。

                                                                  「垂直欄位」和「水平欄位」:可以不只分析一組,點選旁邊的「+」便能新增多組垂直及水平欄位。

                                                                  若想要移除某個欄位的話,將滑鼠移到項目右上角便可以點選「x」來移除項目。

                                                                  此外,欄位排序不同也會影響分析結果,可以直接用拖曳的方式來改變欄位排序方式。如下方影片所示:改變欄位的左右排序時,也會改變數據分析的先後順序。

                                                                  如果選擇的是日期欄位時,還可以選擇要分析的區間。

                                                                  顯示數值設定

                                                                  在報表上方可以針對顯示數值進行設定,可以設定是否要「隱藏零值」或是「顯示平均值」。

                                                                  「隱藏零值」:勾選時會將報表中為 0 的數值隱藏不顯示。

                                                                  「顯示平均值」:勾選時則會顯示垂直及水平欄位數值的平均值。

                                                                  當垂直項目有設定多組時,上方區塊會多出「顯示總計值」可以勾選。當勾選時,報表會再另外顯示出第二個垂直欄位的各項總計值,例如:選擇通路和訂單日期進行分析時,「通路」為第二個垂直欄位,因此會再顯示各通路的總計值。

                                                                  當水平項目有設定多組時,上方區塊除了跟垂直項目一樣會多出「顯示總計值」以外,還會多出「顯示重複列標籤」可以勾選。

                                                                  下圖可以看到針對第二個水平欄位的「訂單日期」會額外標示總計值,另外會重複顯示同年度的欄位項目。

                                                                  如果取消勾選「顯示重複列標籤」時,項目便不會重複顯示,如下圖。

                                                                  產生圓餅圖

                                                                  勾選上方區塊的圓餅圖選項後,就會在報表右側顯示圓餅圖,將滑鼠移到該區塊的上方,便會顯示該區塊的項目名稱。

                                                                  垂直欄位顯示設定

                                                                  可以針對垂直欄位項目的標示方式依照需求進行調整。

                                                                  「換行顯示」:當勾選此項時,項目內容過長時便會換行,不勾選的話則以一行呈現所有項目文字。

                                                                  「垂直顯示」:勾選後垂直欄位的項目內容便會改為垂直標示。

                                                                  開啟相關資料

                                                                  點擊報表的「統計數據資料」便能夠直接跳到該表單的列表頁,資料會篩選對應的分析資料,例如:點選查看某個業務在超商這個通路的業績資料,會自動幫你篩選通路為超商以及某個業務的表單資料。

                                                                  要注意的是這時候表單是有篩選剛剛你所選的資料的狀態,如果這時候回到樞紐分析報表,就只會呈現你所篩選的資料。

                                                                  如果希望報表回到可以查看所有資料的狀態,則需要先在表單列表頁點選清除篩選與排序後,再回到報表頁面。

                                                                  無法顯示樞紐分析

                                                                  樞紐分析報表可以分析的行數上限為 1000 行,若超過上限時會出現以下畫面。

                                                                  其他報表設定

                                                                  儲存與匯出

                                                                  如果你時常需要使用此種報表,當彙整完成一個報表時,便可以儲存報表來方便之後查看,另外也有下載為 PDF 或友善列印的功能。

                                                                  針對篩選資料產出報表

                                                                  當你的表單有設定共通篩選或是固定篩選時便可以針對篩選資料產出報表

                                                                  內嵌報表

                                                                  透過內嵌報表工具,你可以將報表內嵌到你的網站或是傳送連結給其他人。

                                                                  樣式設定

                                                                  也可以調整報表的樣式設定,包含:字型、字體大小、邊框等。

                                                                  重置報表

                                                                  當你調整報表後想要重新設定,可以捨棄設定來重置報表

                                                                  7.4.1    分群報表

                                                                  你可以使用 Ragic 的分群報表來將表單的資料進行分組,便可以比較各個分組的統計數據,了解不同分組之間的差異;或是也可以快速查看及統整各分組的資料。例如:各倉庫商品庫存數量、不同地區或性質客戶銷售比較、各季度財務分析…等等。

