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人资招募管理系统,履历管理到面试录用流程都不烦心(免费模块)

作者:Lillian Huang

公司征才,如果职缺一开、活动一办,就有雪片般飞来的求职信,当然是好事,但对负责的人资、人事或小公司老板本人而言,筛选面试者的履历、发面试邀请、纪录应征者表现到送出录取通知,都可能得反覆整理、归类、剪贴数据,过程劳心劳力。

人力银行站点虽然有基本的在线筛选、管理履历、寄发邀请功能,但通常无法满足全部需求。首先,为了找到足够优质的人才,多数公司不会只有一个招募管道,职缺除了不只放在一家人力银行,也可能参加征才博览会、校园征才、在自家官网、透过社群网络或人脉招募,此时负责人仍然需要将不同管道的履历一一汇出、统整,无法在单一平台统一管理。

即使多数履历集中在某家平台,平台内置的的系统经常只有较基本的数据管理功能,要设置比较进阶的履历阅览权限、将信息以想要的格式呈现、自动统计招募进度,都可能还是要手动处理,一个“以公司为中心”(而非以单一管道为主)的履历/招募管理工具,还是有其必要。

由于直接购买/建置专属的招聘系统对中小公司而言太贵、太庞大、太耗时,很多人会拿万用的 Excel 来当这个管理工具:感觉履历收得差不多,就手动将应征信与履历数据整理成 Excel表格,注记应征项目、人名、学经历、主管特别要求的条件等,自用或交给用人主管检视。

然而,如果把文件做好了交给主管,邮箱又出现优秀履历,就得不断追加新文件;如果用人主管面试几个人试了水温后,突然觉得找人条件得大改(这似乎很常发生),原本漂漂亮亮的 Excel 文件搞不好得因此砍掉重练,整理履历源檔的痛苦经历又要再走一次;如果面试主管不只一个,还得记得在以上这些左调右改的过程中,有把最新版本好好交给每一个人,不要搞得一片混乱。

如果有一个管理工具像 Excel 一样好上手,能将 Excel 数据汇入,又有 Excel 没有的数据同步、表单权限甚至更多串接功能,又不像传统系统那么复杂没弹性,不是很好吗?这就是 Ragic 免费招聘模块可以做到的事情。

管理工具比较人力银行系统Excel公司专属管理系统 Ragic 免费模块
优点和征才管道相连,可以一条龙处理信息好上手、弹性高统整不同管道、从履历筛选到录用流程,管理不断线,可与同一家系统的其他 HR 模块介接公司专属管理系统能做的, Ragic 免费模块都做得到:免费、好上手,支持 Excel汇入,简单 4 张表单涵盖必要需求,能串接 Ragic 其他免费模块,有需要客制化功能可付费升级
缺点只能处理单一管道,无法满足进阶管理需求整理耗时、剪贴易出错、难以多人共享、同步更新对小公司而言,一般招募管理系统可能功能太多太杂、不弹性,需要额外付出费用与导入时间

Ragic 招聘模块安装方法、功能简介

安装方法:直接点此链接下载。系统会帮您免费登记一个帐号,在数据笔数超过一千笔之前您都可以完全免费使用,也不需要输入信用卡信息,不用担心意外被扣款。

也可以到 Ragic 主页往下拉,点选“范本安装”,找到人资 - 招聘管理模块下载即可。

如果没有登记过 Ragic 帐号,系统会引导您登记一个免费帐号、创建数据库并将模块安装在此数据库中,这部分是完全免费的,未经您的同意,我们不会向您收取费用,请放心。

功能简介

  • 多管道履历管理:支持应征者在线填写履历、汇入汇出履历 Excel 檔
  • 高效筛选归类履历:字段首部筛选功能,高效筛选归类所需人才
  • 权限控制:可多人同步在线查询履历,可依群组、用户区分查看权限
  • 一键寄出面试邀请/录取通知:自订 E-mail 单击钮,直接从系统寄出通知信
  • 随时同步更新进度:自动统计招募状态,随时同步更新
  • 人事数据无缝接轨:录取后履历数据直接转为人事表,省下反覆建檔功夫
  • 多种免费模块串接功能:可与 Ragic 其他免费模块共同使用扩大效益
  • 付费升级版可弹性修改设计,可自助客制化、免程序门槛
  • Ragic 招聘管理模块表单介绍、使用说明

