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終結 Excel 複製貼上地獄,離錯誤遠一點

作者:Lillian Huang

大家好,今天要講一個傳說中因為「 Excel 複製貼上」,造成可怕錯誤,非常戲劇化的故事。

故事主角是馬來西亞「民主行動黨」(DAP)。

(有馬來西亞朋友的人應該知道,今年馬來西亞超級大新聞,是國會大選中,在野「希望聯盟」獲勝,完成馬國半世紀以來首次「政黨(聯盟)輪替」,而民主行動黨就是希望聯盟的成員。)

2012 年 12 月,民主行動黨舉行黨代表大會,由 1800 位中央代表投票選出中央委員會成員,原本只是正常的黨內民主程序。但就在投完票當選名單出爐沒多久,民主行動黨突然宣布:「票算錯了!」

根據《星洲日報》等媒體報導(相關報導一相關報導二),民主行動黨宣布,因為「 Excel 檔案複製貼上造成的失誤」,工作人員將 31 到 38 號候選人的得票數,錯誤複製貼上到編號 61 到 68 號候選人,造成計票錯誤。更正錯誤後,還影響選舉結果:原本第六高票的伍薪榮跌出當選名單,原本落選的再里爾變成當選,相關人士辭職負責。

在當地的政治背景下,這個離譜事件馬上被政敵砲轟為「民主笑話」、「造假」,也有黨員反彈失望,釀成一波風暴,民主行動黨為此事付出了一些代價,這是近年經常被引述的「Excel出錯」故事之一。

我們不是當事人,無法 100% 考究事件真假。但只能說,「Excel複製貼上出錯」,真的是很多人的共同經驗&痛苦回憶,小編也聽過用戶分享,有大量資料要從Excel A 檔案的 A 格式,轉到 B 檔案的 B 格式時,就是複製貼上地獄的開始,一個眼花可能就貼錯了。

如果,做這些資料處理時,一開始就不需要那麼頻繁的複製貼上資料,而是有便利的連結/帶入資料功能呢?這就是 Ragic 這樣的資料庫工具能提供的價值——減少耗時地獄,與連帶的潛在錯誤。

Ragic 比單純文件存檔方式方便的地方,就是表單之間可以有各種連結,像是在設計時,讓訂單資料表單連結載入客戶資料表、商品資料表,打訂單時就不需要重 KEY 客戶地址等客戶資訊,也不需要重新 KEY 商品價格等資訊,這個好用的功能叫做連結與載入。 Ragic 其他連結工具包括多版本工作表參照子表格子表格產生新表單也都有機會省去重複複製貼上的功夫!

在此也另外提醒大家:

不管是使用 Excel 這樣的傳統試算表工具,還是 Ragic 這樣的資料庫工具,良好的使用習慣和正確觀念都很重要,沒有工具能藉由產品設計,就 100% 自動免除錯誤使用方式造成的人為疏失。

因此 Ragic 除了盡量免除繁複操作造成的錯誤機會,也設計許多防錯機制,同時提供讓使用者檢查、追溯可能錯誤的功能,例如顯示資料修改記錄,讓使用者比對每一個動作並提供修復線索;用「版本紀錄」回復表單設計;以「資源回收桶」救回誤刪資料等。

標籤: Excel

分類: 逃離惡夢, 逃離 Excel 災難

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