                                                                  分群報表設定

                                                                  將表單建立分群報表後,便會出現以下畫面。

                                                                  以下針對各設定依序說明:

                                                                  分群欄位

                                                                  首先,在上方區塊先選擇要做為分類的欄位,此為必選項目

                                                                  除了子表格以外,所有欄位都可以選擇,也可以不只選擇一個欄位,只要點選旁邊的「+」便可以新增欄位。

                                                                  當分群欄位為多選欄位(例如:從選單多選使用者欄位設為多選時),則可以勾選是否要「多選欄位值分開分群」。

                                                                  若勾選此設定,資料將會依每個選項值被分到不同的群組。

                                                                  以下圖為例說明:

                                                                  銷售商品的來源有分「採購」和「生產」,勾選此選項的話,同時有「採購」和「生產」來源的商品將會被同時分配到「採購」和「生產」的群組。

                                                                  下圖會看到派的商品因為同時有「採購」和「生產」的來源,因此同時被分在兩個群組中。

                                                                  不勾選此選項的話,商品將會被分配到一個獨立的分類群組。

                                                                  下圖會顯示一個獨立的「採購,生產」的群組。

                                                                  選擇日期欄位時,可以選擇要依照「每日」、「月份」、「年度」來分類顯示。

                                                                  顯示欄位及排序

                                                                  你可以選擇在報表中顯示哪些表單欄位,以及設定資料排序的方式。

                                                                  「顯示欄位」:除了子表格以外的欄位,所有欄位都可以選擇,也可以調整顯示順序。

                                                                  「欄位排序規則」:可以選擇要依照哪個欄位的資料「從小到大」或「從大到小」排列,也可以不只選擇一個欄位,只要點選旁邊的「+」便可以新增欄位。

                                                                  其他顯示設定

                                                                  你還可以針對一些數據、資料、欄位的顯示方式進行設定。

                                                                  「顯示分群加總」:數值金額的欄位,會依照各分群顯示其加總值

                                                                  「顯示全部加總」:會在報表的最下方顯示所有數值金額的欄位的加總值。

                                                                  「顯示單筆資料」:若不勾選的話,則只會顯示各分群項目,而不會顯示資料。

                                                                  「顯示分群欄位」:顯示欄位有選擇分群的欄位時,可以勾選此選項決定要不要顯示該欄位。

                                                                  「顯示分群資料筆數」:分群項目旁會顯示各分群的資料筆數。

                                                                  「顯示所有資料筆數」:報表最下方會顯示該表單的資料筆數。

                                                                  「垂直合併連續相同的欄位值」:勾選後便會合併顯示相同的欄位值,可以幫助你更易於查看資料,但要注意的是只有當前一個欄位有合併時,後面的欄位才能夠合併,因此希望欄位值合併時,請調整「顯示欄位」順序。

