Ragic 部落格
企業電子化的專家 Ragic 教你如何利用各種軟體、
雲端服務讓公司快速升級!
加入 Ragic 企業電子化的行列!
雲端工作術
各類應用示範
案例故事
逃離惡夢
關於 Ragic
Facebook Twitter YouTube
雲端資料庫
部落格
關於Ragic
雲端工作術
各類應用示範
案例故事
逃離惡夢
關於 Ragic

不寫程式自建補習班資訊系統(二):定期一對一上課的家教、游泳班課程管理系統怎麼做?

作者:Lillian Huang

前言

你負責的補習班、家教班採精緻的小班教學,甚至主打「一對一」或「一對二」教學,原本以紙本或 Excel 處理所有學員、帳務與課務資訊,現在想更系統化管理,最好有個針對自家繳費方式、開課、排課模式客製的系統,但不希望太貴太耗時?你可以從這篇文章提供的方法入手,試試用 Ragic 來打造自己的系統。

如果你還不知道 Ragic 是什麼,Ragic 是個自助設計資訊系統的工具,我們提供類似 Excel 的簡易編輯介面,但能做到資料庫的功能,讓不會寫程式的人也能為自己量身打造企業應用,只要在首頁或本篇文章最下方註冊帳號就能使用(有提供免費版可試用)。

由於 Ragic 的高彈性模式,和補教機構、新興的各種課程機構的資料管理需求相合,近年來常有補習班、家教班、才藝班、游泳班、健身房等客戶來信詢問如何設計系統,以管理自家資料、排課、訂購繳費、點名扣堂數等。在累積許多針對不同課程機構的不同設計建議後,我們將相關的教學集結成系列文章,希望協助有興趣的新用戶,更快針對自己適合的模式快速上手。

如果你也是正在尋找客製化資訊系統的課程機構,你可以先從本系列的總論開始,總論中將課程機構分成四個類別,可以在辨認自家屬於哪一種類型後,直接點到對應文章來閱讀。

本文主要解說總論中課程管理模組之外的第 ② 種模式:一對一教學、固定上課時段的開課模式。這種模式例如補習班的一對一資優數學課程、一對一或一對二游泳班,是先幫老師跟學生配好一個上課時段,然後跟團體班的規矩一樣,固定按特定週期上課。以下會完全針對這樣的模式,根據最常見的「資料管理」、「訂購繳費」、「點名(扣堂數)」三大流程,提供設計建議。

註:「一對一固定上課時段」的模式其實可以看作是課程管理模組(同樣固定上課時段)的簡化版本。和課程管理模組相比,兩者差別只在於一班學生是只有一個人,還是一堆人(團體班)。

當一班學生只有一個人的時候,某些原本需要子表格、新開一張表單、或是動作按鈕等功能達到的事情,可以簡化處理,實際使用起來會更方便。但如果你不介意表單比較多張、架構比較麻煩的話,「一對一固定時段開課模式」的需求,是可以直接透過安裝課程管理模組來達成的。

反過來說,如果你的開課模式是固定上課時段,但不是「一班只有一個學生」,而是「一對二」的情形的話,因為只要多一個學生狀況就變複雜,我們還是比較建議你直接參考或修改課程管理模組。

另外,假設你是一對一課程,但上課時段不是那麼「固定」,可能會臨時約定或修改,但仍屬於「具有連貫性,約好要按部就班上完一整組」的課程,你倒是可以考慮採用本文建議的表單架構略加修改來使用,相關的修改建議請點這裡。或者,你就可以直接參考四種模式裡的③ 一對一、可隨時預約模式,最具有彈性。

流程概要說明

你可以點選以下連結查看示範表單(後面的教學都可以對照示範表單查看,也可以在示範表單上新增資料測試效果):

點此進入 ② 一對一教學固定上課時段開課模式 示範表單連結

我們建議你除了示範表單之外,最好也先直接註冊一個 Ragic 帳號來實際搭配教學玩玩看,你會發現很多表單建置或流程操作實際做起來並不難。接下來會將此模式的資料 / 流程管理需求,拆成前面所說的「資料管理」、「訂購繳費」、「點名(扣堂數)」三個階段來解說,概要製表如下:

