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如何让人不用进入数据库,就能透过信件或链接查看你想给他的数据?

作者:Lillian Huang

团队导入信息系统或数据管理工具,最大的顾虑和烦恼,有时是“合作厂商愿不愿意用”。毕竟,不管导入的应用多简单方便,都可能有人不想花心思再登录一套系统来操作、学习其他系统的使用方式。这种烦恼在 Ragic 有解!请看以下几种介绍。

一、如果可以将对方加成用户:“外部用户”+“传阅”或“签核”

如果可以将对方的 E-Mail 加成您公司数据库的用户,且每次只需要给对方检视单笔数据的话,可以采用两种方式:(1)“外部用户”搭配“提醒”功能,或 (2)“外部用户”搭配“签核”功能。

举例来说:补习班的课程报名信息,希望可以透过 E-Mail 传送给家长。

(1)“外部用户”搭配“传阅”功能

首先要将家长加成您数据库的外部用户(如果没新增过外部用户,需要申请)。

接着在报名表的表单里设计一个传阅字段。设计好之后,需要通知家长时,就把该家长的用户名称加入该传阅字段:

家长第一次会收到至少两封信,第一封是 Ragic 通知他已被加入数据库用户,如果有需要的话可以登录数据库来设置密码(若不进入设置密码,不会影响后面的功能);第二封是您要给家长看的数据。

家长点入数据通知的信件,不需要点进数据库链接,信件内就会有完整的表单信息,如下:(传阅信件内容可以自订

而家长点击信件(不需要登录数据库)之后,该表单数据的传阅字段上该用户名称旁边就会显示绿色勾勾,表示对方已读。鼠标滑到绿色勾勾处,可以看到通知和读的时间。因此也可以掌握对方是否确实收到数据。

(2)“外部用户”搭配“签核”功能

如果希望不仅能掌握对方是否已读,对方也可以针对该笔数据响应、留言的话,可以使用“外部用户”搭配“签核”功能。以前面的给家长看报名表数据为例,一样将家长加为外部用户后,在该张表单设置签核流程,签核对象设为家长所属的群组。

需要通知家长时就送出签核。

家长一样会收到附有表单信息的信件,若要表达已读可以单击“同意”,并加注意见,这个过程不需要进入数据库。

对方如果有使用工作用通信软件 Slack ,只要在 Preference > Messages & Media 找到转寄地址,在自己的Email中设好自动转信,即可将 Email 变成 slackbot 传来的信息。

二、如果无法将对方加为用户:“访客用户”“发布到网络”或“分享这笔数据”功能

(1)设置访客用户:可透过信件收到单笔数据

如果家长数量很多,加用户很麻烦,或不希望将家长加为外部用户,可以用访客用户的功能,例如下图中将“通知家长”字段设为访客用户字段,数据填入家长的Email。

数据保存后系统会寄出信件到这个Email,信件内容一样可以自订

家长一样可以收到数据:

但便利(不用加入用户)的代价就是,您就没有办法知道对方是否已读数据。

(2)发布到网络:给予一批数据的链接(可控管权限)

如果是一次要给对方一批数据:在列表页面使用“汇出”工具,点选“发布到网络”,就能生成一个可提供厂商下载的网址。只要取得这个网址,就能直接下载该笔数据。

“发布到网络”默认的做法是,将该笔数据的观看权限开放给未登录的用户(”EVERYONE”群组)。

但如果需要权限控管的话,现在还可以用“提供 API Key”的方式设置他下载数据的权限,取得此网址链接的人,就可以模拟 API Key 设置者的权限看数据。因为网址编码比较复杂,外人不容易取得此网址,所以还是有一定的隐私性。

(3)分享这笔数据:最弹性的分享方式

如果需要很弹性地可以临时分享某笔数据的话,现在还有一个新功能,你可以在要分享的数据上,从工具条表上点击“分享这笔数据”来分享。(如果要透过 LINE 分享的话,可以选“用 LINE 分享这笔数据”,功能差不多,只差在可以省下拷贝链接贴上 LINE 转传给人的功夫)

五种方式比较

说明外部用户+传阅外部用户+签核设置访客用户发布到网络分享这笔数据 / 用 LINE 分享这笔数据
是否需要预先设置为数据库用户?需要需要不需要不需要不需要
检视一笔或一批数据一笔一笔一笔一批一笔
(不进入数据库)读数据的管道Email收信Email收信Email收信下载链接打开链接
是否能知道对方已读数据?可以(读后会显示已读勾勾)可以(请对方同意签核即可),也可以填写响应意见需要另外设置无法无法

补充:若对方愿意进入数据库、可以登录数据库,最方便的方法会是...

外部用户”搭配“多版本表单”功能:将厂商的E-mail加入为外部用户并设置合适权限,特别设置一个给厂商查看的多版本表单,机密数据不需外泄,也不用每次都另外整理数据给厂商。

标签: 权限

归类: 关于 Ragic, Ragic教学

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