                                                                  更新報表與查看資料

                                                                  每一次調整完設定後,都需要再次點擊「產生報表」,才會更新報表。

                                                                  點選資料時,右側會顯示該筆資料的詳細資料,此外,合併後的欄位不能點擊查看詳細資料。

                                                                  欄寬設定

                                                                  你可以調整報表欄位的寬度,如果想要重新設定的話,點選「重設欄寬」即可。

                                                                  分頁列印

                                                                  如果列印時想要依照不同分群來分頁列印的話,在樣式設定的地方可以勾選「列印時依群分頁」。

                                                                  其他報表設定

                                                                  儲存與匯出

                                                                  如果你時常需要使用此種報表,當彙整完成一個報表時,便可以儲存報表來方便之後查看,另外也有下載為 PDF 或友善列印的功能。

                                                                  針對篩選資料產出報表

                                                                  當你的表單有設定共通篩選或是固定篩選時便可以針對篩選資料產出報表

                                                                  內嵌報表

                                                                  透過內嵌報表工具,你可以將報表內嵌到你的網站或是傳送連結給其他人。

                                                                  樣式設定

                                                                  也可以調整報表的樣式設定,包含:字型、字體大小、邊框等。

                                                                  重置報表

                                                                  當你調整報表後想要重新設定,可以捨棄設定來重置報表

                                                                  7.4.2    標籤產生器

                                                                  你可以使用 Ragic 報表的標籤產生器來將表單資料、條碼整理成標籤並列印,例如:商品標籤、設備管理貼紙、生產記錄條碼…等等。

                                                                  然而要注意的是,標籤產生器的功能是「顯示表單內已有的欄位內容」,因此,如果需求是製作條碼標籤時,表單中必須要有條碼欄位才能夠產生條碼標籤,若沒有條碼欄位的話,標籤產生器並不會自動產生條碼。

                                                                  標籤產生器設定

                                                                  將表單建立標籤產生器後,便會出現以下畫面。

                                                                  以下針對各設定依序說明:

                                                                  標籤使用欄位

                                                                  首先,選擇要呈現於標籤上的表單欄位,除了子表格欄位以外都可以選擇。

                                                                  標籤上的使用欄位不限於一個,你可以點擊旁邊的「+」和「-」來新增和刪除欄位。另外標籤上的欄位是根據你選擇的欄位先後順序來排序,例如:先選擇「商品名稱」,再選擇「條碼」欄位時,標籤上便會先呈現「商品名稱」,「條碼」則顯示於下方。

                                                                  也可以勾選是否要顯示欄位名稱在標籤上。

                                                                  格式設定

                                                                  可以設定標籤上資料的格式,包括:「字型」、「字體大小」、「縮排」、「對齊方式」、「高度和寬度」以及「是否換行」。

                                                                  標籤顯示不完全

                                                                  當發現標籤上沒有完整顯示出來所有資料時,就需要增加標籤的「高度」或「寬度」。

                                                                  列印設定

                                                                  樣式設定的地方可以勾選「顯示 A4 區域」來預覽列印的範圍。

                                                                  若希望每一個標籤分頁列印時,則可以勾選「列印時一頁一標籤」。

                                                                  其他報表設定

                                                                  儲存與匯出

                                                                  如果你時常需要使用此種報表,當彙整完成一個報表時,便可以儲存報表來方便之後查看,另外也有下載為 PDF 或友善列印的功能。

                                                                  針對篩選資料產出報表

                                                                  當你的表單有設定共通篩選或是固定篩選時便可以針對篩選資料產出報表

                                                                  內嵌報表

                                                                  透過內嵌報表工具,你可以將報表內嵌到你的網站或是傳送連結給其他人。

                                                                  樣式設定

                                                                  也可以調整報表的樣式設定,包含:字型、字體大小、邊框等。

                                                                  重置報表

                                                                  當你調整報表後想要重新設定,可以捨棄設定來重置報表

                                                                  7.5.1    使用者報表

                                                                  你可以在應用商店中系統報表的分類下安裝使用者報表,便可以查看各使用者的登入情況及其他資訊。

                                                                  此報表只有 SYSAdmin (系統管理者)才能夠使用。

                                                                  使用者報表功能

                                                                  在使用者報表中,有使用者使用分析目前上線使用者兩種頁籤可以查看。

                                                                  使用者使用分析

                                                                  在上方可以查看使用者的使用分析資料包含:登入資訊、工作項目、使用者狀態、是否啟用兩步驟認證、密碼資訊等等。另外補充說明:

                                                                  1. 密碼資訊會記錄上次使用者變更密碼的時間,另外如果在安全設定有設定每過__天就更換密碼時,點擊「上次修改密碼日」後便會在「此次密碼到期日」顯示密碼到期的日期。

