常見問題
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如何設定多幣別?

如果你有多幣別管理的需求,例如您的商品或服務在不同市場都以當地貨幣計價、針對不同供應商以不同貨幣交易,在 Ragic 您可以透過表單設計來達到相關功能。

由於 Ragic 是一個資料庫的設計工具、而非套裝設計完成的系統,Ragic 的多幣別設定和一般套裝軟體流程不同,無法只是在公司設定中勾個選項、標明使用哪幾種幣別就完成設定,您需要通盤審視資料庫中的哪些表單及流程有多幣別的需求,並將對應的設計融入到表單中。例如:公司的產品會販售至歐美地區,因此從商品表單開始就需要紀錄多個幣別的價格,接著從報價單、訂單、出貨單甚至到採購流程及財務會計相關表單也可能需要一併增加多幣別的欄位設計。

這篇文件主要介紹金額及數字欄位的概念、如何透過數值欄位搭配公式來換算幣別及跨幣別運算的原則,相信您可以從中獲得設計多幣別系統的方向。

簡介金額及數字欄位

金額欄位只是用於儲存一組數值,並且預設在數值旁有一個 $ 符號,它不一定代表任何一種幣值,幣值的符號可以自行從欄位格式中調整,例如:將 $ 改成 NTD 其他幣別的符號。

同樣的道理,用數字欄位搭配有明確標示的欄位名稱其實也可以代表多種幣別。

無論是金額欄位的幣別符號或是數字欄位的欄位名稱都只是協助使用者判斷看到的數值屬於何種幣值的輔助,撇開符號及欄位名稱其實就是只儲存了一組數值。

管理多幣別

當有多幣別的需求時,您可以新增欄位來儲存其他幣別的數值。例如:商品的價格除了有台幣售價外也有美金及歐元售價。

實務上多幣別的需求有多種狀況,我們先大致分成以下五種情境:

1. 商品或服務在不同地區有各自的訂價,且短期內不隨著匯率浮動

如果是這個情境,您可以直接參考前面的例子,直接新增欄位並輸入相應的數值就可以了,有三種幣別的售價就需要三個金額或數字欄位。

2. 將原始幣別換算成其他幣別,且根據即期匯率

您可以建立匯率欄位,設定原始幣別及目標幣別,在新增資料時系統會自動抓當下的匯率並填入該欄位。

接著就能套用公式,將原始幣別欄位乘上匯率欄位來得到目標幣別的金額。

如果要將原始幣別換算成多種幣別的話,每一種幣別都需要有一個相應的匯率欄位及金額欄位。

3. 將原始幣別換算成其他幣別,但不適用即期匯率

有時候輸入資料的匯率不一定是參考即期匯率,像是紀錄先前發生的交易、收到廠商的報價單(廠商提供的匯率)想要在系統中留存或參考的是特定銀行提供的匯率,以上情況就不適合使用 Ragic 的匯率欄位來換算。

這時候您可以建立一個數字欄位並手動輸入匯率,再套用公式,將原始幣別換算為其他幣別。

同第二點,如果要將原始幣別換算成多種幣別的話,每一種幣別都需要有一個相應的匯率欄位及金額欄位。

4. 將多種幣別換算成一種主要使用的幣別

如果要換算的幣別較多,上面介紹的方式就會不太方便,像是要將五種幣別換算成台幣。這時候您可以考慮另外一種設計:將幣別設定為選項欄位,接著輸入原幣別金額及匯率並套用公式來計算相應的台幣金額,這樣就不需要為每一種別都設計一組匯率及金額欄位,不過還是需要手動輸入各幣別匯率。

5. 選擇幣別就自動帶入相對於主要使用幣別的匯率,且需要使用的幣別較多

如果需要使用的幣別較多,同時希望選擇幣別之後就能自動帶入對應匯率,可以建立一張獨立的表單來管理幣別及匯率,並搭配連結與載入

首先在一張獨立表單建立匯率資料。

接著在任何有多幣別需求的表單都建立連結至「匯率表」的幣別欄位並載入匯率。

輸入資料時,就能夠直接選擇幣別並帶入相應匯率。

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