(一)管資料 (二)訂購繳費 (三)排課、紀錄
基本資料 課表 訂購 繳費 排課 / 預約課程 產生點名單 / 上課紀錄 扣堂數
老師、學生、上課地點、開課清單各開一張表單紀錄,說明見此

 基礎版:在老師、學生、上課場地等表單添加包含上課時間的參照子表格即可當課表參考。

進階版:在開課清單建立子表格,記載每次上課日期,再根據子表格(產生新表單的)資訊產生行事曆報表或行事曆同步。這兩部分的說明見此

一對一的課比較「因人設事」,因此課程訂購 = 開課清單(多加欄位「上課學生」) 即可,說明見此 視繳費與訂購的關係而定,說明見此 週期開課,因此開課時即排好課了。若需調整時間可在開課清單子表格修改。 因為只有一位學生,在開課清單建立記載每次上課日期的子表格(就是前面提到的「進階版課表」)在此子表格新增出缺席以及扣堂數欄位即可。說明見此  由於訂購單和點名單(子表格)在同一張表單上,可套公式,訂購單上的剩餘堂數 =「原本的總堂數」減去「點名子表格上『扣堂數』欄位值的總和」,說明見此

接下來,我們就直接拆解需求,讓你一步步 100% 根據自家需求,做出最符合心中理想的系統!

(一)需求拆解:管老師學員/地點/課程/方案資料

管好整個「流程」之前,最基本的,就是要先能把名單、清單、列表這類比較固定的「資料」整理好、分門別類放好,方便查找和調用。在這裡,我們要管理的基本資料主要包括老師名單、學生名單、上課地點,這些部分表單的建置邏輯和其他開課模式類似,可以直接參考團班開課模式這個區塊(直到「另外建立「付費方案」表單」之前)的說明

「課程」相關的部分,包括開課清單、付費方案、課表的建立方式,則會因為模式差異,有點不同,以下就另外說明。

課程、課表、方案

「課程」相關的資料,按理也要開一個類似「開課清單」的表單,把開的課列出來。不過,跟團體班課程相比,一對一課程比較屬於「量身打造」類型,不會像團班課那樣先開好制式規格,等願意接受的人報名,也不會像一堂團體課會有多個學生報名(會產生多筆訂購資料),會需要另外建立「課程訂購表」來管理訂購資料。

一對一課程的每個課程只會對應一筆訂購資料、一個上課的學生,沒有學生要上課,一對一課程就不會開,因此,在紀錄課程資訊時,就可以直接包含這位學生的「課程訂購」資訊。

也就是說,可以直接在常見的課程表單裡,增加一個「訂購資訊」的區塊,註記是哪個學生訂了課程即可,等於將「課程訂購單」的資訊直接合併在「開課清單」表單中,不用另外建立一張「課程訂購表」。

我們可以建立像下圖的開課/課程訂購單,範例表單連結在這裡

因為這張表單實際上就是「課程訂購+課程資訊」兩張表單的合體,基本上跟課程管理模組的課程訂購單長得很像,

可以參照課程訂購單的方法,利用連結與載入工具將學生名單老師名單上課地點的資訊連結進來。

和課程管理模組課程訂購單的差別只在於,在我們現在解說的這張「開課 / 課程訂購單 / 上課紀錄」表單中,課程資訊的部分是直接輸入的,不需要另外建立一張課程表單連結載入了(因為在一對一課程裡訂課 = 開課,每個開課資料裡只會有一個訂購的學生,不需要分成兩張表單紀錄了。)

至於課表的製作方式,原則上可以直接參考 ① 團體班、任選時段上課模式的課表這個區塊的說明,就可以設計出來,可以用表單的方式呈現、也可以用行事曆的方式呈現,只是要注意的是,在本文所描述的模式中,開課清單、課程訂購單都是屬於同一張表單。