                                                                  2. 報表中與時間相關的紀錄都是以「UTC+0」時區為準,像是:上次登入時間。

                                                                  在此頁籤下方則可以查看近一年使用者登入次數。

                                                                  目前上線使用者

                                                                  可以查看目前等待中、使用中的使用者數量,以及近一年線上使用者的人數趨勢。

                                                                  其他報表設定

                                                                  匯出及內嵌報表

                                                                  可以將報表下載為 PDF 或友善列印。也可以透過內嵌報表工具,將報表內嵌到你的網站或是傳送連結給其他人。

                                                                  樣式設定

                                                                  也可以調整報表的樣式設定,包含:字型、字體大小、邊框等。

                                                                  7.5.2    簽核報表

                                                                  如果有很多簽核需求,可以到應用商店系統報表取得簽核報表。安裝後使用者就可以在報表裡查看所有與自己相關或是代理人的簽核資料。

                                                                  報表最上方可以選擇進行簽核的身份,如果有代理人的話可以選擇代理人的身份幫忙簽核。

                                                                  注意:因效能考量,目前簽核報表僅會顯示近90天內至多100筆資料。

                                                                  待簽核報表

                                                                  等待您簽核的資料

                                                                  可以跨表單看到所有自己該簽核但沒有簽核的資料並將資料勾選起來一次簽核完成。

                                                                  點選資料會顯示飛入視窗,簽核前可以再次確認。

                                                                  目前階段名稱代表該簽核階層名稱;簽核進度代表該筆資料共有幾階及已完成幾階。

                                                                  勾選要簽核的資料後,輸入理由及密碼,填寫完後即可同意或拒絕簽核。簽核完成的資料就不會顯示在這張報表之中。

                                                                  與您相關的簽核資料

                                                                  有時候簽核會卡在某一關,導致無法如期完成,這時可以在待簽核報表下方與您相關的簽核資料查看簽核的進度。

                                                                  顯示的資料會分成兩種:

                                                                  1. 自己是簽核發起人的資料,簽核發起人欄位會是自己的使用者名稱。

                                                                  2. 現在還沒輪到自己,但之後會需要自己簽核的資料。

                                                                  如有有人過久沒有簽核,就可以根據目前階段名稱找到當下應該簽核的人。

                                                                  已簽核報表

                                                                  在這邊可以查看自己簽核過的所有資料。

                                                                  9.1    RESTful HTTP API 整合

                                                                  Ragic 的 HTTP API,基本上是一個 RESTful 的 API,利用程式來讀寫資料到你的 Ragic 資料庫。這樣一來,你可以用正在跑的軟體或客製化的表單與報表來整合 Ragic。

                                                                  想要獲得更多資訊,可以閱覽Ragic HTTP API Integration Guide

                                                                  9.2    Javascript 工作引擎

                                                                  所有的表單都可以讓 Ragic 的 Javascript Workflow Engine 伺服端來執行複雜的商業邏輯,像是計算成本與庫存餘額。基本上任何複雜的商業邏輯你都可以執行,但是不能夠被 Ragic 現有的功能-伺服端的指令碼覆蓋過去。

                                                                  詳細內容可以參考這篇文件

                                                                  想要獲得更多資訊,請連絡 support@ragic.com。

                                                                  9.3    Workflow 產生器

                                                                  Workflow 產生器可以讓系統幫你針對常用的幾種功能快速產出 workflow 範例,像是觸發連結與載入、取得欄位值、開始簽核或公式重算等等。

                                                                  在頁籤點選右鍵,並從選單中找到 Javascript Workflow。

                                                                  首先選擇是要編輯 Global workflow、Daily workflow 或是針對特定表單,並選擇 workflow 區塊。像是在銷售訂單的 Post-workflow 產生針對當筆資料設定指定欄位值的範例。

                                                                  要記得產生的只是範例,所以還需要進一步編輯是要將哪一個欄位(ID)設定為什麼值。

                                                                  目前產生器支援的功能如下:

                                                                  Post-workflow

                                                                  (1)當筆資料

                                                                  (2)當筆資料的子表格

                                                                  Pre-workflow

                                                                  (1)當筆資料

                                                                  (2)當筆資料的子表格

                                                                  Action Button Workflow

                                                                  (1)當筆資料

                                                                  (2)當筆資料的子表格

                                                                  Approval Workflow

                                                                  (1)開始簽核

                                                                  (2)取消簽核

                                                                  General Workflow

                                                                  (1)某張表單的某筆資料

                                                                  (2)新增一筆資料

                                                                  (3)新增一筆子表格資料

                                                                  (4)檢查使用者群組

                                                                  (5)觸發某筆資料公式重算

                                                                  (6)觸發某筆資料同步連結與載入

                                                                  (7)寄送電子郵件

                                                                  (8)發出通知

                                                                  (9)顯示訊息

                                                                  (10)寄送 HTTP 請求

                                                                  Daily Workflow

                                                                  (1)整張表單公式重算

                                                                  (2)表單欄位公式重算

                                                                  (3)刪除舊資料

                                                                  (4)整張表單連結與載入同步

                                                                  (5)指定欄位匯率更新

                                                                  (6)整張表單匯率欄位更新

                                                                  (7)某張表單的某筆資料

                                                                  (8)新增一筆資料

                                                                  (9)新增一筆子表格資料

                                                                  (10)檢查使用者群組

                                                                  (11)觸發某筆資料公式重算

                                                                  (12)觸發某筆資料同步連結與載入

                                                                  (13)寄送電子郵件

                                                                  (14)發出通知

                                                                  (15)顯示訊息

                                                                  (16)寄送 HTTP 請求

                                                                  10    私有主機版說明 (含 QNAP / Synology)

                                                                  若公司有特殊的資安考量,並且具備良好的主機維護能力,以及資訊安全知識,也可以選擇將 Ragic 安裝在公司內部的伺服器上使用,而非選擇雲端版本。強烈建議公司內部有專業的資訊人員,具備網路伺服器維護經驗,才選擇私有主機方案,以策資訊安全!

                                                                  私有主機方案的最低人數限制為 10 名使用者並且以年付為單位,專業版及企業版都可以選擇安裝在私有主機,價格資訊請參考定價頁面

                                                                  安裝步驟

                                                                  1. 請確保要存放 Ragic 系統的伺服器中安裝有 Java SE Development Kit 8 的 JDK。您可以至此連結此連結中找到需要的 JDK。
                                                                  2. 複製您的 Ragic 系統 Zip 檔到您的伺服器中,您可以使用您註冊過的帳號密碼登入 www.ragic.com 並至此連結下載最新的 Ragic 私有主機版軟體。
                                                                  3. 解壓該 Zip 檔至您希望安裝 Ragic 的資料夾中。
                                                                  4. 您會需要兩個授權檔案 license.xml 和 sig。這兩個檔案在您訂購私有主機版後會被寄送至您的信箱中。將這兩個檔案複製到您 Ragic 資料夾中的 cust 子資料夾內,這也是未來您需要更新授權檔案的地方。

                                                                  5. 如果您是使用 Linux 作業系統,須使用 chmod 來確保您有權限執行 bin/ragic.sh 和 bin/setclasspath.sh 這兩個檔案。
                                                                  6. 新增並設定環境變數:

                                                                    JAVA_HOME:指向您安裝 JDK 8的路徑

                                                                    RAGIC_HOME:指向安裝 Ragic 的路徑

                                                                    Windows環境中可以在我的電腦按右鍵,選擇內容,找到進階系統設定後點擊環境變數

                                                                    如果您不想要變更您的環境變數,您可以直接修改 ragic_dbv7.sh (Linux) 或 ragic_dbv7.bat (Windows) 並增加如同下面格式的兩行文字,並記得將等號後方修改為相對應的路徑:

                                                                    JAVA_HOME= /usr/lib/jvm/java-8-openjdk-amd64

                                                                    RAGIC_HOME= /home/ragic

                                                                    您也可以修改 JAVA_OPTS="-Xms5g -Xmx5g 的部分,調整Ragic能使用多少記憶體。5g 就代表可以使用 5 GB 的記憶體。改成 JAVA_OPTS="-Xms10g -Xmx10g 就代表可以使用 10GB 的記憶體。建議伺服器整體有多少記憶體,配置最多七成給 Ragic 的服務,以免影響作業系統運作。

