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傳統鐵工廠贏在細節的秘密武器:鐵匠金屬用 Ragic 精算成本、360 度掌握製程知識

作者:Lillian Huang

客戶好評:

「原本的 ERP 系統是單機版、要修改客製化的話就要另外付幾萬塊寫程式。而 Ragic 是雲端資料庫,使用方便,......專業版新增表單也不會再加錢。」

「只有公司運作的執行者最知道自己要分析的內容......這個系統讓我們沒有程式背景的人員可以自己編輯,一邊使用一邊就會知道要怎麼調整,才可以直覺簡單。我現在只要有了新想法,只要花 3 到 5 分鐘就能做出一張 Ragic 表單,......現在什麼都想用 Ragic 做!」」

 組織名稱  鐵匠金屬
 組織類型  金屬板材加工

 面臨挑戰 少量多樣客製化,品質要求高、細節多
 導入效益  報價成本試算效率增加、知識傳承數位化
 選用方案  專業版
 採用規模  管理 40 人工廠、數十項製程、無數客製化商品細節
 應用類型  報價、成本分析、廠內知識管理與傳承

 愛用功能  連結與載入、多版本表單、顯示從其他表單的連結、子表格產生新表單
 使用頻率  每天
 最滿意Ragic:  雲端、低門檻高彈性,自己幫自己客製化;強大的連結比對功能、一個平台串接所有流程的潛能

鐵皮屋工廠裡,機器此起彼落發出聲音,有的以不同角度彎折片狀的金屬,有的在它上壓出各種形狀與孔洞,雷射切割機不時冒出小火花;另一角,師傅操作著砂帶機修整產品邊角。出了工廠,這些材料有的會變成科技產品的金屬機架,有的會化身為纖細小巧的蝴蝶磁鐵、芭蕾舞伶造型叉,細膩的線條透露出師傅的功力。

20年「黑手」鐵工廠,背後是細節超多的高品質挑戰

這裡是「鐵匠金屬」,是老工匠夏成春與兒子夏子翔經營的 40 人中型金屬加工廠,做的是少量多樣的客製化金屬工件。工廠成立二十多年,挺過產業無數風浪。

「我們這類的工廠,在北部算是非常多,其實很容易遇到價格的競爭,」夏子翔一語道出這一行的難處。不過,鐵匠金屬自有突圍之道:「有比較高難度、高品質要求的客戶,能夠接受比較高的價格,所以,這幾年公司專攻這部分。」

這些「高品質要求」,包含外行人想不到的諸多細節。金屬加工產業的許多製程,乍看簡單,其實卻藏著許多專業眉角,板材折彎的順序、雷射切割功率的調整,都有賴師傅的寶貴經驗。另一方面,客戶的要求也可能極細,包括產品的表面不能超過幾道刮傷、烤漆色差不能超過某個數值等,樣樣都不容易。

身為成立二十多年的工廠,鐵匠金屬有經驗老道的師傅、有能力應付高品質客戶的需求。但夏子翔知道這樣並不夠,他希望這個競爭力保持穩定,即使新血加入也不變質。

傳統工廠要把知識傳承到新一代,重點是看師傅願不願意教、新一代的吸收能力夠不夠,這樣的方式變數太多,新人撐不過就容易陣亡。

「我希望可以做到把老師傅的經驗技術準確的傳承,讓其他年輕一輩的人才可以完整的接收,最重要的是可以使用一個系統完整的記錄起來,不流於文件化。能做到這樣,那工廠的管理就不是靠人,而是靠一個系統作業。」夏子翔認為,有系統的知識傳承可以確保品質穩定,從而維持公司的競爭力。

另一方面,不只有師傅在製作時需要顧及諸多細節,負責報價、談訂單的業務人員,面對的也不是簡單的任務,報價時必須考量各面向來做成本分析,包括:根據拆解出來的材料與製程,分項估算加工成本、加總、考量可能的損耗範圍後,判斷客戶接受度、抓出利潤率,最後才推導出該報給客戶的價格。

鐵匠金屬已經有一套使用約七、八年的 ERP 資訊系統,這套系統是專門針對金屬加工產業打造的,平常製作報價單、工單沒有問題,但並沒有特別包含製程知識管理的部分,系統內建的「成本分析」邏輯也和公司的實際需求不太符合,如果要做到夏子翔理想中的模式,就需要在每年十幾萬的維護費之外,另外付出客製化修改的費用。

「我們請廠商報價過蠻多次,單次費用雖然只是幾萬塊,但是每改一次都要幾萬塊,累積下來其實也很可觀,會覺得這個錢要不要花?需要思考。」

傳統 ERP 無法滿足的需求,在 Ragic 找到了

夏子翔一直在尋找一個 ERP 以外,可用於公司統籌管理的工具。他認為這樣的工具有幾個必要條件:首先要是「雲端管理」,方便在任何地方查看,不用被綁在電腦旁;同時,要可以穩定、直覺地使用;最後,要可以彈性規劃設計,最好是不需要經過廠商或 MIS 人員,公司員工憑自己的力量就可以建構表單。