需要付費方案表的情況

如果學生每次訂購的單位不是一組課程,而是多組課程,或是課程加上商品的組合,那麼就可能也要另外建立付費方案表單,此時可以另外建立付費方案表單,設計原則可以參考 ① 團體班、任選時段上課模式的付費方案表單的說明。

需求拆解(二):管理課程訂購、繳費流程

在 Ragic ,如果想管理一組資料,最簡單的方式就是把資料整理成一張或多張表單,而要是想管理 / 追蹤 / 紀錄根據這些資料產生的流程,最簡單的方式則是建立一張專門管理此流程的表單,以連結與載入將其他表單資料帶入,一般賣賣業的「訂單管理」、「出貨」、「入庫」流程,行政總務需要的「設備租借」,人資需要的「加班申請」等,在 Ragic 都是用這種方法做的。

「課程訂購」這類流程的管理需求就和「訂單管理」類似,只是在本篇文章「一對一課程」的情況下,「訂單」跟「開課清單」的意思是一樣的,因此請參照前面「開課清單」的設計即可。

而繳費流程的部分,這裡的示範表單也是採取「一筆訂購 = 一筆繳費資料」的邏輯來設計的,如果一筆訂購不等於一筆繳費資料(集結多張訂單一次繳費,或一次訂購分期繳費),有需要的話,可以參考總論文章中的說明來做。

(三)管流程:管理出缺席(點名)、扣堂數

在本篇文章的模式中,學生每堂課都固定應該出勤,沒有選擇什麼時候要不要上課的問題,因此不需要處理「課程預約」問題,主要要管理的流程就是紀錄出缺席以及扣堂數。

紀錄出缺席

這部分會比團班上課單純得多。

如果是團班的話,一堂課有多個學生,代表每次上課時,每張點名單都會需要多個出缺勤紀錄的欄位,也就是點名單上的學生出缺勤紀錄通常需要用到 Ragic 的子表格。而一對一課程每次上課時只有一個學生,也就是一筆點名單資料只要對映一個出缺勤狀態的欄位即可,此時,就可以用簡化一點的方式來製作點名單,例如下面的做法。

我們可以在開課清單 / 訂購單這張表單上,新開一個「課程紀錄」(點名.上課紀錄一覽表)子表格,用「一行子表格 = 一次上課」的方式來註記每次上課的狀態。像這樣:

這個「點名.上課紀錄一覽表」子表格,其實就是前面解說到以日曆方式製作課表時,製作行事曆報表的方法(開課清單子表格,可再參考這裡),只是不一定需要「子表格產生新表單」,可以在子表格紀錄就好,省一張表單。

扣堂數(掌握剩餘堂數)

能夠「自動計算剩餘堂數」會有很多好處,例如,學生如果中途退費,你可以知道他已經上過幾堂課,以便處理後續。如果學生是固定買糖樹的話,也需要在每次上課前,確認這個學生是否還有剩堂可供上課,以便提醒學生/家長是否需要購買新的點數/堂數。

通常,紀錄出缺勤、以便知道該怎麼扣堂數的資訊來源,會在點名表 / 出席紀錄這類表單上,而「目前剩餘堂數」的資訊,放在紀錄訂購資訊的表單上最合理。

在團班上課的模式裡,「點名表」和紀錄「訂購資訊」的表單,會是不一樣的兩張表單,因此我們通常會用更新別張表單欄位值的功能,按按鈕來將點名單上的「扣堂數」資訊(設定只要上過該堂課,就將該堂課扣堂數欄位值改為1),更新到訂購表單的剩餘堂數欄位上(剩餘堂數欄位自動減一)。

而本篇教學的例子裡,訂購表單和點名單是放在同一張表單上(點名資訊是開課清單/訂購單的子表格),因此不需要使用到動作按鈕,需要使用另一個功能。由於我們希望的是,以子表格「扣堂數」欄位值的總和為依據,讓「剩餘堂數」欄位可以即時扣減掉所有已經有上過課的堂數,因此,可以利用 Ragic 的公式來做。