                                                                  7. 接著便可以開始執行啟動 Ragic 的動作:

                                                                    在 Windows 環境,找到您 Ragic 資料夾下的 bin 資料夾,手動執行:./ragic_dbv7.bat start

                                                                    在 Linux 環境,手動執行下列指令:./ragic_dbv7.sh manual

                                                                    在 Linux 系統上您可以增加 nohup 這個指令,如此一來可以讓程序在您的使用者離開系統後不會被終止,或者將它增加至系統服務中。記得在 Linux 上要用 root 權限或是用 sudo 執行,才能使用 port 80。

                                                                    一般在重新啟動的時候,建議先檢查目前系統是否已經在執行 Ragic。最簡單的檢查方式就是直接用瀏覽器連線看看目前是否連得到服務,確認連不到任何服務才是有把目前執行的 Ragic 程序砍光,如果有重複同時執行會造成系統發生錯誤。如果是在 Linux 上可以使用 ps aux | grep java 來檢查有沒有 java 的程序在執行。在 Windows 上則是觀察是否有名稱叫 java 程序在執行中,有的話都是需要先砍掉。

                                                                  8. 使用您的瀏覽器並連線至您 Ragic 伺服器的 localhost (127.0.0.1),或遠端主機的 IP 或主機名稱,接著您就可以看到下列的畫面:

                                                                    您現在所建立的這位使用者會獲得此 Ragic 伺服器管理者的權限。當設定完成後,您會被導向 Ragic 私有主機版的預設首頁,之後您便可以在該伺服器上開始建立所有需要的應用。

                                                                    成功完成設定會看到的畫面:

                                                                    (備註:若您無法成功執行您的Ragic伺服器,請確認您的防毒軟體未阻擋Ragic伺服器執行。在某些特殊情形下,Ragic伺服器會遇到被防毒軟體擋住,而無法執行的狀況。)

                                                                  9. (非必要) 如果你的私有主機是在內網,無法連線到網際網路的話,你會需要安裝一個 PDF 檔案產生的服務在該台伺服器上,以支援把資料印成 PDF 的功能。首先要安裝 Node Js,你可以在此連結取得安裝檔(目前是建議選用 10.15.1 這個 LTS 版本)。

                                                                    Windows系統安裝步驟 :

                                                                    (1) 直接點兩下安裝。

                                                                    (2) 打開命令提示字元,輸入node -v,假如出現10.15.1代表安裝成功。

                                                                    Ubuntu系統安裝步驟:

                                                                    (1) sudo apt-get install build-essential checkinstall

                                                                    (2) sudo apt-get install libssl-dev

                                                                    (3) curl -o- https://raw.githubusercontent.com/creationix/nvm/v0.34.0/install.sh | bash

                                                                    (4) 設定環境變數

                                                                    export NVM_DIR="$THE_DIR_WHERE_YOU_INSTALL_NVM/.nvm"

                                                                    [ -s "$NVM_DIR/nvm.sh" ] && . "$NVM_DIR/nvm.sh"

                                                                    (5) 確認是否設定成功

                                                                    nvm --help

                                                                    (6) 安裝NodeJs nvm install 10.15.1

                                                                    (7) 確認是否安裝成功以及 version 是否為 10.15.1 node -v,版本不對的話輸入 nvm use 10,15.1,假如有其他錯誤訊息的就請依照訊息排除即可。

                                                                     

                                                                    (8) 確認看看npm是否也順便安裝好了 npm -v

                                                                     

                                                                    再來是安裝 Puppeteer 這個 NodeJs 套件,無關系統步驟都是相同的:

