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终结 Excel 拷贝贴上地狱,离错误远一点

作者:Lillian Huang

大家好,今天要讲一个传说中因为“ Excel 拷贝贴上”,造成可怕错误,非常戏剧化的故事。

故事主角是马来西亚“民主移动党”(DAP)。

(有马来西亚朋友的人应该知道,今年马来西亚超级大新闻,是国会大选中,在野“希望联盟”获胜,完成马国半世纪以来首次“政党(联盟)轮替”,而民主移动党就是希望联盟的成员。)

2012 年 12 月,民主移动党举行党代表大会,由 1800 位中央代表投票选出中央委员会成员,原本只是正常的党内民主程序。但就在投完票当选名单出炉没多久,民主移动党突然宣布:“票算错了!”

根据《星洲日报》等媒体报导(相关报导一相关报导二),民主移动党宣布,因为“ Excel 文件拷贝贴上造成的失误”,工作人员将 31 到 38 号候选人的得票数,错误拷贝贴上到编号 61 到 68 号候选人,造成计票错误。更正错误后,还影响选举结果:原本第六高票的伍薪荣跌出当选名单,原本落选的再里尔变成当选,相关人士辞职负责。

在当地的政治背景下,这个离谱事件马上被政敌炮轰为“民主笑话”、“造假”,也有党员反弹失望,酿成一波风暴,民主移动党为此事付出了一些代价,这是近年经常被引述的“Excel出错”故事之一。

我们不是当事人,无法 100% 考究事件真假。但只能说,“Excel拷贝贴上出错”,真的是很多人的共同经验&痛苦回忆,网编也听过订户分享,有大量数据要从Excel A 文件的 A 格式,转到 B 文件的 B 格式时,就是拷贝贴上地狱的开始,一个眼花可能就贴错了。

如果,做这些数据处理时,一开始就不需要那么频繁的拷贝贴上数据,而是有便利的链接/带入数据功能呢?这就是 Ragic 这样的数据库工具能提供的价值——减少耗时地狱,与连带的潜在错误。

Ragic 比单纯文档保存方式方便的地方,就是表单之间可以有各种链接,像是在设计时,让订单数据表单链接加载客户数据表、商品数据表,打订单时就不需要重 KEY 客户地址等客户信息,也不需要重新 KEY 商品价格等信息,这个好用的功能叫做链接与加载。 Ragic 其他链接工具包括多版本工作表参照子表格子表格生成新表单也都有机会省去重复拷贝贴上的功夫!

在此也另外提醒大家:

不管是使用 Excel 这样的传统电子表格工具,还是 Ragic 这样的数据库工具,良好的使用习惯和正确观念都很重要,没有工具能藉由产品设计,就 100% 自动免调试误使用方式造成的人为疏失。

因此 Ragic 除了尽量免除繁复操作造成的错误机会,也设计许多防错机制,同时提供让用户检查、追溯可能错误的功能,例如显示数据修改记录,让用户比对每一个动作并提供修复线索;用“版本纪录”回复表单设计;以“资源回收桶”救回误删数据等。

标签: Excel

归类: 逃离恶梦, 逃离 Excel 灾难

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