最後一個條件並不容易達成,但夏子翔某次尋找庫存管理工具時,意外注意到 Ragic,發現這可能就是他尋找已久的系統。由於 Ragic 有免費版可以直接註冊使用,夏子翔先利用免費版,簡單地記錄一些產品的規格,也安裝了一些 Ragic 內建的免費範本模組來研究邏輯。

隨著時間過去,他摸索出各種新的用法,發現許多原本 ERP 系統中沒有,需要花大錢客製、且 Excel 管理起來也不太方便的需求,原來可以用 Ragic 做到,而且搭配各種 Ragic 的各種「連結工具」,就能交叉比對各種資料。

「深入了解連結工具的邏輯需要一些時間,但搞懂了之後,我現在只要有了新想法,只要花 3 到 5 分鐘就能做出一張 Ragic 表單,很方便。」「我現在什麼都想用 Ragic 做!」

夏子翔打開「鐵匠金屬」的 Ragic 資料庫頁面,裡面已經有好多分門別類的頁籤、表單。我們把他分享的內容,分成「報價」、「成本計算」、「製程知識」三面向來說。

(一)逃離 Excel 複製貼上地獄:快速製作報價單

在講「報價單」之前,需要先說明鐵匠金屬的另一家關係企業。為了加速轉型升級,鐵匠金屬除了致力提高代工品質,也成立了以品牌為導向的新設計公司「鈑研精工」,自創品牌「Desk+1」,從設計到生產一手包,專做金屬類的設計小物。這些小物除了直接鋪貨到各大消費端通路,也開放企業訂製客製化禮品,需要依照製作量估算成本、製作報價單。

由於是新事業,鈑研精工並不像鐵匠金屬有 ERP 系統的報價單可以用。過去,鈑研精工是用非常「手工業」的方式,在 Excel 上製作報價單。

夏子翔說,他們會先開一個 Excel 工作表製作「報價單範本」,內含格式與常見的商品品項、價格,之後每次有報價需求,就新開一個工作表、把範本複製貼過去,然後再根據實際情形刪除不需要的品項、有時也要另外從其他工作表「產品」資料中找出資料複製貼過來;最後還要依照排版需求,手動調整欄位格式後,再輸出給客戶。

這樣辛辛苦苦製作出來的報價單,其實只有「排版」功能,因此之後如果需要分析資料,例如比對同個客戶的報價、計算某個時期的報價資料,其實都得再經歷一次複製貼上的過程。

Excel 資料還有散落各處、版本不統一的問題。一樣的資料,有人放在這個資料夾、有人放在另一個資料夾,很容易更新錯地方、被舊版本舊資料誤導。

夏子翔用 Ragic 建立報價單之後,原本繁複的流程減少大半:他設計好表單後,業務只要直接新增資料就好,排版、小數點等格式都可以事先規定,非管理者不能任意更動,減少有人誤調格式的風險;利用連結與載入功能帶入商品相關資訊,也省去刪資料貼資料的功夫。

過去不同客戶適合的報價單排版略有不同,手動調整讓人心煩,現在 Ragic 可以根據同一份資料來源,設計出不同排版的多版本表單,也減少了工作負荷 —— 這是夏子翔剛認識 Ragic 時,認為最棒的地方。

另外,報價單既可直接輸出成給客戶看的版本,也可以利用報表工具直接篩選、分析,徹底告別複製貼上地獄。

Ragic 報價單範本畫面如下,此範本可一鍵套用並修改成自己要的格式。此範本並非案例實際使用的報價單,僅供示意。

(二)遠離報錯價惡夢:量身打造成本計算器,彈指完成繁複任務

與「報價」息息相關的是「成本計算」(業務報價的依據)。鐵匠金屬和鈑研精工都有少量多樣的「客製化接單」業務,每一個客戶的產品都是獨一無二的,沒有公定價可言,業務每一次報價,就是要走一遍製程拆解、估成本、抓損耗、估利潤、觀察客戶接受度的流程。

既有的 ERP 雖然已經有電腦化的成本分析系統可用,但系統的邏輯和公司一直以來的計算心法並不同,不那麼實用。過去,夏子翔會將上一代寶貴經驗累積出來的「報價準則」,整理成 Excel 表,讓業務有需要時查看,但每次報價涉及不同製程、廠商、細節,肉眼比對耗時辛苦,老闆也無法一一查對業務計算細節,一不小心算錯成本,不是影響商譽,就是接了訂單卻做到賠錢。