                                                                    (1) 先到 $YOUR_RAGIC_ROOT\web\sims\js\pdfMaker 輸入 npm i Puppeteer@1.12.1

                                                                    (2) 接著回到 $YOUR_RAGIC_ROOT,輸入 node web\sims\js\pdfMaker\nodeJs $YOUR_PORT 開啟 pdf 下載功能,YOUR_PORT 需跟之前設定在 Config 內的 PHANTOMJS_SERVER_PORT 一致。

                                                                  Linux 啟動及終止 Ragic 服務指令

                                                                  啟動: sudo nohup ./bin/ragic.sh manual

                                                                  停止:sudo pkill -f RagicJetty9Server

                                                                  請注意停止服務時,不建議使用強迫終止,除非萬不得已。

                                                                  私有主機設定

                                                                  主機網址及郵件伺服器設定

                                                                  設定好伺服器後,請記得到私有主機設定的地方,修改 SERVER_NAME 參數,確定他寫上了該台伺服器的 ip 或是網址;接著再填寫郵件伺服器的設定,以避免通知信件功能無法正常運作,記得更改私有主機設定後重啟才會生效。

                                                                  以下為私有主機設定填寫郵件伺服器的資訊:

                                                                  SMTP_SERVER=請填入您的 SMTP 郵件伺服器網址

                                                                  SMTP_SENDER_AUTH_USER=登入 SMTP 伺服器的使用者名稱

                                                                  SMTP_SENDER_AUTH_PWD=登入 SMTP 伺服器的使用者密碼

                                                                  SMTP_SSL_ENABLE=使用加密 smtps 連線填寫 true;無加密 smtp 填寫 false

                                                                  SMTP_PORT=無加密 smtp 的連接埠

                                                                  SMTP_SSL_PORT=加密 smtps 連線的連接埠

                                                                  SMTP_SENDER_PERSONAL=系統寄信時使用的名稱

                                                                  SMTP_SENDER_EMAIL=系統寄信時的回信郵箱

                                                                  防火牆設定

                                                                  防火牆分伺服器對外連線 outbound 跟對內連線 inbound,要能夠存取 Ragic 服務需要開 80 / 443 inbound,Ragic要能夠存取 PDF 伺服器的話會變成要開 80 outbound 及 Port 8888。

                                                                  每日自動備份

                                                                  您可以在私有主機設定中加入以下屬性來使用每日自動備份的功能

                                                                  DISTR_DBBACKUP_PATH=請填入放備份檔的目錄 (例如 : D:/DBBackUp/ )

                                                                  DISTR_PRESERVED_NUM=留存幾天份的備份檔 (例如 : 7)

                                                                  記得更改私有主機設定後重啟才會生效。

                                                                  還原備份

                                                                  您可以用資料庫還原的功能,將您從線上版下載的 Ragic 備份檔還原到您的私有主機版上。不過注意到因為資料庫裡面的使用者都沒有在您的私有主機註冊過,所以要進到使用者管理的表單,將他們一一重新存檔,才會登記到系統中,另外再將他們的密碼一一重設成一個新的預設密碼,才能讓使用者使用這個預設密碼登入。

                                                                  更新授權

                                                                  在帳號管理 => 私有主機管理的地方可以上傳更新您的授權檔。

                                                                  如果授權已經過期,沒辦法從私有主機管理處更新的時候,可以直接把授權碼拷貝到 Ragic 安裝目錄的 cust 資料夾中,重啟啟動服務即可。

                                                                  系統更新

                                                                  在更新之前,請確保您已經將 Ragic 資料夾內的所有資料進行備份!

                                                                  您會需要登入我們雲端的 Ragic 網站(若雲端版沒有帳號,要先從官網註冊一個),連結下面網址,以取得下列所述的所有更新補丁或者完整版本軟體,下載完成後透過系統設定裡的私有主機設定進行系統更新。

                                                                  下載最新更新檔案網址是:https://www.ragic.com/sims/download.jsp

                                                                  備註:「私有主機」泛指任何私有主機服務,除了自建的伺服器以外,NAS 之類的產品也在範圍內,例如:QNAP 或 Synology,皆適用於此方式來更新 Ragic 服務。主要原因在於 NAS 之類的產品,其更新方式對於 Ragic 來說能控制的比較少,並且版本更新一定會比官方慢,因此建議至官方網站下載最新的更新檔 ,並利用此方式作更新,取代使用 Application Center 的更新方式。