    Ragic 人资相关模块包含“招聘管理”和员工入职后的人事管理表单,包括人事(人事数据表)、差勤(工时表、加班申请单、请假单)、考核(自我评鉴、绩效考核)。

    招聘管理模块共有 4 张表单:征才职缺提报与进度(内部用)职缺说明(对外)应征者履历表应征者数据管理

    这 4 张表单其实是由 2 组多版本工作表组成,以便从不同管道登录数据时,保有适当的权限控管。第一组是列出职缺与相关条件的“征才职缺提报与进度(内部用)”和“职缺说明(对外)”,前者是给内部看的,后者给外部应征者看;第二组是管理履历数据的“应征者履历表”和“应征者数据管理”,前者可由外部提交,后者则是内部数据。相关流程如下图。

    表单数据的新增顺序应为:

    征才职缺提报与进度(内部用)/ 职缺说明(对外)应征者履历表 / 应征者数据管理



    一、征才职缺提报与进度(内部用)

    征才的第一步骤就是决定自己要征什么人,把职缺开出来,人资/人事/用人主管或老板本人第一步可以到“征才职缺提报与进度(内部用)”表单,先在内部开出职缺需求。

    这张表单的结构简单,唯一略为复杂的是权限设置。由于人事信息比较敏感,在公司内部提交需求的阶段,除了公司外部不该看到相关信息,也需要限制内部员工的读/修改权限,本张表单的权限设置如下:

    (1)所有员工(内部用户)都可以填报职缺需求,但只能看到并修改自己提出的职缺数据,不能看到其他员工提交的数据。(内部用户设为“问卷式用户”)

    (2)人资(系统默认的HR群组)可以管理所有数据,包括新增、浏览、修改所有数据。(HR群组设为“管理员”。若有老板兼人资,将老板加入HR群组即可。)

    (3)以上两者之外的特例是,被填进“部门联络人”字段的用户也有权限看到并修改数据,即使这位用户不是人资也不是该笔数据填报者。用户可以在这个字段填上自己的上司、部门用人主管,让他可以确认数据;或者人资单元填写“提报需求部门”与“部门征才联络人”后,交由部门征才联络人填写或修改需求信息、职务描述与条件要求。(系统设计将数据指派给“部门联络人”字段的用户)

    确定由谁填写之后,简单地填入相关信息即可。“目前进度”的字段可以做为之后筛选征才状态的依据,设置为“征才中”状态的数据会秀在公开的“职缺说明”表单上,此字段建议要填写;“公司名称”和“提报需求部门”字段之后会成为面试、录取通知的数据依据,因此设为必填。“需求编号”由系统自动生成。最下方的“面试纪录”区块之后会由系统带入信息,不需要填写。填写完成后点单击保存即可。

    二、职缺说明(对外)

    “征才职缺提报”送出后,它的多版本工作表——“职缺说明”(对外)也会跟着新增一笔一样的数据,其中只要状态设为“征才中”的数据,就会公开显示在“职缺说明”表单上。(附带一提:这是透过固定筛选功能做的设计)

    “职缺说明”(对外)这张表单设置为所有人(包括未登录数据库的人)都可以浏览,但不能修改或新增数据,可以当作公司开放职缺的“公布栏”使用。可以使用 Ragic 的站点内嵌工具将表单嵌入公司站点,也可以直接把这个表单的网址链接拷贝,贴在站点上、提供给需要的人,他们就可以直接透过表单网址链接观看数据。

    这张表单也删除了一些外人不需要看到的字段,像是部门联络人。

    从表单右下角可以看到,“职缺说明”表单还有一个单击钮——“直接应征(点此单击钮填履历)”,点了这个单击钮,就会被引导到下一张表单“应征者履历表”上,可以直接填履历。

    需要注意的是,由于“征才职缺提报”(内部)和“职缺说明”(对外)是多版本表单,是共享同一组数据,因此“征才职缺提报”上任何变动,都可能影响“职缺说明”的内容(除非“职缺说明”表单上没有该字段)。

    三、应征者履历表

    应征者可以直接在“应征者履历表”填数据、上载履历表,你也可以将其他管道收到的履历数据录入在这张表单上,可以直接将整理好的 Excel 汇入

    这是一张开放给所有人(包括未登录用户)的表单,不过这里针对所有人的权限设置是“问卷式用户”,也就是说,应征者在这里只会看到自己填写的数据,不会看到其他人的,可确保隐私。