這筆資料為例,公式可以這樣設:

這樣,當你幫學生在「出席狀態」上選擇好狀態(使該欄位不是空值)之後,「扣堂數」欄位會自動填上「1」,而「目前剩餘堂數」欄位會等於原本的總堂數減掉所有已上課的堂數:

每次新上一堂課、註記出缺勤紀錄時,就會觸發「扣堂數」以及「目前剩餘堂數」欄位的公式,達到自動更新的效果。這裡的公式也可以根據實際的課堂規則來調整(例如如果請假缺席的話不扣堂數,那麼「扣堂數」欄位的公式就要修改,甚至出席狀態的欄位值選項也要修改。)

從管理基本資料、課程訂購管理、排課預約管理、上課紀錄管理到扣堂數,基本的課程管理需求大致就解說到這裡。如果你需要複習一下每個流程可以用怎樣的設計方法達成需求,可以點此跳轉到最前面的表格

特定情境修改建議

約定一系列的一對一課程,但上課時間可臨時約

如果你的課程模式是「一對一」,但不是標準的「固定上課時段」模式,比較像是學生跟老師談定了某段時間要上十堂課,但因為只有兩方要約時間,所以用比較彈性的方式處理,可以臨時決定上課時間或改時間,此時雖然也可以適用四種模式裡的③ 一對一、可隨時預約模式,但因為預約模式比較偏向「彈性預約」,對於一系列連貫課程的紀錄可能顯得比較零碎,因此可以略加修改本篇文章的建議架構來適用。

例如,只要在開課/課程訂購單/上課紀錄表單中,將課程資訊中的週期訊息等欄位拿掉,談定的上課時間填在子表格中,就可以了。

由於這種談定的模式,不一定需要請假與補課,因此原本建議設計的表單架構中的請假、補課兩張表單就可以省下來。

如果你有幫學生管理請假或加補課的需求...

「談好固定時間上課」的模式多少會有管理請假或加補課的需求,這部分一樣可以參考同樣是「固定上課時段」的課程管理模組設計請假單加補課單的架構。

原則上,加補課單的設計邏輯跟課程管理模組一樣,可直接參考課程管理模組的說明。不過,在請假單的部分,因為一對一課程一堂課只會有一個學生,設計上可以再簡化一點,可參考這張表單的設計。這張表單的基本架構和課程管理模組的表單類似,一樣設定連結與載入自學生表單、課程(開課)表單,並且設計像這樣的動態篩選(讓學生或工作人員填寫請假單時不會看到一堆不相關的資訊):

而在「將學生請假的資訊傳遞到點名單上」的部分,團班上課的表單必須在老師點名時,手動透過連結與載入或按鈕來查看有沒有請假資訊,一對一課程的表單則可以直接利用更新別張表單欄位值的功能,做得比團班簡單。

只要設定如下的更新別張表單欄位值動作按鈕:

在請假程序完成後,按下此動作按鈕,就會直接更新課程相關表單的資訊了。

混合模式

如果你的機構混合了不只一種的模式,希望比較不同模式怎麼管理流程、或希望知道怎麼在一個資料庫管理不同模式的流程,可以看總論的比較表以及混合模式的建議;如果你有進階的設計需求需要我們提供建議,也可以先參考總論,或直接來信 support@ragic.com 詢問我們。祝你建置資料庫順利!

標籤: 教育

分類: 各類應用示範, 產業應用

部落格背後使用 Ragic! : 最強大的 No Code 企業電子化工具
把資料放在Excel上不只是拖累團隊的行政效率,他也很容易出錯並且無法進行任何內控。
當您的團隊成長時,使用Excel管理資料就會越來越痛苦。
建立你們的第一個雲端資料庫!

馬上註冊
免費試用 Ragic!

用 Google 帳號註冊

立即科技 Ragic, Inc.
02-7728-8692
台北市中正區南昌路二段81號9樓