                                                                  完整更新

                                                                  在一些狀況下,我們會建議您進行一次完整更新。如此一來,您會需要下載完整版本的 Ragic。如果您有對安裝 Ragic 的資料夾路徑進行調整,您也會需要再次修改在 bin 資料夾中的 .sh 或 .bat 檔。請確保您在進行這些修改前有針對舊的 .sh 與 .bat 檔進行備份。在進行任何更新前,您都會需要先停止Ragic伺服器,而在更新完畢後,您也會需要重啟伺服器。

                                                                  系統表單更新

                                                                  當有針對公司設定功能權限設定的新功能發布時,會需要更新系統表單才能取得該功能。

                                                                  您可以至上面提供的網址中,選擇 ”Ragic On-premises account setup forms patch” 下載並執行解壓縮。解壓縮後,請將 "ragic-setup" 資料夾中總計 19 個副檔名為 .nui 的檔案複製至您原本安裝路徑中的 "ragic-setup" 資料夾下,覆蓋原本的 .nui 檔案。完成後不需重啟伺服器,回到系統表單內重新整理即可生效。

                                                                  備註:請勿重新命名安裝路徑中的 "ragic-setup" 資料夾,以避免系統無法順利執行。

                                                                  硬體規格要求

                                                                  Linux (Recommended)

                                                                  • Ubuntu Linux 10.04 and above (64-bit)

                                                                  • Red Hat Enterprise 6.x and above (64-bit)

                                                                  • Suse Linux Enterprise Server 10 SP2, 11.x and above (64-bit)

                                                                  • Oracle Linux 6.x and above (64-bit)

                                                                  • RAM: over 8GB

                                                                  • Disk space: over 200GB


                                                                  Windows

                                                                  • Windows 7 or later (64-bit)

                                                                  • Windows Server 2012 or later (64-bit)

                                                                  • RAM: over 8GB

                                                                  • Disk space: over 200GB


                                                                  Mac OS X

                                                                  • Intel-based Mac running Mac OS X 10.7.3 (Lion) or later. (64-bit)

                                                                  • Administrator privileges for installation

                                                                  • RAM: over 8GB

                                                                  • Disk space: over 200GB

                                                                  雲端虛擬主機規格建議

                                                                  如果想在 AWS EC2 或 Google Compute Engine 上建置 Ragic,可以參考以下虛擬主機配置:

                                                                  AWS EC2

                                                                  可以先使用 m7g.xlarge,需要更多記憶體或 CPU 效能時,則升級到 m7g.2xlarge。針對儲存空間,建議選擇 EBS gp3 的磁碟類型作為硬碟,並使用 sc1 的磁碟類型作為備份。可以從約 500GB 的儲存空間開始,而備份空間的需求將取決於配置的備份數量。

                                                                  GCP

                                                                  可以先使用 e2-standard-4,需要更多記憶體或 CPU 效能時,則升級到 e2-standard-8。針對儲存空間,建議選擇 balanced persistent disk 作為硬碟,並使用 standard persistent disk 作為備份。可以從約 500GB 的儲存空間開始,而備份空間的需求將取決於配置的備份數量。

                                                                  AWS EC2 或 GCP 之外的平台

                                                                  可以尋找相似等級的硬體。一般來說,可以從 4 個虛擬 CPU 和 16GB RAM 開始,當負載增加時可以將兩者加倍。針對磁碟空間,除非 IO 特別重要,否則通常可以從 SSD 和傳統磁碟的混合選項開始。如果沒有此類混合選項,建議使用 SSD 磁碟作為數據磁盤,因為非 SSD 磁碟和SSD 磁碟之間的 IO 速度差異非常明顯。

                                                                  馬上註冊
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                                                                  台北市中正區南昌路二段81號9樓