    填写这张表单时,标上*的字段为必填,“应征者照片”点选可上载照片檔,要求上载附件的字段点选可上载文件,灰底(应征者编号、工作年资)自动产出不须填写。

    点选“应征职务”字段,会出现“职缺说明”表单上列出来的所有职缺,点选即可加载职缺名称。(这是使用 Ragic 链接与加载功能设计的)

    四、应征者数据管理

    应征者数据管理是“应征履历表”的多版本表单,所有“应征履历表”的数据都会被带入这张表单中,但设置为只读以免不小心误改数据。其他履历表之外的字段,就是管理此位应征者面谈与录取流程之用。

    这张表单的权限设置和“征才职缺提报”类似,HR群组拥有管理权,其他用户可以填数据但不能看到其他人的数据,唯一特例是被填入“面试主管”字段的用户(会取得该笔数据的管理员权限)。

    可以看到,这些字段以色块区分出三个区块,由上往下依序,第一区是基本数据,第二区是面试联络纪录,第三区是面试纪录。如果决定不面试,第二、三区会留空;如果邀约面试没获得响应,第三区会留空。而红框处的“面试主管”若有填写,这位主管会取得这笔数据的管理权限,方便他纪录和跟踪状况。

    五、集成寄信功能:一键寄出面试邀请与录取通知

    从上面的截屏可以看到,应征者数据管理表单右下角包含三个单击钮,分别是“寄出面试通知信”、“寄出录取通知信”和“录取报到后,创建人事数据”。这些都是使用 Ragic自订单击钮功能设计出来的。

    其中,“寄出面试通知信”和“寄出录取通知信”是寄出自订E-mail单击钮的功能,只要点单击一下“寄出面试通知信”单击钮,系统会自动将面试通知信寄到应征者履历上填的邮箱;录取信亦然。单击钮寄信之前,你可以在履历表上新增一笔测试数据,填上自己的E-Mail,测试这些信件的内容是否符合你的需求、字段是否有正确填入。

    如果面试者回覆了经由系统寄出的“面试通知信”或“录取通知信”,信件内容默认会自动存在“应征者数据管理”对应数据的“响应”里,可以直接在该笔响应里回信给面试者,便于管理,其逻辑和我们的客服信件模块是一样的。

    注:邮件地址逻辑为:帐号.页面签.表单参数@tickets.ragic.com。举例来说,若寄出信件的数据网址为 https://www.ragic.com/accountname/support1/1,那么那封信的邮件地址即为 accountname.support1.1@tickets.ragic.com。

    如果你是专业版订户,还可以设置其他的通信 E-mail,只要在设计模式 > 自订 Email > 设置信件内容的“进阶设置”里设置E-mail 地址即可。

    六、录取后汇入人事数据

    “录取报到后,创建人事数据”则是一个数据抛转单击钮,可以将履历数据拷贝到 Ragic 的人事数据表表单中,要使用此功能前请确认您有下载安装此部分的免费模块。

    总结:四张表单的权限一览表

    表单名称未登录的访客公司员工HR(或加入HR群组的主管)
    征才职缺提报与进度(内部用)无权限(看不到)(1)一般员工只看得到自己填写的数据(2)有填写“部门联络人”的数据,部门联络人可看到/修改管理员
    职缺说明(对外)仅阅览仅阅览管理员
    应征者履历表只看得到自己填写的数据,填完离开后无法再查看与修改只看得到自己填写的数据管理员
    应征者数据管理无权限(看不到)(1)一般员工只看得到自己填写的数据(2)有填写“面试主管”的数据,面试主管可看到/修改管理员

    进阶设置

    你也可以针对这个招聘管理模块做一些客制化的调整,不过若要修改免费模块的设计,你必须升级为付费的专业版方案,一位用户每个月19美金。(价格方案请参阅这里

    以下是一些进阶设置、修改设计的方法:

    加上签核流程:有需要的话,可以在征才职缺提报或应征者数据管理的表单设置签核流程,签核通过才视为正式开缺,显示在对外公告的职缺里。

    调整信件相关设置:可以进入设计模式修改自订认证信内容,以及有需要的话可以拿掉E-Mail认证的勾选设置。

    标签: 人资, 免费

    归类: 各类应用演示, 免费范本

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