在發現 Ragic 各種連結工具的好用之後,夏子翔活用 Ragic 的連結與載入、公式等簡單功能,量身打造出兼具「計算機」與「試算紀錄」功能,最適合自家的「成本/報價分析表」:

註:此為簡化版示意影片,不是真實資料。

只要點選連結好的製程,利用連結與載入的「飛入視窗」查看此製程過去的成本紀錄後,估出成本值填入、填寫組數、附上相關資料等,就可以利用公式加總初估成本;若臨時某項製程必須更動,只要調整就可以跑出新成本。同時,將常用的損耗率、利潤率做成選項欄位,點選即可估出報價、單價。

這些計算結果留在表單上,只要和其他表單適度連結,就會繼續成為經驗累積、後人參考的一部分資料。

由於 Ragic 每一張表單都可以彈性新增電子簽核流程,夏子翔在成本試算表單上也新增簽核機制,讓業務算完報價之後給老闆簽准之後才通過,增加一層把關機制。

(三)知識傳承數位化:厚重紙本 ➡ 一目瞭然資料庫,自動帶出相關會議討論

高品質的要訣,就是對每一個製程各面向的掌握。從最基本的:一個製程的標準操作流程有哪些?跟哪些其他製程有關?有些什麼注意事項?客戶針對這個製程提出過哪些要求?以及更進一步的:最近的會議有討論過跟這個製程有關的事情嗎?公用資料夾裡面有沒有更詳細的舊資料與圖片?

這些過去在老師傅的腦中需要很長時間醞釀、成型才能印在腦海中的內容,現在可以製作成一張充滿連結關係的表單,讓你瞬間吸取多年功力。

註:此為簡化版示意影片,不是真實資料。

「我覺得做資訊系統就是要進化。我們做產品(本來就)都會有 SOP,但厚厚一本,有耐心的人或許可以看完,但看完之後他記得多少?如果情況換成:你在做某個程序的時候,我可以讓你直接看到這個製程跟什麼事情有關,執行的時候要注意什麼,下一步要做什麼,就好多了。」

夏子翔認為,Ragic 四大連結工具(連結與載入、多版本工作表、從子表格產生新表單、和顯示從其他表單的連結)是目前覺得最棒的功能,好處是「可以全面比對相關的經驗」,而且搭配使用後,就能夠在特定時刻,讓相關的資料自動顯示跳出到執行者的面前,是某種程度的「管理自動化」。

現在,鐵匠金屬內部開會時,會使用夏子翔在 Ragic 設計的「會議紀錄」表單,除了快速透過統一的格式紀錄會議結論,這張表單還有一個「相關製程」欄位,連結自「製程清單」表單,會議中若討論到某個製程,就在這個欄位點選相關製程。

這有點像「下標籤」(tag)的功能,但不止於此,因為「製程」這張表單,也利用「顯示從其他表單的連結」功能,把「會議紀錄」拉進來當參照子表格,當某筆會議紀錄標記特定製程後,對應的「製程」資料上,就會自動秀出這一筆關聯會議紀錄資料,讓資訊更有脈絡、更立體化地呈現。

輕鬆區分權限,敏感資料有掌控

知識傳承的同時,敏感資訊仍有分層控管的需求,這點 Ragic 也可以輕鬆滿足。舉例來說,業務會需要知道某個製程一般來說一分鐘加工費是多少錢,這樣才能估算成本,但師傅不一定需要知道得那麼詳細,此時夏子翔利用權限設計,讓製程相關知識中,與成本計算有關的面向只有業務看得到,師傅(製造相關員工)看不到,就不會有問題了。

用越多,越好用:什麼都想用 Ragic 做

夏子翔約一年前認識 Ragic ,正式付費約半年,已經正式導入業務報價、產銷會議、教育訓練等應用。由於他購買的是 Ragic 不限表單數量的「專業版」,之後不論新增多少表單,都不用因為新增表單而額外付費。

夏子翔說,用到最後,很多應用例如業務拜訪日報、電腦發配與維修管理等,即使現成的 ERP 或 CRM 可能也有類似功能,但「我就是想所有東西都在 Ragic 做!」

他說,用 Ragic 後最大的感覺是「資料都在一個平台上面,不用去公司資料庫找散落各處的檔案」,因此,除了很多新需求想用 Ragic 管理,也希望更進一步,將原本使用的 ERP 系統資料與 Ragic 串接,例如在 ERP 輸出的工單上印上 Ragic 相關製程注意事項的 QR Code 網址,或是將一些人員績效及機器設備的數據,匯入到 Ragic 分析.....展望未來,夏子翔希望 Ragic 成為串接各資訊系統的平台,協助鐵匠金屬發揮更大的管理綜效,迎向下一輪挑戰。

來看影片版:

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分類: 案例故事, 製造業

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